新时代高职院校学籍档案管理现状、问题及提升路径

　　作者：靳玉婷

　　摘要：学籍档案作为高职院校档案的重要组成部分，在学生管理、人才培养质量评估、就业服务、人事档案转递等方面发挥着不可替代的作用。当前，高职院校学籍档案管理还不能完全适应信息技术革命和教育现代化发展的新要求。鉴于此，总结分析了新时代高职院校学生学籍档案管理工作现状及存在的问题，并提出了从加强学籍档案制度建设、推动学籍档案信息化建设、提高档案管理者综合水平三方面来提升学籍档案管理工作的质量与效率，为高职院校的蓬勃发展奠定基础。

　　关键词：高职院校；学籍档案；档案工作；管理现状；档案信息化建设

　　随着经济和社会的不断发展，我国专业型技术人才的缺口逐渐凸显，各行各业对专业型技术人才的需求不断增加。为适应社会发展的需要，增强职业教育适应性，亟须构建符合专业技术技能人才成长规律的职业教育制度体系。2022年，新修订的《中华人民共和国职业教育法》颁布实施，为新时代职业教育高质量发展提供了法治保障。伴随着国家经济的转型升级，高职院校开始大规模扩招，海量的学生档案资源使高职院校背负了繁重的学籍档案管理任务。面对新时代出现的新问题，传统的学籍档案管理模式已经不能适应高职院校科学化管理、用人单位针对性录用等要求，学籍档案管理模式、方法都亟待改变。

　　档案工作是国家治理体系和治理能力现代化的重要基础。学籍档案是高职院校档案的重要组成部分，近年来，国内学者针对高职院校学籍档案管理开展了相关研究。例如，王磊[1]探讨了信息化背景下高校学籍档案服务模式的改进措施和方向；张晓静[2]从数智时代视角下分析了高职院校学籍档案数字化管理存在的问题，并提出优化策略和创新路径。这些研究为本研究奠定了一定的理论基础，但尚缺乏对基于数智时代背景下高职院校细粒度学籍档案管理现状分析和针对性提升路径的系统研究。

　　当前，高职院校学籍档案管理还不能完全适应信息技术革命和教育现代化发展的新要求，主要体现在：档案收集整理规范化程度不高、信息化水平有待提升、管理制度亟须健全、管理队伍专业化水平有待加强等。这些问题在一定程度上制约着学籍档案对高职院校改革发展和人才培养支撑保障作用的发挥。鉴于此，亟须在准确把握新时代职业教育改革发展新形势、新任务的基础上，深入分析高职院校学籍档案管理面临的新问题，探寻破解难题、补齐短板、提质增效的新路径。基于上述研究背景，本文拟在梳理高职院校学籍档案管理研究现状的基础上，深入分析新时代背景下高职院校学籍档案管理工作的现状与问题，进而从加强学籍档案管理制度建设、推进档案信息化建设、提升档案管理队伍能力等方面探索提升学籍档案管理工作质量和效率的路径，以期为推动新时代高职院校学籍档案管理与时俱进、创新发展提供理论参考和实践指导。

　　1  新时代高职院校学籍档案管理现状

　　1.1 学籍档案的内涵界定

　　学籍档案是学校管理学生最基础、最有效的载体，是对学生在校期间进行全程管理过程中形成的有保存价值的原始记录，由报考、志愿填报、招录等入学前期信息和入学登记表、毕业生登记表、党团材料、奖惩材料、成绩单、实习鉴定等在校信息组成。学籍档案作为个人人事档案的重要组成部分，是个人身份认定、工资定级、职务晋升等环节的有力依据和凭证，是工作调动中的档案审查的主要内容。另外，学籍档案具有完整性、真实性、及时性的特点，为高校学生管理部门和用人单位人事部门了解、掌握和评估学生的基本情况提供了重要依据。因此，学籍档案的管理与教育者、管理者、个人三者有着密切联系，关系到学校的长远发展和社会的稳定运行。

