电力企业声像档案管理创新探索

　　文/但信子  宋若鹏  陈洁  王乐迪

　　声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。国网安徽省电力有限公司（以下简称“国网安徽电力”）高度重视声像档案管理工作，开展了声像档案管理创新探索实践，取得了显著成效。

　　现状分析

　　国网安徽电力是国家电网有限公司的全资子公司，以建设和运营电网为核心业务，现辖16个市级公司、71个县级公司和16家直属单位，管理各类员工6.5万人，服务电力客户3568万户，是安徽省能源领域的骨干企业。在服务安徽省经济社会发展和加快安徽电力工业发展过程中，国网安徽电力保存了大量的档案资料，涵盖文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案等多种档案类型，现存各类案卷139万卷、文件约1260万件，电子档案约30TB。国网安徽电力在推进企业高质量发展过程中，产生了大量的照片、音视频等，由于声像档案自身的特殊性，管理过程中存在较多难题。具体如下：

　　1.历史声像档案保管难

　　传统的声像档案载体主要以感光材料和磁性材料为主，这种特殊的载体对存储环境的温湿度、外界磁场等要求较高，需要配置防磁柜等专门的保管设备，成本较高；随着保管时间越来越长，声像档案载体会出现退磁、脱粉的现象，从而导致部分信息内容丢失，需要档案人员定期对档案内容进行检查，并对损坏的档案进行修复，耗费了大量人力、物力资源。需要探索一种满足声像档案长期可用的存储方式，为后期开展声像档案的利用奠定基础。

　　2.新增声像档案收集难

　　国网安徽电力注重对转型发展过程中的重大事件和重要成果的宣传和记录，形成了大量关于企业荣誉成就、重要活动、典型人物事迹等具有企业特色和保存价值的图片、视频，并通过微博、微信公众号等新媒体平台进行传播，是企业发展的真实见证和重要记录，需要归档保存。但由于该部分文件保存在党委宣传部，尚未打通和数字档案馆系统的在线归档通道，主要以手工收集的方式进行归档，容易造成相关档案遗漏，收集效率较低。

　　3.声像档案开发利用难

　　相对于传统档案类型，声像档案的利用不仅过程繁琐，而且利用方式不够便捷。由于声像档案载体的特殊性，用户无法直接利用，需要依靠专业的设备进行读取利用，档案利用要求较高；且该部分档案内容不直观，用户无法快速提取所需内容，只能依靠人工听录音、看视频等方式逐帧进行内容提取，利用不便。

　　工作思路

　　针对以上情况，为确保声像档案得到有效保护与利用，国网安徽电力立足于公司实际需要，明确了“统一标准加强保障、细化管理提升措施、探索创新技术应用”的管理思路，为所属单位声像档案管理提供指导与方向，推进声像档案管理模式转变。具体如下：

　　1.统一标准加强保障

　　为了加强声像档案管理，国网安徽电力办公室应统筹协调，加强顶层设计，结合各业务部门声像档案利用需求，明确职责分工，制定声像档案管理办法。同时，合理分配所属各单位声像档案管理所需费用，推动声像档案管理水平提升。

　　2.细化管理提升措施

　　按照“存量数字化、增量电子化”的原则，确保声像档案安全保存和长期可用。针对存量声像档案，按照载体形式、重要程度分批开展数字化工作，确保存量历史声像档案完成数字化；针对增量声像档案，对相关业务部门进行调研，围绕归档范围、保存格式、归档方式等，制定声像档案在线归档方案。

　　3.探索创新技术应用

　　为提升声像档案智能化管理和利用水平，国网安徽电力应利用信息化技术手段，完善声像档案在线收集、智慧管理等功能，实现声像档案智能管理；同时，结合用户利用需求，研究大数据分析、人工智能等相关技术在利用中的应用场景，并对相关功能进行技术验证，为实现声像档案智能化利用奠定基础。

