发布时间:2025-01-24 08:28:03被阅览数:235 次信息来源：《山西档案》
作者：黄体杨 张斌
摘要：档案与每个人、每个组织都密切相关，其形成、整理、保管和利用需要全社会的广泛参与。各国档案部门都十分重视面向公众宣传档案及档案工作，并致力于增强全社会档案意识，其目标是加深公众对档案的认识，提高公众在档案形成、保全和利用等方面的素质和能力，这是提升档案素养的应有之义。构建一个由档案形成、整理、保管和利用四个环节，以及档案意识、知识、行动和伦理四个维度相结合的档案素养能力框架。该框架具有从提升全民档案素养的角度普及档案知识，为档案宣传教育提供知识体系等理论价值。
关键词：档案意识；档案素养；档案宣传教育
作为人类社会活动最真实可靠的原始记录，档案具有保存历史、承载记忆与文化，并为后世提供凭证与参考的重要作用，是一类独特而宝贵的信息资源。它形成和作用于人类社会活动的方方面面，与每个人和每个组织都密切相关，“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”[1]。无论是普通公民还是决策者、管理者，无论是国家机构还是社会组织，都是档案的形成者、档案保护的参与者、档案的利用者[2]。正因如此，国际档案理事会（ICA）才持续呼吁国际社会重视保存和利用档案，同时，《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和相关政策也持续发力，要求有关部门“加强档案宣传教育工作，普及档案知识，传播档案文化，增强全社会档案意识”[3]。从档案和档案工作的特点来看，面向公众宣传档案知识与技能，是从根本上提升档案资源建设质量与档案管理水平，促进档案事业高质量发展的内生动力。为此，本文从档案形成、整理、保管和利用的广泛性角度来阐述“为什么要提升全社会的档案素养”，结合国际和国内的行业实践来阐述“为什么需要档案素养理论指导”。在此基础上，进一步探讨了“档案素养是什么”以及“档案素养具有何种价值”的问题，以期破解档案工作不受重视、档案管理制度执行不到位等难题，并从提升全民档案素养的角度出发，提供了有效的解决思路。
1 提升公众档案素养是时代之需
冯惠玲教授曾指出，“我从档案出发，在慢慢认识档案这一宝藏之后，发现它其实被很多人低估，包括我自己，档案的能量非常大。”[4]记录好、留存好、保管好和利用好对国家、社会和个人具有存史、资政、育人作用的档案材料是档案事业的神圣使命，这不仅需要档案部门的努力，更需要全社会的共同参与。
1.1 文件与档案形成者是全体社会成员
组织、个人在履行职责或处理事务的过程中，必然会形成一些伴生性的记录材料，如会议纪要、通知、决议、招标文件、私人信函、照片、视频、奖章证书等。这些材料一般被称为文件或文件材料。当相关事务处理完毕后，具有保存价值且属于相关单位“归档范围”的文件材料，将被立卷归档，并由档案部门保管，这是档案馆（室）最重要的馆藏来源。此外，为了管理、留凭或记忆等需要，组织、个人也会有意识地形成、整理和保管具有工具价值或信息价值的记录（如人事档案、照片/视频留念资料、口述档案，以及征集而来的档案等）。这些资料构成了家庭档案、个人档案、私人档案等，除少数档案被征集进入档案馆外，大部分则散存于民间，甚至是个人手中。
无论是从文件到档案的生成逻辑，还是有意识地形成档案，其起点都不在档案馆（室）或其他档案部门，而是在全体社会成员的日常生活、学习和工作中。社会活动能否被真实、完整地记录下来，以实现“全面记录经济社会发展进程”这一目标[5]，首先取决于社会活动的当事人在相关事务中是否有意识地形成文件材料或相关记录，其次才是这些记录能否被档案部门有效地归档、保存下来。因此，档案资源建设的前提和基础是全社会是否有意识地形成和保存在社会活动中形成的文件和其他相关记录。这项工作与每位社会成员密切相关，可以说，全体社会成员都是文件和档案的形成者和保存者。
1.2 档案整理工作由档案形成部门完成
