综合档案馆档案接收进馆的创新与探索——以广州市档案馆为例

　　文/王海滨  田炳珍  曾志达

　　档案接收是综合档案馆档案资源体系建设的关键环节，决定了馆藏档案资源的数量和质量，也决定了档案信息资源收集的广度和利用的深度。广州市档案馆高度重视档案接收工作，全力推动档案“应归尽归、应收尽收”有效落实，以高效率、高标准、高质量为目标，明确档案接收进馆要求，细化档案接收进馆流程，逐步规范档案接收和移交进馆工作，创新探索建立适应新形势新任务的档案接收体制机制，打破档案接收由单一专职部门负责的传统模式，打造多部门联合检查验收新模式。开发建设档案接收联合检查验收子系统，将联合检查验收业务需求嵌入数字档案馆系统，实现档案接收模式的转变与创新，推动档案管理逐步向数据化与智能化转型。

广州市档案馆档案检查验收办公现场

　　建立联合检查验收机制，打造业务全流程的档案接收新模式

　　广州市档案馆打造了基于档案质量检查、开放审核、数据归档、移交入库等业务全流程的档案接收新模式。

　　1.制定工作制度，建立联合检查验收工作机制

　　创新提出联合检查验收的理念，开启了档案接收工作新思路。通过试点探索，经历试行、总结、推行、完善提高、形成制度、全面推广6个阶段，按步骤分阶段扎实推进，不断改进工作方式方法，完善工作流程、规范接收程序，逐步形成稳固的工作模式，最终制定印发《广州市档案馆档案接收联合检查验收工作制度》。

　　制度规定广州市档案馆成立档案接收联合检查验收工作组，负责联合检查验收工作的实施与落实。工作组由分管档案接收的馆领导任总指挥，接收整理部负责档案接收的副部长任组长，接收整理部、保管利用部、档案鉴定部、档案数据部和声像档案部5个相关的业务部室固定委派本部2人作为核心人员，代表本部室履行职能。

　　制度包含联合检查验收工作的组织、原则、任务内容、流程及要求四大部分，围绕前期指导、接收质量、规范流程和程序梳理各业务环节，确保档案接收工作有章可循、有据可依，为联合相关业务部门力量、全方位多领域服务立档单位、确保进馆档案质量提供了保障。其中，对联合检查和联合验收两大工作任务作了明确要求，工作流程依次包含联合检查、移交单位整改、移交单位申请、联合验收、移交单位整改、档案装箱贴封、档案移交进馆7个流程。联合检查包含检查准备、现场检查、出具检查意见、数据检测4个步骤；联合验收包含验收准备、现场验收、出具验收意见3个步骤。每个流程具体内容及要求均在制度中有详细的指引和规定。

　　2.编制接收标准，明确档案接收进馆要求

　　机构改革后，档案局馆分设，广州市档案馆制定了《广州市档案馆接收标准》，并纳入市档案局检查指导工作内容。该标准依据国家标准规范、行业标准及广东省的有关规定，结合广州市档案工作及各市直单位档案现状编制。标准包含档案接收总体要求、质量要求、流程及移交三大部分，规定了文书档案、专业档案、科技档案、特殊载体档案（包括数码和纸质照片、录音、录像、实物）、已故人员档案、名人档案、数字档案资源、涉密档案清理和档案开放鉴定的进馆要求。

　　2022年，为适应档案工作新形势新任务，广州市档案馆结合档案信息化建设需求对档案数字化、声像档案质量作出修改。增加档案开放审核章节，要求档案移交进馆前须完成开放审核，并在移交时附具意见。在进行开放审核时，应按照市档案馆提供的划分控制范围，结合本单位业务工作实际，逐件逐页进行审核，原则上开放比例不低于30%。档案移交进馆时，同步移交可开放档案纸质目录及电子目录、不可开放档案电子目录，并在电子目录中标注不可开放理由。

　　3.打造专业队伍，提升档案接收进馆业务水平

　　建立高素质、专业化的人才队伍，是做好档案接收工作的重要保障。工作组推行双周例会工作方式，总结工作经验，布置工作任务，并就档案整理、解密清理、开放审核、档案实体入库、数据挂接、闭环管理等业务进行培训和交流学习，使联合检查验收工作组成员的业务水平得到不断提高。通过常态化的实践锻炼，培养了一批业务强、专业精的档案接收人才，打造了一支高素质、专业化的档案接收队伍。

