浅析档案信息化建设与档案管理

　　作者：许贵艳

　　摘要：随着信息技术的快速发展，人们的生活和工作都发生了翻天覆地的变化，网络在人们的生活中越来越普及，信息技术得到推广，各个领域都开始向着信息化方向发展。信息化建设已经成为众多企业在日益激烈的市场竞争中取得一席之地的不可或缺的措施。档案管理信息化也是如此，通过信息化管理有助于企业部门合理利用档案信息，充分利用档案的价值，为决策制定提供强有力的数据支持。

　　关键词：档案信息化；档案管理；探究

　　信息技术以其独有的优势得到了广泛的应用，在人们的生活和工作中发挥了重要作用。在档案管理上也引入了信息技术，并取得了一定的进展。档案管理模式从原来传统的纸质管理方式开始向着信息化方向转变。当单位要进行档案记录、档案管理时信息技术可以大大降低员工工作质量，和传统管理方式相比效率更高，质量也更好。不过受到多种因素影响，档案信息化建设过程中还存在着一些问题，必须要解决这些问题才能够提高档案信息化建设的水平，提高档案管理质量。

　　1  档案信息化建设重要意义

　　在档案信息化建设中，我国档案管理部门需要根据档案管理现状，结合时代背景变化去进行，而这也是未来档案管理发展的必然趋势。随着档案管理信息化的开展，改变了传统的纸质记录和保存，只需要利用计算机系统进行记录、保存、管理就可，文件管理的效率和质量大大提高。领导在制定决策时可以很快从系统中检索到自己需要的档案信息，提高决策制定的科学性和准确性。利用信息技术能够将部门资源都整合起来，对员工进行合理分配，并建立不同指标去规范档案资料。档案管理中部分资源能够利用科学技术组织起来，做到信息传递、信息共享。如今科学技术快速发展，档案管理模式也发生了巨大变化。传统档案管理中是利用纸质方式进行记录的，需要花费很多时间和员工进行记录，记录好后还需要花费很多精力才能够保存，如果保存不好档案容易出现受潮、缺损问题，会影响档案资料的有效利用。纸质档案查询也十分麻烦，需要一份份查找，档案的作用和价值无从体现。而如今信息化管理档案记录方便，记录效率大大提高，档案信息保存也方便，还可以对已有信息进行再加工，提取对部门发展有用的信息，提高部门的经济效益。

　　2  当前档案信息化建设存在的问题

　　2.1  档案管理标准化水平低

　　我国档案管理工作仍有很多不完善的地方，其中最为明显的就是档案管理部门档案管理工作缺乏统一的标准，不论是规范化、标准化还是准确性方面都不够完善。通过实际调查可以发现目前我国档案信息化管理中并没有建立一套系统的管理制度，国家对于各单位的档案管理工作只是发挥了指导作用，而不是其直属单位档案管理工作并没有话语权，这就导致各部门档案管理工作各管个各的。各行业、各部门档案信息管理水平参差不齐，有的管理水平高，有的管理水平低。

　　2.2  缺乏研究资金

　　档案信息化建设的开展需要大量资金的支持，不然是很难顺利进行的。在信息化建设中需要用到很多的硬件设备，如最为基础的计算机设备。除了要增加很多设备外，还需要营造一个好的工作氛围，激发员工工作积极性。而这些都是需要资金支持的。通过调查发现当前很多部门信息化建设中，单位投入到档案管理的资金都很少，资金严重缺乏，硬件设备都是些老旧的，存在很多问题，严重影响了档案资料的记录、保存等。员工工作环境不好，容易打压员工工作积极性，影响档案管理效率和质量。

　　2.3  缺乏重视

　　很多事业单位对档案管理工作都缺乏重视。在事业单位发展中档案管理部门不是主要业务部门，因此不受领导和员工的重视，不论是员工和领导只是将其作为一个辅助部门，甚至都没有专门配备一个管理室。在该部门工作的员工要么就是从其他岗位调过来的兼职人员，要么就是年纪大将要退休的或是新入职的新员工等，硬件设备也跟不上要求，存在各种问题。这些都严重影响了档案信息化建设的进程。此外，由于档案管理工作特性，工作人员在工作时很容易养成墨守成规的习惯，利用传统的管理系统、传统的管理习惯进行管理，缺乏时代创新，让他们重新适应别的工作形式，将会导致他们身心都接受不了，甚至出现抵触心理，不愿改变现状，而这显然也不利于档案信息化建设的开展。

