档案数字化与馆藏档案分级管理的思考

　　作者：艾霞

　　摘要：图书馆的数字资源对于保护人类文化遗产以及探索、传播和利用信息资源至关重要。然而，图书馆资源的数字化已适应土著人民权利的法律制度。鉴于数字技术背景下土著图书馆版权例外情况的相对范围，以及所涉规则和利益的复杂性和不确定性，图书馆资源数字化可能导致侵权行为。为了解决图书馆资源数字化的问题，不仅需要改进法律制度，而且最重要的是需要加强图书馆在保护土著人民权利和科学、正式和系统管理土著人民权利方面的自律。在此基础上，本文探讨了对馆藏档案数字化和分级管理的思考，供参考。

　　关键词：档案数字化；馆藏档案；分级管理；思考对策

　　0  引言

　　档案分层管理不仅包括评估档案的使用价值，而且还包括评估档案本身的价值，即档案内容的价值、载体形式的价值、历史和文化价值、档案本身的价值扩展等。在全面评估其价值之后，将优化档案管理资源，并从保存环境、管理手段、保存方法等角度对档案进行不同的处理，以注重重要档案和收藏保存的完整性。

　　1  博物馆馆藏文物数字化保护与管理的意义

　　1.1  博物馆文物陈列和保护的必然要求

　　随着现代社会发展步伐的加快，先进的技术工具在所有行业都发挥着至关重要的作用，因为它们展示了基于互联网平台的博物馆材料作为一个整体的重要性，这是保护生物多样性和历史遗产的一项基本举措。

　　目前，我国大多数博物馆的资金发放和展览手续有限，特别是在大多数文物保护设施有限的博物馆，反映了改进博物馆保护工作的紧迫性。面对我国日益增长的社会经济形势，社会大众也对精神文化提出了更高的要求，博物馆必须随着时间的推移不断发展，提高博物馆的开放性，使公众有机会近距离观察其生物多样性，同时严格保护其生物多样性。

　　随着数字互联时代的到来，大量数据、互联网、物联网、数字成像技术、信息传播和存储技术在各个行业的应用越来越广泛，促进了博物馆材料的数字化保护和管理，这是一个新时代的发展所必需的。

　　1.2  为文物资源数据库的构建提供基本保障

　　数字博物馆建设需要对生物多样性进行数字保护，为构建我们的国家材料数据库奠定坚实的基础，从收集文化信息到创建三维模型，再到创建虚拟展览。事实上，不同地区的博物馆支配生物多样性的方式存在差异，它们的表现方式在历史上也存在差异。

　　促进博物馆材料的数字化保护和管理是对所有生物多样性的有力保护。但最重要的是，文化资源有助于悠久的历史背景，研究项目可有助于揭示隐藏的历史价值，而文化财产的数字化和管理则有助于在展览和科学中交换和分享文化资源，同时保护文物本身并降低博物馆材料的展览成本。

　　博物馆材料的数字化保护加快了数据库建设，改善了博物馆的管理。为此，博物馆的所有利益攸关方应分析博物馆不同部分的工作流程，并在采用数字技术时相应改变传统文化财产的管理，以提高文化财产管理和保护的有效性，避免对生物多样性造成损害。

　　2  馆藏文物保护与管理的现状

　　2.1  工作人员保管意识淡薄

　　我们的国家美术馆遍布全国各地，经济发展各不相同，保护博物馆至关重要，因此一些博物馆不太重视文化财产的保护和管理。一些小型基地行动年龄较大，文化程度较低，甚至分布在多个地点，许多仓库不专业，不仅缺乏历史知识，而且缺乏文物保护和管理方面的知识，更不用说文化财产保护和管理以及企业发展方面的专门知识。

　　保存和管理革命文化财产是一项系统和专业的工作，保存包括需要高级管理人员的相关法律规定。如果在日常审查和保存革命文化财产时不及时认识到文化地位的变化，那么，当自然腐败达到其导致根源的程度时，就很难加以纠正。工作人员缺乏保护，合成材料浓度低，这对于现代社会保护和管理文化财产的要求是困难的。