按照《档案法》的规定，各级各类档案馆、组织机构的档案部门主要“收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案”[3]，而前端文件材料的收集、整理和归档工作，通常由文件形成部门的专兼职档案工作者以及其他业务工作人员完成。可以说，文件形成部门的档案收集与归档工作的质量，直接决定了全国档案资源的整体质量。三百六十行，行行有档案。不同层级、类型和规模的国家机关、事业单位、企业和社会组织的各个职能部门均需配备专职或兼职的档案工作者，这个群体比任职于各级档案主管部门和各类档案馆的档案工作者规模更为庞大。
目前，我国主要统计各级档案主管部门和各类档案馆的人员，对于各类组织的档案室或其他部门兼职从事档案工作的人员，尚无较为准确的统计数据。据统计，截至2023年底，全国各级档案主管部门、各级综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、企业集团和大型企业档案馆和省（部）属事业单位档案馆共有档案工作人员52534名[6]。
事实上，实际从事档案工作的人员数量远超国家档案局统计的档案主管部门和各类档案馆的工作人员数量，从一些数据可见一斑。例如，昆明市盘龙区档案局和档案馆共有专职工作人员8名，但该区可统计的其他兼职档案工作者不少于1800名，兼职档案工作人员的数量是区档案局（馆）专职人员的270余倍；如果按照平均每个法人单位配备1名档案工作人员估算，我国应当有3700多万名专兼职档案工作人员（截至2022年底，我国登记在册的法人单位共37169634个[7]），这是一个规模庞大、覆盖面广泛的群体。他们的档案意识、认知和业务能力直接决定了我国档案资源建设的质量。
1.3 档案现象与每个人息息相关
每个人从出生至死亡的整个生命周期都与档案息息相关。既需要通过健康档案、户籍档案、学籍档案、人事档案、婚姻登记档案、房屋产权登记档案、公积金档案等实现社会对个人的身份、财产、能力等方面的认同，也需要建立个人/家庭档案实现留存记忆、保留凭证和传承文化等目的[8]。尤其在社会专业分工日益复杂、数字化程度日益提高的今天，每个社会人都需要不断地形成、收集、留存并利用个人档案，“人人都是档案工作者”[9]的时代已然到来。
与此同时，个人还需要频繁使用档案部门所保管的不同类型档案，以完成业务、科研和学习。在数字时代，“档案数据管理的范围大幅扩展，......档案观念、档案思想、档案意识将渗透到所有的业务领域，......档案意识将成为与安全意识同等重要的普适性要素”[10]。《档案法》也规定：“一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。”[3]因此，每个公民都应当知晓基本的档案知识和技能，理解并善于利用档案资源解决问题、创造知识，进而促进人的发展。
2 提升公众档案素养的实践
尽管ICA及各国的档案部门在正式文本中极少使用“档案素养”这一术语，但他们都十分重视面向公众宣传档案和档案工作，并呼吁国际社会重视保管和利用档案，这在相关组织的使命表述、法律与政策文本中均有体现。
2.1 国际档案界的实践
国际档案界一直重视面向国际社会成员宣传档案的价值与重要性，呼吁国际社会重视保管和利用档案。ICA在其使命表述中明确指出，档案构成了国家和社会的记忆，是信息社会的基石，并将“提高记录、档案和数据的知名度”视为其重要目标之一[11]。2007年，ICA年度大会决定将每年的6月9日定为“国际档案日”（2019年将“国际档案日”延长为“国际档案周”），目的在于向公众和决策者宣传档案和档案工作的价值和重要性，呼吁国家、组织和个人充分认识到保存和利用档案的益处和必要性[12]。2011年，由ICA发起的《档案共同宣言》在联合国教科文组织召开的第三十六届大会上被正式采纳通过，该宣言亦明确表示：“所有公民、公共管理者和决策制定者、公共或私人档案馆的管理者或拥有者，档案工作者和其他信息专家在档案管理方面具有集体责任。”[13]
