数字化时代房地产档案管理的持续性策略研究

　　作者：袁媛

　　摘要：立足房地产档案管理可持续发展的时代需求，在全面梳理数字化时代背景下房地产档案管理发展现状及其存在问题的基础上，从动态积累、安全防护、深度利用3个维度构建了房地产档案管理的持续性发展策略。同时，从组织优化、标准创新、人才队伍建设3个方面深入探索了支撑这些策略有效实施的保障体系，旨在为推动房地产档案事业的持续健康发展提供理论参考与实践指导。

　　关键词：房地产档案；数字化管理；持续性策略；支撑体系

　　2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要求，加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，大力推进“增量电子化”，继续做好“存量数字化”。这为新时代档案事业高质量发展提供了根本遵循。在此背景下，随着数字技术与房地产行业的深度融合，房地产档案管理正加速从传统模式向现代模式转型，呈现出数字化、网络化、智能化的新特点与新趋势。一方面，大数据、云计算、区块链、人工智能等新一代信息技术在房地产档案领域的广泛应用，不仅促使档案管理流程不断优化与重塑，还推动了管理模式持续创新与发展，引领房地产档案事业由静态保管为主逐步转向动态管理与智能服务并重的新阶段。另一方面，房地产行业数字化转型不断提速，行业数据高度聚合，业务应用日益延伸，对档案管理提出海量化、多元化、动态化、持续化的新要求，倒逼房地产档案工作必须加快适应数字经济发展的新特征，满足行业治理现代化的新需求。

　　纵观当前研究现状，学界对数字化环境下档案管理变革发展的研究日益增多，取得了一系列有价值的研究成果，如赵生辉等[1]基于数据湖架构构建了智慧档案馆生态系统，李燕[2]探讨了政府数字档案的管理创新路径。这些研究对传统档案管理向数字化、网络化、智能化转型进行了富有前瞻性的探索。然而，专门聚焦房地产档案管理的研究较少，且多侧重于技术应用层面，缺乏对房地产档案数字化管理的持续性、长效性的战略思考。事实上，房地产档案固有的海量性、异构性、动态性特点，决定了其数字化管理必须站在可持续发展的高度，着眼于常态长效，构建贯穿档案管理全过程、覆盖档案工作各方面的持续性发展体系。唯有如此，方能破解当前房地产档案“碎片化管理、短期化行为”等顽瘴痼疾，实现数字档案的规模化汇聚、规范化管理和创新性开发利用。

　　1  数字化时代房地产档案管理现状及存在的问题

　　1.1   数字化时代房地产档案管理的发展现状

　　随着信息技术的迅猛发展和数字化转型浪潮的深入推进，房地产档案管理领域正迎来数字化变革的重大机遇。越来越多的房地产企业采用信息化手段对档案进行数字化采集、加工、存储和利用，传统的纸质档案正加速向数字档案转型。截至目前，房地产行业的数字档案建设已取得一定进展，数字档案规模不断扩大，档案管理的信息化、智能化水平持续提升。然而，从长远来看，房地产档案数字化管理的发展尚不平衡，整体仍处于起步探索阶段，距离真正实现数字档案管理的持续性、规范性、系统性目标，还有较大差距。部分企业对档案管理的重视程度不够，数字化基础设施建设相对薄弱，缺乏常态化的数字化工作机制。还有一些企业虽已启动档案数字化进程，但在档案数字化过程中缺乏长远规划和统筹安排，导致数字化推进不连贯、进展参差不齐等问题。同时，房地产行业尚未建立起完善统一的数字档案管理标准规范。由于各企业的数字档案管理体系还不成熟，数字档案的管理和服务还难以实现常态化、规范化和系统化。这些现实问题亟须引起房地产档案管理部门的高度重视。

　　1.2   数字化时代房地产档案管理持续发展面临的主要问题

　　纵观当前房地产档案数字化管理的发展现状，在实现数字档案管理常态化、持续化发展方面，仍面临诸多亟待破解的现实问题。其一，缺乏常态长效的数字化工作机制。部分房地产企业对数字档案的长期积累和保存缺乏足够的战略考量，数字化进程断断续续，缺乏持续性管理的顶层设计和长远规划，难以构建数字档案的常态化运行机制。其二，数字档案真实性、完整性、可用性的持续保障能力不足。一些房地产企业的数字档案管理系统缺乏健全完善的安全保障体系，防范和化解数字档案面临的各类风险隐患能力不足，不同程度地存在数字档案损毁、篡改、泄密等安全问题，难以确保数字档案的长期安全与有效传承。其三，数字档案的持续利用和价值释放水平有待提升。当前，房地产企业数字档案的开发利用多局限于基础的查询借阅功能，缺乏持续深入的内容挖掘和增值利用，数字档案的社会服务功能发挥不充分，知识价值转化不深入，尚未真正实现数字档案利用的常态化和持续化。其四，数字档案管理人员的专业素养和持续发展动力需要增强。房地产档案管理队伍整体的专业化水平不高，对数字化技术发展趋势把握不够准确，缺乏持续学习的意识和能力，职业发展通道不畅，晋升空间有限，影响了专业积累，缺乏持续发展的动力。

