长江航务管理局机关数字档案室建设实践

　　文/彭菁

　　为顺应时代发展的趋势，加快档案工作向深层次现代化及系统性转型升级，提高数字创新驱动能力，2018年长江航务管理局（以下简称“长航局”）积极申报并获批入选湖北省数字档案室建设试点单位。长航局自开展试点工作以来，积极推进数字档案室五大体系建设和亮点工作创建，并于2022年9月，顺利通过湖北省档案局、省档案馆专家测评验收，成功认定为“湖北省示范数字档案室”。

　　五大体系建设

　　1.领导与组织体系建设

　　长航局数字档案室建设实行整体联合推进机制，建立由局领导挂帅、档案部门牵头、信息化部门提供技术保障、相关业务部门配合实施的联合工作机制，顶层统筹管理，基层联合整体推进。长航局成立了数字档案室建设工作领导小组和领导小组办公室。领导小组由分管档案工作的长航局领导、机关有关处室、机关直属有关单位主要负责人组成。领导小组下设办公室，挂靠长航局档案部门，负责数字档案室建设具体实施工作（如图1所示）。机关各处室、机关直属各单位为电子文件形成单位，主动配合长航局档案部门及时做好归档工作。

图1  数字档案室建设组织架构图

　　2.基础设施体系建设

　　长航局数字档案室主机房设于长航局数据中心机房，是按照《数据中心设计规范》（GB50174—2017）建设的B级机房，部分核心设备按照A级要求进行配置。网络设施设备齐全，能够满足数字档案资源管理需要，具备政务外网、业务专网、档案局域网3种网络信息点，分布于办公区、整理区和利用区等区域。配备能满足工作需要的专用服务器9台，分别用于档案业务管理系统负载均衡部署，数据库集群部署，文件存储、数据库集群和中间件负载均衡仲裁。数据库和数字档案室系统部署独立服务器，并实现冗余。配有NAS在线存储设备、磁带机和蓝光光盘塔等近线备份设备以及缩微胶卷、档案级光盘等离线备份存储介质。

　　长航局数字档案室系统基础运行硬件环境和数据库、中间件、操作系统等配套基础软件环境已完成升级和国产化替代，部署在长航局内网环境下，并通过防火墙等安全设备保护、采用IP访问控制策略等措施实现局内网范围内特定可信终端访问，网络带宽满足各类数字档案资源传输、利用要求。

　　长航局数字档案室系统（信创）已通过《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239—2019）信息系统安全等级保护二级测评备案，档案部门与信息化部门联合实施数字档案室应用系统三员（系统管理员、安全保密员、安全审计员）管理制度。

　　3.应用系统建设

　　长航局顶层设计电子文件在线归档全生命周期，将办公自动化系统和行业门户网站、航道行政审批管理等业务系统纳入数字档案室统筹规划，确保电子文件归档全过程可控可溯（如图2所示）。具体建立预归档库，内嵌档案“三合一”制度，从前端源头监督和规范电子文件归档业务行为。

图2  电子文件归档流程图

　　长航局数字档案室管理系统采用B/S架构，主要涵盖了文件中心、档案中心、鉴定中心、利用中心、档案统计、业务管理、系统管理和库房管理八大模块和数据接收审核、全流程整理、归档管理、档案统计、档案鉴定、档案编研和档案利用等功能。具备日志、短信提醒等组件，具备权限分级、工作流等运行引擎，实现对各门类传统载体档案和电子档案在“收、管、存、用、鉴定处置”方面的全生命周期管理（如图3所示）。

图3  数字档案管理系统架构图

　　同时，系统搭载“四性”检测、OFD转换、OCR识别和全文检索服务。其中“四性”检测服务为外部系统的电子文件在线移交接收和数字档案室系统体系内电子档案流转提供“四性”检测和全流程的“四性”保障。OFD转换服务可以将数字档案室系统中电子档案的流式文档文件和图片转换成OFD版式文件。OCR服务可以将数字档案室系统电子档案的图片、版式文件内容数据进行OCR光学识别并输出TXT副本。全文检索服务可以对OCR识别的内容数据进行全文索引创建。

　　4.数字档案资源体系建设

　　长航局以“存量数字化、增量电子化”作为资源建设整体推进思路，将档案“活”起来作为建设目标，将各门类电子档案和传统载体档案全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理。

