数字经济时代企业档案管理与服务转型研究

　　作者：回声

　　摘要：数字经济时代，企业档案管理面临诸多新情况、新问题，亟须创新理念、转变方式、优化流程、提升能力，实现管理与服务的数字化转型与创新发展。分析了数字经济时代企业档案管理面临的新形势，阐述了新形势对企业档案管理提出的新要求,并从多个维度探讨了推进企业档案管理与服务转型的具体实践路径与保障措施。

　　关键词：数字经济;企业档案;服务转型;创新发展

　　当今世界，数字技术浪潮席卷全球，数字经济蓬勃发展，已成为推动经济增长的重要引擎。《中国数字经济高质量发展现状与前瞻报告（2024年）》的正式发布，不仅标志着中国在数字经济领域取得了显著成就，而且为未来的发展方向绘制了清晰的蓝图[1]。2024年两会期间，“数字经济”成为热议话题，显示了其作为经济发展新引擎的重要性。该报告特别强调，数据要素的地位日益凸显，已成为推动数字经济发展的关键驱动力。在数字经济的驱动下，传统企业正在加速向数字化、网络化、智能化转型，催生了一系列新产业、新业态和新模式，也对企业档案管理提出了全新的要求[2]。

　　数字经济是指以数字化的知识和信息为关键生产要素，以数字技术为核心驱动力，以现代信息网络为重要载体，通过数字技术与实体经济深度融合，不断提高经济社会的数字化、网络化、智能化水平，加速重构经济发展与治理模式的全新形态。企业档案管理是企业为保存和利用档案资料，为企业管理和发展服务而进行的管理活动，是企业信息资源管理的重要组成部分。深入研究数字经济时代企业档案管理与服务的转型问题，有助于推动企业档案管理由被动适应向主动融入转变，由档案保管型向资源开发型转变，从而发挥档案信息资源的潜在价值；有助于档案工作更好地适应并支撑企业的数字化转型，不断强化档案为企业发展提供决策服务的功能，助力数字经济时代企业的高质量发展。

　　1  数字经济时代企业档案管理与服务面临的新形势

　　1.1 数据成为重要生产要素，档案数据价值凸显

　　数字经济时代，以数据为核心生产要素的新型经济形态正加速形成，数据已成为与土地、劳动力、资本、技术同等重要的生产要素，其战略价值愈发凸显[3]。档案是记录企业生产经营活动的真实原始资料，蕴含着大量有价值的结构化和非结构化数据。数字化转型背景下，这些档案数据被赋予了新的含义。一方面，档案数据资产价值得以凸显，档案部门面临参与企业数据治理、建设数据中台等新课题，如何有效管理海量多元的档案数据资源成为档案部门的全新挑战。另一方面，数字经济催生出知识管理、数据分析等新需求，如何深度挖掘并充分利用档案大数据，为企业经营管理提供有价值的知识服务，也是档案管理工作面临的新课题。因此，企业档案管理应紧跟大数据发展趋势，加快档案数据资源化进程，提升档案数据利用能力，充分发挥档案大数据在企业数字化转型中的支撑作用。

　　1.2 企业经营管理方式发生变革，档案业务流程亟须重塑

　　在“互联网+”、工业4.0等新一代信息技术的推动下，企业数字化、网络化、智能化水平不断提高，生产运营、管理决策、商业模式等都发生了深刻变革，直接影响档案业务的产生方式、管理模式和服务方式[4]。传统的纸质档案逐渐被电子文件、数字档案所取代，档案形成方式从事后归档走向事中归档甚至事前管控。随着企业组织扁平化、业务流程再造，原有的档案管理体系与业务管理活动逐渐脱节，企业对档案管理提出即时性、便捷性、个性化的新要求。与此同时，大数据、人工智能等技术在企业管理中的广泛应用，不仅为档案信息化提供了新的技术手段，而且对档案管理人员的知识结构和专业能力提出了新要求。因此，企业档案管理必须主动适应经营管理模式变革，重塑档案业务流程，创新档案管理方法，切实提升档案管理与企业经营管理的融合度，做到与时俱进、精准高效。

　　1.3 企业组织结构扁平化，档案管理体制机制需创新

　　受数字化浪潮影响，企业组织结构日趋扁平化，部门职能界限逐步淡化，跨部门协同日益频繁。传统的自上而下、条块分割的档案管理体制机制已难以适应这一变化，集中管理与分散管理并举、垂直领导与横向协调并重已成为新趋势。为适应组织变革，企业档案管理应树立全局意识，构建“统分结合、分类管理”的新型管理体制，实现对不同类型、不同阶段档案的科学管控。同时，要打破部门藩篱，建立健全跨部门协同机制，加强与业务部门的沟通对接，实现档案管理与业务流程的有机融合。大型企业集团要着眼于构建集团档案“一盘棋”，在集团层面统筹规划、监督指导，推动总分公司档案管理的一体化发展。

