公立医院多院区档案一体化管理研究

　　作者：秦一力

　　摘要：随着公立医院“一院多区”发展战略的深入实施，如何实现多院区档案管理的有效整合，已成为现代医院管理变革和创新的重要课题。在分析当前公立医院多院区档案管理现状的基础上，深入剖析了档案一体化管理在体制机制、信息化建设、人才队伍、安全保障等方面面临的突出挑战，并针对这些问题，提出了完善管理体制、加强信息化建设、构建专业人才队伍、健全安全保障体系等策略建议，旨在促进多院区档案协同管理机制的形成，实现档案管理与医院发展的深度融合，为公立医院高质量发展提供有力支撑。

　　关键词：公立医院；多院区；档案一体化管理

　　随着医疗卫生体制改革的不断深化，公立医院正经历着前所未有的变革与发展。2021年，国务院办公厅印发的《关于推进公立医院高质量发展的意见》明确提出了“一院多区”模式，旨在推动优质医疗资源扩容和区域均衡分布，充分发挥优质医疗资源的辐射带动作用。在政策的推动下，越来越多的公立医院开始实施多院区发展战略，这已成为推动公立医院高质量发展的重要途径。然而，在医院规模不断扩大、布局日趋分散的前提下，如何实现多院区的有效管理，特别是档案管理，是值得深入研究的问题。档案作为医院重要的信息资源，在医疗、科研、管理等各项工作中发挥着不可或缺的作用。随着信息技术的快速发展，以数字化、网络化为特征的现代档案管理模式正逐步取代传统的纸质档案管理方式。

　　目前，虽然不少公立医院的档案信息化建设已取得了一定成果，但在多院区环境下，仍普遍存在档案管理分散、数据共享困难、缺乏统一标准等问题。这不仅降低了档案管理效率，也制约了档案在医院管理和决策中的有效应用。此外，多院区发展在扩大医院服务空间的同时，也给医院管理带来新的挑战。相关研究表明，多院区运行使公立医院在管理难度、服务模式、运营成本、人力资源配置等方面面临诸多困难[1]。作为医院管理的重要组成部分，档案管理在多院区环境下同样面临着专业人员缺乏、信息化水平不足、档案利用不充分等问题。针对上述问题，推进多院区档案一体化管理，实现档案信息资源的集中管理和共享利用，是新形势下公立医院高质量发展的必然要求。

　　本文在分析公立医院多院区档案管理现状的基础上，系统梳理了档案一体化管理面临的主要挑战，包括管理体制机制、信息化建设、人才队伍、安全保障等方面。基于此,提出了推进多院区档案一体化管理的对策建议。通过优化管理架构、完善制度规范、加强信息化建设、培养专业人才队伍、健全安全保障体系等措施，促进形成公立医院多院区档案协同管理机制，实现档案管理与医院发展的深度融合，为公立医院高质量发展提供有力支撑。

　　1  公立医院多院区档案管理现状

　　1.1 档案管理在公立医院管理中的重要作用

　　档案管理是公立医院管理体系中的重要组成部分，它在维护医疗质量与安全、支持医学研究与教学、促进医院运营效率提升等方面发挥着不可替代的作用。医院档案全面覆盖了门诊、住院、护理、药品管理、医疗设备使用等各个环节的完整记录，是医院宝贵的知识财富。通过实施规范化的档案管理策略，医院能够及时、准确地获取各类关键信息，为临床诊疗、科研教学、绩效考核以及风险防控等提供翔实的数据基础。此外，档案也是医院发展历程的真实写照，对于传承医院文化、塑造良好社会形象具有深远的意义[2]。因此，实现高水平的档案管理是公立医院核心竞争力的重要体现。

　　1.2 多院区发展对档案管理的新要求

　　随着现代医院管理理念的深化和医疗资源整合力度的加大，“一院多区”模式已成为公立医院做优做强的重要路径。多院区模式突破了传统单一院区的局限，有助于实现医疗资源的扩容和均衡布局，拓展了医疗服务半径。但与此同时，院区规模的扩大和地理位置的分散也给档案管理带来了新的挑战。传统的档案管理方式已难以满足多院区发展需求，亟须创新管理模式，构建标准统一、互联互通的档案管理体系。因此，多院区档案一体化管理成为大势所趋，这对档案管理工作提出了更高的要求，需要运用信息化手段，有效整合档案资源，实现多院区档案的集中管理、实时共享和便捷利用[3]。

