档案管理中电子档案管理研究

　　作者：杜兰润

　　摘要：在当今信息技术得到普遍运用的背景下，档案的管理方式也随之产生了很大的变化，从原来的纸质档案管理转变到了信息化的电子档案管理，在专门的人士的操纵下，可以迅速地将档案信息的处理工作进行下去，不但可以提升档案管理的工作效率和质量，而且还可以减少工作人员的工作量和工作压力，让他们有更多的空闲时间来进行休息，从而使他们在工作中始终保持精力旺盛，把自己的工作做好。虽然电子档案管理有许多优点，但也会被许多方面的原因所制约，缺点也会显露出来，极大地降低了电子档案的管理质量，阻碍了档案管理的进一步发展。

　　关键词：档案管理；电子档案管理；存在的问题；建议

　　相比而言，电子档案管理有着更多的优点，能够推动档案的更好地发展，以往在传统的档案管理中，一切工作都要靠手工进行，这样不但工作效率低下，而且很可能会产生各种各样的问题，无法保证档案的完整和真实。在电子档案的管理过程中，要将信息技术运用得淋漓尽致，可以迅速地对档案进行处理，并在很短的时间里就完成了对档案的采集、整理、归档等工作，从而极大地提升了工作的效率。所以，应当对电子档案的管理进行深入的研究，并针对一些可能会阻碍其发展的一些问题，从而让电子档案的管理变得更为健全和科学化，从而让它更好地发挥出它的价值。

　　1  电子档案的重要性及目前的发展

　　档案管理是行业发展中一个非常关键的工作内容，随着新时代的信息技术体制的不断发展，档案管理工作的方式也出现了很大的变化，从传统的纸质档案的管理逐步过渡到了电子档案的管理方式。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理，电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现，其意义主要体现在两个方面：首先，电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的，通过电子化档案储存，在需要时，通过档案信息检索，能够快速将所需档案调取出来，大大提升档案管理工作的效率。其次，对电子档案进行管理具有较强的时效性。在传统的档案管理中，因为档案的脆弱性，在受到风化和环境侵蚀的作用下，档案的清晰度会逐步降低，加之档案颜色变化的作用，使得档案的保存寿命很少。而电子档案的管理，由于采用了一个电子档案的模式，使得它可以长期地保存在电脑中。

　　在新时代，伴随着数字化信息技术的不断发展，在档案管理工作中，电子档案管理已经逐步取代了传统的纸质档案的管理方式，而且得到了业内人员的普遍认同。在现代化的档案管理工作中，电子档案的管理功能越来越完备，在基本的档案管理之外，还逐步地产生了档案分类、汇总等功能。此外，在构建现代化的大数据平台的过程中，还可以对该平台中的档案进行分析，从而为行业档案的管理工作提供了现代化的技术支撑。此外，在电子档案管理中，档案的传送也变得更为方便，利用互联网上的数据传送，可以将档案迅速地传送到另外一方，极大地提高了档案的传送速度。

　　2  电子档案的优点

　　2.1  有益于节省费用

　　第一，不占地方。据悉，许多单位在设计之初，并未设置单独的档案储藏室，而是将档案放在一个单独的档案柜内。用电子档案解决了存储空间不够的问题。第二个是减少费用。与传统的纸制文档比较，电子档案具有保存费用低廉、输入后可重复利用等优点。同时，实现了档案的数字化，节约了人力。纸质档案要求对版面进行标准化，比如识别，编码，输入，装订，档案创建等等。这种方法不但没有效率，还很可能会出现错误。通过数字化档案，通过信息化手段实现资料的传递，可以有效地提升工作人员的工作效率，节约工作时间。

　　2.2  加强信息交流

　　同时，它还能满足实时、远程和无障碍的传输需求，从而达到了信息共享和档案传输的目的。信息技术的应用可以最大限度地实现云共享，提高档案管理的智能化水平。一方面，实现了对电子档案的重用，从而满足了各方对归档资料的需要；另一方面，通过对不同类型的档案资料进行集成，充分发挥了对社会资源的最大利用率，提高了档案资料使用的开放性。

