数字时代下企业知识产权档案的管理现状、风险防控与开发利用策略研究

　　作者：刘香玲

　　摘要：随着知识经济时代的来临，知识产权已成为企业核心竞争力的关键要素，知识产权档案在企业知识产权管理中的基础性作用日益凸显。然而，在大数据时代，企业知识产权档案管理也面临诸多新挑战。在梳理知识产权档案管理研究现状的基础上，分析了大数据时代企业知识产权档案管理面临的机遇与挑战，并从体制机制、全程管理、安全防控等方面提出了知识产权档案的风险防控策略，进而从信息化建设、编研体系构建、融入知识产权战略等角度探讨了知识产权档案开发利用策略，旨在推动知识产权档案事业创新发展，为更好地服务企业自主创新和知识产权保护战略提供参考。

　　关键词：企业知识产权；档案管理；知识产权档案；风险防控

　　知识产权档案作为企业知识产权信息的重要载体和法律凭证，在企业知识产权管理体系中发挥着不可替代的基础性作用。《“十四五”国家知识产权保护和运用规划》指出，要“提升创新主体知识产权管理效能”“推动中央企业建立完善知识产权工作体系”。然而，大数据时代的到来对传统的知识产权档案管理工作提出了新的挑战。海量异构的知识产权数据给企业档案的收集、整理与保管带来了诸多不便，同时，数字环境下知识产权档案信息面临着泄露的风险，且社会多元化需求对知识产权档案的利用提出了更高的要求。企业档案管理部门亟须审时度势，创新工作理念，优化管理方式，完善制度建设，充分利用现代信息技术，推动知识产权档案管理适应时代发展步伐。

　　近年来，学者对知识产权档案管理的研究已有一定进展。研究侧重于对知识产权档案的理论探讨，研究内容涉及知识产权档案的内涵界定、管理现状、工作机制、风险防控、开发利用等诸多方面[1]，但缺乏对数字环境下企业知识产权档案管理所面临的机遇与挑战的系统梳理，对知识产权档案安全防控策略方面的研究有待进一步丰富完善，且对企业知识产权档案在新时代下的开发利用研究有待深化拓展。鉴于此，本文拟在梳理知识产权档案管理研究现状的基础上，分析其面临的机遇与挑战，探讨大数据时代背景下知识产权档案管理的风险防控与开发利用策略，以期为新时期企业知识产权档案管理实践提供理论指导与实践借鉴。

　　1  数字时代企业知识产权档案管理面临的机遇与挑战

　　1.1 企业知识产权档案管理面临的新机遇

　　当前，数字技术的快速发展和大数据时代的到来，为企业知识产权档案管理带来了前所未有的发展机遇，主要体现在新思维、新方式、新资源、新基础设施、新能力和新权力等六个方面[2]。展开来讲，在新思维层面，数字凭证资产化管理理念的兴起，使得知识产权档案管理在支持政府治理、公共服务和数字经济发展中的作用日益凸显。在新方式层面，数字记忆安全维护能力的提升，推动着知识产权档案管理向全生命周期管理转变。在新资源层面，数字档案资源日益成为国家信息化建设的战略性资源，其在确保数字身份、数字权益等方面的基础性作用逐步凸显。在新基础设施层面，数字档案资源整合与服务逐步成为可信业务和社会基础设施建设的有机组成。在新能力层面，数字档案资源整合与服务能力的提升，关系到组织信息化和国家可持续发展能力的构建。在新权力层面，数字档案资源直接关系到组织社会记忆维护、个人隐私保护等新权力秩序的建立。因此，顺应新机遇，推动知识产权档案管理与时俱进，是新时期档案工作创新发展的必然要求。

　　1.2 企业知识产权档案管理面临的新挑战

　　在以大数据为核心的数字时代背景下，企业知识产权档案管理在面临新机遇的同时，也需直面上述六个维度所带来的新挑战。在新思维层面，如何适应依法治档理念，构建多元主体共治的数字治理新思维，是知识产权档案法律效力面临的主要问题。在新方式层面，如何从传统管理模式向数字化管理方式转变，以保障大数据时代的数字记忆连续性，是知识产权档案管理流程变革的关键所在[3]。在新资源层面，如何破解档案“信息孤岛”，厘清各类数字档案权属边界，是提升知识产权档案资源开发利用水平的重要课题。在新基础设施层面，如何推动知识产权档案数字化，融入国家统一可信大数据基础设施平台体系建设，是创新知识产权档案管理服务的必由之路。在新能力层面，如何培育知识产权档案管理的复合型人才，提升档案信息化项目的绩效评估改进能力，是知识产权档案管理走向专业化、精细化的迫切需求。在新权力层面，如何在开放共享与安全保密之间寻求平衡，处理好数据共享开放背后的隐私与伦理风险，是知识产权档案管理亟须探索的重大命题。

