基建档案纸质档案与电子档案并行管理

　　作者：李王芳

　　摘要： 基建档案不仅是记录整个项目 的原始依据， 更是基建工程日 后竣工验收、 交付使用、 维护管理、 扩建等环节的重要依据。 面对基建档案资料愈加复杂、 形式愈加多样的情况， 国家粮食和物资储备局应当与时俱进， 推进纸质档案与电子档案的并行管理。 本文首先对基建档案进行了相关阐述， 其次对基建档案纸质档案与电子档案并行管理的必要性进行了 论述， 最后从管理观念、 管理制度、 人才建设、 管理设备 4 个方面对基建档案纸质档案与电子档案的并行管理措施进行了相关探讨： 优化管理观念、 完善管理制度、 加强人才建设、 更新管理设备， 意在进一步保障基建档案完整、 准确、 系统、 规范、 安全和有效利用， 更好满足生产、 运行、 优质工程评定等工作需要。

　　关键词： 并行管理； 电子档案； 纸质档案； 基建档案

　　0 引言

　　档案数字化是档案工作发展的方向， 也是提高基建档案价值的重要途径。 新形势下， 国家粮食和物资储备局应当以数字化建设作为档案管理的最终目 标，实现“纸质档案+电子档案” 的并行管理， 切实挖掘基建档案的显性作用， 进而为应急抢修、 改扩建工程等各项业务提供有力支撑。

　　1 基建档案的相关阐述

　　1 . 1 基建档案的定义

　　基建档案是指基本建设项目 过程中从认证开始到竣工验收各阶段形成、 与基建工程项目 相关、 具有保存价值的文件， 包括文字、 图纸、 声像等不同形式与载体的文件材料[1] 。

　　1 . 2 基建档案的重要性

　　（1） 增加基础建设项目效益

　　基建档案包含管道线路、 器材参数、 隐藏工程等多个重要信息， 而这部分信息与基础工程项目 的建设周期具有直接且密切的联系[2] 。 这说明， 依赖于基建档案， 可在一定程度上提升基础工程项目 的建设速度和建设质量， 进而提高基础工程项目 的整体经济效益。同时， 基建档案还能为扩建、 改建和修复等工作提供重要的书面材料依据， 进一步保证了工作质量和工作方向。

　　（2） 为基础建设项目提供依据

　　基础建设项目涉及多个方面， 极易产生建设问题，此时， 以基建档案为依据， 可快速找出导致问题发生的原因、 问题发生部位、 问题责任方， 进而实现对问题的快速解决， 从而有效减少基础建设项目 的损失。同时， 在基建档案的协助之下快速处理问题、 明确责任方， 还可以切实避免出现建设纠纷、 相互推诿责任的情况。

　　（3） 为未来工程建设提供参考

　　全面、 真实的基建档案对日 后相关工程的建设具有良好的参考价值。 如， 若日后有相似建设项目 ， 则施工单位可以以“基建档案” 为依据， 从实际建设情况出发， 为基础建设项目 设计出可行性报告、 合理性方案设计、 科学性投资成本预算， 进而保证基础建设项目 的顺利开展。 这不仅可以实现节约时间和成本，还能进一步彰显基建档案的价值和作用。

　　2 基建档案纸质档案与电子档案并行管理的必要性

　　信息化时代， 电子档案受到了愈来愈多的重视和青睐， 但与此同时也必须明确： 电子档案盛行的背景下， 纸质档案仍旧不能就此淘汰， 其依然具有自身的独特优势和价值[3] 。 因此， 要进一步推进纸质档案与电子档案的并行管理。

　　2. 1 纸质档案利用率相对较低

　　相较于电子档案， 纸质档案检索起来工作量很大，检索所需要的信息比较困难， 导致检索效率不高， 进而导致纸质档案利用效率低下。 同时， 纸质档案具有独占性， 只能一人阅读， 难以实现多人同时共享， 间接地导致了纸质档案利用率偏低。 此外， 由于纸质档案使用不便， 故此， 基建档案的隐藏价值难以被充分挖掘， 深层次的档案信息难以得到开发和利用。 此时，国家粮食和物资储备局必须切实认识到现实的紧迫性，并积极推进纸质档案与电子档案的并行管理， 实现纸质档案与电子档案共同管理工作， 促进二者共同健康发展。

　　2. 2 电子档案无法完全取代纸质档案

　　虽然电子档案具有非常多的优点， 包括存储便捷、分类清晰等， 但其仍不能无法完全取代纸质档案， 究其主要原因， 纸质档案具有电子档案不能替代的优势。

　　首先， 纸质档案能够体现信息的原始性。 纸质档案是用纸和笔记录的信息， 都是历史发生的真实事件，其包含的文字或图表能比较清楚地表达出时间和事件的基本脉络， 更能够让大众认同、 信服和接受。

