档案大数据环境下企业发展决策研究

　　作者：赵雪

　　摘要：在大数据时代背景下，企业发展面临着新的机遇与挑战，档案大数据分析在企业发展决策中的支撑作用日益凸显。分析了档案大数据环境下企业发展决策的价值取向，阐释了在推进档案大数据应用过程中存在的制度、资源、认知等方面的问题与不足，并从制度建设、技术应用、人才培养等角度提出优化路径，旨在为企业科学决策提供有益参考。

　　关键词：档案大数据；企业发展决策；企业档案

　　当前数据已经成为重要的生产要素和战略资源，深刻影响和重塑着各行各业的发展格局。面对日益激烈的市场竞争环境，企业迫切需要挖掘和利用大数据的价值来优化决策、创新业务模式、提升核心竞争力。作为记录企业发展历程与经营管理活动的原始性、权威性材料，企业档案蕴藏着丰富的数据资源，是推动企业数字化转型、实现高质量发展的关键要素[1]。在新质生产力的推动下，数据要素正驱动着企业经营理念、组织形式、消费方式、交换关系等方面的变化，能够带来巨大的市场效应。企业建立完善数据治理体系，开展数据资产管理，直接带动了档案工作的数字化变革，使数据档案化和档案数据化成为常态。档案数据作为具有高密度价值的内部资产，既是企业合规管理的可追溯性证据，也能够为业务科学决策提供全面知识支持。然而，企业档案数据的有效集成与深度利用仍面临诸多挑战，如采集不及时不全面、质量参差不齐、共享权限不明晰、治理机制不完善等，严重阻碍了档案数据要素的价值发挥，影响了企业发展决策的科学性。在数智技术迅速迭代与深刻变革的时代背景下，档案大数据环境正在加速形成，这为企业档案管理与利用带来了新机遇、新挑战、新要求。一方面，海量异构的档案数据不断汇聚，企业档案数据资源的规模不断扩大、维度不断拓展、粒度不断细化，为数据挖掘与价值释放提供了丰富的素材；另一方面，多源分散的档案数据亟须破解治理难题，实现档案数据的高效管理、精准利用与价值转化，助力企业科学决策。面对新形势新任务，企业亟须创新档案管理理念，优化业务流程，完善治理机制，充分释放档案数据价值，让数据驱动决策、数据赋能管理的理念融入企业文化与发展规划，已成为新时代档案工作的重要内容。应用档案大数据分析技术，整合企业内外部数据，洞察发展态势，为企业发展决策提供智力支持。这对于提高企业决策的前瞻性、科学性、有效性具有重要意义，是推动企业实现高质量发展的必然要求。

　　1  档案大数据环境下企业发展决策的价值取向

　　1.1 释放档案数据价值，拓展企业经济增长点

　　企业档案数据蕴含着丰富的历史信息和商业价值，通过系统全面地采集、整合与分析档案数据，能够帮助企业从多维度洞察经营管理全貌，准确把握市场需求和产业趋势，发现潜在的业务机会，为企业发展决策提供有力支撑。特别是在企业战略制定、新产品研发、客户关系管理、供应链优化等方面，档案大数据能够提供翔实的历史数据和经验借鉴，辅助企业作出更加科学、精准的决策判断。同时，档案大数据也是企业数字化转型、业务流程再造的重要支点。通过数据关联分析，可以发现业务环节的薄弱点，优化资源配置，创新商业模式，激发经济增长新动能。

　　1.2 优化档案管理流程，促进企业管理高效化

　　随着各类电子档案日益增多，如何加强电子文件全生命周期管理、实现纸质档案与电子档案的一体化管理已成为档案工作的重要内容。大数据技术的应用改变了传统环境下档案信息采集、组织和分析方法，使企业档案管理流程从传统手工向数字化转变。通过电子档案管理系统平台，可以实现档案资源的收集、管理、存储、利用全过程在线管理，促进档案工作流程的便捷化、高效化和智能化。一方面，档案工作人员可以从繁琐、重复的事务性工作中解脱出来，将更多精力投入档案资源开发利用上；另一方面，档案管理全流程的数字化、自动化，有利于消除“信息孤岛”，加强各业务环节的协同联动，减少管理漏洞，从而降低生产成本，提高管理质效[2]。

　　1.3 提升档案治理效能，推进企业高质量发展

　　新时代企业的高质量发展，对企业内部治理提出了更高要求，主要体现在治理体系和治理能力现代化方面。基于大数据的档案治理，能够充分利用数据技术的感知测量、实时分析、可视化呈现等优势，准确定位管理短板，辅助决策部署，提升企业的快速响应能力和问题解决能力。同时，档案大数据的应用也倒逼企业完善制度规范，理顺部门职责，健全协调机制，推动形成科学规范、运行高效的治理格局。档案治理能力的提升，为企业依法合规经营、科学民主决策、防范化解风险等提供了有力支撑，进而推动企业实现高质量发展。