　　2.3  便于提取与归档，提高档案管理工作效率

　　电子档案系统对档案输入过程有着严格的格式规则，这不但可以有效地避免传统纸质档案的格式一致性问题和信息质量差的问题，还可以提升档案提取和存档的效率。在对传统的纸质档案进行输入、整理和汇总时，需要对已存档的档案采用书面形式，在输入时存在着笔误和其他信息输入的问题，而且整理的程序非常繁琐。另外，由于环境和保存方法的不同，导致了档案的破坏。因此，它的维护费用很高，而且工作效率也很低。但是，电子档案却没有时空上的约束，可以快速、高效地进行文档的查询。

　　3  电子档案管理中存在的问题

　　在目前我国档案管理工作中，尽管电子档案得到了越来越多的运用，但是也出现了许多实际问题，对档案管理工作造成了很大的负面影响。现阶段电子档案管理中存在的问题主要体现在以下四个方面：

　　3.1  电子档案管理人员的综合能力有待强化

　　在进行电子档案管理工作时，决定其工作效率与品质的根本是其自身的综合能力，其中包含了计算机应用能力、信息化办公能力等。但是，在目前的电子档案管理工作中，由于受到了传统档案管理方式的制约，一些管理者在对档案进行信息处理方面存在着一定的缺陷，对电脑设备的运用也存在一定的缺陷，从而导致目前的电子档案管理工作无法充分地发挥出其效能和品质，对档案工作的现代化发展产生了不良的影响。

　　3.2  电子档案管理设备有待更新

　　在电子档案管理中，对档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的最大影响就是电子档案管理的设备，而在目前阶段，一些行业的电子档案管理中，设备老化严重、硬件设备质量不够以及软件系统承载速度不够等实际问题都会导致无法充分发挥出电子档案管理的优势。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。

　　3.3  电子档案管理中大数据平台建设不足

　　电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，从而可以永久地保存和综合地分析档案数据，方便不同的产业之间的比较，从而达到最优的产业选择。但是，在目前的电子档案管理中，仍然存在着没有建立起一个完整的档案大数据平台的现实问题，这既使得电子档案保存面对着由于硬件设备损坏而导致的档案数据信息丢失的风险，也使得电子档案管理中的档案信息分析功能得不到充分利用，没有能够实现档案数据的比对，从而对档案管理工作的发展造成了很大的负面影响。

　　3.4  电子档案管理中安全防护机制有待完善

　　在以往的纸质档案的管理中，安全管理同样是重中之重，而在电子档案的管理中，也要注意安全管理，由于档案记载着一些关键的信息，如果被泄漏，将会引起很大的影响，因此，必须保证档案的安全性。在电子档案的管理过程中，有许多潜在的危险，会引起一些潜在的安全问题。首先，保存在一个磁盘上的电子档案，一旦在平时的工作过程中，发生了断电、死机等故障，就会造成档案中的资料和数据的损失。其次，现代科技发展得很快，所以，黑客的技术越来越先进，他们可以直接侵入电脑，窃取机密资料。再次，现在病毒比较盛行，如果操作人员不懂得怎样避免病毒，一不小心就会中病毒，造成计算机的死机与瘫痪，从而很容易地将档案资料偷走。从这一点可以看出，目前在电子档案的管理中，还存在着很多的安全问题，保护措施还不够完善，从而加大了档案被外泄的可能性，这对电子档案的发展是不利的。

　　4  电子档案信息资源开发利用

　　4.1  使用权限的审核

　　首先，按照不同层次的人员，不同层次的权限，按照不同的权限进行身份认证，然后按照不同的权限进行注册和登陆。在应用过程中，该系统会根据不同的应用程序并且系统使用各种功能来自动跟踪和记录其操作路径。对于当月涉及未授权操作的功能，应能够拒绝响应并给出警告。其次，在使用电子文档存储载体时，应根据电子文档内容的分类来确定使用控制的程度，并根据用户的背景和目的来确定授权。

　　4.2  管理中的安全措施

　　首先，选择的方式应该根据不同的使用者环境而定，并不是每个使用者都可以选择每一种方式来进行操作。二是对电子档案实行分类分层次高效的管理；通常，对于未经过拷贝而充分开放的电子档案，其所提供或使用的内容均为不适当；如有必要，应在有效监管下完成。第三，在采用通讯方式传送和直接利用的情况下，机密信息应加密，使用的密钥应定期或不定期更换。第四，系统要有对目标进行追踪、监控的能力。