　　其次， 档案的信息和载体具有不可分离性， 即信息和纸张存在一定的依附性， 既不能分离， 也难以被修改， 这在一定程度上保证了基建档案信息的稳定性。从纸质档案不可取代的优势上来看， 新时代背景下，实现纸质档案和电子档案并行管理是最好的选择。

　　3 基建档案纸质档案与电子档案的并行管理措施

　　3. 1 从管理观念入手， 切实提升档案管理人员认识水平

　　档案管理人员是档案的直接管理者， 其与基建档案管理方式的落实情况密切相关[4] 。 新时期， 档案管理人员认识要从思想、 观念上转变对档案管理的认识，并能逐渐适应纸质档案与电子档案并行的管理模式。

　　第一， 要让档案管理人员充分认识到电子档案的价值。 5G 时代的到来致使大数据、 云技术等越来越普及， 电子档案管理成为了必然发展趋势。 依托于数字化技术， 实现基建档案电子化， 可满足基本建设项目多维记录的要求， 并能确保基建档案具有真实性、 时效性、 可靠性和完整性。 当档案管理人员能认识到电子档案的重要性， 则电子档案将会提升基本建设项目的建设效率和建设质量。 故此， 要以一对一服务、 点对点培训的方式， 实现对档案管理人员的有效培训和指导， 进而为纸质档案与电子档案的并行管理打下良好基础。

　　第二， 在纸质档案与电子档案的并行管理工作落实的过程中， 要以实用、 实干、 实际为导向， 从不同角度出发， 利用不同的方式， 实现对档案管理人员的引导， 帮助其树立正确、 良好的档案并行管理理念，并使其能充分认识到档案并行管理的重要性， 从而使其能发挥自身主观能动性， 更好地投入到实际的档案管理工作中。

　　3. 2 从管理制度着手， 推进纸质档案与电子档案的并行管理

　　制度是并行管理工作可以有效落实的重要保障，是促使纸质档案与电子档案之间具有强烈相关性的重要手段， 因此， 必须构建完善的档案管理制度[5] 。

　　第一， 要结合实际健全档案管理体制。 即相关单位应当按照“年”、“季”、“月 ” 为基本单位， 对各个环节的多个档案进行分类、 整理和报送。 同时， 要与时俱进地创新已有的管理结构以及管理制度， 进一步拓展档案管理范围， 提高基建档案资源的利用价值。同时， 相关单位要明确各项标准和条例， 并将其落实到具体的档案管理工作中， 以为纸质档案与电子档案的并行管理发展做好铺垫。

　　第二， 要以结果为导向， 构建完善的档案管理制度， 进一步细化档案管理人员责任、 规范档案管理人员行为， 确保其能明确档案资料收集以及归档的具体时间， 并合理编排、 存放档案目 录， 切实保护好档案资料。 同时， 要保证档案管理制度具有良好的导向作用， 能引导档案管理人员加强在电子档案方面的探讨和研究， 能主动同“外部” 进行交流和合作， 以学习经验、 交流心得的方式， 进一步优化纸质档案与电子档案并行管理的方法和手段。

　　第三， 要积极落实“双套归档制度”。“双套归档”指的是， 以某种形式（主要是打印） 将电子文件固化到传统存储介质（主要是纸张） 上。 这可以有效弥补电子档案的缺点（将具有保存价值的电子文件转化为纸质文件， 同时保存文件的两种版本）， 并进一步推进基建档案电子化工作。《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕 39 号） 第十六条规定，“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件， 应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”， 这也说明了“双套归档制度”的重要性。 新形势下， 相关单位以文档一体化管理为基础， 充分利用信息化技术快速地将电子档案转化为纸质档案， 不仅可以降低相关单位档案双套制整理成本、 提高档案整理效率， 还能推进纸质档案与电子档案的并行管理。

　　第四， 要主动构建、 完善“双轨制” 运行机制。“双轨制” 意味着纸质档案和电子档案可以长期并存， 并呈现并驾齐驱的状态。 纸质档案不会因为电子档案的出现而消失， 其具有不可替代的优势和作用。 因此，相关单位立足实际健全“双轨制” 运行机制， 既可以为基建档案并行管理打下坚实基础， 还能促使档案管理向现代化、 科学化方向发展。

　　3. 3 从人才建设切入， 进一步为基建档案并行管理奠

　　基档案管理工作是一个复杂、 工作量大、 制度严格的工作岗位， 其对档案管理人员提出了更高的要求，更加看重管理人员的综合素质和综合能力。 因此相关单位要以人才建设为切入口， 进一步加强对档案管理人员的培训， 切实提升档案管理人员的专业能力。

　　第一， 要提升档案管理人员的使命感和责任感。作为一名优秀的档案管理人员， 其不仅要深刻认识到档案管理的重要性， 也要能够在明确档案管理工作内容和工作方向的基础上， 做好自身份内工作， 既不投机取巧， 也不耍滑偷懒。 如， 相关单位可根据新修订的《中华人民共和国档案法》 实现对档案管理人员的有效培训和引导， 使其在工作中能依法治档， 勇于担当。

