人工智能时代政府档案管理模式的转型升级策略

　　作者：武笑笑

　　摘要：以人工智能为代表的数字技术广泛应用于档案管理的各个环节，有力促进档案管理向数字化、网络化、智能化方向发展。从数字政府建设的战略需求、档案管理技术环境的变革、政务服务模式的创新发展三个维度探讨了人工智能时代政府档案管理模式转型的驱动因素，并提出了人工智能时代政府档案管理模式的转型升级路径。

　　关键词：政府档案；档案管理；数智驱动

　　人工智能是当今信息技术发展的战略制高点，推动档案管理发生深刻变革。档案管理作为政府信息管理的重要组成部分，正面临数字政府建设的浪潮[1]。国务院印发的《“十四五”推进国家政务信息化规划》明确提出，要加强大数据、人工智能、区块链等新兴技术在政务管理中的创新应用，提升智慧化、精准化水平。档案管理作为政府治理的重要基础，必须主动适应数字政府建设需求，积极运用人工智能技术推动管理模式转型升级，更好地服务于国家治理体系和治理能力现代化。

　　1  人工智能时代政府档案管理模式转型的驱动因素

　　1.1 数字政府建设的战略需求

　　数字政府建设是信息时代国家治理变革的必然趋势，对档案管理转型升级提出了新的战略需求。《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》明确提出，要推进国家治理体系和治理能力现代化，加强和创新社会治理，推动社会治理重心向基层下移，向基层放权赋能，提高数字化、智能化水平。这给政府档案部门提出了新的时代命题，需要立足全面深化改革大局，发挥档案在国家治理和社会管理中的基础性作用，以数字化转型激发档案治理活力。

　　档案管理是国家治理能力的重要体现，是社会文明发展的历史见证。习近平总书记指出，档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。数字政府建设需要以档案管理为支撑，而档案管理也需要融入数字政府战略布局，形成相互支撑、协同发展的关系。一方面，档案数据蕴含丰富的历史信息和决策价值，通过对档案数据的深度整合与关联分析，可以洞察国计民生问题，优化政府资源配置，提升社会治理水平。另一方面，档案管理需要运用数字政府的架构模式和治理理念，以数据为核心推进管理流程再造，构建高效协同的运行机制，实现“放管服”改革与政府职能优化。

　　1.2 档案管理技术环境的变革

　　人工智能、大数据、云计算、区块链等数字技术的快速演进，正在重塑档案管理的技术环境，为档案管理模式创新提供了有力支撑。传统档案管理以手工作业为主，档案收集、整理、编目、检索等环节高度依赖人工，已无法满足信息爆炸时代的多元化需求[2]。人工智能技术的兴起，为摆脱传统档案管理困境提供了可能。

　　通过对深度学习、知识图谱、自然语言处理等人工智能技术的引入和应用，可以实现档案管理业务流程的智能化再造。在档案收集环节，可利用人工智能技术自动捕获和提取非结构化的声音、图像、视频等电子文件信息，大幅提高档案收集的广度和深度。在档案编目环节，智能识别和主题标引技术可以自动提取档案的关键信息和主题属性，实现档案分类和主题检索。在档案检索利用方面，知识图谱和语义分析技术可以揭示档案资源的内在联系，实现跨主题、跨门类的关联检索，大幅提升档案获取的准确率和响应速度。与此同时，云计算、大数据技术在档案管理中的应用，为档案资源的存储、计算和利用带来革命性变化。通过云平台汇聚海量的档案数据，并运用大数据分析、挖掘技术，多维度透视档案资源，洞察其中蕴含的关联规律和发展规律，为政府科学决策提供有力支撑。区块链技术的分布式存储、防篡改等特性，可以有效破解档案数据的真实性、安全性难题，实现对档案全生命周期的可信追溯。

　　1.3 政务服务模式的创新发展

　　随着“互联网+政务服务”的快速推进，以用户为中心、数据驱动的新型政务服务模式不断涌现，对档案管理流程优化和服务供给提出新的要求。传统档案管理偏重事中事后监管，服务对象多局限于政府机关，服务方式以被动等待和事后查询为主，已不再适应新时代政务服务的内在需求[3]。创新发展的政务服务模式，对档案管理流程再造和模式重构提出迫切要求。

