加强电子档案的管理做好电子档案的利用

　　作者：李阳

　　摘要：在当前日常工作过程中，电子文件数量逐年增加，管理电子文件已成为文件管理部门面临的重要课题。加强对电子文件的管理，做好电子文件的管理工作，目的是为了更准确、更完整、更可靠地使用电子文件，本文从管理电子文件开始，对电子文件的主要用途进行了分析，并指出了做好电子文件管理的一些步骤。

　　关键词：电子档案；电子档案管理；电子档案利用

　　常规的档案管理工作主要是基于档案实体管理，最新信息技术在档案管理中的应用，以最新的管理方法代替了传统的档案管理工作。电子档案是具有保存价值的存档电子文档和有关资料。管理电子档案是现在档案管理部门面临的一个主要问题，伴随信息技术的飞速发展，电子档案管理程度不断提高，但是，由于管理理念、管理方法、管理方法等方面的差异，问题也日益凸显，加强和做好电子档案管理工作的目的是为了能够更加准确、完整、可靠地使用电子档案。

　　1  电子档案的定义及其特点种类

　　1.1电子档案定义

　　电子档案是经过计算机磁盘和其他设备存储的相互关联的通用电子图像文件的集合，对于文件，通常对应于纸质档案。虚拟文件用于将它们与客观存在的文件实体区分开来，物理文件信息由字节和位表示，并在计算机网络上流动，只有保证正确的软件引入、硬件和足够的背景细节，这些字节和比特方能够随机放置在用户所在的网络终端上，用户需要的文件实体的实际信息可以用普通的字母、数字、图像、图表、符号等形式显示出来，用于电子文件的介质主要包括磁盘、磁带和光盘，电子档案主要使用磁带和光盘归档。

　　1.2  电子档案的特点

　　(1)信息的非人工可读性；(2)高密度信息存储；(3)信息和电信载体的可分离性；（4）各种信息媒体的传承；(5)系统依赖。

　　1.3  电子文件的种类

　　（1）文本文件；（2）命令文件；（3）图像文件；（4）数据文件。

　　2  电子档案使用的主要途径

　　目前，电子档案的使用方式主要有三种：文案、通讯传输和直接使用。

　　2.1  制作副本

　　复制是使用电子文件的第一种方式。目的是为用户提供原始文件状态，并确保他们有权使用它们。作为档案部门，在向用户提供服务提供者的副本时，需要将文件转换成标准的文档存储格式，用户只需解析软硬件平台即可检索和展示。尽管用户没有使用电子文档的硬件和软件平台，但也可能会向这些用户提供打印副本或小表格。

　　2.2  通讯分布

　　通讯分发解决了用户无法访问文件位置的问题，节省了时间和金钱，它是使用电子文档的重要方式。通信是使用互联网传输电子记录，内存资源可以在不同的库之间交换，并且可以在标准化的恢复单元中提供记录，这可以通过互联网上的数字通信或对等转换来实现。

　　2.3  直接使用

　　直接访问指的就是使用档案部计算机或其他恢复实用程序直接查询档案内网络，直接使用的特点是可以为用户提供技术支持，大多数读者一次只能使用一个电子文件，这种方法的潜力取决于档案网络系统上直接可用的信息资源量。

　　3  现行电子档案管理和使用中存在的问题

　　在大数据时代，利用大数据技术对电子文件进行管控非常重要，但是，在运用期间难免会遭遇许多新的问题。

　　3.1  电子档案管理模式不合理

　　电子文件管理的传统工作模式基本上是分布式模式，这种模式节省了一些文件管理成本，但会造成不同程度的问题，使电子文件信息不完整。没有完整的档案数据，很难找到对应的电子档案数据，档案数据的整体应用效率很低，会对电子档案管理的可持续发展造成严重影响。

