浅析档案管理中电子档案管理

　　作者：陈俊海

　　摘要：档案管理是企业日常运营的重要组成部分，包括档案和记录的收集、组织、识别、保存、统计和使用。近年来，随着计算机技术的深入发展和电子信息技术的应用，电子档案已全面融入档案管理领域。电子档案正在迅速取代传统纸质档案在人们的工作和生活中的应用。基于这些事实情况，本文对档案管理中的电子档案管理进行了详细的分析。

　　关键词：电子档案；管理；策略

　　0  引言

　　电子档案管理相对于传统纸质档案管理具有诸多优势，可以支撑档案管理的进一步发展。传统的纸质档案管理，所有工作均由人工完成，不仅是效率低下，而且还会引发各种问题，且无法保证记录的完整性和真实性。在电子档案管理领域，信息技术的综合应用可以快速处理档案信息，有效完成档案的收集、整理和归档，显着提高工作效率。因此，有必要对电子档案的管理进行深入研究，解决阻碍其进一步发展的问题，以提高电子档案管理的完整性和科学性，实现更好的价值。

　　1  电子档案管理的基本要求

　　1.1  完整性

　　电子档案在某些方面与其他文件、档案相似，但由于其组织结构的独特性，对文件的创建、组织、发送和接收也提出了不同的要求。其中，最重要的一点是保证文件的完整性。这不仅需要相关人员的专业资质和技术水平，还需要一大批知识渊博、素质优良的员工在各自的岗位上共同努力。这是确保收到的各类文件得到快速分类和归档的唯一方法。否则，一旦归档延迟，信息和材料很容易分离，导致文件无法访问。考虑到上述特点，电子文档管理者对于保证电子文档的完整性负有重要责任。

　　1.2  原始性

　　电子档案与纸质档案不同。电子档案的创建往往是一个从原始真实状态向虚拟网络状态过渡的过程。特别是，与纸质档案的原始性质不同，电子档案的创建、转移、检索和保存既涉及原件又涉及副本。为了简化电子档案的管理，必须保证各种电子档案，特别是光盘、磁带和影像制作的真实性。

　　1.3  安全性

　　电子档案在网络传输过程中的数据、内容和图像更容易受到黑客攻击和各种网络病毒的侵害。另外，硬盘和磁带机会产生静电，直接影响数据播放，并可能造成安全问题。此外，电子档案管理器还可能因灰尘吸附、外力变形、磁粉释放、磨损、发霉等原因而损坏。因此，必须保证电子文档的安全。

　　2  电子档案管理的重要性

　　2.1  支持经济社会发展

　　利用大数据技术管理档案，不仅可以安全存储数据资源，还可以多角度分析资源，收集其潜在信息。从经济发展的角度来看，大数据技术可以展示和整合经济档案，为经济发展提供各种策略，揭示经济发展规律，触摸经济数据的价值。它虽然让我们全面了解经济发展，同时也引入了新的理念和趋势，有效促进了经济社会的健康发展，增加了电子档案的价值。

　　2.2  确保企业及机构电子档案的安全

　　电子档案不仅包含文本文件，还包含各种音频、视频等格式。我们在存储和管理文件时，不仅需要按照格式、类型进行分类，还要特别注意文件存储的安全性。对于数据库来说，应将归档数据的安全性作为管理的重点，充分落实归档数据的保密级别，确保归档数据不丢失。电子档案包含多种加密方法，可供各级研究人员使用，有效防止文件损坏、盗窃和数据泄露。此外，利用云技术，电子档案可以实时恢复丢失的数据，保证档案的完整性和准确性。

　　在数字信息技术发展的新时代，电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，在档案管理领域得到广泛应用。在现代档案管理中，电子档案的管理功能越来越复杂。除了基本的文件管理外，文件分类、汇总等功能也正在逐步推出。现代大数据平台的建设和实施，为档案管理的发展提供现代技术支撑。另外，电子文件管理中的文件传输更加方便，归档文件可以通过网络数据传输快速相互传输，显着加快文件传输速度。