　　1.3 企业知识产权档案数据连续性保障的关键意义

　　面对大数据时代知识产权档案管理面临的新机遇与新挑战，加强数据连续性保障是破解当下难题的关键所在。有别于侧重数据长期可用的数字连续性，数据连续性强调档案数据在可关联性、可溯源性、可理解性等方面的全方位质量保障。具体而言，可关联性保障是维系知识产权档案证据力的重要前提，要求对知识产权档案的元数据、版本、存储位置等进行全面关联管理，防止断档、错档和散档等情况发生。可溯源性保障是确保知识产权档案真实性的关键举措，需要运用数据溯源等技术，实现对知识产权档案形成、存储、利用等全流程的可追溯、可还原。可理解性保障直接决定知识产权档案管理服务效能的发挥，需着力强化知识产权档案资源的语义标引，提升档案数据的计算机可解释性和人机交互体验感。

　　2  企业知识产权档案的风险防控策略

　　2.1 知识产权档案管理的“四位一体”工作机制建设

　　构建完整的知识产权档案管理工作机制是防范档案风险的根本保障。这一机制的建设需从健全机构、建章立制、完善保障、同步管理四个方面同时发力。在健全机构方面，需要在企业管理层成立知识产权领导小组，在企业机构中设立知识产权管理部门，并在各相关部门设置兼职管理人员，形成“决策—管理—执行”三级管理架构。在建章立制方面，要根据企业的实际情况，在国家法律制度框架下，制定内部知识产权档案在分类管理、收集整理、开放利用、保密追责等方面的规章制度，做到有法可依、有章可循。在完善保障方面，要在档案安全保障体系下，针对性地采取信息备份、脱机存储、权限管控等安全技术措施，降低档案损毁、泄露等风险。在同步管理方面，要将档案管理贯穿于知识产权管理全过程，实现两者同步规划、同步实施、同步考核等，切实发挥知识产权档案在企业发展中的支撑保障作用。

　　2.2 知识产权全生命周期的档案资料征集管理

　　企业知识产权归档流程贯穿于创造、运用、保护、管理等诸多环节，各环节均会形成大量档案资料，每个环节的风险控制都至关重要。因此，要统筹做好知识产权全生命周期档案的征集管理，这是防范化解知识产权档案风险的重要举措。企业知识产权档案资料包括研发方案、查新报告、实验数据等，对于判定职务发明归属、确定研发参与人员贡献等具有重要价值。申请环节的档案资料包括专利申请文件、缴费凭证、审批公告等，是知识产权权属认定和维权举证的主要依据。转化环节的档案资料包括专利实施报告、许可使用协议、技术转让合同等，这些资料在开展知识产权价值评估、风险评估等方面不可或缺。保护环节的档案资料包括知识产权纠纷诉讼材料、行政裁决文书等，这些资料对于提升企业知识产权风险防控能力、化解权利冲突等至关重要。管理环节的档案资料包括知识产权战略规划、统计分析报告等，它们是支撑企业知识产权宏观管理、科学决策的关键依据。

　　2.3 企业知识产权档案流失的风险防范

　　企业知识产权档案面临诸多安全风险，如自然灾害、人为破坏等，极易造成档案的损毁与丢失。因此，档案部门要采取有效措施，强化风险防控意识，确保知识产权档案的安全完整。针对因自然灾害等突发事件导致的风险，要从档案载体抢救、异地备份、灾后重建等方面制定应急预案，确保受灾档案及时得到科学处置。针对人为破坏等风险，尤其是知识产权档案失密风险，要从档案分级管理、借阅审批、人员保密培训、追责问责等方面建立健全档案安全保密制度，最大限度降低失泄密事件的发生概率。此外，要高度重视数字环境下的知识产权档案安全保障，积极运用密码技术、访问控制、入侵检测等手段，筑牢档案信息系统安全防线。同时，加强档案从业人员的法治教育和道德教育，增强其廉洁自律意识，从源头上防范档案利用中的越轨行为。

