“多智能体”技术在政务服务“一网通办”电子文件归档管理中的应用

　　文/康勇  袁敬

　　随着现代信息技术发展，AI技术正越来越广泛地应用于各行各业，“多智能体”技术是其中典型代表。该项技术将多个智能体组成合集，其目标是将大而复杂的系统分解成小的、彼此互相通信的、协调的、易于管理的系统。“多智能体”系统具有自主性、分布性、协调性，以及很强的自组织能力、学习能力和推理能力，特别适合在“跨地区、跨部门、跨层级、跨应用”环境下，通过各个智能体之间的按需协作，开展跨域运行和业务协同。

　　2021年，上海市档案馆开展了“基于‘多智能体’技术的电子文件智能化归档研究”，探索在政务服务“一网通办”电子文件归档管理中引入“多智能体”技术，取得重要工作成果。

　　开展异构对接，做到前端系统“零”改造。电子文件归档的核心任务是获取业务数据，利用“多智能体”技术开展系统对接，可根据前端业务系统的数据特征，制定相应捕获规则。智能体依照捕获规则自动规划捕获方案，动态编排和调度捕获行为，并开展归档数据格式转换等任务。在不需要前端应用开发单位作任何系统改造的前提下，绝大多数归档数据都能被智能体发现和准确定位，智能体还可以在短时间内抽取电子文件及相关元数据，大大减少了沟通协调成本，提高了归档效率。

　　实现自主整理组件，确保档案工作者“零”负担。传统档案管理环境下，档案人员需要用大量时间和精力开展各类文件收集和归档质量审核。使用“多智能体”技术，智能体可采用“分工协作”方式在线捕获待归档数据，结合有关业务标准和数据规范，按照不同的业务类别、业务阶段，分别形成规范的档案信息包，并根据相应规则配置档号、判断保管期限。这种无感式、静默型的归档方式和高效能、简约化的服务模式，让原来靠人工逐条逐件整理的繁琐工作得以快速自动完成，档案人员只需对结果进行批量审核确认，大大提高了工作效率。

　　创新工作理念，细化检测措施。针对“归档部门多、应用差异大、检测规范要求高、检测管理难度大”的特点，市档案馆首次提出“分级、分类、分层”检测机制，采用“多智能体”技术模拟真实环境下档案工作的分工，构建起“统一管理、分布执行、规范达标”的检测管理体系。依托多智能体的自组织、自协同能力，将既要满足多样化场景，又要兼具通用性的检测需求，采用“群体智能”的方式快速实现检测的有序分解和有机组合。同时，还借助多智能体的策略动态组合调度能力，实现归档、管理、移交阶段“四性”检测工作的稳步推进，并确保整个业务过程可管、可控。

　　再造业务流程，丰富场景应用。将智能捕获归档数据、提高档案数据质量和依法开展移交接收3项业务统筹考虑，探索电子文件全生命周期规范管理的技术路线。在业务办理过程中，参照电子档案“四性”检测的有关要求和方法，在不改动或少改动系统的前提下，配置不同的检测方案，为应用赋能，并做到不同阶段相同检测指标的动态同步，有效缓解在归档或移交阶段发现数据问题后，对已办结业务追溯修改难度大的痛点。同时，也为提高政务服务“一网通办”业务数据质量、优化服务能力提供了有益的支持。

　　实施电子文档一体化流程智能管理，进一步解放生产力。多智能体作为一种“自治式”的AI技术，可以映射现实的组织架构和管理要求，在不需要外部干预的情况下，按照预设的任务要求自主开展工作，构建“管理—执行—反馈”闭环。这样，除了归档和检测场景，在档案移交、档案数据鉴定、档案资源深度挖掘和档案共享利用等场景也可以进行应用拓展。此外，多智能体这种“还原现实、优化现实”的特点，可以将大量原本需要工作人员开展的事务性工作转变为系统自动完成，更好地提高工作效率和工作质量。

　　跨越异构系统和数字鸿沟，提高档案数据治理水平。以往档案信息化建设的最大难点，在于实现业务系统和档案系统的有效对接，并解决数据异构问题。多智能体技术采用单方配置为主的对接方式，有效降低了管理成本和开发成本，大幅缩短了对接周期，为跨部门、跨应用的系统和数据对接集成提供了新思路和新工具。这就使得在应用单位各部门、档案室和档案馆乃至各档案馆之间因异构系统导致的数字鸿沟可以被跨越，为各单位、各区域乃至全国档案部门开展全方位高水平数据治理提供了一种新的方法论和实现路径。

　　作者单位：上海市档案局（馆）

　　责任编辑：王辉