　　1.3 多院区档案管理存在的主要问题

　　尽管公立医院对档案管理工作日益重视，但多院区档案管理仍受体制机制、基础设施、人才队伍等因素的制约，面临诸多困境。主要表现为：管理体制不畅，缺乏统一的管理架构和制度规范，导致各院区档案管理职责界定不清，协调机制不健全；信息化程度参差不齐，档案数字化进程缓慢，“信息孤岛”问题突出，阻碍了各院区档案数据的实时共享和交互利用；档案管理队伍专业化水平有待提升，人员配置不足，专业培训不够系统，整体素质尚需加强；安全保障体系不完善，缺乏有效的档案安全风险防控机制，使得档案信息泄露、损毁等安全事故时有发生。鉴于此，为了推进多院区档案一体化管理的进程，必须深刻认识到这些突出的矛盾和问题，并采取针对性措施加以破解。

　　2  公立医院多院区档案一体化管理面临的挑战

　　2.1 管理体制和机制的挑战

　　目前，多数公立医院实行的多院区管理体制尚不完善，普遍存在条块分割、职责不清的问题。在档案管理方面，缺乏统一的规划和制度设计，各院区档案部门归属不同，管理标准难以统一，协同合作机制不足，这直接导致档案资源的分散和管理效率的低下。此外，多院区的分布式布局也增加了档案管理的难度，如何构建规范统一、分工明确、高效协作的管理运行机制，已成为摆在公立医院面前的现实问题。为此，必须从顶层设计入手，明确多院区档案管理的职能分工，理顺内部管理关系，建立健全协调沟通机制，形成上下联动、横向协同的一体化管理格局。

　　2.2 信息化建设和数据整合的挑战

　　实现多院区档案一体化管理，信息化建设是不可或缺的重要支撑。然而，由于发展基础、投入力度等因素的差异，不同院区的档案信息化水平呈现出明显的不均衡态势。一些院区数字化程度低，仍以纸质档案为主，且缺乏必要的软硬件设施支持，难以满足一体化管理的实际需求。即便部分院区已经建立了电子档案系统，但由于缺乏统一的规划和标准，导致系统割裂，数据标准不统一，从而在实现数据互联互通和交互利用时面临诸多障碍。多源异构的档案数据现状给集中管理和深度利用带来了极大的挑战。因此，亟须加大信息化建设的投入力度，完善相关基础设施建设，建立统一的数据管理平台，推进多院区档案数据的标准化和规范化工作，以实现数据的无缝对接、深度融合和高效共享。

　　2.3 人才队伍建设的挑战

　　档案管理工作的开展离不开专业化人才队伍的支持。当前，多院区档案管理面临人才总量不足、专业能力有待提升的困境。具体表现为：档案工作人员编制有限，专兼职人员比例失衡，部分人员专业背景单一，知识结构不够多元化，整体素质难以满足新形势下档案管理创新发展的迫切需求。随着多院区模式的不断发展，对档案人才的数量和质量均提出了更高的标准和要求，亟须储备一批既精通档案业务、又熟悉信息技术和现代管理理念的复合型人才。为此，只有不断扩充人才队伍规模，加大专业培训力度，创新人才培养机制，努力建设一支高素质、专业化的档案管理人才队伍，才能为多院区档案一体化管理的顺利推进提供有力的人才保障。

　　2.4 档案安全和隐私保护的挑战

　　在数字化时代，档案面临着前所未有的安全挑战。网络环境下，黑客攻击、病毒入侵、数据泄露等安全风险不断加剧。特别是在公立医院多院区管理的环境下，档案跨区域传输和共享频率增加，进一步加剧了信息安全问题的复杂性。此外，公立医院普遍缺乏完善的档案安全管理制度和防护技术，使得档案信息极易成为不法分子攻击的目标。同时，随着《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规的颁布与实施，国家对维护公民个人信息安全、保护隐私权益的要求愈发严格。然而，当前多院区档案管理在敏感信息脱敏处理、隐私数据加密保护等方面的隐私安全保护措施尚显不足，容易引发法律纠纷，损害医院声誉。

　　3  推进公立医院多院区档案一体化管理的策略

　　3.1 完善多院区档案管理体制机制，明确管理职责

　　推进多院区档案一体化管理，首要任务是完善管理体制机制。公立医院需从战略高度出发，精心谋划多院区档案管理工作，并将其纳入医院整体发展规划和顶层设计。首先，医院领导层应成立档案管理委员会等领导机构，以加强统筹协调，并建立健全联席会议、工作例会等沟通机制。其次，要明确管理职责，确立医院档案部门为牵头单位，负责总体规划和指导，各院区档案部门则负责具体实施，形成分级管理、互为补充的良性管理格局。再次，要制定和完善多院区档案一体化管理的相关制度和业务规范，统一工作流程和操作标准，以促进管理的深度融合[4]。同时，还应建立健全跨部门、跨院区的协同配合机制，打破壁垒，充分调动各方资源和力量，形成工作合力，共同推进多院区档案一体化管理的顺利实施。