欧美国家同样重视面向公众宣传档案及其相关工作。美国档案工作者协会（SAA）致力于提高公众对档案工作重要性的认识，早在1989年，就设立J.Franklin Jameson Archival Advocacy Award（J.FranklinJameson档案倡导奖），它旨在表彰那些促进公众对档案活动或计划认识、欣赏或支持的个人、机构或组织,该奖项每年评选一次，截至2023年已有38个个人、机构或组织获奖[14]。在SAA的《2014—2018年战略规划》中，更是明确将“确保社会重视档案和档案工作者的重要作用”列为首要任务之一[15]。同时，为了“增强美国档案工作者协会向机构、社区和社会宣传档案和档案工作者价值的能力”，该协会还专门成立了公共意识委员会（Committee on Public Awareness），通过主导开展“美国档案月”（American Archives Month）、“问档案工作者日”（Ask An Archivist Day）等活动，以及开通档案意识博客（ArchivesAWARE!）等方式，向公众普及档案知识与管理技能，进而提高公众对档案和档案工作者重要性的认识[16]。
此外，澳大利亚档案工作协会（ASA）将“提升档案和记录在社会中的价值”[17]视为其重要使命之一；英国及北爱尔兰档案与记录协会（Archives and Records Association）则将“增强每个人对档案和记录的保管、管理、访问和使用”[18]作为主要目标。
2.2 我国档案界的实践
我国档案主管部门一直重视档案知识的宣传与普及，并将其目标设定为“增强全社会档案意识”。早在改革开放初期，就通过举办“国际档案周”庆祝活动，来促进各界人士对档案工作的重视和支持[19]。近年来，更是在法律法规层面给予了明确规定。2020年新修订的《档案法》明确指出“国家采取措施，加强档案宣传教育，增强全社会档案意识”[3]；2024年通过的《中华人民共和国档案法实施条例》则进一步细化为“县级以上人民政府及其有关部门，应当加强档案宣传教育工作，普及档案知识，传播档案文化，增强全社会档案意识”[20]。
事实上，从2013年起，我国档案主管部门就将“国际档案日”确立为全国档案部门的宣传活动日，明确提出“要面向社会大众进行档案宣传。吸引广大人民群众走进档案馆，走近档案”[21]。其后，国家档案局每年都专门下发关于年度活动主题的通知，组织开展主题征文、专题讲座、微视频比赛、档案宣传制品（如挂图、宣传册）的发放以及档案知识竞赛等一系列国际档案日宣传活动。从历年的通知内容可以看出，该活动的目的在于通过传播档案知识和档案文化，发挥档案的社会教育功能，帮助社会公众认识档案的价值，提升公民档案法治意识[22]、档案利用意识[23-24]、档案保护意识[23-24]和建立家庭档案[25]的意识。
2.3 面向公众宣传档案的本质
不难看出，无论是国际档案界还是我国档案部门制定的相关政策、开展的相关实践活动，目标都是面向公众普及档案知识、宣传档案和档案工作的价值和重要性，以增强公众对档案和档案工作的认知，并引导每个人参与档案的形成、整理、保管和利用。但是，除了使用“档案宣传教育”和“增强全社会档案意识”等政策术语外，目前尚缺乏相对严谨的学术话语进行表达，也缺少科学的理论总结，因此尚未构成“理论”体系；而国际上的档案宣导（ArchivalAdvocacy）理论则更侧重于以档案机构为中心的宣传和倡导，旨在为档案机构获取更有利的生存和发展环境[26]，这与增强全社会档案意识、提高公众认知、留存和利用档案能力的目标存在一定的差异。相比之下，上述法律、政策与实践工作的本质与档案素养的内涵高度一致，即通过宣传、教育等方式引导公众理解档案和档案工作的价值和重要性，促使他们在生活、工作和学习中养成留存、保管和利用档案的习惯，最终达到全社会自觉留存和利用档案的良好氛围，实现档案事业高质量发展的目标。
