高校心理健康档案的建立机制与管理方法

　　作者：刘莹

　　摘要：国家高度重视高校心理健康教育工作，高校亟须完善心理健康档案管理，夯实心理健康教育的数据基础。以提升高校心理健康档案管理水平为目的，在系统梳理国内外相关研究现状的基础上，重点探讨了心理健康档案建设的顶层设计机制、具体实务管理方法以及智能化发展策略。旨在为新时代高校心理健康教育高质量发展提供坚实的档案治理基础，对于创新高校心理健康工作机制、提升教育服务效能具有多重价值，也为相关领域的理论完善和实践探索提供了新的视角。

　　关键词：高校心理健康；档案管理；建立机制；顶层设计；高校心理教育

　　目前，学术界对高校心理健康教育开展了广泛深入的研究。有学者基于积极心理学和生态系统理论，构建了整体分层的心理健康教育机制，为高校构建多层次、多维度的心理健康教育体系提供了理论指导[1]。也有学者探索利用短视频等新媒体手段开展心理健康教育，借助信息化手段推动服务创新[2]。然而，现有研究较少关注高校心理健康教育过程中的档案工作，对如何发挥档案在心理健康教育中的基础性作用缺乏系统探讨。事实上，科学完备的心理健康档案是开展个性化心理健康教育服务的重要基础。通过全面、动态地记录大学生的心理健康状况，能够及时发现其心理问题并有针对性地提供心理健康教育方案，有助于提升心理健康教育的精准性与有效性。因此，当前迫切需要深入研究高校心理健康档案的科学建立机制与规范管理方法。

　　鉴于此，本研究拟在梳理国内外相关研究现状的基础上，充分归纳了档案管理和心理健康教育研究的最新理论成果，进而探索构建高校心理健康档案的顶层设计机制，并研究制定科学系统的心理健康档案管理实务方法，从而探讨大数据、人工智能等现代信息技术在心理健康档案智能化管理中的应用，力求形成一套操作性高、规范性强的高校心理健康档案建设路径，为推进新时代高校心理健康教育高质量发展提供档案支撑。

　　1  高校心理健康档案建立的顶层设计机制

　　1.1 明晰建设目标，坚持以人为本

　　高校心理健康档案建设的总体目标是构建一套科学完备、运行高效的档案管理体系，为大学生心理健康教育提供精准的信息支撑和数据服务。档案建设要坚持“以人为本”的基本原则，充分尊重学生个人隐私，保障档案信息安全，通过精细化档案管理为师生提供更加精准、高效、便捷的心理健康服务。同时，在档案体系建设过程中，要加强与学校心理健康教育中心等相关部门的协作联动，形成工作合力，确保心理健康档案的全面性、真实性和时效性。此外，要从服务大学生身心健康成长的育人高度，统筹规划心理健康档案事业稳步发展的路径。

　　1.2 完善管理制度，健全工作机制

　　高校心理健康档案事关学生的个人隐私，必须建立严密的管理制度，明确采集、整理、保管、利用等各环节的工作规范和保密要求。因此，心理健康档案管理的基本制度设计应涵盖档案收集范围与采集程序、档案材料整理与编目规则、档案保管环境与权限设定、档案查阅利用与信息公开等内容。档案部门要将心理健康档案管理纳入学校档案工作体系，建立起多学科交叉、多部门联动的协同工作机制，进而发挥心理学、教育学、计算机科学、管理学等相关学科的专业优势，统筹校内外资源，一体化推进心理健康档案的体系建设[3]。

　　1.3 规范标准体系，融合前沿技术

　　统一的心理健康档案管理标准是规范化管理的重要保障。首先，要对标国家档案管理标准，建立一套涵盖档案著录、数据格式、服务规范等内容的心理健康档案标准体系，实现管理流程的标准化、规范化。其次，要结合心理健康教育特点，参考教师发展档案、学生成长档案等方面的成熟案例，设计出符合实际需求的心理健康档案著录标准。再次，随着新一代信息技术的迅猛发展，大数据、云计算、人工智能等新技术为提升档案管理效能提供了新思路。心理健康档案建设要主动适应“互联网+”“AI+”等数智化趋势，加快数字化转型升级，将前沿技术融入顶层设计，用信息化手段驱动心理健康档案的管理创新。

