深化档案共享利用 提升为民服务效能——沈阳市民生档案跨馆利用取得阶段性成果

　　文/沈阳市档案局

　　习近平同志指出，档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化。沈阳市档案部门坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示批示精神，把档案信息化、数字化融入“数字沈阳”“一网通办”建设中，一体谋划部署、一同推进落实，加快推进档案信息资源共享服务平台建设。目前，全市已建成并开通民生档案信息资源跨馆出证系统，率先实现婚姻档案信息跨馆查询、跨馆出证，真正让“档案多跑路、百姓少跑腿”，受到社会公众的充分认可和好评。

　　档案资源共享利用的实践背景

　　党的二十大报告提出并深入阐述中国式现代化理论，擘画出全面建成社会主义现代化强国的宏伟蓝图。这就迫切要求档案工作紧紧跟上党和国家的事业发展步伐，全面融入中国式现代化的历史进程，以档案工作自身现代化服务推进中国式现代化，而全面提高档案信息资源共享利用水平则是其中的应有之义。

　　一是国家有要求。推进档案信息资源共享服务平台建设、加快档案数字资源的共享利用是党和国家对档案事业发展的基本要求，亦是建设网络强国、数字中国、智慧社会，全面实施国家大数据发展战略的必然要求。《关于加强和改革新形势下档案工作的意见》提出积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用。新修订的档案法明确要求“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出将档案查询利用服务融入区域“一网通办”服务体系，促进档案公共服务均等化、便捷化。国家各级档案主管部门高度重视，要求采取有效手段促进档案信息资源共享利用。

　　二是群众有需求。随着数字化、网络化、智能化的快速发展，人民群众对档案利用工作提出新需求、新期待。其中，民生档案作为相关职能部门的原始工作记录，对做好民生工作、解决民生问题、服务人民生活具有重要的参考价值和凭证作用。人民群众希望加大档案开放力度、提升档案共享利用服务水平，通过互联网、大数据、区块链等技术，足不出户就能实现档案利用，真正体验便民、惠民、高效、快捷的档案利用服务。这就要求各级档案部门从人民群众现实需求出发，进一步拓展档案利用服务领域，创新利用服务手段，使档案共享利用服务惠及更多人民群众，不断增强群众在档案领域的获得感和满意度。

　　三是沈阳有追求。沈阳市档案部门始终坚持档案工作的人民立场，致力于推动民生档案资源共享利用的创新发展。为解决线下跨馆利用存在的馆际间档案管理系统不兼容、馆藏档案门类及著录内容不一致、信息更新不同步等问题，市档案部门不断研究探索线上共享利用，开展“区块链技术在民生档案跨馆利用中的应用研究与实践”项目，并荣获国家档案局优秀科技成果三等奖和辽宁省档案优秀科技成果一等奖。该项目利用区块链技术，突破馆际和地域限制，实现档案信息资源线上互通共享。以此理论研究为依托，根据群众对婚姻档案利用的巨大需求和婚姻档案管理的良好基础，将婚姻档案信息作为首批共享利用资源，开通了民生档案信息资源跨馆出证系统。

　　民生档案信息跨馆出证成效凸显

　　目前，沈阳市民生档案信息资源跨馆出证系统运行良好，系统平台整合全市首批13个区、县（市）综合档案馆馆藏176万余条婚姻档案信息，提供精准查询服务，实现了异地查档、跨馆出证，民生档案信息跨馆利用取得明显成效。

　　1.平台设计科学

　　该系统平台坚持先进性与实效性相统一，利用区块链的分布式数据存储、非对称加密、共识机制、智能合约等技术，较好地解决了传统档案跨馆利用模式中存在的档案信息资源整合困难、档案证明无法验证真伪等问题。全市各级综合档案馆组成民生档案跨馆出证联盟，共同构建民生档案目录标准体系。各档案馆作为区块链节点，共同构建民生档案跨馆服务区块链网络，按照目录标准体系要求准备本单位的民生档案目录数据，并上传到区块链上。市民可以到任意一家档案馆查询上链共享的档案。档案馆馆藏的民生档案，只要按照目录标准体系要求做好目录数据和全文数字化工作，都可以实现上链共享利用。