　　2  数字化时代房地产档案管理持续性策略的构建

　　2.1   基于动态积累理念的档案持续化形态转化策略

　　实现房地产档案管理的持续发展，首要任务是确立数字档案持续积累、动态更新的管理理念，并构建常态化的档案形态转化机制。传统档案管理多采用一次性的后置扫描和静态化集中管理模式，这导致了数字化进程缓慢、更新不及时等问题，难以为数字档案的持续积累提供有力支撑。在数字化时代，房地产档案管理部门应坚持动态积累的理念，建立健全常态化的档案数字化工作机制。应综合运用多源异构数据的实时归集、分布式存储等前沿技术，实现对各类档案数据的持续采集和及时转化。同时，将档案数字化工作嵌入业务流程之中，与房地产开发运营管理的各个环节同步进行，做到档案形成与档案数字化同步推进、业务发展与档案积累同频共振。此外，还应建立数字档案持续优化和动态更新机制。根据经营管理需求的变化，对已有数字档案及时补充更新，确保数字档案内容的动态增长和实时更新，不断拓展数字档案的时空跨度，提高其内容质量。

　　2.2   基于全局安全理念的档案持续化安全防护策略

　　数字档案的长期安全与可靠传承是档案管理可持续发展的根本保障。然而，当前房地产数字档案普遍面临着篡改、破坏、泄密等多重安全隐患，其根源在于缺乏全局化的安全防护理念和常态化的安全管控机制。为确保数字档案的真实性、完整性、可用性得到持续保障，必须秉持全局性的安全理念，构建多层级、一体化、常态化的数字档案安全防护体系。首先，要强化顶层设计，制定数字档案安全保障的长远规划，明确管理原则、目标路径及保障重点，为数字档案的持续安全提供制度和政策指引[3]。其次，要坚持网络安全与信息化同步规划、同步实施的原则，将安全防护措施融入数字档案管理的全过程。综合运用身份认证、访问控制、数据加密、审计跟踪等技术手段，强化对数字档案收集、加工、存储、利用等全过程的常态化安全监管，从而最大限度地降低各类安全风险发生的概率。再次，要构建纵深防御、多重备份的异地容灾体系，定期开展数据同步和异地备份。确保在面临突发事件时，数字档案能够迅速恢复并继续提供服务，最大程度地保障数字档案的持久性和可恢复性。

　　2.3   基于深度开发理念的档案持续化利用策略

　　档案的历史文化价值和现实管理价值需要通过持续利用得以彰显和释放。数字化时代，推动数字档案深度开发利用，建立常态化利用机制，是实现数字档案管理可持续发展的必然选择。传统的档案利用多局限于保管和查询层面，缺乏持续深入的内容挖掘，难以充分释放数字档案的内在价值。新时期，房地产档案管理应树立数字档案深度利用的开发理念，建立健全常态化、可持续的数字档案开发利用机制[4]。充分运用大数据分析、知识挖掘等新技术手段，深入发掘数字档案蕴含的关联规律和潜在价值，不断推动数字档案向知识化、语义化、关联化方向发展。同时，鼓励和引导档案工作者围绕企业发展的现实需求，持续开展档案编研开发工作，不断推出基于大数据分析的、涉及知识产权保护的、高质量和高水平的档案信息产品和服务，为企业决策管理、风险防控提供持续助力。此外，还应创新拓展数字档案的常态化利用渠道，综合运用线上服务、移动应用等新媒体手段，加大优质档案的主动推送力度，持续扩大档案信息的传播范围和影响力。

