浅析档案统计在档案管理中的作用

　　作者：于凯慧

　　摘要： 近年来， 我国社会不断迈进信息化时代， 在这种发展形势下凸显出档案管理工作具有的重要作用， 同时受到信息化网络技术产生的影响， 当前我国很多企事业单位中的档案管理工作逐渐朝着信息化的方向发展。 档案统计作为档案管理功能开展过程中非常重要的构成元素， 经常需要分析和统计有关业务信息和企业档案工作开展的现状， 以便于促进企业有关工作的正常进行。 此篇文章研究过程中受限阐述了 档案统计工作概述， 叙述了档案统计在档案管理工作中发挥的重要作用， 根据目 前档案管理工作开展的实际状况综合性分析档案统计在档案管理中的应用现状， 最后探讨了如何在档案管理工作开展过程中发挥档案统计的作用。

　　关键词： 档案管理； 档案统计； 网络技术

　　社会的不断进步与发展， 使得档案管理工作在企事业单位中的地位越来越高， 档案统计在档案管理工作开展过程中起着举足轻重的作用。 经过有效开展档案统计工作可以确保档案管理中相关数据的真实性，能够增强政府工作的公信力， 推动社会健康稳定的长远发展。 然而在档案统计工作开展过程中还有很多不足之处， 这就要求在档案管理工作开展过程中深入分析问题， 同时指出相应的改进策略， 以便于将档案统计的作用进行全面发挥， 快速落实各种工作的开展。

　　1 档案统计工作概述

　　档案统计指的是统计档案工作情况与档案数量的前提下， 有效分析与总结有关数据， 接着经过梳理与分类， 深入分析档案。 目 前档案统计工作主要包括的内容与开展过程如下： 基于对数据档案了解的前提下，按照档案类型与特征总结与归纳， 然后通过图形或表格的方式进行呈现。 表格是使用频率非常高的一种展现方法， 利用表格能够更加清楚的看出统计工作具有的变化规律， 利用这些规律能够得知统计工作的改变过程， 进而可以保证档案管理工作的正常开展。

　　2 档案统计在档案管理中的作用

　　2. 1 有利于工作人员全面认识档案管理工作

　　工作人员自身的思想可以对行为动作产生直接影响， 在档案管理工作开展过程中， 档案统计工作可以对工作人员的总体认知产生直接影响， 想要强化工作人员对档案管理工作的认识， 需要让其充分认识到档案统计工作具有的重要作用。 在有关法律规定中清楚的提出， 档案能够详细记录文字、 图表等历史信息，有利于国家建设， 在推动社会发展中起着至关重要的作用。 因此， 唯有全面认识到档案的重要作用， 全面借助档案数据信息， 完善档案统计， 这样才能够让历史价值连不断的发挥。

　　2. 2 有效规划档案管理工作

　　如今， 随着信息技术的转型与升级， 社会上的各种信息越来越丰富多彩， 同时档案管理工作的内容更加丰富， 然而唯有在档案管理人员编辑档案信息的前提下， 才可以保管档案， 这势必会为档案管理人员带来沉重的工作负担。 因此， 怎样更好的简化这些复杂工作， 减轻档案管理工作人员的工作强度， 是很多档案管理人员高度重视的问题。 所以非常有必要科学计划档案管理工作。 然而经过统计档案工作， 可以分类处理复杂的档案信息， 同时借助表格与文字的方式直观呈现， 从某种程度上能够减轻档案管理工作的强度与难度。 由此可以看出， 在档案管理工作开展过程中非常有必要开展档案统计工作， 档案管理人员可以按照统计结果科学计划档案管理工作， 保证档案管理工作在良好的环境中高效开展。

　　2. 3 直观呈现出档案情况

　　档案统计在档案管理工作开展过程中发挥着重要的帮助作用， 能够直观呈现出档案每个方面的实际状况， 如： 动态改变状况、 类型等。 经过合理统计档案数据信息， 能够直观了解档案目 前的管理状况， 同时对其中存在的问题等进行详细分析， 这样可以确保档案管理工作高效管理， 合理规划， 最终促使档案管理工作能够基于合理依据前提下高效开展。

　　2. 4 实现档案管理的信息化

　　随着现代化信息技术的不断进步与发展， 推动很多先进技术的迅猛发展， 在这些技术中发展最快的是数字化技术， 数字化档案不断发展为档案管理的主要方向。 凭借档案统计工作， 可以直观呈现出档案管理工作的具体状况， 对档案存储信息进行深入分析， 为后期的数字化档案管理建设打下夯实的基础。 与此同时， 利用档案对有关信息进行统计与分析， 还能够更好的将这些信息存储在档案系统中， 加快数字化档案资源的整合、 分析， 提升档案管理的质量与使用率，在一定程度上还可以实现档案管理工作的信息化与数字化。