　　1.2 高职院校学籍档案管理现状

　　1.2.1 学籍档案逐年激增

　　随着我国经济发展进入新常态，产业结构优化升级对技术技能人才的需求持续增长。高职院校作为培养高规格、多样化技术技能人才的重要阵地，招生规模不断扩大。据统计，目前许多高职院校在校生已达到1万人以上，个别院校甚至超过2万人。学生人数的快速增长，对高职院校学籍档案管理工作提出了更高要求。与此同时，高职院校办学类型日益多样化，各类型院校人才培养方案存在较大差异，这就要求学籍档案的建设和管理必须充分考虑不同类型学生的特点，采取有针对性的措施，方能充分发挥档案的管理和服务功能。然而，目前不少高职院校仍沿用“一刀切”的学籍档案管理模式，难以满足学生和用人单位个性化、多元化的档案利用需求，制约了学籍档案在人才培养和就业创业中的作用发挥。

　　1.2.2 学籍档案重要性突出

　　随着高职院校学生数量激增，学籍档案管理任务加剧，一些高职院校审时度势，及时更新理念，高度重视学籍档案的管理工作。在制度建设方面，很多高职院校结合学校实际，制定出台了切实管用的学籍档案管理办法；在人才建设方面，调配档案管理的骨干从事学籍档案管理工作，实行分级管理，明确各系（科）学籍档案管理责任人，形成了全员参与的工作格局。以笔者所在学校为例，该校成立了学籍档案管理工作领导小组，每年毕业生离校前，均组织开展学籍档案专项检查，全面审核档案的完整性、准确性和规范性，切实维护毕业生权益，为其顺利走上工作岗位奠定了坚实基础。然而，目前学籍档案管理新理念在诸多高职院校中的认同度还不足，亟待进一步树立现代档案管理意识，推动形成学籍档案管理工作的良性发展局面。

　　1.2.3 学籍档案意识淡薄

　　高校管理者没有从思想上、行动上重视学籍档案工作，存在“重管理，轻服务”的现象，没有将学籍档案的重要性及其现实价值传输给学生。调查发现，学生普遍对学籍档案的认知存在缺失，按照档案整理的原则，学生是不能够接触个人档案的，他们不参与学籍档案的建立，不了解自己的学籍信息内容，对其重要性认识模糊，只有在毕业求职或是参加工作后，在政治审查、职称评定、职级晋升等重大时刻，经第三方单位审查才会认识到学籍档案的重要性。甚至有部分学生毕业后，认为学籍档案放在学校很安全，将档案一直存放在学校，长此以往轻则影响工龄认定，重则导致档案丢失、损坏等。

　　2  新时代高职院校学籍档案管理困境

　　2.1 学籍档案整理不规范，制度建设落后

　　在高职院校中，各项工作的重点多放在学科教学或科研攻关上。档案不直接产生经济效益或者社会效益，存在形成时间长、利用价值低、投入高产出低等问题，因此，学籍档案管理成为高职院校领导及管理层容易疏忽的领域。高职院校大多由中专、技校升格而来，就其发展历史来看，形成时间较短，其发展具有阶段式的特点。目前，很多高职院校的学籍档案管理工作滞后于教学管理工作，学籍档案管理制度不完善、管理机制还未真正形成，特别是在档案的收集、整理、利用方面还在沿用原来的老办法和旧手段，极大地制约了学籍档案的完整性和真实性。

　　2.2 学籍档案管理电子化、信息化水平较低

　　传统的档案以纸质档案为主，档案的收集、整理、查阅、利用等过程都需要人工进行，会耗费大量时间和精力，导致档案管理效率低下。随着信息化技术的发展，实现学籍档案管理的信息化和电子化是现实需要，也是必然结果。但是，当前部分学校由于资金紧张，设备投入不足，档案管理基础设施建设落后，还有些学校虽然在硬件配置上满足了条件，但缺少软件方面的支持，这也在一定程度上造成了学籍档案管理的信息化水平不高。

　　2.3 学籍档案管理人员职业能力不足

　　档案工作枯燥乏味，档案管理人员需要有强烈的责任心和高度负责的态度才能干好学籍档案管理工作。针对学籍档案的高质量管理要求，高职院校档案工作人员需要端正态度，提高专业能力，坚守职业操守，方能确保学籍档案工作的有效开展。但是，面对信息化和大数据的冲击，档案管理人员仅仅依靠认真负责的工作态度、专业的档案管理技能已经不足以推动学籍档案工作继续前进了，还必须具备数据信息处理能力和扎实的数字素质。通过梳理发现，当前学籍档案管理人员职业能力不足主要体现在三个方面：一是学籍档案管理模式创新不足，沿用传统模式致使工作效率低下，管理方式单一；二是没有专职的档案管理工作人员，往往一人身兼多职，无法将全部精力投入学籍档案管理中；三是缺乏档案服务意识，在服务学生、用人单位审查上还没有真正发挥学籍档案的作用及其价值，学籍档案的宣传力度不到位。