　　2.4  缺少专业人才

　　目前各单位档案管理人员素质都是参差不齐的，大部分人都不是专业人员，具体表现为：为了减少人员资金投入，直接从其他岗位调取一批人从事档案管理工作，这些人员属于半路出家，对档案工作的理解不充分，档案工作的开展不熟练，需要花费很长时间才可以提高管理能力。工作人员缺乏责任心。大部分单位对档案管理都缺乏重视，而这显然也会对员工产生影响，员工对自己的工作看不到未来，在工作时都只是应付，缺乏责任心，工作效率和质量都无法达到标准，无法为领导决策制定、人事部门人员配置提供数据支持。单位对档案工作不重视，配备给档案管理部门的员工、管理人员都是老弱病残，很多人都将档案管理部门作为即将退休后选择的最后一个岗位，他们没有经历学习，更不用说推动档案信息化建设了。

　　3  档案信息化建设原则

　　3.1  规范性原则

　　档案信息化是是一项比较复杂工程，包含了很多要素，档案单位需要加强管理，提高管理效率和水平。要建立一个统一的管理标准，具体的管理流程，使得档案员工工作时能够严格根据标准进行。同时还应当结合单位实际情况建立合理的规章制度，防止出现电子文件归档互不兼容、低水平重复情况。如果档案管理过程中没有进行严格的规划，没有指定有效规章制度进行约束，将会严重影响管理的效率和质量。

　　3.2  安全性原则

　　档案资料里面包含了很多信息，有员工个人信息、单位发展历程等，很多信息直接涉及到了隐私、单位发展，因此必须要做好保管，防止出现信息泄露的情况。档案信息化建设中信息安全管理是其中重要环节，受到社会各界的关注，在利用信息化技术提高档案管理效率和质量的同时，更不能忽视信息利用过程存在的信息泄露情况。网络环境是十分复杂的，档案信息化管理过程中容易受到黑客攻击、计算机病毒攻击等破坏，档案信息管理安全得不到保障，一旦信息泄露有可能会直接影响到事业单位的发展。目前大多数单位都是利用安装防火墙去确保档案信息安全的，但是这并不是万无一失的方式，面对日益复杂的信息环境，企业和单位都需要加强警惕，要对计算机系统进行定期维护，对档案进行加密，通过多种方式去提高信息安全水平。

　　3.3  效益性原则

　　档案信息化建设是一个复杂的、系统的、长期的工程，在建设过程中需要花费大量人力、物力、财力和技术，为了不造成各种资源的浪费，必须要加强资源合理分配，遵循效益型原则。目前企业单位在档案信息化建设中缺乏统一的衡量依据，无法对档案信息化工作进行定性和定量评估，严重阻碍了企业、单位档案信息化建设进程。对此，各企业和单位需要从自己的实际发展需求出发，经过分析找出档案信息化建设中最为迫切的工作内容，着重解决比较迫切的问题，尤其是在投资大型的项目时更是要考虑计算机系统的效益期限，将目前比较关键、利用效率高的信息化项目开发出来，为企业或是单位创造一定的价值，而利用程度不高、不紧急的项目则可以根据实际资金实力逐步开展，要考虑好成本投入和利益产出之间的比例，防止出现资金、资源浪费情况。

　　4  促进档案管理及档案信息化建设的策略

　　4.1  加强档案管理基础设施建设

　　在档案信息化建设过程中首要条件就是要配备完善的基础设备，如果连基础条件都达不到，想要实现档案信息化建设简直就是在想当然。因此企业、单位需要购买相关设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。在设备条件都得到了保证后，就是要配备一套完整的、可靠的系统能够进行档案记录和查询工作，同时也要有一套完整的管理系统对档案进行管理分类。

