档案信息化建设与档案管理的探讨

　　作者：李晓平

　　摘要：根据国家档案馆的整体规划和组织结构，运用现代信息技术，改变了档案管理的管理模式，加强了档案信息的收集、服务、管理和使用。因此，在档案工作中，实行档案信息化是提高档案管理工作的一个关键环节。然而，由于传统的档案管理在时间、空间上都存在着一定的局限性，无法适应时代发展的需要，因此，加速档案的信息化建设已成为亟待解决的问题。

　　关键词：档案馆；信息技术；档案管理；信息化建设

　　0  引言

　　随着社会的发展，随着社会的发展，不管是企业或机构，都要进行档案管理，运用现代科技手段，可以极大地提高工作效率，保障部门的持续发展，同时，对档案资料进行研究，会发现历史变革和文化，为今后的发展确定方向。而档案管理的不规范，势必会降低工作的效率，从而影响到企业的发展。在信息化、网络化的今天，开展档案信息化工作，是档案工作得以顺利开展的重要保障。

　　1  档案信息化建设基本内容概述

　　“档案信息化”是一种新型的档案资源管理与使用方法。档案信息化建设是一个综合系统工程，涉及到的问题很多。档案馆的信息化建设，主要是要加强档案馆的信息化软硬件建设，以促进档案馆的信息化和信息化的发展。档案标准化，就是要对档案的规范化管理，提出一些具体的要求和规范。

　　2  档案管理中进行档案信息化建设的作用

　　2.1可以提高档案管理水平

　　随着我国信息化进程的加快，档案管理工作的规模不断扩大，对档案信息的管理提出了更高的要求。可见，加速档案管理信息化的进程既是切实可行的，也是当前的发展趋势。档案管理部门要充分发挥信息化的作用，加强对档案管理的各个环节的管理，以保证档案工作的平稳、健康发展。

　　2.2  能够提高核心竞争水平

　　本部门的核心能力主要体现在其自身的经营能力，尤其是其档案管理水平，而非其发展规模和装备数量。如果一个单位的内部管理水平很高，但是它的信息系统却很薄弱，这就不可避免地制约了企业的内部管理。而推进档案信息化，实现档案管理，使档案工作人员能够在档案系统中迅速查找所需资料。要充分利用信息技术在企业内部管理中的作用，增强企业的核心竞争力。

　　2.3  可以提高档案管理人员的素质

　　在实行档案信息化的过程中，档案管理人员必须具备一定的专业知识和职业素养，同时要树立自我提高的意识，努力提高综合素质，认真学习电脑网络技术，熟练使用电脑网络。另外，在进行档案管理时，要明确自己的职责及注意事项，要对工作有激情，尽力做好自己的工作。

　　2.4  能够对档案管理进行有效改善

　　由于传统思想的干扰和制约，我国目前的档案管理方式还存在着一些老套、局限和单一化的问题。随着时间的推移，各种工作都在不断的改进和完善，在这样的环境下，传统的文件管理模式已经不能适应现代社会的发展，也不可能让档案的管理更加的开放，从而使档案的管理工作变得更加的死气沉沉。而加强档案管理和信息系统的建设，则可以有效地解决这个问题。在现实的发展中，实现档案管理的信息化，可以有效地收集和管理档案，提高医生工作的质量和效果，合理的配置信息，科学的管理，将极大地提高档案管理的工作效率。

　　2.5  档案管理的信息化符合档案管理现代化要求

　　信息化时代的到来，对各个行业的发展都产生了一定的影响，使档案管理从传统的模式向数字化、信息化的方向发展。为了适应时代的需要，在档案管理中不断引进现代信息技术，对纸质档案进行重新收集、整理、筛选，把所有的文件都变成便于保存的数码资料，对档案的整理、保管、借阅、使用、管理等进行信息化升级，不但能最大限度地优化储存空间，节省生产成本，同时更好地为管理者提供高效，快速、便捷的服务，所以信息化的档案管理正在被越来越多的企业所接受和采纳。

　　2.6  能够让档案信息储存量不断增加

　　随着时代的发展，信息技术也在飞速的发展，所以在各行各业和产业的发展中，都在大力的推进着信息化的进程。因此，档案管理的信息化，对于企业的发展和社会的发展，都起到了很大的促进作用。在进行档案管理工作的过程中，档案资料的储存容量将会大大提高，储存的密度和空间也会比纸张的要大得多。感谢您，我们一直在加强档案管理的信息化，同时也可以将各种图表，照片等，都集中到一个文件里，这样既能节约存储空间，又能提高档案的管理效率。