　　2. 5 优化档案统计方法

　　当前， 在档案统计工作开展过程中， 很多企业往往都是通过计算机等有关操作流程与软件对档案信息的原始数据进行采集与储存， 在这种情况下就会按照指定的要求把这些数据改变为各种形式的图表。 这种主动使用先进的方法势必能够提升统计率， 但是因为其自身具有的方便性让很多人员在档案统计工作中经常忽视档案信息具有的作用， 进而使该工作的开展更加的困难。 因此， 在档案统计工作开展过程中， 还需要精准判断档案信息具有的作用， 同时通过优化统计方法， 能够集成化统计企业档案； 另一方面， 还需要尽可能利用图表统计的方法直接呈现出档案信息， 同时有效比较有关数据信息， 方便为档案管理工作的有效开展提供更加真实的数据支撑。

　　3 当前档案统计在档案管理中的应用现状

　　3. 1 档案管理工作观念有待创新

　　目前档案管理工作开展过程中还未创新与优化档案统计的有关理念， 在目 前档案统计工作中通常会存在资料缺少、 不准确等情况， 不能直观呈现出档案工作的具体状况。 档案统计工作开展过程中需要确保数据的精准性， 唯有如此才可以有效的保证各个环节工作的正常开展。 然而有些部门在档案管理工作开展过程中忽略了档案统计具有的重要作用， 档案统计工作的开展未得到全面落实， 数据不精准， 不能在档案管理工作开展中提供优质服务。

　　3. 2 统计手段不先进

　　目前， 事业单位内部的档案统计工作在开展过程中一些使用人工统计方式， 这种方法会耗费很多的人力与物理， 不能实现理想的统计效果。 特别是当前比较盛行的统计报表填报标准下， 其会涉及非常广泛的范围， 主要包含大量数据信息， 数据之间存在着复杂的对应关系， 针对档案统计来说， 这项工作需要处理很多报表， 如果依然使用以前落后的手工统计方法，既不能确保工作效率， 同时又会出现错算、 漏算等失误， 对档案统计工作开展的准确度与时效性产生直接影响。 另外， 由于使用的统计手段落后， 同样不能对有关档案数据信息进行深入分析与加工， 不能提升统计工作的质量。

　　3. 3 档案统计工作人员素质较差

　　目前， 我国很多企事业单位还未设置专门的档案管理工作部门， 档案管理工作人员流动性比较大， 没有固定的工作人员， 这种情况从某种程度上会对档案统计的全面性与连续性产生直接影响。 另一方面， 档案统计工作人员的素质较差， 不能清楚的意识到档案统计工作， 有些档案统计工作开展过程中依然使用任务、 数字的方式， 不能详细分析有关数据， 最终导致档案统计工作不能在档案管理工作中发挥自身具有的作用。

　　3. 4 资料不能清楚的分类

　　通过分析目前档案资料的使用情况得知， 关于学术研究、 工作查考等方面的资料使用频率非常高， 但是有关企业经济建设方面资料使用的频率较低。 在统计资料当中， 在相同的档案卷中， 卷与件需要保持非常长的时间。 在统计中通常按照一定的时间进行统计，有些是根据案件统计， 有些资料能够保存很长时间，然而有些案件却经常丢失， 档案管理工作非常混乱。