　　2  档案大数据环境下企业发展决策的现实困境

　　2.1 档案管理制度有待健全，组织机构协调联动不足

　　一是法规制度滞后。虽然新修订的《中华人民共和国档案法》对电子档案管理作了原则性规定，但整体上针对性、操作性不强。在企业层面，多数档案管理制度偏于传统，未能紧跟数字化步伐，缺乏数据全生命周期管理、数据质量管控、数据开放共享等方面的规章制度，无法形成档案数据治理制度合力。二是部门职责不清。受企业内部条块分割的影响，档案与其他部门各自为政、职责交叉、缺乏统筹。在数字化转型背景下，各类业务数据急剧增长，档案部门亟待厘清业务边界，明确跨部门协同机制。然而，多数企业尚未建立“大档案”工作格局，存在责任缺位、多头管理等现象，严重阻碍了档案资源的集中统一管理。三是管理机构地位弱化。一些企业档案部门地位不高、编制不足，在企业数字化进程中逐渐被边缘化，难以发挥档案治理中的引领作用。由于档案工作专业性强，部分企业倾向于将其作为非核心业务外包，造成管理权责不对等，既增加了档案数据安全隐患，也不利于发挥档案部门的职能效用。

　　2.2 档案数据资源复杂化，档案价值尚未充分彰显

　　一是档案数据来源渠道多样，多源异构数据给档案管理带来新挑战。除了传统的文书、技术、会计、声像档案数字化成果外，大量文件数据、业务数据还分散在各类业务系统中，如邮件、即时通讯记录、图片、视频等非结构化数据，且档案的来源渠道仍在不断拓展。加之云存储、物联网应用不断深化，档案的形成方式也发生了重大变革。二是数据汇聚整合难度大。由于缺乏顶层规划和统一的数据标准规范，不同业务系统之间缺乏有效对接，大量分散、碎片化的业务数据与档案数据缺少关联，“数据孤岛”现象普遍，严重制约了档案数据的汇聚与流通。此外，非结构化数据占比高且形式多样，给数据采集、存储和分析带来技术难题。三是海量档案数据尚未转化为现实生产力，亟须在应用层面推动数据价值落地。目前，多数企业仍停留在档案数字化阶段，对档案资源的利用主要限于查询、调阅和利用统计，缺乏数据挖掘。由于缺少数据分析专业人员，档案数据与业务数据融合不足，跨部门、跨业务协同利用的机制尚未建立或完善，导致大数据分析结果与企业经营管理实际需求结合不够紧密。

　　2.3 档案数字化转型意识较弱，档案人才结构亟须优化

　　首先，认识误区制约档案数字化转型进程。一些企业管理者受传统观念束缚，对档案工作的认识停留在凭证管理层面，未能从战略高度审视档案数据在企业数字化、智能化转型中的基础性、支撑性作用，对其投入不足，导致工作推进缓慢。其次，专业队伍建设滞后于档案数字化转型需求。在大数据环境下，档案工作需要复合型、创新型人才，他们不仅要懂档案业务，还要具备数据分析、数据挖掘、知识管理等专业素养。而目前企业档案部门的专业化程度不高，人员编制少、学历层次低、知识结构老化等问题突出，数字化人才尤为紧缺。再次，人才培养机制有待完善。多数企业尚未建立档案人才的教育培训、职业发展通道，使得复合型、技术型人才进入档案部门的积极性不高。同时，高校档案学专业教育也存在课程设置与实际需求脱节、实践能力培养欠缺等问题，难以为企业档案数字化转型输送高素质人才[3]。

　　3  档案大数据环境下企业发展决策的优化路径

　　3.1 制度先行，完善档案管理沟通协调机制

　　一是健全法规制度。参照国家有关政策法规，结合企业自身实际情况，制定覆盖档案管理全过程和各环节的规章制度。其中，重点是建立数据全生命周期管理制度，明确数据采集、传输、存储、处理、交换、销毁等环节的管理要求。同时，制定数据质量管理、数据共享开放、数据安全保密等相关制度，加强数据标准规范，为档案数据有序汇聚、高效流通、依法利用提供制度保障。二是厘清部门职责。要从战略和全局高度出发，加强顶层设计和统筹谋划，科学界定档案、信息、数据等部门的职责分工，搭建起数据归集、共享、应用的运行框架。档案部门作为企业档案数据资源的归口管理部门，要主动作为，整合各类数据资源，协调推进大数据分析应用。同时，要建立健全跨部门协调机制，加强与业务部门的沟通对接，及时了解决策需求，有针对性地开展数据分析服务。三是优化管理机构。推动档案工作向企业中高层延伸，理顺档案部门职能定位，保障其工作力量和经费投入。鼓励设立首席数据官岗位，建立覆盖各层级、各部门的数据管理架构，统筹推进企业数据战略。档案部门要主动融入企业数字化转型大局，创新工作模式，积极争取领导支持，切实提升话语权和主导权。对于确需外包的档案数字化项目，要加强全过程的管理与监督，防范数据外泄风险。