　　1.4 优化配套方案，促进开放共享

　　如何保证心理健康档案的高效建设和充分利用是高校档案部门关注的重点。首先，构建出完善的配套实施方案是关键。档案部门要根据建设总体目标和具体要求，因地制宜地制定出分年度、分步骤的建设计划，并将其细化落实到档案管理的各个环节。其次，要统筹做好档案基础设施建设工作，推进档案数字化改造，配备必要的信息化设备等。再次，要深化开放意识，依法有序推进档案的公开共享。在严格保护隐私的前提下，可面向学校管理层、一线心理健康教师开放档案资源，鼓励学生在知情同意的基础上应用个人档案信息。总而言之，档案部门要在制度、人才、技术、服务等方面形成合力，才能够将心理健康档案打造成有温度、有力度、有深度的育人平台。

　　2  高校心理健康档案管理的具体方法

　　2.1 心理健康档案的分类与收集方法

　　高校心理健康档案材料范围涵盖学生个人基本信息、心理测评结果、心理咨询记录、危机干预过程等，要本着全面性与针对性相统一的原则予以明确界定。首先，对于档案材料的分类，可参考高校学生档案管理的规范做法，设置基本信息类、心理测量评估类、个体心理咨询类、团体辅导活动类等具体类别，便于档案的精细化管理。其次，在信息采集方面，除借助问卷调查等常规手段外，还应积极拓展档案形成渠道，将短视频互动、心理健康热线、网络问答平台等作为新的档案信息来源，增强心理健康档案内容的丰富性和时效性。同时，要加强与校内学工、团委、网信等部门的协同配合，实现档案信息采集渠道的一体化。

　　2.2 心理健康档案的科学整理与编目著录方法

　　科学整理心理健康档案材料能够有效提高该类档案的质量和利用效率。首先，档案部门在整理工作过程中要严格遵循“随时归档，及时整理”的原则，明晰前期接收、内容鉴别、分类组合、数字化转化等具体流程。其次，要从专业角度研判档案材料的可归档价值，剔除无关或虚假信息，并区分永久、定期、临时等不同保管期限类型，分类组合进行系统整理。再次，在档案著录方面，要遵循相关标准规范，设计涵盖责任者、标题项、文种、字数等项目的元数据方案，结合心理健康教育特点，增设诸如个案类型、测评结果、咨询时间、危机等级等特色著录项，满足档案精细化管理和高效利用的需求。在心理健康档案的编目方面也可借鉴图书馆学、档案学等学科的基础理论，从主题、年代、心理问题类型等不同维度开展编目工作，为档案资源的深度揭示提供支撑。

　　2.3 心理健康档案的安全保管与权限管理方法

　　心理健康档案事关学生个人隐私，对档案的存储保管和利用查阅应建立更为严格的管理制度。在实体档案保管方面，要设置专门的档案库房，配备必要的与防盗、防火、防潮、防光等相关的设施设备，并实行双人双锁管理制度，最大限度保障档案安全。在数字档案保管方面，则应利用以区块链为核心的密码技术、访问控制、数据加密等手段构建技术防护体系，严防信息泄露。同时，在档案查阅利用环节，要明确各类人员的权限等级和查阅范围，并建立审批备案制度。要严格规定档案开放的红线，根据查阅需求，履行必要的知情同意手续。此外，对于教职工的查阅申请，要从教学、科研、管理等视角严格评估其必要性，防止部分人员滥用档案查阅权[4]。

　　2.4 心理健康档案的开发利用与服务创新方法

　　在心理健康开发与利用方面，高校可依托心理健康档案资源，开展关于学生心理问题的大数据分析，揭示学生心理问题演变规律，为加强学生心理健康教育的顶层设计提供数据支撑。要充分利用档案资源服务于一线的心理咨询工作，为有需要的学生提供个性化、精准化的心理健康服务。同时，档案部门还可与校内心理咨询机构建立常态化合作，定期组织个案研讨活动，充分利用档案资源分析学生个案，为改进心理咨询实务提供支持。此外，还可利用人工智能、知识图谱等技术搭建智能化档案服务系统，实现学生档案大数据与心理健康知识库的深度融合，形成更加智能、精准的个性化档案服务新模式。

