浅谈档案管理中的电子档案管理

　　作者：邹吉鹤

　　摘要：目前，电子档案已成为档案的重要组成部分。随着电子档案数量的不断增加，有效改善电子档案管理要求充分整合电子档案的特点和优势，制定更加合理的电子档案管理措施。将档案管理发展为电子档案管理，避免了传统档案管理的弊端，促进了档案管理的稳定发展。通过发展和深化计算机技术和电子信息技术的应用，电子文档逐渐融入我们的工作和生活。纸质和纸质文件等物理材料正以与这一趋势相对应的速度被电子文件等电子文件所取代。在新时代，在高度先进的电子信息技术的影响下，文件管理发生了重大变化。传统纸质文件管理正朝着基于信息的电子文件管理方向发展，这不仅大大提高了文件管理的效率和质量，而且提高了传统文件管理中保护纸质文件的难度。然而，由于我国电子档案管理尚处于起步阶段，电子档案管理中存在一些实际问题，损害了电子档案的管理。

　　关键词：档案管理；电子档案；促进

　　档案管理非常重要，它存储了有关单位运营和发展的重要信息和数据。你必须做好文件管理。与传统文档管理中的纸质文档管理相比，电子文档管理是文档管理现代化的重要体现，电子文档管理的效率更高。

　　电子文档管理是计算机和数字信息技术的核心，如果需要，电子文档管理可以快速恢复必要的文档，这大大提高了文档管理的效率。现在是信息时代，计算机技术已经深入到人们的生活和工作中。为了跟上时代的变化，我们应该积极将计算机技术应用于档案管理，创建电子档案，这将改变以往纸质档案的管理方式，显著提高档案管理效率和档案利用率。在信息技术系统高度发展的背景下，行业发展的很大一部分在新时代发生了重大变化，档案的管理方式已经从传统的纸质档案转变为电子档案管理。

　　1  管理电子档案的重要性

　　1.1  显著提高档案管理效率

　　电子档案管理的实施可以显著提高档案管理的效率，也可以有效地减少人力管理中的一些错误。电子档案管理的出现和实施，导致档案管理人员过多，档案的分类和整合无法有效完成。此外，不需要放置用于管理电子文件的文件来存储管理空间，并且电子形式允许永久存储。

　　1.2  加强了档案的利用效率

　　在将文档输入电子文件系统时，有非常严格的格式规则，根据这些规则，文档管理员必须根据电子文件系统的格式规则合理、严格地输入文档。更重要的是，电子文件管理可以有效避免传统文件管理过程中烦人的文件管理问题，提高文件提取和归档的效率。这有效地避免了与纸质文件格式不均匀和信息质量差相关的问题，并显著提高了文件的使用效率。

　　1.3  电子档案准确性强

　　目前，电子档案通常以加密的形式进行保护，这在很大程度上解决了档案的安全问题，并确保在传输和使用电子档案时原始数据和数据内容不会被更改。电子档案的准确性和安全性相对较强。电子档案可用于加密数据。加密后的电子档案可以有效防止篡改，大大提高了档案的安全性。与纸质档案相比，如果没有有效的保护措施，电子档案很容易被恶意破坏。

　　2  电子档案管理中存在的问题

　　2.1  规章制度不足

　　在电子文件管理过程中，复制文件是一种重要的工作形式。时间和地点的分散会影响文件资源的开发和使用。电子档案的管理水平相对较低，主要原因是缺乏可靠的规章制度，对其工作缺乏标准和有效的指导，这在行政工作中造成了许多空白，直接降低了电子档案的管理水平。电子档案管理涉及大量工作，对人员要求高。在这些琐碎的细节中，如果处理不当或管理不当，则会增加文件管理的不足。在这种情况下，有关行政部门必须因地制宜地制定有效的健全管理计划，并根据用户的委托统一制定和管理，利用信息技术复制和复制档案资料。对于未向公众发布的出版物，应通过复制回收和再利用。案的真正效率。准确且不均匀的元数据值对于将来的使用将没有用处。没有严格权限的系统用户面临着泄露电子文档信息的潜在风险。造成这种现象的原因是，最初没有完善的管理标准，并且由于缺乏效率和运营能力而难以实施。