　　首先，“一网通办”“一站式服务”等新型服务方式的推广应用，需要档案管理与政务服务平台深度融合。通过制定政务服务事项电子档案归档标准规范，将档案收集、整理、移交等功能嵌入政务服务流程各环节，实现电子档案管理与政务服务的一体化运行，做到证照材料网上流转、档案信息同源归集，减少企业和群众的跑腿次数。

　　其次，档案大数据在政务服务创新中大有可为。通过档案数据增量更新和存量治理，可以形成企业、个人的全景式档案，实现对企业注册、变更等全周期事项的跟踪服务。档案部门可利用大数据分析技术，洞察企业和群众的服务诉求，开展用户精准画像，为“一企一策”“一事一议”提供数据参考。再次，要发挥档案在解决“信息孤岛”方面的基础性作用。各级政务服务平台要与档案部门加强对接，依托档案元数据标准实现跨层级、跨部门数据共享与交换，形成全国一体化的政务服务档案数据体系，切实提高企业和群众办事的便利度。

　　2  人工智能时代政府档案管理模式的转型升级路径

　　2.1 建立协同治理的档案管理机制

　　构建多方协同的档案治理机制，是实现政府档案管理模式转型的基础性工程。传统档案管理存在职责分散、主体多元、缺乏协同等问题，不利于档案资源的整合共享和价值开发。必须站在国家治理和政府服务大局的高度，重塑档案管理的组织边界，推动档案部门、数据管理部门、业务部门的协调配合、融合联动，构建“统筹规划、分工协作、共建共享”的治理格局。

　　一要推进档案管理与政务服务的一体化融合。档案是政府履职尽责的真实记录，政务服务事项办理过程中形成的申请文件、审批文件等，都具有重要的凭证价值和查考价值。要将档案管理融入政务服务全流程，制定政务服务事项文件归档、移交标准规范，明确电子文件的元数据、格式等技术要求，实现无差别受理、同标准办理、无纸化归档。

　　二要加强档案与数据管理的统筹衔接。当前政府数据资源分散，缺乏统一的标准规范，导致“信息孤岛”“数据烟囱”等问题突出。档案作为重要的政府数据，理应纳入政府数据整体规划布局。通过建立档案元数据标准体系，制定档案数据汇聚、共享、开放的管理办法，推动档案数据与业务数据深度整合、互联互通，实现数据资产的统筹管理和高效利用。

　　三要健全多元主体参与机制。随着社会治理重心下移、社会组织作用凸显，档案管理也需要广泛吸纳社会力量参与。通过搭建开放共享平台，鼓励企业、社会组织、社区居民等多元主体参与档案收集、整理、开发利用全过程，建立政府引导、部门协同、社会参与、公众监督的多元协同治理机制，激发全社会参与档案事业的内生动力。

　　2.2 推进档案资源的全域数据治理

　　档案数据是数字政府的重要组成部分，是国家治理的基础性战略资源。推进档案资源的全域化、精准化治理，打通管理服务全链条，是新时代政府档案管理的关键举措。要坚持应用牵引、数据先行的发展思路，加快构建“互联网+监管”新型管理机制，将档案大数据作为释放数据价值、助推改革发展的新引擎。

　　一要加强档案数据资源的统筹管理。政府各部门要按照全国一体化大数据中心建设总体部署，加快政务档案资源的数字化进程，统筹实体档案和电子档案，围绕“一数一源、多源校核”的数据治理目标，建立统一的档案数据目录体系和元数据规范，实现档案数据的集中存储、统一管理和综合利用。

　　二要提升档案数据汇聚共享水平。档案大数据的价值在于连接、流动。要充分运用人工智能、区块链等新技术，实现跨层级、跨部门、跨业务的档案数据高效汇聚，建立分布式的可信数据交换机制，打通部门“数据孤岛”，实现数据按需共享、行业协同监管、社会公众参与，促进政府治理和公共服务的智能化升级。

　　三要强化档案数据分析利用。当前，档案数据存在碎片化、非结构化的特点，数据关联不足，价值潜力尚未充分释放。要加强档案数据的关联整合和深度开发，运用大数据分析、知识图谱等技术，多维度、全方位挖掘档案资源内在联系，助推政府精准决策、精细治理。同时，综合运用API、开放平台等手段，推进档案数据向社会有序开放，丰富开放应用场景，让档案大数据成为政府治理创新、企业经营决策、社会化研究利用的重要支撑。