　　3  数字化时代房地产档案管理持续性策略实施的支撑体系构建

　　3.1   可持续发展导向的房地产档案管理组织体系优化

　　推动数字化档案管理持续发展，必须立足可持续发展理念，着力优化组织架构，构建扁平化、一体化、服务导向的档案管理组织体系。首先，在顶层设计上，需将可持续发展理念融入组织管理体系建设的全过程，制定数字档案管理的中长期发展规划，将可持续发展目标细化落实到各层级档案部门的职责分工和管理活动中，以此形成上下贯通、执行有力的可持续发展组织保障机制。其次，应坚持“大档案”理念，打破档案业务条块分割的现状，整合档案收集、整理、保管、利用等各环节的业务职能，实行集中统一管理，实现“一次归档、全生命周期管理”[5]，从而增强档案管理的系统性和协同性。在此基础上，构建横向联动、纵向协同的矩阵式管理架构，强化档案部门与业务部门的协同配合，以提升组织运行的整体效率。再次，应坚持服务导向，优化组织资源配置。通过档案的整合和集约化管理，建立跨部门、跨层级的数字档案专业化管理服务机构，实现人员、设备、技术、信息等资源的统筹调配和共建共享，最大限度减少资源闲置和浪费。最后，要建立健全绩效考核机制，将可持续发展指标纳入档案管理绩效评价体系，将可持续发展要求细化量化为具体的工作目标和行为规范，将绩效考核结果与部门预算、人员晋升等挂钩，以此激发组织变革的内生动力。

　　3.2   持续创新导向的数字化档案管理标准规范体系构建

　　新时期，为深入推进数字档案管理纵深发展，必须坚持创新发展理念，加快构建动态更新、持续创新的数字档案管理标准规范体系。首先，要完善基础性管理标准，特别是重点规范数字档案的著录项、数据格式、管理流程、安全要求等关键环节，夯实数字档案规范化管理的基础。同时，应建立数字档案管理标准的持续创新机制，紧跟数字技术发展的最新趋势，定期开展标准的动态评估和滚动修订工作，不断增强标准的前瞻性和适用性。此外，还应鼓励房地产企业积极参与行业标准的制修订，促进企业管理创新实践与行业标准创新的良性互动。其次，要拓展标准规范的覆盖广度和应用深度。瞄准房地产开发运营管理各个环节，加速推进物业管理、工程管理、客户服务等核心业务领域数字档案管理标准的研制工作。同时，推动数字档案标准向业务应用场景延伸，规范档案大数据分析、知识图谱构建等创新应用的标准体系。再次，要强化标准规范的持续实施和动态监管。将数字档案标准嵌入管理流程之中，内化于日常管理行为，确保标准要求得以有效落地实施。建立并完善常态化的标准实施监督检查机制，加大考核问责力度，将执行标准情况纳入档案管理绩效评价体系，以此推动形成持续遵循、动态落实的标准化管理新常态。

　　3.3   终身学习导向的房地产档案管理人才队伍建设

　　破解人才瓶颈，关键在于树立终身学习理念，致力于构建一支信念坚定、业务精湛、勇于创新、锐意进取的高素质档案管理人才队伍。首先，需加大人才培养力度，优化人才培养模式。应积极探索产教融合、校企合作的档案专业人才培养新路径，以促进高校档案学专业建设与房地产档案管理实践需求的精准对接。大力实施档案人才知识更新工程，建立常态化、制度化的在职培训机制，依托数字化培训平台，持续开展数字档案采集、编研、开发利用等实务技能培训，切实提升档案人员的数字化管理能力。其次，要完善人才发展通道，畅通职业发展路径。建立健全档案职称评聘体系和管理人员职业等级制度，打通档案人才纵向发展通道；拓宽档案人才的横向发展空间，为优秀人才跨部门交流、轮岗学习创造条件；制定数字档案管理人才引进和柔性流动政策，吸引更多优秀人才投身档案管理事业。再次，要创新人才激励机制，强化对创新人才的激励措施。应将创新能力作为档案人员考核的重要指标，把技术创新、管理创新等成果与职称评定、岗位晋升、薪酬分配等挂钩，以激发档案人员的创新热情；营造尊重人才、鼓励创新的良好氛围，增强档案人员的职业获得感、荣誉感、责任感，为档案人才队伍的发展提供不竭动力。

　　参考文献

　　[1]赵生辉,胡莹,白秋晨.基于数据湖架构的智慧档案馆生态系统构建研究[J].山西档案,2021(6):5-14.

　　[2]李燕.数字政府背景下档案资源辅助决策模式研究[J].山西档案,2023(6):121-124,120.

　　[3]赵雪芹,李天娥.基于信息不对称视角的建设项目档案安全监管演化博弈研究[J].档案学研究,2023(3):26-33.

　　[4]王一波.数智时代不动产档案管理体系研究[J].山西档案,2024(5):146-148.

　　[5]肖亚东,张坤,张鹏.基于“建管养一体化”的高速公路全生命周期档案管理体系研究[J].山西档案,2022(1):161-167.

　　【作者简介】袁媛（1981—），女，汉族，上海人，上海城建职业学院城市运营管理学院副教授，硕士，研究方向：房地产估价，资产评估。