　　3.2  电子档案的登记信息不够全面

　　没有准确的登记信息，会对电子档案管理的效率造成影响，影响归档档案，并导致档案归档、检索、借阅过程中的混乱和丢失。

　　3.3  整体电子信息档案的精细化管理程度不足

　　一些企业和事业单位在实际业务工作过程中积累了大量信息，创建了各种电子档案，但是，由于传统档案管理技术的局限性，大数据技术无法在电子档案管理中发挥作用，也会对电子档案管理的成熟发展造成影响。

　　4  影响电子档案保管与利用的主要因素分析

　　结合上述管理情况，将从以下三个方面分析影响电子档案保管和使用的主要因素。

　　4.1  计算机设备的影响

　　计算机硬件和软件系统对档案的存储和使用有着最直接的影响，这主要是因为电子档案需要借助计算机进行保存，换句话说，电子档案能够存储数字化信息；电子档案的内容必须使用电脑上的电子软件进行编辑，并且在整个存储过程中完全依赖于电子软件。但是，计算机并非与所有环境都兼容，例如，一些电子文件具有一定的特点，再加上计算机编辑系统的快速更新，电子文件的存储就出现了一些问题，电子文件变得不兼容，尤其是在保存时间很长的情况下，越依赖系统将越严重的影响设备。

　　4.2  电子档案自身结构复杂的影响

　　编辑和记录纸质文件是基于编辑自己的想法，但电子文件不是，电子文件是基于计算机软件系统进行编辑的，系统识别和排版要求确保电子文件编辑和实际需求，电子档案的差异性和复杂的结构使得管理整合困难，从而将会对电子档案的工作效率造成直接影响。

　　4.3  电子档案内容便于改动的影响

　　计算机可以通过软件轻松地改变数字信息，不留任何变化的痕迹，电子文件是数字信息，其内容很容易出现改变，这将会造成在利用过程中，分辩不出哪一部分是原件，哪一部分已被更改过。此外，更新旧软件和新软件经常会导致出现乱码、丢失字符和拼写错误，这些遗留的识别问题导致原始电子文件出现错误，只能放弃并无法使用；此外，当病毒侵入计算机系统时，电子文件的原始信息被病毒侵入，从而将会造成大量数据丢失或出现错误，严重影响电子文件的存储和使用。

　　5  加强电子档案管理的重要意义

　　电子档案对于大多数部门和单位来说还很陌生，加强电子档案的管理非常重要。作为档案管理工作者，要做好电子档案的管理工作，需要完成从传统管理模式到最新管理模式的转换，下面分析加强电子档案管理的重要性。

　　5.1  强化电子档案管理，节约人力物力

　　在文化档案的管理中，因为这一工作特殊性，尤其是个别档案记忆薄弱，通常需要大量的人力、财力、物力来妥善保管，具有一些意外损坏的风险。然而，计算机和网络的出现不仅提供了更快的存储管理技术，还提供了更快的信息使用方式，避免了打开、搜索和归档文件的困难，减少了人员工作，增加了文档恢复的质量和速度，更是节约了大量的劳动力和材料资源的理想选择。文件管理功能电子化后，就可以由“卷”改为文件打开而不是以“片”来组织和存储记忆，明显提升了文件管理效率。

　　5.2  强化电子档案管理，有助于提升服务质量

　　档案管理的目的属于给用户提供高效、有效的服务，强化电子档案管理，识别电子资源信息，这些都关系到提升档案管理服务品质。电子记录的特点为真实材料的实现，大量的原始记录能够存储在计算机存储介质上并利用互联网分发，这允许用户在查询信息时快速过滤大量信息。改进电子档案管理，可提升对读者的服务质量，也就需要我们扩大知识面，学习新技术，提高技能，提升对现代技术的控制水平，使档案管理能够履行其社会和经济责任及效率。