　　3  企业知识产权档案的开发利用策略

　　3.1 知识产权档案信息化建设

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》《中华人民共和国档案法》等都强调了“档案信息化建设”这一规划。因此，推进企业知识产权档案的信息化建设，大力开发数字档案资源，是提升档案管理效能、扩大档案社会效益的必由之路。在信息化建设方面，要以数据标准化和过程自动化为重点，完善知识产权档案的采集、整理、编目、检索等流程，建立功能完备、管档利档一体化的信息管理平台，实现档案数据的高效存储、便捷调阅和精准检索[4]。同时，要树立精细化、专业化理念，按照知识产权档案门类、载体、保管期限等因素，分类分级开展档案数字化加工，构建互联互通、开放共享的知识产权档案数据库体系，为档案的深度挖掘和增值利用创造有利条件。

　　3.2 多维度编研体系构建与特色档案服务创新

　　编研工作是挖掘档案内容、提炼档案价值的重要手段。构建多维度的知识产权档案编研体系，有助于企业档案资源的高效开发与利用。一方面，要立足服务用户、服务管理的角度，科学设置知识产权档案的各类检索途径，形成覆盖全面、查找便捷的主题索引、分类索引、关键词索引等检索工具，为各类编研工作奠定坚实的检索基础[5]。另一方面，要紧扣知识产权管理特点和档案利用需求，有的放矢地开展各具特色的档案编研工作。例如，编制反映企业知识产权总体概况的统计资料汇编，整理汇集重大知识产权案件的档案文献，编制知识产权专题档案资料选辑等。在档案编研的基础上，还要积极开展特色档案服务，例如，为知识产权纠纷提供档案查询服务，为知识产权项目评估提供档案利用服务，为知识产权宣传教育提供档案展览服务等。

　　3.3 知识产权档案融入企业知识产权战略管理

　　企业开展知识产权战略管理，是应对日益激烈的国际竞争、提升自主创新能力的迫切需要。将知识产权档案管理有机融入企业知识产权战略管理全过程，是新时期档案工作服务大局的发展态势。具体而言，要按照“知识产权战略在哪里，档案工作就延伸到哪里”的服务理念，推动档案管理与知识产权管理同频共振、同向发力。在企业制定知识产权战略规划阶段，档案部门要及时提供相关档案资料，助力企业掌握知识产权发展态势。在企业开展重大科技攻关活动中，档案部门要主动介入，强化对科研过程文件材料的归档指导。同时，在企业应对知识产权诉讼和纠纷时，档案部门要积极提供知识产权权属证明等法律证据，维护企业合法权益。在企业进行知识产权交易和运营时，档案部门要参与许可协议、转让合同等重要文件的管理，防范交易风险。唯有让档案管理贯穿于知识产权战略谋划、研发、维权、运营的始终，才能使知识产权档案在企业知识产权权属认定、权利许可、数据应用、诉讼和纠纷应对等方面发挥应有作用，助力企业在激烈的市场竞争中站稳脚跟。

　　参考文献

　　[1]张卫东,左娜,陆璐.数字时代的档案资源整合:路径与方法[J].档案学通讯,2018(5):46-50.

　　[2]安小米,宋懿,马广惠,等.大数据时代数字档案资源整合与服务的机遇与挑战[J].档案学通讯,2017(6):57-62.

　　[3]胡丹丹,刘慧琳.面向知识集成的企业电子文档单轨制管理模式[J].山西档案,2023(3):147-155,146.

　　[4]钟颖.企业知识产权档案工作机制的构建与开发利用策略[J].兰台世界,2017(S1):70-71.

　　[5]赵彦昌,王长圆.聚焦时代热点，顺应转型需求:评李颖《数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究》[J].山西档案,2020(3):173-176.

　　【基金项目】山西省2019年软科学课题“山西省公共法律服务体系构建研究”（课题编号：2019041060-5）；企事业单位委托项目“住宅区物业管理模式的创新与优化”（项目编号：80070005）。

　　【作者简介】刘香玲（1981—），女，汉族，山西灵丘人，山西工程科技职业大学讲师，硕士，研究方向：诉讼法学、民商法学。