　　1.4 信息技术广泛应用，档案信息化建设迫在眉睫

　　云计算、物联网、区块链等新一代信息技术在企业得到广泛应用，为档案信息化建设提供了强有力的支撑。新技术应用使得档案载体更多样、数量更庞大、流向更复杂，对档案管理提出海量存储、快速检索、便捷利用、安全可靠等方面的挑战。同时，企业对档案数据共享、知识挖掘和决策支持的需求日益强烈，传统的电子文件管理系统已难以满足这些需求。面对信息技术变革，企业应加大投入，加快推进以数字档案馆为核心的档案信息化建设，建设集档案采集、整理、保管、利用于一体的一站式管理平台。运用大数据、人工智能等技术，升级改造档案管理系统功能，完善知识组织，提供个性化、精准化的档案利用服务。创新安全管理手段，构建多层次的安全防护体系，最大程度地降低信息安全风险。

　　2  企业档案管理与服务转型的实践路径

　　2.1 优化档案业务流程，嵌入企业管理活动

　　企业档案管理转型的首要任务是优化档案业务流程，使之能够与企业管理活动深度融合。传统的事后归档、被动服务已不能适应数字时代的要求。档案部门要紧跟企业业务节奏，将档案管理嵌入业务流程各环节。在前端，通过参与业务系统需求分析，预置档案管理功能，实现档案业务与企业业务同步规划、同步建设。在中端，打通企业档案与业务数据，支持一次采集和多点利用。建立健全档案业务协同机制，明确归档要求和标准，确保档案电子文件应归尽归、应转尽转。在后端，优化检索利用流程，创新服务方式，为业务部门提供及时、精准、个性化的档案支持与知识服务。同时，通过流程再造，打破条块分割格局，构建总分协同、内外联动的档案管理运行新机制，不断提高企业档案的管理效能。

　　2.2 丰富数字档案资源，优化档案资源获取

　　档案资源是企业的宝贵财富，是档案利用和开发的基础。企业档案部门要创设多种途径，不断丰富和完善数字档案资源。一方面，要加快存量档案数字化进程，综合运用扫描、识别、建库等技术手段，将历史档案转化为数字资源。制定数字化长远规划，分类分批有序推进，重点对具有永久保存价值或者开发利用价值的重要档案、珍贵档案、特色档案优先开展数字化加工。另一方面，要大力推进增量档案的数字归档。建立涵盖文书、科技、声像、实物等多种门类的电子档案接收移交机制。积极对接OA、ERP等业务系统，实现电子文件自动归档和档案移交。同时，创新档案征集方式方法，采取与互联网企业合作、通过云技术获取相关数据等新模式，提升档案资源的获取能力，真正建成内容丰富、功能完善的数字档案资源库。

　　2.3 创新档案利用服务，助力企业科学决策

　　档案工作要从档案管理向知识服务转变，创新服务理念、拓展服务内容、提升服务能力，充分发挥档案信息资源优势，为企业科学决策提供有力支撑。首先，企业档案工作需转变“以藏为主”的传统服务模式，树立大服务理念，将服务对象从单一用户拓展到部门、企业乃至产业链各相关方，构建服务型的现代档案管理模式。其次，创新利用服务方式，充分运用人工智能、知识图谱等新技术，加强档案数据的分析挖掘与知识提炼，主动为企业提供有针对性的专题资料和研究报告，支撑企业完成重大决策、风险预警、绩效评估等管理工作。再次，建立快速响应机制，提供个性化、精准化的知识服务。建设集档案大数据分析与知识发现于一体的服务平台，为用户提供自助式、可视化的多样档案利用渠道。最后，要创新服务理念，积极拓展服务半径，主动服务于企业文化建设，助力企业社会形象的塑造和品牌价值的提升。

　　2.4 加强档案系统集成，实现业务互联互通

　　传统的电子文件管理系统、数字档案管理系统大多为“单兵作战”，信息孤岛现象严重，已难以适应数字时代档案管理的新要求。企业须加强顶层设计，从全局视角谋划档案的信息化发展，加强档案与业务系统的集成共享，实现不同业务间的互联互通与融合发展；加快构建以数字档案馆为核心，集知识服务、大数据分析、安全保障为一体的档案管理新平台，坚持“应用为王”，聚焦企业管理和决策需求，优化完善系统功能；主动对接企业数据中台，通过数据交换与共享，打破档案数据与业务数据的壁垒，实现多源异构数据的关联整合，为企业提供全面系统、跨部门、跨业务的数据支持和知识服务；与外部系统开放对接，利用区块链、API等技术手段，为跨企业、跨行业甚至跨地域的档案数据流通与协同提供支持。