　　4.2  提高档案信息化建设安全性

　　在信息时代背景，信息越来越重要，人们的生活也会发生巨大拜年话，开始信息化方向发展，而这必然会带来信息泄露的问题。因为信息泄露对单位、企业甚至是个人都产生了很大的麻烦。在现代化信息建设过程中需要加强信息安全管理，提高信息的安全性和可靠性。很多不法分子为了获利，会利用技术去攻击网络漏洞，对档案信息管理系统进行攻击，导致很多信息资源泄露和损坏，在没有进行备份的情况下，导致信息资源损失不全，无法进行还原和修复，严重影响了单位发展、企业发展。因此档案管理部门必须要对信息管理系统进行完善，提高信息管理安全性。

　　4.3  增强档案管理工作人员素质

　　首先需要提高档案管理工作人员的信息化水平。以往都是纸质档案，员工只需要用纸笔进行记录，而现在信息化管理中员工需要利用计算机记录。员工必须要熟练计算机各个功能，学会电子文档操作、自动化系统操作。档案管理信息化建设不代表纸质管理就彻底被取消掉，两者是结合的。而纸质保存一直是比较重要的内容。对于具有价值的书面材料，保存不易，容易破损或是陈旧，纸质上资料就会看不清楚，员工需要提高自己的能力，妥当保存这些资料。其次企业、单位领导必须要加强对档案管理工作的重视，为档案管理工作提供良好的工作条件，硬件设备、人员配备都要完善，同时要提高工作人员工作积极性，从根本上解决档案管理质量不高的问题。企业、单位可以对表现优秀的档案管理员工进行物质或是精神上的奖励，让员工对自己的工作产生认同感，激发他们的工作动力，提高工作效率和质量。而对于工作人员敬业精舍培养，需要定期对他们进行责任意识教育，让工作人员能够感受到自己的工作使命，充分认识到档案管理的重要性，从内心接受这份工作，认真努力工作，提高他们的责任意识。企业也需要加强管理，制定科学的管理标准和制度，对员工的工作进行有效约束。

　　4.4  实现档案新资源共享，改变档案管理模式

　　为了提高档案信息化管理效率，必须要转变工作人员对档案管理的认知，提高管理者态度，从原来的被动管理、被动工作转为积极主动管理和工作，提高他们的主动服务意识。信息都是有时效性的，需要及时对信息进行整理，确保信息时效性和真实性，实现信息资源共享，主动提供信息，为企业单位发展提供有价值的信息。在档案信息建设中药加强电子软件和电子信息的检索，确保档案信息有效性、及时性、规范性和使用性。

　　4.5  坚持质量第一

　　在档案信息转移和归类过程中，工作人员必须严格按照相关规定和标准进行，确保自己的每个工作内容都达到一个高水准，不能够因为时间不够或是其他外部因素影响敷衍工作，降低管理效率和质量。档案工作人员要提高对自己的要求，对信息化知识进行更新，熟练掌握信息技术能力，提高档案管理质量。确保每个档案信息使用者都可以得到很好的体验，为单位企业决策制定、事业部门人员分配提供强有力的数据支持。

　　5  小结

　　档案信息化建设指的是单位、企业利用现代化手段如信息技术、网络技术、计算机等进行档案管理。传统的纸质管理存在很多的缺陷，纸质档案记录、整理、保管都需要花费很多精力和时间，同时也需要大量的人力，当纸质档案记录好后如何有效保管也是一个难题。同时在利用纸质档案资源时还需要慢慢搜寻，才能找到自己想要的资源。而信息化管理则可以很好地解决这些问题，只需要利用计算机系统、打印机、扫描仪等设备进行记录、整理等，保存也只需要扩大计算机的容量储备，在利用档案信息时只需要进行检索，可以很快找到想要的资源。通过档案信息化建设做到资源共享、网络共享，实现最终的一体化数字管理，为企业、单位发展提供及时、有效、准确性高的信息资源。

　　参考文献

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　　[2]姬军灵.浅析档案信息化建设与档案管理的研究探索[J].电脑迷,2018(2):150.

　　[3]蒋杰.浅析档案信息化建设与档案管理的研究探索[J].祖国,2017(19):1.

　　[4]夏琴心.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].湖南社会科学,2014(A02):2.

　　作者简介：许贵艳，科尔沁右翼前旗财政局，内蒙古  兴安盟  137700