人事考试与档案管理融合策略及其预期效益研究

　　作者：高耀峰

　　摘要：人事考试与档案管理是人力资源管理的重要组成部分。人事考试在人才选拔、促进人力资源优化配置等方面发挥着关键作用，而档案管理则为人事考试及整个人力资源管理提供重要的信息支撑。在梳理人事考试与档案管理理论基础的前提下，分析了两者融合的现实需求，并从信息化建设、管理制度创新、人力资源耦合、建立双轨多元管理体系以及应用大数据技术等多个维度，探讨了人事考试与档案管理的融合策略，同时，还对融合后的预期效益进行了全面分析，旨在为新形势下人事考试与档案管理工作优化提供参考思路，为推动我国人力资源管理工作的科学化、规范化、现代化水平提升作出积极贡献。

　　关键词：人事考试；档案管理；融合策略；人力资源管理；效益分析

　　人事考试与档案管理是人力资源管理的重要组成部分。人事考试在人才选拔、促进人力资源优化配置等方面发挥着重要作用，档案管理则为人事考试及整个人力资源管理提供重要的信息支撑。随着我国社会主义市场经济的快速发展和国家人才强国战略的深入实施，各行业对人才的需求持续增长，人力资源管理工作将面临新的挑战，亟须人事考试与档案管理协同发力、深度融合，以进一步提升人力资源管理效能。

　　人事考试与档案管理工作关系国计民生。一方面，它们为各用人单位特别是党政机关、企事业单位选拔和配置人才提供了重要的参考依据，深刻影响着各领域的人才队伍建设和组织发展；另一方面，它们客观记录个人发展历程，是每一位劳动者职业生涯的重要见证。加强人事考试与档案管理的融合，不仅有助于提高人力资源管理的科学化水平，更对维护社会公平正义、推动国家治理体系和治理能力现代化具有深远意义。

　　然而，当前两者在实际工作中尚未实现有效融合，存在诸多亟待解决的问题：考试录用环节与档案管理工作衔接不够紧密，影响人岗匹配的科学性；档案管理工作存在“重藏轻用”观念，服务意识有待加强；部门间缺乏沟通协作，信息壁垒阻碍了档案资源整合与共享；现代信息技术应用不充分，管理手段相对滞后[1]。上述问题制约了人事考试与档案管理工作效能的充分发挥。

　　新形势下，如何立足实际、与时俱进，探索人事考试与档案管理的有效融合策略，进而更好地服务于组织人力资源管理，值得深入研究。

　　1  人事考试与档案管理的理论基础

　　1.1 人事考试相关理论基础

　　人力资源管理理论是人事考试制度的主要理论基础，是对所属人力资源规划、录用及任用等管理活动的总称。人事考试作为人力资源管理流程中的关键环节，需遵循公开、平等、竞争、择优的基本原则。同时，为了体现公平理论的精神，需建立一系列保障考试公正性的制度安排。此外，人事考试还需要与具体的人力资源规划、配置实践相结合，兼顾宏观理论基础、测评技术及特定学科理论知识。因此，加强人事考试全过程管理与监督，不断完善考试机制，提升命题的科学性与针对性，是保障人事考试科学、公正、有效进行的关键举措。

　　1.2 档案管理的理论基础

　　档案管理理论经历了从史料文献学到现代档案管理学的演变过程。在此过程中，前端控制理论、全宗理论、文件生命周期理论等先后确立，并持续得到完善。档案、图书及情报一体化管理的理论基础涵盖了信息交流理论、信息传播理论、知识管理理论等，这些理论强调了三者间的密切联系与相互作用。档案利用的哲学理论基础、信息科学基础、法学基础及档案学基础共同为其提供了全面的理论支持。同时，随着科技的发展，信息技术与计算机技术的广泛应用也对提高档案管理的质量与效率起到了关键作用。此外，档案管理还需坚持安全性、完整性、真实性、可用性等基本原则，并严格遵循档案工作的科学性、系统性要求，以确保档案管理工作的规范、高效与可持续发展。

　　1.3 人事考试与档案管理的内在联系

　　人事考试是档案管理的重要信息来源之一。人事考试中所产生的录用、任免、奖惩等材料，经整理归档后，成为人事档案的重要组成部分。档案管理则为人事考试提供了基础性的参考，通过详尽的个人信息、历史记录等，为人才选拔提供了有力的依据。二者相辅相成、密不可分。将人事考试与档案管理有机融合，建立起全流程闭环管理机制，可以实现人力资源“选育用留”各环节的无缝衔接和一体化运作。通过对各环节数据的采集、传递、积累、分析及反馈，形成完整的信息链条，为人力资源管理提供全面、动态、连续的数据支撑，从而有效提升管理的科学化、精细化水平[2]。此外，两者的融合还有利于人事考试工作与档案管理工作之间的优势互补与互相促进，推动人力资源管理体系的优化和创新发展，为管理效率和质量的提升提供坚实的人才支撑和智力保障。