3 档案素养再发现
3.1 档案素养的内涵
作为专业术语，“档案素养”一词在国内外学术界已有广泛讨论。早在20世纪90年代，我国学者冯惠玲和李宪[27]便提出档案素养包括档案意识和利用档案的能力两个方面。同时，美国学者GILLILAND-SWETLAND et al.[28]也指出，档案素养不仅包括公众对档案遗产的记录、传播功能和档案凭证作用等方面的意识，也涉及用户证据查阅和信息检索的能力。进入21世纪，相关研究逐渐深入，研究成果也日益丰富，形成了以下两种主要观点。一种观点主要借鉴信息素养的含义，认为档案素养是指确认自身档案需求、解释并评定档案价值，有效查询、分析、选择、评估、利用、传播档案信息[29-33]，以及对档案的反思[34]意识和能力。相关机构与学者也构建了与之相一致的档案素养能力框架，例如，美国档案工作者协会、美国大学与研究图书馆协会的珍本与手稿部于2018年联合发布的《原始资料素养指南》中提出，原始资料素养由概念化，发现和获取，阅读、理解和总结，解释、分析和评估，以及利用和整合5个维度构成[35]；MORRIS et al.[33]则提出，历史学专业大学生档案素养能力可由识别、确定来源、利用、寻求指导、认知、伦理和其他等7个维度构成。
另一种观点认为，档案素养不仅包括认识与利用档案的能力，还涵盖了对已有档案的建立和保存意识[36]，是公众应当具备的关于留存、整理和使用档案的意识、知识、能力、行动和伦理[37]。此观点强调，档案素养是一个综合性的概念，涉及档案认知、建档存档和档案利用等多个方面。
档案素养是社会成员在学习、生活和工作中，应当具备的文件与档案形成、整理、保管和利用等方面的认知、素质和能力的总和。它要求社会成员理解档案的原始记录性，认识到档案所具备的记录、凭证、管理和信息查询功能，对不同情境下文件和档案的形成与归档过程有清晰的认识，并具备相应的行为能力。同时，他们还需要了解与档案管理、利用相关的伦理道德和法律知识，能够确保与自己学习、工作和生活相关的文件与档案材料得到有序整理和有效保管。此外，他们还应具备科学检索、获取及利用档案来解决问题和创造知识的能力。
3.2 档案素养能力框架
如前文所述，文件形成者几乎涵盖了全体社会成员，档案工作人员数量众多，且以兼职者居多，档案与每个公民及其公私活动均息息相关。因此，增强全社会档案意识和提升全民档案素养的目标，不应仅局限于对档案价值的认识和利用档案方面的素养，还应包括档案形成、整理和保管等方面的能力。基于此，结合上文对档案素养内涵的界定，并参考已有关于档案素养、信息素养、算法素养、数据素养等能力框架的研究成果，本文构建了由结构范式与过程范式相结合的档案素养能力框架模型（见图1）。在过程层面（y轴），档案素养能力由档案形成、档案整理、档案保管和档案利用4个环节构成；在结构层面（x轴），档案素养能力则由档案意识、档案知识与技能、档案行动和档案伦理4个维度组成。这两个层面的内容两两对应，共同构成了包含16个二级指标的档案素养能力指标体系。
图1 档案素养的过程—结构框架模型
3.2.1 档案意识
档案意识是指人们对档案现象、档案价值和作用的认知，是在档案的形成、整理、保管和利用等方面所具有的敏锐的感受力、持久的注意力和自觉性的思维。具体表现在：（1）档案形成意识，即能意识到真实、准确和全面地记录公务和私人活动的重要性，进而有意识地形成文件和档案材料；（2）档案整理意识，即能意识到对公务和私人活动中形成并归档的文件材料进行整理的价值和重要性，并作为一种习惯性的态度倾向；（3）档案保管意识，即能意识到确保组织或个人保存的档案材料真实、完整、安全和可用的重要性。理解档案保管就是保证所有媒介上的档案信息能够得到最可靠、永久、可持续存取[38]，是确保记录、记忆和备查的基本前提；（4）档案利用意识，即能意识到档案利用的需求，并将利用相关档案机构的馆藏档案视为解决问题的途径之一，这种意识能激发人们进一步利用档案的行为。