　　第二， 要切实落实档案管理人员培训工作， 实现常态化培训。 纸质档案和电子档案的并行管理需要档案管理人员不断提高自身专业素质和专业能力， 相关单位从档案管理人员实际工作水平出发， 围绕实际档案管理工作需要， 切实落实培训工作， 帮助档案管理人员展开系统性学习， 可让档案管理人员接触到新的档案工作思想， 深刻理解档案工作未来前景， 学到很多实用的档案管理知识技能， 这可以切实提高档案工作规范化管理水平， 促使档案管理工作标准化、 程序化、 科学化方向发展。 与此同时， 培训内容应当包括纸质档案扫描和电子档案系统操作。 在培训过程中，以“边讲解、 边演示、 边交流、 边操作示范” 的方式对档案管理人员讲解纸质档案扫描的操作、 电子档案归档操作的步骤和环节， 可让档案管理人员对电子档案操作有了更为直观的认识和更为深入的了解。 这既有利于加快档案数字化步伐， 还有利于基建档案并行管理的实现。

　　第三， 要以“以赛促练、 以赛促学” 为抓手， 有效提升档案管理人员专业水平， 确保纸质档案和电子档案的并行管理可以有序进行。 例如， 相关单位可根据实际管理需要， 定期或不定期组织“档案职业技能大赛”， 并通过理论知识竞赛和实操技能考核的方法，对档案管理人员展开全面考核， 并让其认识到自身存在的不足。

　　其中， 理论知识竞赛应主要以档案基础知识和相关法律法规为主， 实操技能考核应主要以归档管理、档案著录、 档案数字化加工、 并行管理实操为主。 比赛可以充分反映出档案管理人员的短板和其在工作中存在的问题， 这可促使档案管理人员发挥自身主动性和积极性， 进而针对自身存在的不足， 采取有针对性的措施， 努力提升自己。

　　3. 4 从管理设备落实， 为基建档案并行管理提供基础保证

　　电子档案对档案管理设备也提出了更高的要求，即相关单位若想实现纸质档案和电子档案的并行管理，则必须紧跟时代步伐， 更新档案管理设备。

　　第一， 要更新电子档案基础设施， 包括网络基础设施、 中心机房、 系统硬件、 基础软件、 安全保障设备等。 同时， 电子档案管理系统应当能够满足电子文件归档与电子档案各项管理活动的实际需求， 确保档案管理人员能依托操作便捷、 性能高效、 数据传输高速流畅、 档案数字资源安全可靠的优点， 更高效地完成电子档案管理工作。

　　第二， 要打造智慧档案库房。 纸质档案与电子档案并行管理的背景下， 相关单位应当着手打造一个能提升并行管理水平、 促进并行管理开展的“智慧档案库房”， 并且智慧档案库房应当包含两部分： 实体档案建设和电子档案建设。 以物联网、 云计算、 大数据、人工智能为依托， 以人防、 物防、 技防为核心， 以环境控制系统、 安防系统、 智慧档案馆 RFID 系统、 数字化档案系统为主要组成部分打造智慧档案库房， 可实现对纸质档案和电子档案的立体化管理、 全生命周期管理和并行管理， 这既可以提高档案管理水平， 还可以促使基建档案价值得到充分发挥。

　　4 结束语

　　基建档案是建筑工程的历史记录， 是建设活动强有力的佐证， 其重要性不言而喻。 新时期， 档案管理人员要提高认识， 种好“责任田”， 相关单位要主动作为， 提升纸质档案与电子档案并行管理的“内驱力”，为科学规范推动基建项目档案管理奠定坚实基础。

　　参考文献

　　[1] 崔秀云. 基建档案纸质档案与电子档案并行管理[J] . 华东纸业, 2022, 52(1) : 15-18.

　　[2] 戚芳. 纸质档案与电子档案并行管理分析[J] . 黑龙江档案, 2021(6) : 146-147.

　　[3] 韩露春. 电子档案与纸质档案并存阶段的管理措施[J] . 环球市场, 2020(18) : 244-244.

　　[4] 包翠玲. 纸质档案与电子档案在管理上并存的思考[J] . 兰台内外, 2021(33) : 37-38.

　　[5] 廖忠. 档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展分析探讨[J] . 越野世界, 2020, 15(11) : 276-276.

　　[6] 刘馨榕. 夯基固本 提档升级——档案数字化建设中 的 规 划 管 理 与 质 量 控 制 [J]. 城 建 档案, 2021(10) : 12.

　　[7] 王调江. 南京工程学院纸质档案数字化实践及思考[J] . 兰台内外, 2021(29) : 41.

　　作者简介：李王芳，国家粮食和物资储备局山西局三五一处， 山西 长治 047505