　　2  人事考试与档案管理的融合策略

　　2.1 信息化建设：打造一体化管理平台

　　建设专门的人事档案信息化整合管理平台，是实现人事考试与档案管理深度融合的关键举措。通过配备必要的软硬件设施，构建覆盖档案收集、整理、鉴定、统计、查询等全业务流程的一体化管理系统，可有效提升档案管理的效率与水平。同时，积极运用数字化手段，加强人事档案的标准化、规范化管理，建立数字档案库，实现人事信息资源的集中存储、快速检索和共享利用。因此，充分利用网络优势，不断创新管理模式，加速推进传统档案向数字档案转型升级，是顺应信息化发展趋势的必然选择。

　　2.2 制度创新：健全档案管理体系

　　健全的档案管理制度是确保人事考试与档案管理融合顺利进行的规范依据。首先，要加强顶层设计，制定统一的人事档案管理标准与规范，明确档案收集、整理、保管、利用等各环节的具体要求和操作流程。其次，建立跨部门协同的联动机制，以打破“条块分割”带来的信息壁垒。再次，创新人事档案的服务理念，积极拓展服务内容，提升服务水平，从而进一步强化档案管理工作的社会服务功能。最后，建立档案管理的考核评估和监督机制，将考核结果与绩效挂钩，充分调动档案工作人员的积极性；引入第三方评估机构进行客观评价，并提高公众参与度，增加管理工作的透明度与公信力，确保人事档案管理工作的健康、持续发展。

　　2.3 资源整合：实现人事信息“一档式”管理

　　打破部门藩篱，整合分散在各单位的人事档案资源，是提高人力资源配置效率的关键所在。首先，应建立人事档案信息共享平台，充分利用大数据等现代信息技术手段，对各类人事信息进行全面采集、精准比对、深度关联分析，构建人事信息“多源归集、一档管理”的创新模式。其次，将档案管理嵌入人力资源管理全过程，确保录用、考核、晋升、奖惩等环节与档案管理实现实时联动，真正做到“一人一档、档随人走”。例如，在“管理人事变动”的流程中，用户可更为便捷地录入员工信息、更新雇佣状态、上传相关附件等，从而协助人事管理员高效地掌握组织内部员工的变动情况。因此，充分整合人事档案资源，实现人事信息“一栏式”管理，可为人才引进、人岗匹配、员工发展等工作服务，为人力资源管理决策提供数据支撑[3]。

　　2.4 多元治理：构建“双轨制”管理体系

　　建立条块结合、分类指导的“双轨制”管理体系，以满足不同行业与领域的特定需求，依据人员特点实施差异化的管理策略。在纵向上，应根据不同层级单位的管理需求，分别制定档案管理的“高标准”和“基本标准”，形成“双轨制”管理模式，在规范统一的基础上实现分级管理，优化人事档案管理流程；在横向上，应综合运用“属地管理为主、单位管理为辅”的模式，充分发挥地方和部门的管理合力，形成协同管理的良好局面。此外，针对重点行业、关键岗位、核心人才等领域，应实行重点监控、定期核查等重要措施，以便能够及时发现并妥善解决潜在问题，从而进一步提升管理效率和质量。

　　2.5 数智赋能：用大数据革新管理模式

　　随着信息技术的迅猛发展，人事档案管理正逐步由传统的纸质化管理向数字化管理转型，大数据技术也为人事考试与档案管理的深度融合带来了新的契机。通过整合各类结构化、非结构化数据，运用数据挖掘、知识图谱等先进技术，实现对人事信息的智能分析和动态管理，进而构建档案大数据平台[4]。在此基础上，应坚持“因事设档、因档施策”的原则，为人才选拔、能力评价、岗位匹配等提供精准的用户画像。此外，还应积极运用区块链等技术，建立人事档案可追溯、不可篡改的数字档案链，从源头上有效防范档案造假等问题。同时，加强大数据安全防护工作，依法依规开展数据应用，切实保护个人隐私，并通过建立数据安全风险动态监测、预警、应急处置的联动机制，筑牢档案信息安全防线。