　　3  电子档案管理现状

　　3.1  归档数据库完整性不高

　　目前，我国电子档案普及程度不高，电子档案完整性有待提高。造成这种情况的主要原因有很多，一些部门的管理者还没有引起足够的重视。有些部门对档案管理的重要性认识不深刻，没有充分发挥档案管理在日常工作中的重要作用。造成这种情况的主要原因是这些单位注重经济效益而忽视档案管理。由于管理人员不重视档案管理，导致档案工作人员对档案管理工作粗心大意。另外，对档案管理重视不够，导致部门档案管理模式没有改变，仍然沿用传统的手工管理方式，存在安全隐患。此外，一些部门在电子档案管理发生变化时未能及时更新部分数据信息。这不仅影响了电子档案的准确性，还导致了文件内容错误等问题，导致档案质量下降。

　　3.2  缺乏标准化的档案管理流程

　　档案管理的有效性直接转化为流程的标准化。档案信息向电子信息的转化非常简单，但没有实现档案信息的交换以提高管理质量。标准化流程旨在提高管理效率，减少档案材料的收集和可能的购买，并使整个记录管理过程更加愉快。“到目前为止，许多档案管理员还没有认识到创建电子档案的真正重要性。他们单方面认为电子档案不如纸质档案安全。由于传统档案管理观念根深蒂固，在信息技术的应用和实践中存在严重问题，缺乏主动性和积极性。另外，初次接触信息化文件管理，相对于以往的文件管理方式来说，是一个非常复杂的步骤。档案信息管理环境的建设不仅需要投入更多的资源，档案工作者也应该投入更多的时间和精力学习信息技术。由于档案信息管理短期内无法带来明显效益，因此会影响档案工作者参与的积极性，导致信息匮乏。另外，部门本身对档案工作并不重视，对档案管理的投入也不多。对电子档案的关注很少，管理也很肤浅。管理者不能够对电子档案数据库统一管理，导致无法有效使用电子档案，反倒形成了电子档案的“信息孤岛”。

　　3.3  电子档案信息安全问题

　　传统的档案管理方式主要依赖于纸质文档。档案管理员通常会将重要的记录管理材料存放在专门的记录管理室中，然而，他们往往忽略了长期保存文件可能面临的环境破坏等问题。此外，工作人员对档案管理基础设施建设重视不够，档案管理室内部环境无法完整保存档案管理数据。首先是电子档案数据的保护。目前，电子档案数据的安全管理尚无统一的制度和标准，各部门只是按规定执行。因此，当用户需要查询不同的档案文件时，权限可能不一致，从而可能影响电子档案文件的使用。二是确保电子文件传输安全。在实际工作中，一些电子档案管理人员责任意识淡薄，容易发生泄密事件，尤其是各类技术档案。同时，还要注意网络系统的安全，防止误操作和未经授权的干预。在线数据库和电子档案数据库给组织带来不同的风险和损失。

　　4  电子档案管理存在的问题

　　4.1  从业人员整体素质不高

　　电子档案管理的出现，改变了传统的组织工作方式，提高了员工素质。就我国高校电子档案管理现状而言，存在人员整体素质低、工作量大等问题。有些工作人员虽然有一定的档案管理知识，但缺乏计算机应用知识，不懂计算机。虽然一些员工精通计算机，但他们对文件管理知之甚少。他们在日常工作中难免会犯错误，导致无法管理文件。能否快速、高效地完成，将直接影响档案管理工作的开展。

　　4.2  电子档案管理设备需要现代化

　　电子档案管理与先进设备密不可分。设备的速度影响工作的效率。设备在电子档案管理中发挥着重要作用。目前家庭电子档案管理系统还存在一些技术问题，例如：如设备陈旧、运行速度慢、因各种原因频繁关机导致文件丢失、系统软硬件陈旧、无法执行各项任务等。另外，机构没有及时更新设备，仍然使用一些落后的设备，导致电子档案管理质量下降，严重影响了电子档案的未来发展。

　　4.3  存在重大安全风险

　　在纸质档案的传统管理中，要注意电子档案的安全方面。档案是人类社会生活非常重要的组成部分，档案的泛滥对人类社会生活产生巨大影响。出于多种原因管理电子档案时可能会出现安全风险。首先，在日常工作中，硬盘上的电子档案会丢失，如果出现断电、死机等情况，文件中的数据就会丢失；其次，当今的技术进步非常快，黑客技术也非常快，他们越来越先进，甚至直接攻击计算机，窃取绝密信息。再者，计算机病毒已成为当今的主流。如果您不知道如何防止它们，它们很可能会感染您的计算机，使其崩溃或瘫痪，然后窃取您的文件。通过分析可以发现，我国当前电子档案管理中存在诸多安全隐患，也存在一些虚假的防范措施，增加了档案泄露的风险，不利于电子档案的健康发展。