　　3  档案信息化建设的优点

　　3.1  存储内容不易丢失

　　档案管理信息化能够将储存的信息及时存档，所有的房产信息的登记和变化都能通过网上传送到档案室，让档案室的工作人员一上线就能接收，因为采用了严格的电子锁，而且每个文件都有一个文件的编号，所以无论是文件的检索，还是文件的完整性，都要比以前的文件保存要好得多，利用这种在线的存档和提取方法，可以防止文件丢失，也可以防止文件被病毒入侵。

　　3.2  档案管理信息化可以做到多备份

　　档案管理信息化的另一大特征就是，当人们使用它时，它往往是不具有唯一性的，人们可以随意地将它进行备份，例如离线存储、云端存储等，从而防止了传统的文件因为人为或不可抗力的原因而受损，从而造成单一的信息缺失，从而产生严重的后果。

　　4  档案信息化建设过程中遇到的问题

　　4.1  由于数据的多样化，档案管理的难度越来越大

　　档案管理信息化是由实体文件管理模式转变为文件资源数字化和网络化的重要途径。由于信息的发展，文件的传递由纸质的文件转换为电子的，这样的话，传输的速度就会大大的降低，而且文件的处理也会变得更加的方便。各公司利用自身的资料库进行资讯内容传送。由于技术水平的差异，数据格式也不相同，操作环境、统计分析、记录管理、数据处理等各有特点。这就造成了资料库中含有大量的格式，因而造成了档案分类的困难。

　　4.2  系统建设不全面

　　当前我国档案工作中存在着制度建设不完备、内部专业化水平较低、所制订的制度不能很好地贯彻到实际工作中去；从目前的档案管理系统工作来看，存在着信息技术应用质量不高、档案资源信息不统一、档案管理制度不规范、档案管理方法不规范等问题。在资源管理过程中，常常会发生丢失、遗漏等问题，因此，建立健全的档案信息体系是刻不容缓的。

　　4.3  对档案信息化建设没有充分认识

　　由于受传统思想的影响，手工书写的方式已经深深地刻在了人们的头脑中。虽然资料很多，工作也很麻烦，但是大家都已经习惯了。随着信息化的实施，当前的人事安排、工作需求都发生了很大的改变，使档案工作者难以理接受信息化，这也反映出档案工作者对档案信息化的没有正确认识。

　　4.4  档案存储的网络管理安全性存在疑问

　　普遍认为，造成档案管理信息化速度缓慢的原因有两个：（1）计算机和网络存在着一定的安全风险，在保存文件的过程中，必须使用计算机的硬件，如果发生意外或者人为的破坏，那么连接网络的计算机就会被入侵、篡改、窃取。（2）缺乏法律法规及有关文件对档案管理信息化的支撑，档案管理系统还不健全。由于我国现行法律对档案管理信息化的各个方面的制约都是从以往的传统的保存模式来加以限定，致使我国至今没有专门的文件信息储存法律法规来规范，因此在法律上尚未承认档案信息化，因而使档案管理信息化的真实性不被法律条文认可。

　　4.5  技术受限和经费不足

　　实现档案管理信息化的一个重要条件，就是要保证信息存储技术达到要求，并且存储系统能稳定地储存，并且不会发生崩溃。然而，在现有的档案信息化系统中，以电子文档的形式存储，由于其储存的特性，存在一定的存贮时限和一定的存储极限，而对信息系统的存储时间要求很高，目前的常规电子文档无法满足；而传统的纸质档案向信息化的储存模式，则无法通过手工录入来实现，而必须通过扫描设备将其转换成电子文档。但现在市面上的扫描仪太廉价，无法保证扫描的准确性和准确性，而高品质的扫描仪不仅价格昂贵，而且扫描完成后还会浪费大量的人力物力，而且政府的经费也是有限的，没有足够的资金支撑，很难支撑起这么大的开销。

　　4.6  档案管理人员缺乏信息化建设的素质

　　新时期档案工作的信息化，不仅要求档案工作人员要有责任感，而且要善于应用信息技术，这是档案工作和管理工作的一大进步。而在传统的档案建设和管理中，档案资料的使用效率相对较低，这主要是因为档案资料的建立还没有与资讯科技的融合。在档案信息化建设和管理中，若没有良好的职业素质，很难与之进行有效的交流，而一旦出现差错，又不能及时发现，而将纸质资料录入到信息终端，就会给工作带来很大的不便，从而影响工作的正常进行。