　　3  人事考试与档案管理融合的预期效益分析

　　3.1 提质增效：激发人力资源管理新动能

　　人事考试与档案管理融合将有力推动人力资源管理流程再造，实现从“粗放管理”向“精细管理”的跨越。具体而言，人事考试录用、调配、考核等环节的全流程信息化管理与档案管理实现了无缝对接，显著提升了人员配置的科学性与针对性。同时，利用大数据分析技术，能够实现对人事信息的智能化管理和动态分析，对各类人才的专业特长、发展潜力进行精准画像，为人岗匹配、职业发展规划等提供决策参考。因此，融合后的闭环管理将革新传统的人力资源管理模式，有效破解“选得来、用不好”的顽疾，进而充分提升组织人力资源的效能。

　　3.2 守正创新：筑牢廉政建设“防火墙”

　　严格规范的人事考试与档案管理是反腐倡廉工作的重要保障。通过将与人事相关的从考试到录用的各环节嵌入档案管理流程中，实施全程留痕、痕迹可查的操作，可以规避暗箱操作，有效防范和惩治徇私舞弊等违纪违法行为。同时，可以运用区块链、电子标记等先进技术手段，对重要档案实施全生命周期的追溯管理，构筑档案防伪与档案安全的双重“防火墙”。此外，还可通过晒档公示、接受群众监督等方式，持续增强人事工作透明度，守护公平正义，维护党和人民的根本利益[3]。

　　3.3 制度先行：健全人力资源管理长效机制

　　人事考试与档案管理的融合是推进依法治档、依法治考的应有之义。因此，需要加快完善人事档案相关制度的供给体系，建立健全人事档案分类管理、查阅利用、保密审查、安全保障等配套制度，用严密的制度屏障确保人事工作在法治轨道上规范运行。同时，应将人事档案管理纳入干部监督和审计监督范畴，用完善的规章制度筑牢廉洁自律的坚固防线。在此背景下，制度建设与科技应用双管齐下，既要通过刚性的规章制度巩固和固化融合成果，又要运用数字化手段强化制度执行力，从而推动形成人力资源依法科学管理的长效机制。

　　3.4 服务为民：提升群众获得感与幸福感

　　建立群体记忆共享平台，是践行以人民为中心发展思想在人事人才工作领域的具体体现。通过加强部门协同、促进数据共享，推动人事档案管理从封闭走向开放，从被动服务向主动服务转变，最大程度地实现便民利民的新局面。同时，积极探索档案服务的“一网通办”模式，该模式涵盖了履历、考核鉴定、学历学位等关键材料的组织评定及归档，以及人事、薪资与师资等日常业务的一体化管理，使得档案管理更加高效、精准，有效减少了群众的往返奔波，真正实现了“群众少跑腿、数据多跑路”的新型人事人才公共服务模式[5]。此外，还应提升服务的精准性和普惠性，通过“大数据+档案”的精准扶持策略和“互联网+档案”的共享惠民形式，不断增强人民群众的获得感与幸福感。

　　4  结语

　　人事考试与档案管理的融合是新时代人力资源管理的重要命题。深入推进人事考试与档案管理融合，对于锻造高素质专业化人才队伍，推动人力资源管理创新发展具有重要意义。在未来的实践过程中，要始终立足党和国家事业发展大局，把握人事考试与档案管理融合发展的规律特点，坚持问题导向、目标导向、结果导向相统一，着力在体制机制、平台建设、制度供给等方面持续用力、形成合力，不断开创人事考试与档案管理融合发展的新局面。同时，还应主动顺应信息化发展趋势，加快人事档案数字化转型步伐，推动大数据、区块链、人工智能等现代信息技术与人事考试、档案管理的深度融合，用改革创新的实际行动不断提升人力资源管理的科学化、精准化、智能化水平。展望未来新时代下的人事人才工作，必将在融合发展中焕发新的生机与活力，为党和国家事业发展提供坚实的人才支撑和智力保障。

　　参考文献

　　[1]潘璐,杨立志,王鏐璞.新时代高校干部人事档案管理:规范化、数据化与智能化[J].山西档案,2024(2):173-175.

　　[2]张家宇.人事档案当事人之权利保障:兼论“以档卡人”问题之解决[J].档案学通讯,2024(2):83-91.

　　[3]王宁.人事档案数字化管理中数据安全与隐私保护研究[J].山西档案,2023(6):176-180.

　　[4]孔霞.人事档案档案数据化管理问题及实现路径[J].山西档案,2022(6):176-178.

　　[5]王宁,孔梦帆,于雪.大数据背景下高校人事档案数据化组织流程与实现路径研究[J].情报科学,2022(11):103-109.

　　【作者简介】高耀峰（1982—），女，汉族，山西忻州人，忻州市人事考试中心档案馆馆员，学士，研究方向：人事档案管理。