　　4 档案统计在档案管理中发挥作用的策略

　　4. 1 优化与创新档案统计工作制度

　　通过优化和创新档案统计工作制度， 能够在档案管理工作开展过程中全面发挥档案统计具有的作用，可以按部就班的开展档案统计工作， 为其提供精准的制度支持， 对工作人员在档案统计工作开展过程中的工作行为进行约束， 促使工作人员高度重视档案统计的标准性， 通过制度加强对行为的规范， 逐步提升档案统计的工作质量与工作效率。 基于优化与健全档案统计制度期间， 需要对原始数据记录的制度进行完善与健全。 就档案管理与档案统计工作来说， 记录原始数据具备至关重要的作用， 通过健全原始数据记录机制， 能够对档案在各种操作过程中的使用状况进行统计， 同时以表格的形式呈现， 凭借健全的数据信息推动档案统计工作的顺利进行。 另一方面， 还需要健全档案统计人员分配机制， 按照档案统计的具体工作要求， 确定工作人员的日常工作需求， 将其作为前提条件， 合理分配工作人员的工作职责， 防止出现各种各样的问题， 为档案统计工作的开展提供更多的人员支撑。 在这个前提下， 为了加强人员管理， 还需要对档案统计责任机制与奖惩机制进行健全与完善， 强化工作人员的责任意识， 保证工作人员在日 常工作过程中按部就班的做好统计工作。 针对工作过程中不能积极配合工作的人员， 或者是因为个人原因是单位出现不必要的损失， 需要给予其相应的处罚， 通过这样可以调动工作人员的积极性与主动性， 逐步提升档案管理工作的质量。 通过健全档案统计监管机制， 全面落实监管制度体系， 动态监管统计工作的开展状况与操作行为， 对单位档案统计工作的状况按时检查， 保证档案统计工作能够高质高量的完成。

　　4. 2 科学计划档案统计的工作内容

　　档案统计工作开展过程中主要从以下几个方面进行： 首先， 统计档案的基本信息， 主要是档案管理工作过程中所做的部分基础性工作。 其次， 分类统计档案， 主要是统计档案的数量、 质量和使用状况， 方便可以第一时间梳理出精准的档案信息； 最后， 综合统计档案， 主要是全面统计当前企业现存的档案总体数量、 各种类型档案数量和目 前保存的情况等。 所以，当档案统计工作开展过程中， 还需要根据企业的具体要求和档案的具体管理情况等有效制定档案统计的工作内容， 尽可能化难为简， 方便完善统计过程， 这样不仅可以提升统计效率， 而且还可以提高档案管理的效率。

　　4. 3 全面提高档案统计人员素质

　　档案统计工作在开展过程中具备非常高的精密性，并且操作性非常强， 同时包含很多档案信息与有关重要信息， 这些条件要求工作人员具备非常高的专业素养要求。 为了保证档案统计工作开展的高效性， 在档案管理中发挥重要的价值， 需要逐步提高档案统计人员自身的综合素养， 将其自身的主体作用进行全面发挥。 因此， 企事业单位需要根据工作开展的具体状况，按照档案统计工作的要求和工作人员自身的一般情况等， 为统计人员举行相关讲座， 丰富他们的认知， 强化统计人员的系统操作技能， 保证档案统计人员在确定自身工作职责的基础上， 提升专业能力素养。 另一方面， 还需要对统计人员进行考核， 选拔精英人才，尽量招聘专业的统计人才， 对选拔人才的综合能力素养进行考核， 特别是选拔人才的职业道德与专业技能等进行考核， 在上岗之前应该为这些人才进行培训，强化其责任认识与法律意识。 企事业单位长时间工作的核心要点是快速组建档案统计队伍， 加大校企合作的力度， 逐步为企事业单位输送很多专业档案统计人才， 这样能够提升档案统计的质量， 提升档案管理的总体水平。

　　4. 4 完善档案统计分析工作

　　档案统计工作开展过程中非常有必要进行统计分析， 对结果的分析能够对档案统计的质量产生直接影响， 并且还会对档案管理工作开展的效果产生直接影响。 因此， 档案统计工作进行期间， 为了将档案统计具有的作用进行全面发挥， 需要有效开展分析工作。一方面， 需要全面提升档案分析的真实性与有效性，拟定完善的分析方案， 同时按照分析结果， 拟定相应的发展情况图， 方便档案管理人员动态了解档案管理工作开展的具体状况， 为后期工作决策的拟定打下夯实的基础。 另一方面， 还需要全面分析档案， 深入分析当前档案管理工作中统计分析工作存在的问题， 同时加以完善与优化， 这样能够逐步提升档案分析的总体质量， 确保档案管理工作开展的效率。

　　5 结论

　　档案统计在档案管理工作开展过程中起着承上启下的作用， 统计工作作为档案管理工作中不可缺少的构成元素， 同时还是档案管理工作中的主要工作流程，经过有效开展档案统计工作能够全面提高档案管理的质量， 提升服务水平， 确保档案工作的高效开展。 因此， 为了将档案统计的作用进行全面发挥， 在档案工作开展过程中需要增强工作人员的认知， 把档案工作融入档案管理工作进程中， 全面提高工作人员的综合素养， 从而将档案统计具有的作用全面发挥在档案管理工作中。

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　　作者简介： 于凯慧（1979—） ， 女， 汉族， 山东诸城人， 大学学历， 诸城市公共就业和人才服务中心， 中级职称， 研究方向为档案管理及研究开发。