　　2.5 强化档案队伍建设，提高队伍专业素质

　　档案专业人才是企业档案事业发展的根本保证。企业要高度重视档案人才队伍建设，加快培养和引进一批适应数字化发展需求的高素质复合型人才。首先，要转变人才理念，建立科学的选人用人机制，打破唯学历、唯资历的观念，用好用活各类人才。其次，创新人才培养模式，强化在职教育培训，丰富培训内容和形式，提升档案人员的数字化素养和创新能力。鼓励和支持档案人员学习掌握大数据、人工智能等新技术，培养“一专多能”的复合型人才。再次，完善激励机制，在岗位设置、职称评定、薪酬待遇等方面给予政策倾斜，为档案人才成长提供广阔空间。最后，加强与高校、科研院所、同行业企业的交流合作，通过挂职锻炼、项目合作等方式，促进人才交流共享，实现优势互补与协同发展。

　　3  企业档案管理与服务转型的保障措施

　　3.1 完善制度规范，为转型工作提供政策保障

　　企业要加快构建适应数字化发展要求的档案管理制度体系，为档案转型提供制度保障和行动指南。首先，全面梳理和修订现有档案管理制度，围绕电子文件归档、数字档案管理、档案数据开发利用、档案信息安全等方面，制订新的管理办法和实施细则。重点建立健全数字档案形成、收集、整理、保管、利用等环节的工作规范和操作规程，强化全过程管控。其次，大力推进档案管理标准化建设。制定统一的档案著录、编目、数据格式等标准规范，为档案数据整合共享奠定基础。再次，强化制度的执行力，加大教育培训和监督检查力度，确保各项制度落地见效。

　　3.2 加大资金投入，为转型工作提供财力支撑

　　企业要加大档案信息化建设投入力度，为档案的转型升级提供充足的财力保障。首先，须将档案工作纳入企业整体发展规划和年度预算，设立专项资金，确保档案基础设施、信息系统建设等重点项目的顺利实施。其次，拓宽投融资渠道，综合运用企业自有资金、政府专项资金和社会资本等多种方式，建立多元化投入格局。积极申报各级政府档案管理专项资金，获取政策支持。再次，加强资金使用的规范化管理，建立预算绩效管理机制，提高资金使用效益。最后，提高档案部门参与企业预算管理的主动性，根据工作需要及时争取资金支持。

　　3.3 注重宣传培训，为转型工作营造良好氛围

　　企业要高度重视档案文化建设，加强宣传培训，提高全员档案意识，为转型营造良好的文化氛围。一方面，要加大档案宣传力度。充分利用企业内外宣传平台，采取灵活多样的形式，宣传档案在企业改革发展中的重要作用，宣传档案工作的新进展新成效，提升档案工作影响力。另一方面，要创新档案培训模式。针对不同岗位和不同层级的员工，有计划、分层次地开展档案知识和技能培训。加强对档案管理人员的继续教育，提升其专业素养和创新能力。面向全体员工，广泛开展档案法规政策、档案利用等方面的普及教育活动，使档案意识深入人心。

　　参考文献

　　[1]蔡盈芳,嘎拉森.数字经济时代企业档案工作一体化研究[J].档案学研究,2022(4):52-58.

　　[2]刘越男,何思源,王强,等.企业档案与数据资产的协同管理:问题与对策[J].档案学研究,2022(6):94-102.

　　[3]张鹏飞,自正法.数字时代企业档案数据合规体系的基本风险和建构路径[J].档案学通讯,2024(2):74-82.

　　[4]马生坤,陈莉,柴兴转.治理理论视角下企业档案共建共享模式探析[J].山西档案,2021(6):144-150.

　　【基金项目】2023年安徽城市管理职业学院教科研项目“多元融合视角下《数字营销》 课程‘1+X’教学改革研究”（项目编号：2023jxgg010）；2022年安徽省职业与成人教育学会教育科研规划项目“后疫情时代市场营销课程群线上线下‘双元’教改研究”（项目编号：Azcj2022003）。

　　【作者简介】回声（1981—），女，汉族，安徽合肥人，安徽城市管理职业学院商贸管理学院讲师，博士，研究方向：数字营销。