3.2.2 档案知识与技能
档案知识与技能是指关于档案、档案管理和档案事业的本质、特性、技术和方法等方面的基本知识与专业技能，是人们在档案形成、整理、保管和利用等一系列活动中所必需的专业知识和技能，它是提高人们档案意识的基础。具体包括：（1）文件形成与归档知识，主要包括对文书学、公文处理和归档等方面的理论知识和业务技能，如文件、公文、归档、电子文件等内容的理解和掌握 ；（2）档案整理知识，主要围绕档案分类、文件材料归档范围和保管期限等方面开展，涉及分类、全宗、立卷、案卷、档号、归档范围、保管期限等理论知识和技能；（3）档案保全知识，主要是为确保档案真实、完整、安全和可用所需的相关知识和技能，包括档案保护的“九防”措施，纸质、胶片、光磁盘等不同载体档案的保护要求，档案修复技术，以及档案信息系统安全、电子文件备份等；（4）档案利用知识，主要涉及档案检索、获取和使用等方面的知识和技能，包括了解不同档案管理机构的馆藏范围、提供利用的方式和途径、档案开发与利用制度等。
3.2.3 档案行动
在档案素养的语境下，档案行动主要强调在形成、整理、保管和利用档案方面的具体实践。具体包括：（1）档案形成环节。在公务和私人活动中，应主动形成文件和档案材料，以保留痕迹、记录历史，并将这种习惯融入日常工作和生活的各个方面；（2）档案整理环节。公务和私人活动中形成的文件和档案材料，应按照相关规则或习惯进行分类、组织和著录，以便于后续保管、检索和利用；（3）档案保管环节。无论是公务还是私人活动中所保存的档案材料，都应采取必要的保护、备份等措施，以确保档案材料的真实、完整、安全和可用；（4）档案利用环节。在遇到具体问题时，应能想到并善于通过查阅和利用档案来解决。
3.2.4 档案伦理
在档案素养的语境下，档案伦理主要指在文件与档案的形成、整理、保全和利用等环节中，应当遵守的道德意识、行为规范和准则的总和。这些伦理准则涵盖档案保密与尊重隐私、确保真实与可靠、合理与合法利用等方面，具体包括 ：（1）在档案形成环节，确保形成的文件和档案材料能够真实和完整地记录社会活动，不隐瞒或歪曲事实；（2）在档案整理环节，依据文件之间的历史联系进行整理，不恶意加工或篡改档案材料，对来源不明或存在疑问的文件材料持审慎态度，以确保文件材料的档案价值不受损害；（3）在档案保全环节，确保档案材料的完整与安全，不擅自篡改或损毁文件和档案材料，以确保它作为历史证据的可靠性；（4）在档案利用环节，尊重档案所记录的事实和隐私，合理合法地利用档案资源。
4 提升档案素养的价值意蕴
4.1 以提升档案素养普及档案知识
“增强全社会档案意识”是我国《档案法》及国家档案主管部门面向社会宣传档案事业的重要口号。2013年以来的档案宣传内容基本已形成聚焦于增强全社会的档案法治意识、档案保护和利用意识、家庭建档意识等的宣传框架。但是，从档案现象的普遍性、档案工作人员的广泛性等角度来看，已有的宣传框架难以有效满足新时代全社会的档案需求，也不利于充分挖掘档案价值、发挥档案的强大作用。而以档案素养能力框架为基础，运用“提升全民档案素养”这一理念，能够带来以下益处。
首先，作为一个更为综合的概念，档案素养及其能力框架不仅能够较好地概括和解释已有的档案法治、保护、利用和家庭建档意识等宣传内容，而且能将文件与档案形成、整理、保存等方面的意识也纳入其中，从而更具综合性，更符合档案现象的本质要求。除了意识层面，该框架还突出了档案形成、整理、保管和利用等环节的知识和技能，这也更符合社会成员的认知和行动规律，使之更具生命力。
