档案管理与档案人才培养

　　作者：王明丽，定州市健康教育馆， 河北 定州 073000

　　摘要： 随着信息事业单位的不断发展， 档案管理的方法越来越多， 因此必须加强有效的档案管理。 它是企业和机构人力资源管理的基础， 直接影响到员 工的晋升， 档案管理人员 的培训直接影响到档案管理的质量。 本文结合笔者的实际工作经验， 简要分析了档案管理人员 的培训方法， 以期提高档案管理质量， 所获得的文献与同一行业的人员 共享， 希望能在促进行业进步方面发挥特殊作用。

　　关键词： 档案管理； 人才培养； 质量管理

　　1 档案管理内容概述及意义

　　1 . 1 档案信息化建设基本内容概述

　　信息化建设档案主要包括信息管理和档案资源的利用， 随着计算机网络技术的发展和进步， 通信技术等。， 各领域的信息水平不断提高， 随着档案资源的增加， 传统纸质档案逐渐暴露出许多问题， 非正式建设档案在很大程度上满足了信息质量和应用的要求。

　　新时期信息作为一个系统项目， 包含多方面内容:建设资源信息档案、 基础设施建设档案和建设标准化档案， 建设信息资源主要涉及档案的日 常收集、 分类和存储。 基础设施建设主要涉及软件和信息硬件的配置， 这也是开发和使用存储资源的前提条件。 标准化为档案信息化提出了具体要求和规定， 为员工档案管理提供了基础， 并进一步实现了电子档案的标准化管理。

　　1 . 2 加强档案管理人员队伍建设的重要意义

　　1. 2. 1 加强档案管理人员队伍建设是科技进步的必然结果

　　政府事务的开放及其在新时代的发展突出了档案服务的重要地位。 信息档案管理服务已成为档案发展的必然趋势， 在电子政府的支持下， 电子档案的创建和管理正在逐步进行。 通过推进中国大数据发展战略和“互联网加” 文件管理行动计划， 文件管理在概念、技术、 方法等方面发生了深刻变化。， 而且文件管理的范围已经扩大， 内容变得丰富， 需求也变得更加多样化。 档案情报来源已成为国家的核心战略资源， 在这种情况下， 我们只能不断提高档案管理小组维护和满足公共机构档案需要的能力。

　　1. 2. 2 加强档案管理人员队伍建设是依法规范档案部门的迫切需要

　　档案信息控制和使用管理的主要目 标是建立面向公众的档案资源体系， 提高档案经营效率， 这是档案工作社会化发展的必然要求。 加强档案管理队伍建设，提高档案社会化程度， 通过档案建设促进社区和谐发展具有积极意义。 依法进行档案管理是档案发展的一项基本原则。 提高档案管理团队依法解决问题的工作意识， 扩大合法广告档案的范围， 进一步提高档案管理能力， 有效支持法律规范的发展， 有助于中国档案管理工作的开展。

　　2 目前档案管理的现状

　　2. 1 对信息化建设不够重视

　　科学技术的发展给人们的生活带来了极大的便利，同时档案信息化建设也给档案管理带来了诸多好处。但是， 让相关人员了解信息构建是不够的， 许多员工仍在使用过去的方法。 此外， 档案员相关部门的招聘要求不会成为合适的专业领域， 门槛也很低， 导致档案员整体专业水平低， 观念陈旧， 更不用说信息建设了。

　　2. 2 信息数字化进程较为缓慢

　　一般来说， 当资讯排序完成后， 学校本身产生的管理资讯与学习资讯封存软体会将资讯内容以电子档案的形式传送至资料库， 让资讯使用者透过模组进行咨询， 以达到高效率并简化管理的目 的。 信息是不同的。 传统的档案管理主要以书面形式进行或记录。 如果要输入所有学校档案资讯， 而不建立用于管理此资讯的档案资料库， 这将非常困难， 而且还需要大量的精力和时间。 因此， 数字化学校文件的过程仍然相对缓慢。

　　2. 3 缺乏完善的档案管理的制度

　　改进档案管理系统对档案管理的发展和进步有着重要的推动作用。 但是， 目 前的单位主要关注经济效益， 不重视档案管理， 不重视系统建设， 档案管理工作很多只是形式， 没有实际的管理。 因此， 应更加重视后期的控制系统建设。

　　3 档案管理人才所面临的问题

　　（1） 部分档案工作人才的思想道德素质较低

　　社会主义市场经济建设的加快， 使人们的思想观念和价值观念发生了深刻变化。 一些建筑师认为， 他们的经济收入、 物质条件和社会地位与某些行业的收入相去甚远， 他们的意识形态观念大相径庭， 导致意志薄弱、 职业意识低下、 缺乏决心和专业精神、 对职业道德缺乏关注、 缺乏主动性和对现代化的认识。

　　（2） 一些档案工作人员缺乏专业知识和低专业素质

　　近年来， 虽然档案管理团队中持有学士或以上学历的员工人数有所增加， 但具备实际档案专业资格的员工却很少， 大部分处于“中途”。 只有通过有针对性的培训和工作实践， 我们才能学到档案经验。 在许多部门的档案保管员中， 拥有中等和高等技术学位的工作人员比例很低。 建筑师质量差直接影响到新技术和方法在档案管理中的应用和普及， 极大地阻碍了档案的可持续发展[1] 。