　　2.2  工作人员的综合能力较低

　　电子档案管理改变了过去的工作方式，增加了对工作人员的要求。在当前电子档案管理的情况下，员工的整体技能较低，无法成功完成工作。在电子档案管理的现阶段，一些管理人员受到传统档案管理方式的影响，档案管理信息化和计算机设备性能不足，这使得在现阶段难以充分利用电子档案管理的效率和质量，并对档案管理的现代化产生了负面影响。此外，没有专门用于管理电子档案的工作空间，这往往与其他部门的工作相混淆，这严重影响了电子档案中信息的安全。部分员工具备档案管理知识，但缺乏计算机应用技术，无法熟练管理计算机；一些员工虽然具备计算机技能，但缺乏档案管理知识，在日常工作中不可避免地出现一些错误，导致档案管理不能快速高效地完成，直接降低了电子档案管理的效率，影响了档案管理的现代化发展。虽然电子档案的管理给我们的档案管理带来了很多便利，但网络安全问题也引起了我们的关注。根据实际分析，第一个原因是软硬件设备相对陈旧，设备未及时更新，日常维护任务不到位，在立法上留下空白，极易受到黑客和病毒的攻击，导致文件丢失或数据更改。二是档案管理人员对档案安全重视不够，对档案安全的价值认识不足。

　　2.3  现代化电子档案管理设备

　　电子档案管理需要先进的设备，而设备的运行速度决定了设备的运行效率，由此可见设备在电子档案管理中非常重要。过时的电子设备在文件管理过程中容易崩溃，导致文件数据丢失，对文件管理的发展产生了严重的不利影响。目前，电子档案管理中存在许多设备问题，如设备陈旧，日常工作速度慢，经常因一些错误而停止工作，导致档案信息丢失；设备和软件相对滞后，功能不完善，无法顺利完成各自的管理工作。完整性表示归档范围内的文档未归档，电子文档没有组件，元数据不可用，效率表示数据格式不符合要求，或电子文档损坏且无法正常打开等。归档质量问题的主要原因是业务系统没有控制电子文档的前端，因此业务系统中的大量电子文档失控。最终导致数据质量低下的情况是进入电子文档管理系统。然而，公共当局没有及时更新设备，仍在使用落后的设备，导致电子档案管理质量下降，电子档案得到进一步发展。真实性是指电子文档的不准确版本，与相应纸质文档的内容不一致。

　　2.4  电子信息档案管理中还面临管理制度相对滞后

　　由于电子信息档案管理体系相对落后，行政义务不明确，导致行政混乱和数据丢失，部分电子信息档案行政人员缺乏信息安全和信息技术知识，无法完全满足和适应当前电子档案管理的需要。有关部门有必要尽快建立一个完整的行政机制，以协调电子档案的管理。电子档案的整合不仅减轻了档案管理的压力，而且提高了服务质量，扩大了服务范围，对规范档案管理起到了非常重要的作用。近年来，档案管理信息和电子档案的广泛整合已完全融入人力资源管理和社会保险办公室。在过去的传统管理中，行政部门缺乏电子文件管理系统，对文件管理没有充分的了解和投入，更不用说共同的科学标准了。因此，在电子档案管理中仍然存在许多尚未解决的问题。在电子档案管理过程中，管理系统是非常重要的。

　　3  电子档案管理工作的优化建议

　　3.1  完善电子档案管理机制

　　要真正提高电子档案的管理水平，只有建立完善的管理机制，明确工作人员的职责，制定相关的规章制度和要求，才能圆满完成相应的管理工作。首先，完善电子档案管理机制，加强各部门之间的合作，建立综合管理体系，发现薄弱环节或差距时及时调整和纠正。此外，管理员应简化行政流程，减少工作负担和烦扰，这可以有效提高电子档案管理的效率，促进电子档案管理的更好发展。其次，管理者应根据实际情况建立完善的电子档案管理机制，并将其落实到实际工作中，员工应积极遵循这一机制，使档案管理更加规范合理。高校要全面提高电子档案水平，就必须加强档案宏观管理水平。首先，各机构应密切关注档案管理及其关键问题，明确档案管理的重要性和必要性，确保各类档案管理工作的顺利开展。其次，社会服务应充分履行其核心任务：最好为全国公共机构的档案信息化管理制定具体的政策指南，以确保所有公共机构都能高度重视电子档案管理，提高电子档案管理的效率。为了规范这一发展，我们需要建立一种科学的档案分类工作方法，以提高档案管理的连续性。