　　4.7  部分单位对档案管理工作不重视

　　虽然目前档案建设的信息化已经被广泛地运用于各个部门，但如何充分发挥其作用，并对其进行进一步的优化，还没有做好充分的准备。许多单位认为，把信息技术应用在档案管理上是一件好事，但是在实际工作中，却并没有真正的转变，有的部门仅仅是把信息化作为档案管理的一种手段，而对其自身的认识却并不到位。由于档案工作中存在的一些问题，使其在工作中发挥不了应有的作用。

　　5  档案信息化建设与档案管理的思考

　　5.1  增强档案信息化管理的人员素养

　　档案管理工作作为档案信息化的重要参与者和推动者，其个人的档案管理水平和个人素质将直接影响到档案工作的开展。因此，各有关部门要加快档案管理工作的信息化进程，必须重视档案工作人员的工作能力，开展各种形式的培训、讲座、研讨会等活动，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，从而为档案事业的发展提供有力的支持。在此基础上，各有关部门可以通过定期进行档案管理工作的技能，提升其信息化意识，使得档案管理者能够熟练操作信息设备，从而使档案管理人员在参加培训的过程中，能够积累更多的专业知识，掌握信息化档案管理工作的技能，提升其信息化意识，使得档案管理者能够熟练操作信息设备，以此促进档案信息化建设工作的有效开展。

　　5.2  加大对档案信息化管理的建设投入

　　要推动我国档案管理工作的信息化，必须在以下三个方面加大投入：第一，加强硬件设备的配备。主要包括：建设档案馆、购置计算机及配套设施、改造现有档案馆、档案馆、空调、除湿机等纸质档案设备，购置扫描仪、照相机、录音机、摄像机等设备，提升纸质档案内容向数字内容的转化。二是在软件方面加大投资力度。主要内容有：建立和维护档案信息资源，建立档案信息检索平台，建立档案浏览系统和档案管理系统；加强对电子文件资料的安全投资，建立科学的安全防范体系，防止技术问题和网络入侵造成的资料泄漏、遗失。在这些投资中，档案资料的资料安全应该是投资的一个重要内容。三是要严格遵守国家相关法规，建立风险预警机制，建立对数据库安全的保障责任，以保证系统的运行。

　　5.3  建立完善档案信息化管理的安全网络

　　有关部门要加强档案信息化工作的实效，充分利用档案工作的实用性，提高档案工作的质量和效率，就必须加大对档案系统的投资，购置必要的软件和软件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。为此，各有关部门要构建一个安全的档案管理网站，将其划分为“内”和“公”两类，以加强档案管理的职能，通过网站的建设，为广大读者提供档案信息资源的服务，从而实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，在数据管理系统建设中，技术人员要注意安全，在电脑上设置一个防火墙，或者在电脑中安装安全管理软件、杀毒软件等，从而达到防范网络病毒和黑客攻击的目的，从而保护数据化文件的安全，避免数据文件的损坏，从而影响到文件的使用。

　　5.4  建立档案信息化管理的数据系统

　　在档案信息化工作中，数据管理系统是一个必不可少的环节，安全的数据管理体系可以保证档案信息的完整性，并为档案资源的开发提供依据。有关部门应充分运用信息化手段，建立高效的数据管理体系，并按档案的类别进行分类，以便于档案的查询、录入工作。此外，在建立档案资料管理体系时，应注重建立有效的检索机制，以提升档案资料查询的效能。同时，要建立一个特殊的阅览模块，以帮助档案管理员及时、高效地处理重复性的文件，防止对档案的查询和管理造成不利的影响。

　　5.5  做好信息共享

　　要做好档案管理的信息化工作，必须把现有的资料共享起来。要实现这一目标，就必须通过内部的平台来缩短人与人之间的联系，实现各个部门的文件资料的协调。由于我国的档案资料管理还不够完善，各单位的功能也相对分散，因此，档案资料的管理与沟通并不顺畅，导致了档案管理工作的效率低下。为便于资源分享，可以在文件管理系统以外建立一个将文件归类后分享的平台，以便让工作人员更好地找到所需的文件。档案管理机构可建立相关的文件制度，以促进档案资料的交换与分享，以提升档案资料使用效率，增加工作效能。同时，各档案管理单位在日常的资料审查中，要清楚地标明资料的名称、来源等细节，以便于使用者及其它人员的查阅。

　　6  结束语

　　总之，档案信息化是我国档案事业发展的一项重大举措，它推动了档案管理的简化、资源的共享，改变了以往的档案管理模式和操作流程，使档案管理的质量得到了极大的提高，档案管理工作的效率得到了极大的提高，使整个工作更加健康、稳定地发展。

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