　　3  高校心理健康档案管理的智能化发展策略

　　3.1 提升心理健康档案管理效能

　　随着数字化时代的到来，大数据技术为心理健康档案管理变革带来了新的机遇。高校应积极顺应时代潮流，充分发挥大数据在档案采集、存储、分析、利用等环节的技术优势，全面提升档案管理的信息化、智能化水平。首先，可运用数据采集与融合技术，多渠道、全方位地收集学生的心理健康信息，突破传统档案形成方式的时空限制，构建海量、动态的档案数据资源库。其次，档案的存储和管理可借助分布式存储、云存储等技术，实现对心理健康档案的集中存储、统一管理和便捷调用。再次，大数据分析技术的引入将赋予档案资源新的价值，通过对海量档案数据的关联分析和挖掘，可洞察学生群体心理健康状况的整体态势，揭示学生心理问题演变的内在规律，为科学制定心理健康教育方案提供数据支撑[5]。同时，还可利用数据可视化技术直观呈现学生的心理健康档案，便于校内心理健康教育工作者及时掌握学生心理动态，开展有针对性的教育引导工作。

　　3.2 提高心理健康档案管理智能化水平

　　在心理健康档案智能化管理进程中，人工智能、区块链等新兴技术的运用将成为新的方法与手段。以人工智能技术为例，在档案材料的智能分类方面，可结合学生用户画像对深度学习模型进行预训练，实现快速准确地对档案内容进行主题标引、情感分析，从海量数据中甄别、提取关键信息等。在档案利用服务环节，还可嵌入智能问答、语音交互等应用，为师生提供更加便捷、人性化的档案查询服务。此外，区块链技术为解决档案安全和隐私保护难题带来了新思路，基于其去中心化、不可篡改等技术特点，可构建“区块链+心理健康档案”的创新管理模式。通过对敏感档案信息上链、对用户身份与访问权限进行统一管理，区块链技术将从数据源头强化档案全生命周期的安全防护，最大限度降低档案泄露、被盗用的风险。

　　3.3 构建心理健康档案的智能服务平台

　　衡量心理健康档案管理成效的重要标准，是能否最大化地发挥档案的使用价值。为此，高校应加快构建基于心理健康档案的智能服务平台，深度释放档案资源内涵。智能服务平台的建设应立足高校师生实际需求，聚焦个性化、精准化的档案服务供给。平台可充分运用数据分析、知识发现等先进技术，深度整合历年学生心理健康档案大数据，辅以教育部、卫健委权威发布的心理健康教育主题知识库，形成多层次、一站式的综合信息服务门户。例如，基于学生个人档案数据，自动生成个体的心理健康发展报告和持续改进的教育方案。

　　3.4 创新在线档案服务模式

　　“互联网+”时代对传统的高校心理健康档案工作提出了全新挑战，促使其加快服务理念和构建方式的创新变革。因此，档案工作者要主动拥抱互联网，用开放包容的心态打破服务边界，积极探索形式多样、接地气的在线档案服务模式。一方面，要主动对接新媒体平台，借助微信、微博、抖音等渠道将心理健康档案服务嵌入师生的网络生活圈，实现服务触点的泛在化。另一方面，还应发挥移动互联终端优势，探索基于APP的心理健康档案管理新模式。例如，学生可通过APP随时记录情绪状态，分享心理困扰问题，系统则通过大数据比对分析，自动关联个人档案，实时推送相关案例指导和干预建议。

　　参考文献

　　[1]刘海波.高校心理健康教育视角下学生心理档案的分类标准与管理策略研究[J].山西档案,2024(7):76-78.

　　[2]蔡娜娜.大学生心理健康档案的价值与应用研究[J].山西档案,2024(6):181-184.

　　[3]赵琼.大学生心理健康档案的资源体系构建与应用策略[J].山西档案,2024(2):176-178.

　　[4]张金娟.高校学生心理健康档案的建设与管理研究[J].山西档案,2019(3):119-120.

　　[5]李家和,郑慧.档案的数智化开发利用:现实背景、主要问题和优化对策[J].山西档案,2024(8):37-42.

　　【作者简介】刘莹（1981—），女，汉族，吉林长春人，长春师范大学工程学院讲师，硕士，研究方向：思想政治教育。