　　3.2 技术赋能，激活档案数据资源要素潜能

　　一是强化数据治理。遵循可管可控、融合共享、需求导向、安全合规的原则，加强源头治理，规范档案的形成过程，探索建立分布式的档案数据汇交机制。统筹各类数据标准规范，做好数据采集、清洗、比对、关联、交换等工作，实现多源异构数据的融合汇聚。针对非结构化数据，应深入研究内容数据抽取、语义理解、知识挖掘等技术，促进数据资源结构化、语义化，方便管理和利用。二是拓展应用场景。聚焦企业发展决策需求，有的放矢地开展档案大数据分析应用。比如，围绕战略规划、预算管理、投资并购、重大工程建设等领域，深入分析相关历史数据，总结经验教训，以辅助科学决策；针对市场营销、客户服务、产品创新、风险管控等业务活动，进行用户行为分析、舆情分析，提炼业务规律，优化流程管理；通过典型示范，充分彰显档案大数据应用价值，带动形成部门联动、上下协同、企业受益的生动局面。三是打造应用平台。制定企业数字档案馆总体规划，并统筹规划档案数字化设施建设，加快构建集数据采集、存储、管理、分析、应用、服务于一体的综合性档案大数据应用平台，为各类数据资源的汇聚共享提供支撑。通过与业务系统的无缝对接，实现档案数据与业务数据的交互融合，便于数据分析模型的构建和业务需求的快速响应。

　　3.3 强化认知，构建档案数字人才发展体系

　　一是加大宣传培训。充分利用各类媒体平台，广泛宣传档案大数据应用的典型案例，提升企业各层级对档案数字化价值的认知。有针对性地开展档案大数据教育培训，帮助领导干部树立数字思维、数据意识，掌握数据分析的一般流程和基本方法。同时，强化档案人员的数字化素养，引导其树立创新意识、服务意识，学习数据分析、知识组织、应用开发等专业技能，提升适应数字化转型的业务能力。二是优化人才结构。主动对标新时代档案工作需求，调整充实档案部门人员编制，着力补齐数字化人才短板。在政策允许的范围内，采取柔性引才方式，吸引计算机、管理学、统计学等相关专业人才加入。统筹用好高校毕业生、社会化用工人员等各类人才资源，打造一支专兼结合、管用一体的复合型档案队伍。同时，完善教育培养、职业发展、待遇保障等机制，为青年档案人才成长创造良好条件[4]。三是创新协同机制。主动加强与高校、科研机构的产学研合作，借助“外脑”开展档案大数据应用研究。积极引入第三方数据服务机构参与数据治理，探索市场化方式补齐技术短板。加强档案部门与业务部门、信息化部门的业务协同和资源整合，建立多部门参与的数据应用创新联合工作机制。鼓励成立企业数据创新管理小组，联合开展需求调研、方案设计、成果转化等工作，切实增强企业档案治理的合力。

　　参考文献

　　[1]黎安润泽,牛力,王睿.积聚、激活与实现:新质生产力背景下企业档案数据要素价值化探析[J/OL].档案学通讯:1-15[2024-09-18].https://doi.org/10.16113/j.cnki.daxtx.20240914.001.

　　[2]金波,杨鹏,周枫.档案数据高质量发展:历史进程、演进逻辑与战略布局[J/OL].情报科学:1-15[2024-09-18].http://kns.cnki.net/kcms/detail/22.1264.G2.20240126.1857.020.html.

　　[3]李倩楠.档案治理视角下国有企业档案管理机制优化路径研究[J].山西档案,2022(6):158-164,157.

　　[4]于英香,冯卉,添志鹏,等.大数据时代档案数据生态运行探析[J/OL].情报科学:1-16[2024-09-18].http://kns.cnki.net/kcms/detail/22.1264.G2.20240407.1443.004.html.

　　【作者简介】赵雪（1991—），女，汉族，山东滨州人，滨州职业学院讲师，硕士，研究方向：企业管理及职业教育。