新《档案法》实施背景下高校档案工作办法修订若干问题研究

　　作者：夏林华

　　摘要：新修订的《中华人民共和国档案法》的颁布实施，为新时期高校档案工作提供了法律遵循。以新《档案法》为指导，指出高校档案工作办法的修订应围绕新《档案法》规定的重点内容、信息化建设、人才培养这三个重要维度开展。同时，就档案收集范围界定、管理责任落实、开放利用优化、信息化建设、人才队伍建设等方面，提出了相关建议，以期为新时期高校档案工作高质量发展提供参考。

　　关键词：新《档案法》；高校档案工作；档案工作责任制；档案信息化建设；档案学

　　自2021年1月1日起，新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”）正式实施，这标志着我国档案法治建设迈入了一个新阶段。档案法治化为新时代档案事业发展指明了方向，同时也对包括高校在内的各类档案工作主体提出了新的要求。高校作为人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新的重要基地，同样是档案收集、管理、开发、利用的关键阵地。近年来，虽然高校档案工作取得了显著进展，但仍存在一些亟须解决的问题，特别是在适应信息化时代档案工作新需求方面还存在差距。新《档案法》的实施为高校档案部门依法治档、科学管档提供了重要契机。

　　1  新《档案法》实施背景下高校档案工作办法修订的重点内容

　　1.1   明确界定高校档案的收集范围

　　高校档案工作的首要任务是明确界定档案收集的具体范围。新《档案法》对档案管理的归档范围作出了明确的规定。高等院校、其他教育机构以及科学研究机构等单位，应当结合档案工作的实际需求，合理确定档案的形成、积累及归档的范围。高校应依据自身的职责定位，将凡是学校履行职能和开展各项活动直接形成的，对学校改革发展、教学科研、师生员工管理等方面具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记录，均纳入档案管理范畴。特别要重点收集反映学校宏观管理活动的文件材料，如学校重大决策部署、规划计划、工作总结、重要会议文件等以及教学科研活动的文件材料，如学科专业建设、课程教材建设、教学管理、科研项目等相关材料。同时，对在校学生、教职工等的人事档案也要予以充分重视并妥善收集。在明确高校档案收集范围时，还需注意与文书、保密、信息化管理等部门的工作协调，依据党务公开、校务公开、信息公开等原则，准确区分应当归档与不应归档的文件材料。对于涉密档案、敏感档案，要严格按照法律法规确定其密级和保密期限，并进行专门管理。

　　1.2   构建高校档案管理责任制度

　　新《档案法》规定，按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企事业单位和其他组织，需建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。高校在构建档案管理责任制度时，既要遵循新《档案法》的相关规定，又要充分考虑学校层面、部门层面、岗位层面的职能分工[1]。

　　从学校层面看，应明确档案部门作为学校档案管理职能部门的地位和作用，由其负责统筹规划、组织实施学校档案事业的改革发展，制定全校性的档案管理制度。从部门层面看，教务、科研、人事、财务、保密、信息化等相关职能部门和各院系要明确分管档案工作的校领导和具体负责的科级干部，制定本部门档案收集、整理、移交等各环节工作流程，确保档案工作纳入部门的日常管理和绩效考核体系。从岗位层面看，档案部门的工作人员需熟悉国家的档案法律法规和学校的档案管理制度，掌握档案专业知识和现代档案管理技术，并认真履行档案收集、整理、保管、鉴定、统计及提供利用等各项工作职责。

　　1.3   优化高校档案的利用与公开机制

　　档案的利用和公开是新《档案法》的重要内容。高校在修订档案工作办法时，应依据新《档案法》的原则和要求，进一步优化档案利用与公开机制。高校要积极运用现代信息技术手段，加强档案信息资源的开发利用。为此，要加快推进档案数字化进程，建设数字化档案资源库，以实现档案信息的在线检索和利用[2]。同时，高校还要建设功能完备、特色鲜明的数字化档案利用平台，为用户提供个性化、智能化的档案利用服务。要充分发挥大数据、人工智能等新技术在档案利用中的优势，深入挖掘和分析档案信息，为学校决策和学科研究提供数据支持和知识服务。在公开档案信息时，高校需严格遵守国家有关保密规定，坚持“依法公开、保密审查、措施到位”的原则[3]。要建立健全档案公开审核和安全保密机制，明确档案公开的审核程序和保密要求，严防档案泄密和信息失控。此外，高校还应当重视档案的编研和展览工作，通过挖掘和利用馆藏档案资源，开展主题鲜明、形式多样的档案文化活动。要加强校史档案的整理和研究，编纂校史、校志等资料，以全面展现学校的发展历程和办学成就。