　　2.实际操作便捷

　　在查档过程中，查档人员持本人身份证等合法证明就近到档案馆提出查档申请，受理申请的档案馆将查档人员姓名、证件、查档内容等信息录入系统，通过综合检索和详细信息比对，确认目标档案信息后，将申请提交至目标档案所属档案馆进行调档。目标档案所属档案馆需及时受理，查看目标档案数字化副本是否在馆、是否为数字化加工后的版式文件，以及可否上传。查阅无误后，上传目标档案信息并自动加盖含有所属档案馆名称、档号和出证日期的动态签章，发送给受理申请档案馆，由其加盖证明材料专用章并打印出证。仅需一张身份证，市民即可就近查询本人在全市任意一家综合档案馆保管的婚姻档案信息，并取得相关证明，节省了时间和出行成本，提高了群众的获得感和满意度。

　　3.确保信息安全

　　为保障跨馆出证过程中档案信息安全，上传至系统平台共享的档案信息全部为档案目录，档案数字化副本保存在所属档案馆专题数据库，跨馆利用时实行目标档案数字化副本点对点传输，尽可能降低档案信息泄漏风险。目标档案数字化副本在所属档案馆上传、受理申请档案馆获取并加盖电子签章等过程中，均通过区块链获取信息进行自动比对，确认文件未被篡改后方可进入下一个流程。打印出证功能设定为一次性打印，受理申请的档案馆如因特殊需要申请再次打印时，需向所属档案馆核实信息并“擦除”上次打印记录，才能再次进行打印。通过上述功能设定，系统平台能够最大限度降低安全风险，既能保障档案信息安全，又能更好地满足社会公众的档案跨馆利用需求。

　　持续推动民生档案共享利用拓展升级

　　沈阳市民生档案跨馆出证系统为全市馆际档案资源共享搭建了服务平台，为社会公众就近查档提供了便捷通道。下一步，沈阳市档案部门将在总结经验的基础上，着力在共享利用范围、方式、安全、宣传等方面持续发力，推动档案共享利用工作取得新的更大成效，推进档案服务更大程度惠及群众。

　　1.扩大共享利用范围

　　结合馆藏实际，以及社会公众对各类档案的实际利用需求，市各档案馆将更多涉及群众利益的民生档案纳入共享范围。按照先易后难的顺序，重点考虑将招工、就业、表彰、复转安置等方面的民生档案分步纳入共享利用范围。同时，加大各综合档案馆民生档案接收及数字化力度，为共享利用提供更多优质资源保障。对于没有列入进馆范围或者实行动态管理的户籍、学籍、病历、社保、医保、房产等民生档案，正研究探索共享利用的创新思路和途径。

　　2.拓展共享利用方式

　　充分借鉴外地先进经验，采取线上线下相结合的方式，提供更多可供社会公众共享利用的路径。加强与沈阳现代化都市圈内其他城市档案馆间的联动，推动民生档案共享，进一步拓展“异地查档、跨馆出证”工作。推动分步接入全省乃至全国档案查询利用服务平台，通过共享平台，目标档案馆可以采取电子邮件、快递等方式发送查档群众所需档案信息，提供档案查询利用的跨区域、跨层级服务，实现“一网通办”“一次办结”，让老百姓足不出户就实现档案查询利用。

　　3.加强共享利用宣传

　　加大平台推广力度，通过公共媒体向社会宣传系统平台的新优势、新特点，提高社会知名度，引导社会公众转变传统档案查询利用方式，有查档需要时首先选择就近在线查档。建立意见反馈机制，畅通意见反馈渠道，充分收集社会公众查档和各档案馆平台应用中的意见建议，进一步完善系统功能，提升平台共享利用效能。强化档案馆工作人员业务培训，优化档案信息资源管理和服务流程，持续提高服务能力和水平，履行好档案部门“为民服务”的神圣职责。

　　4.强化共享安全保障

　　牢固树立档案信息安全意识，坚持底线思维、增强忧患意识，严格把住档案信息安全关口。建立完善档案信息共享利用相关管理制度，规范和优化档案开放审核工作程序和审批手续，做好共享档案信息的前置审核，坚决杜绝涉密档案参与共享。加强共享平台的安全管理，建立严谨规范的安全体系，定期对平台进行维护和升级，不断提升共享平台的安全性和可靠性。完善安全事件应对机制和预案，以大系统思维应对小概率事件，确保档案信息数据安全。

　　潮起宜踏浪，风正好扬帆。新时代新征程，沈阳市档案部门将认真贯彻落实全国档案局长馆长会议精神，加快推进“十四五”档案事业发展规划各项重点任务，推动民生档案共享利用工作拓展升级，提升档案信息共享服务能力，不断满足群众日益增长的档案信息资源利用需求，为深入实施全面振兴新突破三年行动，扎实开展“振兴新突破、我要当先锋”专项行动，为推动沈阳在新时代东北振兴、辽宁振兴中挑大梁担大任、当先锋作表率贡献档案力量。

　　责任编辑：王玥