　　5  改进档案管理中电子档案管理建议

　　5.1健全电子档案的管理机制

　　任何一项管理工作的展开，都必须要有一个与之相适应的管理机制，这样才能让它井然有序地进行下去，而电子档案的管理也是如此。要想提升它的管理，就必须要有一个健全的电子档案的管理机制，对相关的工作过程进行规范化，并制订出一套科学的规则，让管理工作井然有序地进行下去。首先，管理人员要结合自身的具体条件，制定健全的电子档案管理工作的规章制度，并将其付诸实施，管理人员和员工必须严格执行，一旦有不符合规章制度的现象发生，就要给予相应的处罚，从而确立起该系统的权威，使该系统能够更好地发挥其功能。其次，要强化各个单位间的协作与合作，协同处理一些比较繁杂的工作，这样才能更好地处理好每一个问题，才能更好地提高工作质量。

　　5.2  提高档案管理人员的整体素质

　　相比较而言，电子档案管理中对管理人员的要求更高，他们必须是复合型人才，才能有效的完成相应的工作。为了达到这一目的，应当对管理人员展开重点的训练，持续提高他们的专业水平与能力，最常用的方式就是展开培训，举办一系列合理的培训，让管理人员主动参与其中，经过长期的学习，可以提高自己的综合素质，还可以对电脑的操作过程有一个比较好的了解，同时还可以使用一些先进的设备来进行管理工作。与此同时，要展开合适的考核，根据现实状况，对管理人员展开合理的考核，从而对他们的工作能力进行检测。对于不合格的工作人员，要持续开展培训，从而促使管理人员积极地进行学习，从而让自己的个人能力得到更多的提高，从而为电子档案管理的发展作出更多的贡献。

　　5.3  升级电子设备

　　电子设备在电子档案的管理中起着举足轻重的地位，假如它的运转缓慢，将会对管理工作的品质产生很大的影响，由此可以看出，它的重要性。因此，在对电子档案进行管理的过程中，必须要强化对电子设备的管理，对每一个步骤都要有具体的要求，并且要注重日常的保养和维护，对于相对落后和频繁发生问题的设备要进行及时的替换，保证电子档案的先进程度。此外，还需要购置与之匹配的软件和硬件，使其能够平稳的运转，在保证档案的安全性的前提下，提高电子档案的管理品质。

　　5.4  加强档案安全管理

　　由于影响档案安全性的诸多原因，因此，在对档案进行安全的管理时，应注意档案的安全性，以保证档案的安全性和完整性。首先，在对电子档案进行管理的过程中，要对其进行实时的软硬件设备和设备进行升级，一些比较老旧的设备，往往会有很大的安全隐患，所以，要根据实际情况，对其进行适当的处理，以保证其安全性为首要目标。其次，管理员要有很好的安全性，在使用软件的时候，要严格遵守软件的规定，不要去点那些陌生的网站，也不要去点那些不知名的网站，以免被网络上的网络攻击。此外，要在日常生活中做好安全防护，要经常对电脑进行检测，不要将电脑的口令外泄，要使用更强大的安全技术来保证整体的安全；同时，为了避免在使用过程中产生的安全性问题，还需要对使用过程中的安全性进行保护；同时，对于开发和维护软件的人来说，更应该做好档案的保密性工作，以保证档案的安全。

　　5.5  规范档案的使用方法

　　对电子档案的使用进行更多的规范化，可以保证档案的安全性。因此，在使用档案时，工作人员要针对使用档案的人，做好相关的安全保护工作。在使用互联网查询方法时，要对一些关键资料加以保密，并且要适时修改，以避免在使用时发生档案外泄。

　　6  结语

　　总之，电子档案管理必将取代传统的档案管理。虽然档案管理会变得更简单、更方便，但这也需要我们的档案管理人员掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，对电子档案进行有效的处理，对档案的质量至关重要。要想真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，充分发挥电子档案管理的优势，提高信息时代电子档案管理的效率，就必须不断地完善自己。

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　　作者简介：杜兰润，邯郸市交通运输局地方道路建设管理中心，河北  邯郸  056002