　　2  新《档案法》实施背景下高校档案工作办法修订中的信息化建设

　　2.1   推进高校电子文件归档与管理

　　新《档案法》明确规定，电子档案与传统载体档案具有同等法律效力，并要求对电子档案实行电子签名、数字认证等措施，确保其真实性、完整性和可用性。高校应以贯彻新《档案法》为契机，将电子文件归档作为工作重点，科学规划、扎实推进档案信息化建设。一方面，要依法依规明确电子档案归档范围。高校各部门在依据新《档案法》确定档案归档范围时，应同步考虑传统载体文件和电子文件的归档工作，尤其要重视对高校党政机关办公自动化系统、教学教务管理系统、科研项目管理系统等形成的电子文件的归档管理。另一方面，要创新流程，以完善高校电子文件归档与电子档案管理的工作机制。要依托现代信息技术手段，实现文件形成部门预归档与档案部门集中管理之间的无缝对接。此外，要强化系统对高校电子文件归档与电子档案管理的支撑作用。要充分发挥学校信息化的整体优势，加强档案信息系统与学校其他业务系统的集成，实现部门归档系统与学校档案管理系统的互联互通、信息共享，从而打破电子档案管理过程中的“信息孤岛”现象。

　　2.2   深化高校档案数字化建设

　　新《档案法》提出，国家鼓励和支持档案数字化建设，为高校档案数字化工作指明了方向。在修订高校档案工作办法时，应当遵循新《档案法》精神，进一步深化高校档案数字化工作，加快档案数字化进程，提升档案信息化管理和服务水平。高校可以从档案数字化规划、数字档案开发利用、数字档案安全保障三方面着手。在档案数字化规划方面，要明确档案数字化的目标、任务、进度和措施，统筹兼顾，分步实施，有计划、有重点地推进档案数字化工作。在数字档案开发利用方面，要建设功能完善、特色鲜明的数字档案管理和利用平台，实现数字档案的集中存储、统一管理和便捷利用[4]。同时，要开发数字档案的增值服务和特色产品，如档案专题数据库、档案知识发现系统等，充分挖掘数字档案的信息价值和社会效益。在数字档案安全保障方面，要完善数字档案的身份认证与访问控制机制，防范数字档案的非法访问和篡改。此外，要采用先进的数据加密和水印技术，保护数字档案的知识产权，确保档案信息安全。

　　2.3   构建高校数字档案馆体系

　　新《档案法》鼓励和支持档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化，这为构建高校数字档案馆体系提供了政策支持。在修订高校档案工作办法时，应当紧密结合新《档案法》的具体要求，系统规划和设计高校数字档案馆建设方案，完善数字档案馆的功能定位、管理机制和服务模式，全面提升高校档案信息化管理和服务的整体水平。在构建高校数字档案馆体系的过程中，应立足高校档案工作实际，科学合理地确定数字档案馆的建设目标和发展路径。要统筹兼顾高校的信息化基础、档案资源特色、用户服务需求等因素，合理定位数字档案馆的功能和角色。既可以探索建设集中统一的校级数字档案馆，也可以发展特色鲜明的院系专题数字档案馆，以形成分工协作、优势互补的数字档案馆体系。高校应不断完善数字档案馆的管理运行机制。具体而言，要建立健全数字档案馆的各项管理制度和工作规范，明确岗位职责、业务流程、绩效考核等内容。同时，要建立数字档案资源的共建共享机制，促进校内外档案资源的有效整合与协同利用。此外，还要积极探索数字档案馆的可持续发展模式，拓展服务创收渠道，努力提升数字档案馆的社会效益和经济效益。

　　3  新《档案法》实施背景下高校档案工作办法修订中的人才培养

　　3.1   强化高校档案工作人员教育培训

　　新《档案法》明确规定：“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。”在高校档案工作办法修订中，应当根据新《档案法》的要求，进一步强化对高校档案工作人员的教育培训力度，以提升档案队伍的专业素质和业务能力，为高校档案事业发展提供人才保障。