其次，围绕档案素养及其能力框架，开展一系列的宣传教育活动，可以有效提升全民档案素养。这将在档案资源体系、治理体系、安全体系、利用体系建设和个人存档效能提升等方面产生显著效果。提升公众在档案形成方面的素养，本质上是为档案馆（室）做好档案资源建设的前端控制，从而提高归档文件和馆藏档案的质量，助力档案资源体系建设；提升公众档案伦理方面的素养，有助于公众更好地理解档案道德、法律和法规，并在此框架下形成和利用档案，满足档案治理体系建设的要求，这是依法治档的“最后一公里”；提升公众档案保管方面的素养，让公众理解档案保管和备份的价值和重要性，并具备相关的知识和技能，这是确保文件和档案移交至档案部门之前安全的有力保障，也是档案安全体系建设的基石；提升公众档案利用方面的素养，则是以公众档案利用需求为导向，倒逼档案部门加快档案开放步伐、扩大档案利用范围、提供优质高效服务，从而完善档案利用体系。同时，提升全民档案素养，让更多公众理解档案的价值及重要性，顺应数字时代“人人都是档案工作者”的趋势。
4.2 为档案宣传教育提供知识体系
近年来，一些发生在公众身边的“档案事件”备受社会关注，如“母亲私拆女儿档案”等。这一方面暴露了学生档案转递流程管理存在的问题[39]，另一方面，公众档案素养水平较低，不理解学籍档案的本质及其管理规则。当前，我国各级各类档案部门在档案宣传教育方面主要通过深入挖掘档案史料，发挥爱国主义教育和历史文化教育功能[20]。例如，开展馆藏档案的主题展览，开发以档案内容为核心的档案文创产品，生产图书、大事记、主题数据库等档案编研产品。然而，围绕档案形成、整理、保管和利用等方面的宣传教育内容相对较少；而新闻媒介则更倾向于利用档案来讲述历史，对档案价值、作用等方面的宣传报道也相对匮乏。
宣传和传播档案所承载的历史、文化与记忆，进而发挥教育功能，是档案宣传教育的重点工作，也是体现档案价值的重要方式。同时，还应该重视面向公众宣传档案知识与文化。通过在档案馆、学校、机关和企事业单位中专门开设与档案素养相关的课程、讲座或培训，让公众更好地理解档案的价值、作用及其管理规律。只有社会公众以身作则，在日常学习、工作和生活中重视档案的形成和积累，才能从根本上提升公众的档案素养水平。这样，全社会才能更深入地理解和重视档案工作，破解诸如学生档案转递流程管理中存在的问题；也才能为后世保留更多珍贵的档案资料，为今后以档案为媒，传播历史、文化与记忆奠定良好的档案资源基础。
从这个角度看，本文所构建的档案素养能力框架，实际上是梳理和明确了公众应当理解和知晓的档案知识范围，并进一步细化和深化，从而形成档案素养的知识体系，为档案部门开展档案宣传教育提供依据。
5 结语
形成、留存、保全和利用档案既是每个人的自觉行为，也是每个机构的制度安排。但公众并不因为自己的存档实践而了解国家与组织的档案制度，同时，国家与组织的档案管理也未必能促进个人存档实践能力的提升。这种组织与个人档案管理行动与认知的鸿沟，使得档案常被笼罩在神秘的面纱下。而档案部门的档案展览、新闻媒体的档案叙事，有时反而加深了档案在公众心中的神秘感和神圣感，这显然不利于党和国家的档案资源建设与利用。本文从档案参与者的广泛性和提升档案素养的实践两方面，阐述了“为什么需要档案素养”这一问题；从内涵再发现和能力框架构建两个方面，探讨“档案素养是什么”。在此基础上，从“提升全民档案素养”的档案知识普及建议和为档案宣传教育提供知识体系两个维度，阐述了档案素养这一理念的价值。
未来研究应聚焦于档案素养知识体系的细化和深化，旨在形成档案素养知识体系，进而为档案部门开展档案宣传教育提供坚实的知识保障。公众档案素养的提升，能够从根本上破解档案工作不受重视、档案管理制度执行不到位等问题，为档案事业的高质量发展提供源源不断的内生动力。
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【基金项目】云南省“兴滇英才支持计划”项目“公众档案素养理论框架构建与提升策略研究”（项目编号：XDYC-QNRC-2022-0460）。
【作者简介】黄体杨（1985—），男，汉族，云南腾冲人，云南大学历史与档案学院副教授，中国人民大学信息资源管理学院科研博士后，研究方向：民族档案学、档案利用与服务；张斌（1967—），男，汉族，安徽和县人，中国人民大学信息资源管理学院教授、博士生导师，博士，研究方向：档案学基础理论。