　　库藏涉密档案在档案管理系统中只管理目录，题名等敏感信息已全部隐藏。目前，档案目录资源库和全文资源库完整，库藏目录资源达到百万级，原文存储量超6TB。各门类档案元数据标准齐全，传统载体档案目录数据管理规范，与相应数字化元数据、数字档案室应用系统相应元数据库融合管理，数字化副本已全部导入，并通过档号、计算机文件名等与相应的元数据建立关联。其中文书档案数字化率达90%以上，照片、录音、录像档案数字化率达100%。制定并实施数字档案资源备份管理制度，根据数字档案资源重要程度、类型和更新频率等不同维度，因宜适变选择在线、离线和近线等不同备份方式与硬盘、磁带、蓝光光盘和缩微胶卷等不同备份介质相互组合的备份策略，保证数据资源库安全。积极开展档案开放审核、档案共享和档案专题编研工作，建立档案共享资源库、开放利用资源库和专题档案资源库，挖掘档案资源价值。

　　5.保障体系建设

　　长航局建有稳定的经费预算机制，将档案信息化建设等相关费用纳入本单位预算，为电子文件归档管理、纸质档案数字化、数据资源备份管理及数字档案室系统建设、升级和运维等提供长期的经费保障。同时，建立专业化人才培养机制，开展人员培训、提升专业技能。明确责任科室，将工作分工纳入相关人员岗位职责和年度考核，并研究出台数字档案室建设人才配备与经费保障、工作奖惩等各项规定。

　　在业务工作开展中，制定实施《长江航务管理局档案分类与档号编制规则（试行）》《长航局机关处室文件材料归档范围及保管期限表》《长航局电子档案元数据方案》《长航局档案中心网络与信息安全管理规范》《长航局档案中心数字档案资源备份管理规定》等不同类型档案管理规则、制度及标准，将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现档案管理全业务、全流程数字化管理、有机衔接和协同开展，促进档案管理的规范化、标准化、科学化。

　　工作亮点及成效

　　以档案资源为根本，坚持“存量数字化、增量电子化”原则，全力推进档案资源文档一体化。一是普遍开展对纸质文书档案数字副本的OCR识别。在形成纸质文书档案源版数字图像基础上，经OCR识别等技术生成一套双层TXT格式数字化副本，信创环境下，纸质文书档案源版数字图像识别量达80%以上。二是接收汇聚业务系统资源，实现原生电子文件在线归档。对接OA系统、航道行政审批系统、内网门户，实现航标、航评审核类档案以及网页信息的在线归档接收，完成专业档案的目录数据库建设。三是建立传统载体档案和数字档案的有机关联，对数字化资源和原生数字资源进行融合管理，实现实体档案虚拟化和电子化。在库房管理中引入智能密集架、RFID标签和安全门禁，实现了档案库房智能综合管控和3D虚拟展示功能，提高档案管理效率。

　　以档案安全为支撑，坚持“整体推进、确保安全”原则，推进档案基础设施设备可控化。一是依托长航局机关现有信息化发展基础，同步规划档案信息基础软硬件设施建设，完成数字档案室系统的国产化全面适配，确保自主、安全、可控、独立、稳定。二是以三网分离原则搭建数字档案室网络框架，按需配置网络安全策略，积极开展网络安全检查、档案信息资源分级保护，确保档案信息网络传输安全。三是将代码安全审计、信息系统风险评估纳入信息系统安全指标，将国密加密应用到数字档案室系统，建立统一身份认证机制和三员管理制度，对信息系统的用户登录和权限体系安全提供保障。

　　以价值实现为目的，坚持“共建共享、管用并重”原则，实现档案利用服务自主化。一是搭建共享利用平台，建立档案资源共享中心，与系统单位档案管理系统实现对接，数据实现有序流动和共享；集成人证一体机设备，实现人证合一验证，为社会公众提供自助注册和自助查档途径。二是提升档案服务能力，简化档案利用流程，提供移动端、PC端等多类型利用渠道，推动现行文件的在线利用，加快信息交流与反馈的速度，建立利用服务评价体系，提高档案利用的质量和水平。三是加大档案资源开发力度，融合大数据技术，深度挖掘档案资源，形成档案编研成果、大事记和档案专题资料库等，实现档案资源开发成果化输出。

　　作者单位：长江航务管理局

　　责任编辑：公喆