　　4.4  投资不足

　　电子档案的建设需要一定的资金支持，包括硬件和软件的购买、人员培训、工资福利等。但由于人们对档案管理不够重视，对其管理投入不够，资金投入不足。由于电子档案管理的局限性非常有限，一些陈旧的设备无法及时更新以及员工工资较低等，这些都直接影响了工作开展，从而降低了电子档案管理的效率。工作质量。

　　5  提高电子档案管理水平的措施

　　5.1  完善电子档案管理机制

　　所有行政任务都必须依赖适当的治理机制才能正常运转，电子档案的管理也不例外。为了提高管理水平，应建立完整的电子档案管理机制，规范相关工作流程，制定相应的规章制度，使管理工作得以妥善开展。管理者首先要根据实际情况建立一套完整的电子档案管理系统，并将其运用到实际工作中，管理者和员工必须严格遵守这一点。其次加强各部门的协调配合，应对复杂的任务。有效解决电子档案管理存在的问题，从而不断提高电子档案管理水平。

　　5.2  提高档案管理人员的综合技能

　　相比之下，管理电子档案对管理人员提出了更高的要求，他们必须拥有广泛的才能有效地完成工作。为此，管理者必须强化培训，不断提高专业技能。最常见的方法是进行培训，组织足够的培训活动，让管理者积极参与，通过长期学习来提高。计算机控制程序利用先进的设备来执行控制工作。同时，要进行适当的考核，根据实际情况正确评价管理者，检验他们的实际工作能力。失败者需要继续接受培训，倒逼管理人员主动学习，进一步提高技能，为电子档案管理的发展提供更大的支持。

　　5.3  更新电子设备

　　电子设备在电子文档管理中发挥着重要作用。电子设备运行缓慢直接影响档案管理的工作质量。由此可见电子设备有多么重要。因此，在电子档案管理中，需要加强电子设备的管理，明确各个脉络，注重日常维护和保养，配备配套的软硬件设备，保证管理系统的稳定运行，提高管理水平和质量，确保文件安全。

　　5.4  加强电子档案安全管理

　　在管理电子档案时，我们需要更加关注档案的安全，影响档案安全的因素有很多，管理员必须考虑多方面来加强文件安全管理，确保文件的安全性和完整性。电子档案管理首先要及时更新软硬件，旧设备存在严重的安全缺陷。这就是为什么需要慎重地选择软件，使用更稳定、更安全的软件来保证您的文件安全。其次，档案管理员要有较强的安全感。在此过程中，必须遵守要求，不要点击不明链接和图片，以免计算机感染病毒，还需要遵循日常预防措施并定期检查，扫描病毒防止计算机密码被泄露，并使用强大的安全技术来保证整个操作系统的安全。文档的使用者还必须实施安全措施，以避免在使用过程中出现安全问题。作为软件开发人员、管理员和档案管理员，需要确保文件的机密性和文件的安全。

　　6  结论

　　电子档案管理的引入，可以有效解决筹备工作中遇到的一些问题，从而提高工作质量。目前，电子档案管理还存在许多不足，电子档案管理要想与时俱进，管理者必须深入分析存在的问题，采取有效的改进方法，与时俱进。为了充分发挥档案的价值，我们必须结合部门当前的实际情况，进一步重视电子档案的管理模式。这包括不断完善电子档案的管理机制，强化相关软件的应用和档案管理流程。同时，确保工作场所配备高质量的硬件设备，以保障电子文档的安全和高效运行。此外，要密切关注电子档案规范运行情况，及时建立和维护数据库系统。通过创建数据库，不断提高电子档案管理人员的专业水平，可以提高档案管理效率，促进我国档案事业高效稳定发展。

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　　作者简介：陈俊海（1982年--），男，汉，河北成安人，本科，档案（助理馆员），邯郸市交通运输综合行政执法支队，研究方向为档案管理。