烟台福山:建立档案分级管理台账

　　文/张媛

　　2022年，福山区档案馆将分级档案管理作为年度重点工作纳入区“挂图作战”项目，提出具体执行措施，通过对照清查实体档案目录、清查电子档案目录、清查原有档案，在执行过程中不断修改完善存在问题，在原全宗台账基础上分级鉴定形成分级档案管理台账。

　　分级鉴定标准及原则

　　档案分级管理的核心是档案的价值鉴定。区档案馆明确档案形成时间和所处特殊历史时期，档案内容的重要程度以及特殊程度，档案形成者的级别及影响力，载体形式、记录方式等本身形成特征，自身形态和内容的珍贵程度为档案价值评定的五大标准。融合五大标准，按照全面、分层次、分门类三大原则对档案实施价值鉴定，形成不同级别档案，并对鉴定结果有针对性地实施管理。

　　第一，采取分层次鉴定的方法。一鉴全宗。全宗作为第一层级的鉴定标准，按照产生时间、重要程度等进行初鉴，形成对应一、二、三级全宗。二鉴案卷。在初鉴全宗内，按档案内容顺序鉴定，二鉴发现价值不同的文件形成对应级别案卷，重要性较强的，可提档为二级档案，其他档案仍为三级案卷。三鉴文件。在二鉴出来的案卷中，按照文件利用频率、现行效果等进行三鉴。鉴于某些档案涉及个人或者团体利益，查阅率较高，价值相对来说较高，可提格为二级档案，比如区计委三级案卷中“关于同意建SOS儿童村征地的通知”就可划为二级档案。

　　第二，鉴定时应用全面眼光，将五大标准结合起来，全面理解把握，防止鉴定因局限性破坏精确度。例如，1983年这一个时间点，初看并无特点，但对于福山来讲，是县改区的特殊时间节点，这个时期形成的“关于机构设置方案”以及“领导班子组建报告”等显得尤为重要。因此，要保证鉴定的全面性，避免片面武断。

　　第三，应区分门类鉴定。各门类档案整理方式、阅读方式各不相同，档案分级鉴定时应加以区分。要特别关注各门类档案的特殊性。专业档案由于其产生及使用的特殊性，如纪检处分档案、死亡干部档案等，在分级鉴定时应关注其保密工作性质。

　　实际措施

　　第一，建立分级档案标识策略。经过分级鉴定的档案应进行分级标识。一是对单独抽出卷的标识。以标识卡代替原档案，标识卡的制作与档案案卷基本相同，封皮建议与原档案封皮一致，再增加参见库位号、排架号等信息。二是针对正常分级档案的标识。对鉴定出的档案原卷制作一级、二级、三级档案标识，卷皮、卷脊均进行醒目标识，方便救援、保管、保护等工作。

　　第二，分级档案的排架应保持档案完整性并兼顾实用性。档案分级鉴定后，应按照“同级别档案同库”的原则各自单独存放。为保证档案完整性，区档案馆将一级档案移入特藏库，将二、三级档案集中存放于同一库房。二级、三级档案涉及全宗较多，内容复杂，应区别于其他档案单独存放，建议有条件的基层馆库也将二级、三级档案分别存放。

　　第三，建立提格管理策略。针对单卷档案高于本全宗鉴定价值，或者单件档案价值高于同案卷其他文件的情况，实施提格管理策略。以福山计委三级案卷中的“同意建SOS儿童村征地的通知”文件为例，将复制件移入二级保管库不符合分级管理要求，而将原件移入二级保管库就要拆卷，也并不符合要求。因此，区档案馆决定对鉴定出的单件档案进行二级标记后，将此卷整体提格为二级档案，不再单独抽出保管或者复制保管，同时对该卷档案进行标记，参照整卷档案标记方式，特殊注明此件档案的重要性。以标识卡代替的档案或者提格管理的档案的存放位置也是一大问题，仍以上述档案为例，县档案馆将该部分档案放置于二级档案的最后，在每架密集架上做好“提档管理档案”“以标代档管理档案”的标识。

　　第四，加强一级档案及库房管理。一是厘清管理理念。特藏室不是展览室，应更多关注保管环境、装具、档案情况等，形成“以藏为主、展览为辅”的管理理念。二是制定特藏管理制度。区档案馆制定了《特藏库管理办法》《特藏档案利用管理办法》《特藏库安全巡查制度》等，加强特藏库房和特藏档案管理，责任落实到人。三是以保护原件为原则。在利用档案举办展览、对外参观时，用复制品进行替代，一级档案不再提供原件，有计划进行仿真复制；必要时，可将二、三级档案原件进行真空封存后放入展馆、临时展厅等区域进行展览，坚持保护好原件的底线。

　　作者单位：山东省烟台市福山区档案馆

　　责任编辑：周拯民