　　2.2  文物保护与管理环境不够合理

　　保存文化财产的环境是指相对独立的空间的物理、化学和生物条件，在这种环境中，可移动文化财产被收集和展示(主要是不同大小的空间，如仓库、展览厅、展柜、保管箱等)。

　　文化财产退化和损害的主要原因之一是环境状况，特别是温度、相对湿度、光学辐射、有害昆虫，这些也是保护和管理文物的优先预防领域。然而，该国的大部分收藏品目前都位于革命性的、地理上孤立的和设备不足的地点，特别是许多10多年前的收藏品，无论是展厅还是仓库，都可能造成更加不平衡和混乱的环境。这些不利的环境因素可能会加速隐藏文物的退化，并使文物难以长期保存。

　　2.3  网络信息技术应用不足

　　一些公共图书馆缺乏网络信息技术方面的全面知识，也不具备使用传统的手动管理方法和在线借用模式完成日常工作所需的知识，即使已经引入了数字管理系统。公共图书馆缺乏网络信息技术及相关数字化管理系统的有效应用，妨碍了图书馆数字化进程的深化，妨碍了多媒体和图书信息的高效处理，有利于满足图书馆用户日益增长的需求。

　　同时，这也会对图书馆中经常出现的数字资源信息的传播产生不利影响，例如，当多个用户需要借用相同的文献才能访问相应的资源信息时。纸张文档资源在传递读取操作时容易受到损坏，这会影响文档资源的存储并导致不必要的成本。

　　3  档案数字化与馆藏档案分级管理的思考对策

　　通过维护文件之间的历史连接，当前的文件管理和保留非常简单。此外，还通过分类管理来确定优先事项和差异。因此，如果无法确保库中的所有文件都具有所需的保留条件，则必须根据文件的值设置不同的保留级别。在信息技术时代，主要可以通过以下方式进行管理。

　　3.1  对于不同等级的档案进行分批次数字化

　　数字化文件对于归档的进一步发展至关重要，并且部分解决了文件保护和文件共享之间的矛盾。数字化文件使您能够数字化不同形式和不同媒体设备上的文件信息，并通过全文和多媒体搜索方法方便地检索和使用文件信息。

　　就归档而言，保存文档、技术文件、照片归档、物理文件以及包含大量载体文件的各种门。数字化此归档文件将是一个漫长而全面的项目。因此，为了实现画廊的分层管理，并根据它们的重要性来保护真正重要和有价值的文件(如上所述)，必须在重用的基础上重新评估这些文件。

　　鉴于信息量巨大，人力资源不足，数字文件管理目前能够按照存档期限数字化文件，特别是在博物馆历史上保存了较长时间的纸面文件，具有历史价值和自身价值，因此在数字化过程中处于首位。第二，一些短期档案按照上述时间表、主要原则和重要性原则进行数字化。最后，只要条件允许，建筑的每扇门都会数字化。

　　3.2  对于不同等级的档案采取不同借阅方式

　　对于高价值的高质量文件，如果设置了文件信息管理平台的权限，则会进行多层批准，用户只能在批准后查看。设置一个全面的防火墙系统，在检测到非法入侵时可以自动关闭并发出警报。当系统检测到自己的下载或超时行为、多个密码登录错误等时，可以立即关闭系统平台以避免文件损坏的风险。对敏感文档、单机版、专用版和单机版空间管理的多级密钥保护，只有符合审核权限的授权人员才能搜索特殊的审核流程。

　　3.3  构建便捷服务的档案数字资源治理体系

　　加强数字文件资源控制系统最终旨在更好地利用数字文件资源的价值。要更好地利用归档文件，必须提高数字文件资源的利用率。

　　通过开发易于使用的数字文件资源控制系统，使广大用户能够更好地强调文件和文件工作的价值，从而充分利用数字联网文件服务。为此，需要不断优化数字文件资源使用服务，以满足“四个好”和“两个服务”的要求。

　　加强研究。了解有关省份关于数字文件资源利用服务的新思路和方法。了解不同服务对象的数字资产使用要求。根据广泛的经验，系统管理员服务请求可以准确地执行，以便提供及时、准确、高效和方便的服务。

　　加强合作。通过改进文件分发、文件分发和其他部门之间的协作，实现跨层、部门和区域的数字文件资源共享。

　　加强创新。通过创新的服务和服务方法，尤其是主动发现应用程序(如)，促进数字文件资源的智能检索、Internet使用和可信应用程序。如人工智能、海量数据和数字文件服务的利用。不断发展文件资源Web服务系统，使高级管理人员、部门主管和民间使用的文件信息服务更加简便快捷。同时，该公司还将通过服务得到进一步加强。