　　3.2  做好文件收集整理工作

　　在电子档案管理中，档案的收集和组织是非常重要的，它与最终工作的质量密切相关。员工必须认真做好工作的每一个细节，以提高档案的收集和整理质量，确保档案的价值。此外，电子档案管理要求收集和整理工作顺利进行，建立适当的管理制度，彻底规范有关工作，保持档案的完整性和真实性，并充分发挥其价值。建设大数据平台是现代电子档案管理的重要特征，是电子档案管理功能全面发挥的保证。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台,将档案数据信息存储在云端，实现档案数据的长期保存。同时,它还可以通过大数据平台显示和比较数据文件,为实施行业决策提供数据分析保障,促进文件管理的现代化。

　　3.3  加强硬件建设

　　提高计算机操作的稳定性，防止因性能不佳而丢失大量数据和信息。同时，高性能的硬件设施可以满足许多档案的存储，方便未来的访问，这将有助于提高电子档案的管理水平。硬件资源在电子档案管理中的作用不容忽视。我们应该充分利用各种设备和工具，有效地处理档案中的所有信息，确保档案的完整性和真实性。因此，在电子档案管理中，我们应该高度重视设备和工具，加强对各自硬件和软件的管理和维护，并对其进行更新，使硬件和软件设备的性能更高，以便我们能够充分发挥其在工作中的作用。现代电子设备及其硬件设施是电子档案管理中的重要行政工具，电子设备及其硬件系统的质量决定了电子档案管理的整体质量。因此，在开展电子档案管理工作时，有必要对电子设备进行升级，以确保电子设备及其硬件系统满足电子档案管理的需要，确保软件系统的稳定运行，并避免因加载软件系统的问题而导致档案数据丢失，影响电子档案管理的质量。应将电子文件存储设备分配给专用机器，以进一步提高电子文件的安全性。如果记录电子文件的计算机用于其他目的，它将不可避免地包含用于其他任务的媒体信息，增加病毒感染的可能性，并对电子文件的安全构成潜在威胁。最终，随着时间的推移，计算机上会产生大量无用的文档信息，这通常会导致文档的误用或删除。档案管理人员必须及时登记档案信息的变更，以便进一步调查。

　　3.4  提高档案管理人员综合能力

　　公共部门机构的档案管理具有复杂性和滋扰性的特点，这要求参与档案管理的相关人员具有良好的专业素质和行政技能，并对档案的日常管理进行规划和合理使用，以确保公共部门机构的档案管理充分有效。通过推广和实施电子档案管理，可以在档案分类和集成工作流中实现档案管理，而无需太多人力支持。然而，档案不需要存储在特殊的档案管理空间中，只能以电子形式长期存储。然而，在现实中，传统的档案管理方式主要是纸质文件管理。在将纸面文档转换为计算机数据时，这不仅使员工的工作量复杂化，而且还使手动管理错误复杂化。仅从这一点来看，不难看出，公共部门实施电子文件管理不仅提高了各地文件管理的效率，而且还减少了手动管理中的错误问题。在此背景下，各机构应加强对电子档案的实施管理。

　　4  结论

　　在新时期，电子档案是档案管理的必然趋势，应大力推进电子档案管理，以促进其发展。因此，档案管理的成功运作是档案管理的关键。做好电子档案管理工作，最大限度地发挥电子档案管理的效益，提高信息时代电子档案管理效率。随着数字信息技术的飞速发展，电子档案管理已成为档案管理不可或缺的手段。要在电子档案管理过程中实施培训机制，增强管理者的整体能力，确保电子档案管理的有效发展，促进档案管理的发展。

　　参考文献

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　　[3]张新,王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案,2021(5):72-73.

　　作者简介：邹吉鹤，辉南县城乡基层治理服务中心，吉林  通化  135100