　　5.3  强化电子档案管理，满足混合需求

　　伴随社会的发展，越来越多的用户对文件的多样性产生了严格要求，用户不仅需要查看原始文本数据，还需要查看原始图像、视频和其他材料。传统的文件状态已不能符合多方面要求。由于信息存储的种类繁多，电子记录已成为满足用户多样化需求的核心解决办法。档案使用需求的多样性与人类生活的社会发展水平和文明程度息息相关。伴随社会的进步及科技的发展，档案服务的目标就是符合档案使用的需求，调整并显示某些动态性，强化电子记录管理，如此可以符合这些混合的需求。

　　6  电子记录管理和使用的主要步骤

　　6.1  启动文件系统，整合各种文件资源

　　为建立文件使用调查和授权制度，有关人员就应在查阅和使用文件时，应向文件管理员索取文件和授权指南，还必须建立文件管理系统。档案部门可以通过网络技术开展文档收藏和档案管理活动，提升档案手机效率，确保电子档案及时更新，符合电子档案查阅用户的需求，识别使用附加电子档案、纸质文件，连接档案资源以发现档案管理结构并确定使用电子档案的质量要求。

　　6.2  规范档案利用方式，防止不可逆转的损失

　　电子档案的使用是不可控的，应依照用户的情况确定，并在对电子档案内容保密的基础上进行管理。通常，不应复制档案内容，且查阅未完全开放的电子文件时，浏览此类文件的过程必须在适当的监控下展开。使用互联网提供服务时，必须对机密信息的内容执行加密，使用的“密钥”必须经常或不定期更换，以免因误操作造成无法弥补的损失。

　　6.3  建立“双套制”架构保证重要信息的完整性

　　所谓“双套制”，是指同时显示和存储电子文件和纸质文件。“双套”管理制度对归档专业人员提出了新的挑战，要求看护人员坚持最新、最先进的信息技术，有效利用计算机和最新的通信技术。，此外，“双套制”面临的主要问题是哪些文件应该“双”，哪些不应该“双”。根据每个文件的内容特点，采用合适的管理方式，有选择地实施“双套制”管理，不造成人力、财力、物力的浪费，完成重要信息，实现良好的存储。

　　6.4  加强工作人员管理，提高档案保护意识

　　由于访问方法的多样化和所依赖的技术的多路复用，使电子档案的使用变得复杂，因此，有必要重视对档案管理人员的管理，从思想上认识档案管理的重要程度。需要在技术上保护档案管理，以充分利用电子档案信息，并确保对这些资源进行可靠、安全和有效的保护。简而言之，需要增加电子文档的创建者和管理者的责任感，忠于职守，诚实负责，精益求精，这是保证电子文档的原创性和可靠性的基本手段。现代社会已进入“信息时代”，随着网络技术的普及，越来越多的电子文件被创建出来，归档、存储和使用电子文件是一项非常重要和复杂的任务。为适应电子档案工作的需要和档案业务的发展，电子档案的管理和使用必须有高瞻远瞩的眼光和扎实的立足点。它处于可以准确提供和利用的状态，可以在社会生活中发挥更大的作用。

　　6.5  安全管理

　　电子档案在管理工作中，安全问题须臾不可忽视。在一定程度上而言，电子档案的安全风险系数，比传统的纸质档案更高。信息时代，某些不法分子出于各种不良目的，利用计算机病毒等，对电子档案进行攻击。电子档案一旦受到网络黑客的攻击，损失巨大。为此，在具体工作中，应严格将电子档案系统与互联网系统相互隔离。在日常的工作中，要对电子档案管理系统设置出相应的权限。获得权限的管理人员，方才能够对档案系统进行操作。注重审核工作，在每次操作完毕后，系统应反馈信息，以做到回溯可查，责任落实、具体至个人。电子档案要“动”起来，管理工作不能一成不变。为了确保档案管理的安全，管理人员应开展不定期的更新和备份，提高档案信息存储的安全性。

　　7  结语

　　电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。

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　　作者简介：李阳，河北省威县人力资源和社会保障局，河北  邢台  054700