　　3.4  加强视频资源建设

　　在数字化过程中，库中使用的数字资源组织形式反映了数字内容的深度。画廊数字图书馆数字资源的多样性越多，在整体背景下描绘当地文化就越好。因此，图书馆必须注重数字视频资源的建设，以便在视频、图像和文本等数字媒体的建设之间取得平衡。

　　第一，图书馆必须科学地了解图书馆数字资源的建设。数字视频资源以动画、视频和数字资源的形式说明当地文化，其视觉效果高于数字文字对象，从而促进理想的当地文化。该图书馆应在现有视频资源的基础上进一步发展，以用户需求和图书馆的实际发展为导向，完善综合规划，视频资源综合集成，建设本地视频资源数据库，提高全图书馆数字化建设的质量。

　　第二，图书馆必须加大对视频资源建设的投入，创造出令人印象深刻的本地视频。要创建高质量的视频内容，需要进行相应的投资，以开发具有现代硬件设备的高质量标准平台，增强视频创作格式和内容的多样性，并确保视频质量。

　　因此，图书馆旨在加大建设资金投入，为图书馆数字化建设奠定坚实基础。同时，图书馆必须改善数字人才的培养。数字视频资源的建设需要高度的计算机知识，因此图书馆需要扩大视频制作、计算机应用等领域的专门知识，以实现更高水平的视频制作、后期制作和收藏。

　　第三，图书馆建立在统一技术平台之上，提高了视频资源的质量，简化了视频资源的提供、标签和服务。

　　3.5  后期评估

　　实施开放式审计质量管理后，应通过分析、纠正和预防措施进行质量评估，以提高和改进质量管理。

　　（1）建立质量评估组织。公开审计的质量评估由分支机构副秘书长领导，并由专家委员会进行，以确保质量管理体系的适宜性、完整性和有效性。

　　（2）确定质量评定标准。开放式审核结果的质量评估标准设置；流程管理是否达到预期结果；用户反馈；可能影响质量管理体系的更改(外部环境中的更改和自身环境中的更改)；改进建议等。评价标准将得到完善，并根据表中所示的国家聚合物质量奖评价模型进行评价，同时考虑到每项指标的重要性。作为评价工作的一部分，除评价外，评价人员还应详细了解质量管理的实际情况、优点和缺点，以便随后加以改进。低评价表明质量管理存在较大问题，应分析问题的原因，及时制定和实施改进措施。

　　（3）将应用评估结果。开放式审计的质量结果可用的质量管理计划和流程效率的提高、开放式审计工作流程的科学建立、开放式审计结果使用的改进、资源需求的满足等。

　　3.6  开展科学化的项目管理

　　图书馆资源数字化带来复杂的利益关系，图书馆立法赋予的例外权利相对较少，因此，额外的法律规定具有很大的不确定性，图书馆必然面临一定的违法风险。为此，图书馆需要对产权进行科学、规范、标准化和系统的管理。

　　此外，由于图书馆在每个数字化项目中行使权利的方式不同，图书馆的使用方式也不同，所涉图书馆资产的版权状态也不同，因此需要根据数字化项目的具体特点对图书馆进行管理。图书馆通过数字化图书馆资源的项目管理，可以履行版权管理和风险规避领域的具体职责，提高对图书馆员产权保护的认识和责任，通过切实措施落实版权，加深对立法的理解，提高其利用率。

　　同时，图书馆通过对图书馆资源进行数字化的项目管理，可以通过调整对特定业务流程的产权控制，从而实现“无缝关闭”，从而提高所有权转移的质量和程度。许多外国图书馆馆藏数字化项目管理已成为正常业务。

　　4  结束语

　　新形势下，档案馆将以全面贯彻落实党的二十大精神和习近平总书记对档案工作重要指示批示精神为指导，紧紧围绕“十四五”档案事业发展规划确定的目标任务，聚焦首都档案工作高质量发展，紧紧抓住各种有利条件，积极破解档案数字资源治理存在的主要问题，守正创新，提质增效，不断提升档案数字资源治理工作水平，努力打造质量可靠、工作规范、管理高效、利用便捷、确保安全的档案数字资源治理体系。

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　　作者简介：艾霞，华能荆门热电有限责任公司，湖北  荆门  448002