　　规范制度标准执行，严格把关提升档案接收进馆质量

　　1.专业细致、主动服务，质量控制前移

　　工作组成员通过接收实践的锻炼培养，不断为各移交单位提供高水平的专业服务。工作组根据业务的相关性和紧密性，把属于全市接收范围内的单位分成12个档案工作协作组，接收整理部业务人员每人分别承担2～3个协作组的日常联络沟通指导工作，做到紧密联系、有求必应、一对一服务。对列入接收计划的移交单位，检查关口前移，积极主动提前到移交单位提供专业细致服务。专业服务内容主要包括检查档案著录、纸质档案目录、档案实体整理、纸质档案数字化副本，档案实体虫蛀、霉变、破损等情况；机读目录与纸质目录、机读目录与档案实体的一致性；全宗卷、涉密档案解密和档案开放审核；声像档案目录、声像档案实体及数字化副本、数码照片的整理等各方面，工作组通过前期现场指导和后期跟踪指导，多方位、全领域地对移交单位进行靠前主动服务，保证了移交单位在档案移交之前就能较高质量地完成档案的收集、整理和归档。

　　2.优化流程、规范程序，跟踪指导到位

　　联合检查验收工作非常注重优化档案接收流程、规范档案接收程序，每个接收环节都体现着对档案质量的高标准和高要求。广州市档案馆在工作中充分发挥5个部门的专业特长，对拟接收的各门类档案进行充分指导与把控。通过对联合检查进行前期准备、现场检查、移交单位整改，对整改跟踪和联合验收进行前期准备、联合验收、规范移交进馆，明确各部门在每个环节的任务要求及标准，确保在档案接收过程中不会遗漏任何细节。

　　3.表单跟踪、闭环落实，全程质量管理

　　联合检查验收工作采用“表单式”全流程跟踪、全过程管理，对各环节实行“闭环式”管理。5个业务部门分别编制本部门的业务工作表单，对档案接收的指导服务、联合检查、整改跟踪、联合验收和移交进馆各环节均有明确的内容指标要求。工作组根据表单对移交单位进行全过程跟踪，运用《广州市档案馆进馆档案质量检查、验收登记表》等一系列相关文件表格，规定办理时限，对档案接收工作进行全流程管理。自档案接收联合检查验收工作推行以来，共组织560多人次前往64家单位进行现场指导，联合检查验收档案约320多万页。接收17家单位的共计20个全宗，其中纸质档案25542卷、照片27892张、录音录像5913分钟。

　　推动档案资源数字转型，逐步实现档案接收数据化智能化管理

　　广州市档案馆在推进建设数字档案馆过程中，将联合检查验收档案接收模式嵌入数字档案馆系统，开发建设了联合检查验收子系统，实现档案接收的线上线下一体化，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。

　　1.建设档案接收子系统，实现档案接收的信息化管理

　　档案联合检查验收子系统设置了任务计划制定、分发、跟踪及反馈等功能。馆领导可以通过系统平台全方位了解联合验收进度及各个环节的情况，可根据任务缓急情况科学安排、管理和调配工作任务；工作组成员可以通过系统平台掌握接收工作进度，进一步提升工作效率，推动档案接收的规范化、精细化、科学化管理。

　　2.制定电子档案数据标准，推进档案数字复制件和电子档案数据接收进馆

　　广州市档案馆原有传统的档案接收以纸质的档案实体为主，未开展电子档案数据及其数字复制件的接收。联合检查验收工作机制确立后，工作组充分发挥档案数据部的专业特长，制定电子档案数据标准，开展档案数字复制件和试点单位电子档案接收工作。工作组提前在现场提供指导服务，指导移交单位规范进行电子数据、数字复制件、数据挂接的采集编制与扫描，目前接收的文书档案、声像档案、业务档案的数字化率达100%。同步接收电子目录和数字复制件，经严格检查、复核，无一错漏。开展广州市政务数据局、广州地铁集团、广州越秀集团等5个试点单位的电子档案接收工作。

　　3.开发市协同办公平台与数字档案馆平台接口，开展电子公文在线归档、移交进馆

　　利用广州市建设全市协同办公平台的契机，适时提出、积极争取在全市协同办公平台预留归档接口，打通全市电子公文归档和电子档案接收的“最后一公里”，大力推进“增量电子化”，促进电子文件应归尽归、电子档案应收尽收。以广州市数字档案馆室建设为突破口，推进协同办公平台电子公文归档和电子档案在线移交与接收。电子公文归档时，在归档模块嵌入档案分类方案和保管期限表，利用关键词匹配等技术自动生成档案保管期限，并将电子公文的正本、修改痕迹稿、文件处理单、相应过程信息和背景元数据信息全部归档，生成符合规范要求的电子档案，再通过系统设定的“四性”检测，有效地保证了电子档案的真实性和完整性。

　　作者单位：广州市档案馆

　　责任编辑：王玥