　　3.2 加强多院区档案信息化建设，实现数据互通共享

　　信息化是实现多院区档案一体化管理的重要手段，因此公立医院应高度重视档案信息化建设，科学合理制定实施方案，明确建设目标、路径和重点任务。首先，通过加大资金投入，优化软硬件基础设施，为档案数字化、系统化管理创造条件。其次，统筹规划多院区档案信息系统的建设，搭建集中管理平台，以实现数据的共享与交换。再次，需加快推进档案数字化进程，建立覆盖全院区的电子档案库，以提高档案信息资源的完整性和利用效率。最后，需制定档案数据标准规范，确保多院区档案数据的规范采集和标准化处理。此外，也可积极运用大数据、人工智能等新技术，深化档案数据的整合、挖掘与利用，为医院管理决策提供数据支撑。

　　3.3 构建专业化档案管理人才队伍，提升管理能力

　　人才是推动多院区档案管理创新发展的核心要素，因此，公立医院要牢固树立人才优先发展理念，加大对档案专业人才的引进力度，持续优化人才队伍结构。首先，要创新用人机制，在岗位设置、编制分配等方面向档案部门倾斜，为档案人才的成长与发展创造更加有利的环境。通过深化人事管理制度改革，拓宽档案人才职业发展路径，完善薪酬福利体系和绩效考核机制，以充分调动员工的工作积极性。其次，要建立健全档案人才教育培训体系，科学制定培训规划，不断丰富培训内容和形式，特别要强化信息化应用、经验交流等实务培训，以提升档案人员的综合业务能力和专业素养[5]。具体措施包括鼓励档案管理人员加强继续教育，支持其提升学历和学位；加强与高校、科研机构等单位的产学研合作，共同培养高层次、复合型档案管理人才，为医院档案管理事业的持续发展提供人才保障。

　　3.4 健全档案安全保障体系，强化隐私保护

　　档案安全是确保多院区档案一体化管理成功实施的关键因素。因此，公立医院应严格遵守国家与档案相关的法律法规，并结合本院的实际情况，制定和完善档案安全管理制度，以明确安全责任，细化管理要求。建立健全档案安全风险评估和监测预警机制，定期开展风险排查工作，以便及时发现并消除安全隐患。同时，要加强档案库房等关键场所的安全防护，配备必要的消防、防盗等安全设施，确保档案实体安全。在档案管理流程上，严格控制档案接收、借阅、归档等关键环节，完善审批流程和操作规程，减少安全风险。此外，档案数据安全同样不可忽视，应采用加密、备份、访问控制等技术手段，有效防范信息泄露和破坏风险；通过加强档案从业人员安全教育和保密意识，提高其安全意识和防范能力，并严肃查处泄密等违规行为。

　　4  结语

　　多院区发展已成为公立医院做优做强的必由之路，而档案一体化管理则是适应这一发展趋势的必然选择。从国家政策导向到医院发展实践，都对推进公立医院多院区档案一体化管理提出了更高要求，需要从体制机制、信息化建设、人才队伍、安全保障等方方面面统筹谋划、系统推进。唯有协同发力、久久为功，才能破解制约档案事业发展的瓶颈和掣肘，不断提升档案管理的科学化、规范化、信息化水平，全面提升医院运营管理效率和核心竞争力，为公立医院高质量发展提供坚实的档案保障。展望未来，随着信息技术的日新月异，智慧档案、知识档案等新理念正引领档案管理模式的变革。如何立足于各院区实际状况，探索智慧档案管理新模式，利用大数据、人工智能、区块链等新技术新手段赋能档案管理创新发展，提升档案治理能力现代化水平[3]，将是一个值得深入探讨的课题。这需要理论界和实务界共同努力，深化研究，创新实践，为新时代公立医院多院区档案事业发展贡献智慧和力量。

　　参考文献

　　[1]王桂香.医院档案管理的规范性治理研究[J].山西档案,2023(1):156-158.

　　[2]张茉.图书档案信息一体化服务提升策略研究[J].山西档案,2017(3):84-86.

　　[3]张婷婷.现代化背景下医院档案管理现状与优化策略[J].山西档案,2022(5):173-175.

　　[4]马茂盛.数据时代医院档案数据管理创新实践研究[J].山西档案,2022(4):184-187.

　　[5]刘萍.大数据时代医院档案管理价值、问题与策略[J].山西档案,2022(5):176-178.

　　【作者简介】秦一力（1977—），女，汉族，河北辛集人，山西医科大学第二医院党院办公室副主任，学士，研究方向：档案管理。