　　高校应建立健全档案工作人员教育培训制度，将教育培训作为档案队伍建设的关键环节。要制定系统的培训规划和年度计划，明确培训的目标、内容、方式和考核机制。要采取多样化的培训形式，如专题讲座、业务培训、学术交流、在岗学习等，以满足档案工作人员多元化的学习需求。在培训内容上，既要注重档案业务知识和技能的培训，也要加强档案信息化、数字化等新技术新方法的学习与应用。在教育培训过程中，高校应注重理论与实践相结合、培训与研究相促进。此外，要加强与档案学专业院校的合作，邀请档案领域的专家学者开展理论培训和学术指导。同时，要鼓励档案工作人员积极参与档案业务研究和课题攻关，以提升其理论研究能力和创新意识。高校应搭建档案工作实践平台，通过业务轮岗、挂职锻炼、项目实践等方式，为档案工作人员提供实践机会，切实提升其实践能力和业务水平。

　　3.2   推动高校档案学专业与课程建设

　　为档案事业发展输送专业人才，是高校的重要职责之一。高校在档案工作办法的修订时，应当秉承新《档案法》的精神，积极推动档案学专业与课程建设，优化档案学人才培养模式，着力提升档案学专业人才的培养质量。

　　高校应科学规划档案学专业的建设，合理设定专业培养目标和人才培养定位。要根据档案事业的发展需求和自身的办学特色，明确档案学专业的知识体系、能力结构和人才规格要求。要深化档案学专业课程改革，优化课程体系设置，构建涵盖档案学理论、档案业务实践、档案信息技术等内容的复合型课程体系。同时，要加强档案学专业核心课程的建设，开发出特色鲜明、内容优秀、形式多样的精品课程。

　　在专业建设中，高校应注重发挥行业企业和实践部门的作用。要加强与各级各类档案馆、档案部门的合作，共同制定人才培养方案，并开发契合行业发展需求的实践教学课程。此外，应聘请档案领域专家和档案管理工作者担任兼职教师，以指导教学实践和毕业论文的撰写工作。同时，要建立健全档案实习实践基地，为学生提供职业体验和实践锻炼的机会，从而提升学生的实践能力和就业竞争力。

　　3.3   深化高校档案科学研究与技术创新

　　新《档案法》提出：“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。”在高校档案工作办法修订中，应当顺应新《档案法》的要求，深化档案领域研究，拓展档案学的学科内涵与外延，推动档案学领域的创新发展。

　　探索档案学与其他学科的交叉融合，是深化高校档案科学研究和技术创新的重要路径之一。高校应积极推动档案学与历史学、文献学等人文社会学科的融合，加强档案的系统整理和价值挖掘工作，为历史研究和文化传承提供材料支撑和文献线索。同时，高校还应推动档案学与计算机科学、大数据分析等理工类学科的融合，充分发挥大数据、人工智能、区块链等现代信息技术在档案系统智能化、档案服务便利化、档案整理数字化等方面的效能。此外，还应密切关注数字人文领域的最新研究成果。数字人文是一门人文学科和计算机学科交叉的学科，致力于以数据驱动人文学科的研究与发展。数字人文的最新研究成果，如档案数据关联分析、档案知识挖掘和发现等，能够有效促进高校档案科技的进步[5]。

　　参考文献

　　[1] 陆璐,张卫东.高等学校档案工作责任制构建方法与策略研究[J].山西档案,2024(1):47-53.

　　[2] 李家和,郑慧.档案的数智化开发利用:现实背景、主要问题和优化对策[J].山西档案,2024(8):37-42.

　　[3] 赵跃,杨鑫.新修订《档案法》档案安全内容解读[J].山西档案,2021(6):83-89.

　　[4] 薛晓萌.新《档案法》背景下高校综合档案服务创新[J].山西档案,2022(2):138-143.

　　[5] 梁文超.数字人文视域下湘鄂赣红色档案在线知识服务创新路径研究[J].档案学研究,2023(6):85-92.

　　【 作者简介】夏林华（1976—），男，汉族，湖南郴州人，汉族，深圳职业技术大学经济学院副教授，博士，研究方向：政府法治建设。