　　主要做法

　　基于以上工作思路，国网安徽电力通过加强声像档案工作保障、开展声像档案数字化工作、贯通在线归档通道、探索新技术创新利用等措施，进一步提高了国网安徽电力声像档案管理水平。具体如下：

　　1.加强声像档案工作保障

　　一是加强工作组织保障。国网安徽电力加强顶层设计，成立了由办公室牵头，相关业务部门、各单位档案部门配合的声像档案管理专项提升工作组，为声像档案管理工作提供组织保障。二是强化档案工作制度保障。通过参考相关标准规范，结合企业工作实际，制定声像档案归档范围、管理办法及数字化标准等相关制度规范，指导所属单位开展声像档案管理，提高声像档案工作标准化管理水平。三是提供专项经费保障。国网安徽电力加大资金投入，设立公司声像档案管理专项资金，为声像档案的数字化建设、系统开发和技术研究提供坚实的资金保障。

　　2.开展声像档案数字化工作

　　声像档案数字化采集是将唱片、录音带、录像带中的模拟信号转化为计算机可识别的数字音视频信号并著录存储的过程。为了保证声像档案能够得到长期保存和利用，国网安徽电力对现存历史声像档案进行盘点梳理，针对照片、录音、录像等不同档案类型，结合重要程度，开展了档案数字化资源建设工作。一是完成照片档案数字化。对照片分批次进行扫描翻拍，并注明照片的拍摄地点、人物、时间、事由等要素，上传至数字档案馆系统存储；对于一些因年代久远而磨损的图片，对其扫描后利用Adobe Photoshop等软件来修复，使其恢复到最佳效果。二是完成音视频档案数字化工作。国网安徽电力结合《国家电网有限公司录音录像档案数字化技术规范》，组织所属单位开展声像档案数字化工作，将传统的录音录像带、光盘等载体变成可长期保存利用的流媒体形式。据初步统计，截至2022年年底，所属各单位共完成照片5万余张，各类录音录像带、光盘3万余盘的数字化工作，积累了丰富的数字档案资源。

　　3.贯通在线归档通道

　　一是贯通数据归档通道。国网安徽电力组织相关部门，对党委宣传部的综合管理系统—融媒体中心和数字档案馆系统的技术路线、部署情况等进行深入研究，制定系统集成方案，打通综合管理系统—融媒体中心与数字档案馆系统的在线归档通道，按照照片、视频等的管理流程节点，自动打包封装相关归档文件信息，进行在线移交，实现了声像档案的在线归档。二是完成归档数据“四性”检测。根据《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子档案检测一般要求》，制定声像档案“四性”检测方案，通过数字档案馆系统的“四性”检测管理功能，对归档材料的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，确保归档数据的齐全完整。三是开展声像档案智能整理。利用大数据分析、人工智能等技术，通过对历史声像档案的元数据分析，在数字档案馆系统中建立声像档案分类、鉴定、著录、编目规则库，接收归档数据包后，辅助档案人员完成档案分类、保管期限鉴定、元数据填充和编目组卷，简化整理流程，提高整理效率。

　　4.探索新技术创新利用

　　为创新国网安徽电力声像档案利用模式，国网安徽电力通过研究人脸识别、语音识别、图像处理等技术应用，探索声像档案利用场景与实现途径，推动声像档案智能利用。一是分析声像档案智能利用场景，对数字档案馆系统中已归档的声像档案进行梳理分析，研究利用人脸识别、语音识别等技术进行计算分析、特征抓取，通过上传个人照片、输入关键字等，检索出相关的照片、音视频档案，并对高频利用词汇进行自动标注，实现声像档案基于内容的智能定位，从而提高档案检索效率。二是对关键技术进行验证。结合上述利用场景，国网安徽电力组织相关单位，通过设立科技项目、专项课题等方式，利用已有声像档案，对语音识别、人脸识别等技术进行关键技术验证，开展技术攻关。后续，将相应技术验证成果应用到数字档案馆系统中，推动声像档案的在线利用。

　　作者单位：国网安徽省电力有限公司

　　责任编辑：巩慧