　　3  高职院校学籍档案管理的提升路径

　　3.1 加强学籍档案制度建设

　　档案管理工作是一项制度性很强的工作，只有以制度为统领指导各项工作，形成一套完整、严密、科学的管理机制，才能取得事半功倍的效果。构建系统完备、科学规范、运行有效的学籍档案管理制度体系，要以新修订的《中华人民共和国档案法》为遵循，立足学校办学实际，遵循学籍档案管理工作规律，围绕学籍档案收集、整理、保管、利用等环节，制定一系列管理制度，推动档案管理工作朝着制度化、流程化、规范化方向发展[3]。纵观诸多高职院校，档案部门已经纷纷开始抓制度建设，效果已初步显现。高职院校要充分利用好这个契机，做好顶层设计，将各项制度落实到位。另外，要求建立健全相应的考核评价和奖惩机制，将制度执行情况纳入学校内部控制和绩效管理范畴，与档案工作人员的评先评优、职称晋升、绩效工资等挂钩，形成用制度指导工作、用制度规范工作、用制度推动工作的良性循环。

　　3.2 推动学籍档案信息化建设

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》着重强调要加强和推进档案信息化建设。高职院校要在学籍档案信息化建设方面，增加资金、时间和精力的投入，从而推动档案信息化工作的落实。“让数据多跑路”是新时代档案工作的目标。档案部门要积极推动“存量数字化，增量电子化”的稳步实施，将其作为信息化建设的指导原则。一方面，要对已经形成的纸质学籍档案进行数字化扫描，将传统的纸质版学籍档案转换为电子档案，形成数字化副本，实现与信息化系统的挂接。同时进行高标准著录，建立关键词体系、内容丰富的关系型数据库，保证检索利用的质量和效率。另一方面，要整体谋划，与各部门系统实现数据对接，将学籍档案信息化建设纳入学校信息化建设的框架中。这样能即时录入学生在校期间的各种信息，从而整合成学籍档案，确保学籍档案信息的完整性。在信息管理系统实现目录与电子数据的挂接，实现网上在线检索，全面提升档案管理工作效率。

　　3.3 提高档案管理工作人员的综合素质

　　随着数字经济时代的到来，信息技术与档案管理深度融合，档案管理工作人员应该具备更强的工作技能，不仅要有过硬的档案专业知识，而且要掌握数字化、信息管理等技术，这对档案工作者来说是一个新的挑战。高职院校应重视人才、培养人才，配备专职档案管理队伍，要有严谨的工作态度、爱岗敬业精神和较强的执行能力，形成互补型的专业人才队伍[4]。高职院校要加大对档案管理工作人员的培训力度，使其获得学籍档案管理工作所需要的相关知识技能。数字化管理已经成为当前现代档案管理的工作重心，数字化工作不仅仅是扫描，还包括纸质档案的前处理、后处理过程，高职院校要紧跟时代的发展趋势，开展适合本校实际情况的档案信息化建设工作。这些必要的培训学习对当前档案工作者来说既是机遇也是挑战，能大大提高其工作效率，也能为高职院校档案事业蓬勃发展贡献力量。

　　参考文献

　　[1]王磊.高校学生学籍档案的数字化管理模式研究[J].山西档案,2019(6):74-78.

　　[2]张晓静.数智时代高校档案人才培养的战略转型研究[J].山西档案,2024(1):152-154.

　　[3]潘璐,杨立志,王鏐璞.新时代高校干部人事档案管理:规范化、数据化与智能化[J].山西档案,2024(2):173-175.

　　[4]胡冰君,陈晓芳.高校档案人才创新教育的调查研究[J].山西档案，2024(3):153-156.

　　【作者简介】靳玉婷（1978—），女，汉族，山西介休人，定襄县河边职业中学馆员，学士，研究方向：档案管理。