电力企业招投标档案创新管理探索

　　文/马昭  牛彩云  李刚  恽碧蔚  万君

　　国网青海省电力公司物资公司（以下简称“国网青海物资公司”）针对招投标文件量大、收集工作效率低等问题，开展了招投标档案创新管理探索，取得了显著成效。

　　现状分析

　　国网青海物资公司作为国网青海省电力公司（以下简称“省公司”）的全资子公司，主要负责为省公司及所属单位的电网建设、生产运行和经营管理提供招标代理和物资供应服务。随着各类招标采购活动的日益增多，国网青海物资公司的招投标档案管理工作面临较大困难，具体如下：

　　一是管理难度较大。国网青海物资公司既要承担省公司各类招标采购活动的归档保管责任，又要负责下属单位委托招标采购活动的档案收集、移交等工作，管理难度较大。

　　二是文件收集难度较大。国网青海物资公司不仅作为甲方管理部门，负责收集整理采购活动中的前期管理性文件、招标过程性文件、评标结果性文件等文件材料；同时作为招标代理机构，还需对招标采购活动中的非中标单位的投标类文件材料进行收集整理，难度较大。

　　主要做法

　　针对以上问题，基于招投标采购的工作实际，国网青海物资公司办公室牵头组织，提出了“摸清现状找出问题、针对问题制定方案、在线归档解决问题”的工作思路，即组织相关人员开展招标采购活动管理情况和归档文件产生情况的摸底调查，形成痛点与问题清单；按照难点与问题清单，制定明确的管理提升方案；通过技术升级改造，开展创新管理，解决现有的难点问题，提高招投标档案管理效率。具体做法如下：

　　1.全面开展现状调研

　　为明确各类采购活动文件产生情况，国网青海物资公司办公室开展了广泛的调研。一是管理现状调研。统一设计调研提纲，对全业务流程产生的文件名称、归档单位、产生形式、文件格式等进行调研。二是归档文件梳理。通过调研，前期管理性文件，如内部审批单、定标会议纪要等主要产生于协同办公系统，部分文件为线下流转产生；组织招标工作开展过程相关文件，如招标公告、中标通知书等主要产生于电子商务平台，部分投标文件保存于外网网盘中；评标过程文件，如评审报告、专家抽取方案等基本为线下产生，多为纸质文件。通过上述梳理，形成了招投标档案归档痛点与问题清单。

　　2.制定管理提升方案

　　依据梳理出来的难点及问题清单，国网青海物资公司结合工作实际，制定了招投标档案管理提升方案。一是推动在线归档与移交。对于在协同办公系统、电子商务平台、外网网盘中的文件，应利用技术手段，将协同办公系统、电子商务平台、外网网盘等与数字档案馆系统进行集成，实现在线归档，提高文件收集效率，升级数字档案馆跨全宗移交功能，实现所属单位的招投标采购活动档案的“一次收集、在线移交”。二是实现档案分级保管。对国网青海物资公司作为甲方管理职能的档案材料，利用数字档案馆系统进行管理；对招标代理机构代为保管的非中标单位的档案，采用独立库房及独立管理系统进行分级管理。

　　3.开展管理提升实践

　　根据上述管理提升方案，国网青海物资公司积极组织实施：一是实现在线归档。通过打通电子商务平台与数字档案馆系统的归档接口，实现电子商务平台的投标文件登记表、中标通知书等文件的元数据及原文在线推送。二是开展数据治理。通过优化数字档案馆系统功能，形成对应文件收集模板，对13个批次项目的1830卷、3500件文件进行批量导入，完成相关历史档案的跨全宗移交。三是实现分级管理。通过改造现有库房、部署数字档案馆单机版系统，实现已有档案的分级管理，既有效支撑了省公司工作，又确保了档案的安全保管。

　　作者单位：国网青海省电力公司物资公司

　　责任编辑：巩慧