　　2.3 构建档案管理的智慧服务体系

　　服务是检验档案工作成效的根本标尺。随着“互联网+政务服务”的快速发展，企业和群众对档案服务的便捷性、精准性、智能化提出了更高要求。档案部门必须顺应这一趋势，以服务创新推动管理升级，构建便民惠民的智慧档案服务新体系，不断提升政府服务水平和公众满意度。

　　一要创新线上线下融合服务模式。传统档案服务以线下窗口为主，存在渠道单一、服务被动等问题。要顺应移动化服务趋势，以移动政务APP等为载体，建设集档案查询、利用、认证等功能于一体的线上服务平台，打造一站式档案服务总门户。同时，发挥实体档案馆的功能优势，通过前台综合受理、后台分类审批的集约化运作，优化线下服务流程，为企业和群众提供个性化、面对面的指导，实现线上服务与线下服务的无缝衔接、融合联动，构建全天候、多渠道的立体化服务网络。

　　二要深化档案大数据智能应用。运用人工智能、知识图谱等技术，加强档案资源的关联整合与语义挖掘，构建跨媒体、跨业务的档案知识库，为档案利用提供智能化、个性化的检索服务。建立企业、个人电子档案，通过数据比对分析实现服务事项一键申报，为“放管服”改革提供数据支撑。探索“区块链+档案”应用场景，利用区块链防篡改、可追溯的特点，实现电子证照、电子合同的可信验真，助力一网通办。

　　三要加强档案开放利用服务。坚持以公众需求为导向，创新档案开放利用方式，丰富档案服务产品供给。加强对革命历史、城市发展等主题性档案的整理开发，依托数字化展厅等新载体平台，开展线上线下相结合的主题档案展、数字体验馆建设等活动，打造沉浸式档案文化服务。建立健全档案开放共享机制，有序推进档案数据向社会开放，鼓励企业、社会组织、公众参与档案资源的社会化利用。

　　2.4 强化档案管理的安全保障体系

　　档案安全是档案事业健康发展的生命线。在数字政府环境下，档案管理面临网络攻击、信息泄露等新的安全隐患和风险挑战。加之人工智能技术应用带来的算法失控、数据偏差等伦理问题，档案安全保障问题更显紧迫性和复杂性。新时代档案管理必须树立底线思维和风险意识，健全安全管理制度，完善技术防护措施，构建全方位、多层次的安全保障体系，为档案事业创新发展保驾护航。

　　一要健全档案安全管理制度。各级政府要高度重视档案安全工作，将其纳入网络安全、数据安全、密码管理等整体布局，制定符合档案工作特点的数据分类分级、隐私保护、灾难备份等管理办法，为档案数字化管理提供制度规范和行为遵循。档案部门要会同网信、公安等部门，针对人工智能应用可能带来的伦理风险，研究制定档案领域人工智能伦理规范，明确人工智能全生命周期管理要求，确保依法管档、科学管档、安全管档。

　　二要强化安全风险的技术防控。加快建设智慧档案馆，运用大数据、人工智能、区块链等新技术，对馆藏实体档案和数字档案实施全流程、动态化管理，实现环境感知、状态监测、异常预警、应急处置的智能化。加强电子档案的同步备份、异地容灾，构建多级容错的安全存储架构。针对人工智能应用中可能出现的模型偏差、算法失控等问题，加强对模型和算法的可解释性分析，建立人工干预机制，确保系统在可控范围内稳定运行。

　　三要提升从业人员安全素养。要强化档案工作人员的网络安全意识和个人信息保护意识，常态化开展档案信息系统使用、档案数据管理等方面的教育培训，提高其预防和处置各类档案安全事件的能力。鼓励从业人员加强对信息、法律等领域知识的学习，借鉴吸收前沿理论成果和实践经验，不断更新知识结构，提升自身能力素质。

　　参考文献

　　[1]郑慧,刘思含.人工智能与档案开发利用:应用、愿景与进路[J].山西档案,2022(5):5-10,28.

　　[2]陈晓婷,郝华锋,卢思佳.多元治理视角下档案治理的理论基础[J].兰台世界,2023(1):36-41.

　　[3]武亚楠,唐长乐.面向数字政府的数字档案精准化服务研究[J].山西档案,2022(2):85-91.

　　【作者简介】武笑笑（1990—），女，汉族，河北邯郸人，河北美术学院马克思主义学院讲师，硕士，研究方向：公共管理、思想政治教育。