　　（3） 管理方法过时， 缺乏创新意识

　　由于许多单位对建设档案管理小组重视不够， 更换和学习机会有限， 无法及时更新员工的案件管理方法， 服务效率仍然低下。 档案管理人员在某些单位会变老、 思维迟钝、 过时、 不具备创业精神， 甚至无法熟练地管理电脑。 他们仍在使用原有的手段， 如手动搜索和手动控制， 使归档管理的创新变得困难。

　　（4） 存在有关存档存储网络管理安全性的问题

　　通常有两个原因会减慢文件管理通知过程：①计算机系统和网络存在一定的安全风险， 存储文件管理信息需要计算机硬件， 硬件可能具有更大的人为功率和破坏能力， 连接到网络的计算机可能受到病毒的攻击、 篡改或窃取。 ②档案管理通知缺乏相关法律和文件的支持， 系统不完整。 因为档案管理资讯的各个方面都受到过去传统储存方法的法律限制， 因此目 前并没有专门的档案资讯储存法律来规范储存，因此档案管理资讯的真实性并未得到法律认可。

　　（5） 技术受限和经费不足

　　归档信息管理的一个重要前提是， 信息存储技术是标准的， 而且存储系统能够稳定地存储， 而且不容易打包。 但是， 在当前的归档信息存储中， 文件管理信息主要存储在存储的电子文件和电子文件的保留时间中， 某些存储限制由电子文件的存储特性决定。 但是， 管理归档数据的保留时间很长， 无法满足当前的电子共享文件存储。 但是， 如果将纸面文件转换为信息存储库并保存电子文件， 则无法手动导入这些文件，需要扫描程序将纸面信息转换为电子文件。 但是， 目前市场上扫描仪价格低廉， 不能保证扫描的准确性和准确性， 扫描仪的最高价格和质量不仅不贵， 而且导致扫描后资源失业， 档案信息管理部门的总体成本有限， 没有具体的财政支持。难以承担如此巨大的开支[2] 。

　　4 档案工作人员要树立档案信息意识

　　马克思主义哲学保持着某些社会性质的社会意识倡议的意识。 于是， 社会档案知识必须对档案通知的建设产生动态影响， 成为非正式档案建设的根本动力。因此， 从某种意义上说， 档案信息化是“概念信息”。档案保管员是档案信息化建设的主要力量， 他的倡议在信息创造的成败方面发挥了最大作用。 只有当档案保管员意识到档案信息化建设的重要性和档案信息化建设的重要性时， 他们才能具有强烈的使命和责任感，主动承担起非正式档案建设的重大责任， 充分意识到信息过程中的所有工作， 积极考虑档案承诺和其他社会信息承诺[3] 。

　　5 档案管理人才应重点培养的基本素质

　　5. 1 政治素质

　　档案管理人员的政治素质是档案管理人员的首要素质， 档案管理是一项严肃的政治工作， 要求档案工作人员具有较高的思想政治素质。 即坚持四项基本原则， 坚决贯彻党和国家的方针政策， 遵守法律。 同时，档案工作在一定程度上是保密的， 这就要求工人必须保持政治素质， 并严格保守国家机密。 此外， 档案工作服务的特点特别要求档案员要有意识地为那些对荣誉和财富不感兴趣的人树立献身精神， 而不管个人得失[4] 。

　　5. 2 业务素质

　　作为一项复杂的任务， 档案管理专业人员必须具备一定数量的综合文化知识和合格的业务技能。 掌握科学文献、 档案管理、 建筑文件、 保存技术档案和中外档案历史等基本知识。 了解党和政府有关档案工作的规则、 政策和政策， 了解上级档案管理部门的各种业务规定； 必须具备经济、 法律、 外语等方面的文化知识， 精通现代 it； 灵活地应用策略、 法规和存档经验， 以实现完全成功的业务实践和努力[5] 。

　　5. 3 能力和质量

　　①协调能力。 为了做好档案管理工作， 档案管理人员必须始终与有关部门沟通， 这就需要具备全面的协调能力来协调和统一不同部门的档案管理。 ②管理能力。 该文件不仅包括存档对象管理， 而且还包括存档服务管理。 档案员应认真研究管理理论， 学习新的现代管理知识， 掌握新的现代管理技能， 特别是在档案工作中使用高科技管理工具。 ③学习能力。 归档人员只有参与系统更新知识和其他教育和专业准备， 不断扩展知识并提高教育水平， 才能适应新的形势和新的归档管理要求。 ④培养能力。 开发和使用信息资源是归档管理的一项重要任务， 也是扩大和深化归档使用的一项重要任务。 归档人员应积极采用现代管理方法， 及时、 准确、 高效地开发归档信息资源， 以提供更好的归档服务[6] 。

　　6 加强档案管理人才的几点建议

　　6. 1 提高思想认识

　　随着社会企业的快速发展， 档案管理的压力和难度日益加大。 各部门应更加重视档案管理， 深入了解新形势下高质量档案人才的迫切需求， 并从人才、 基金、 政策等方面为档案管理提供有力支持[7] 。 此外， 还必须将存档工作纳入该单位的工作计划， 不断制定和改进各种存档管理规则和条例， 增加投资， 培养存档人员， 有效解决实际困难， 改善工作环境， 提高工资。专门为专家准备， 主要通过专家准备、 及时更新工作人员的经验， 包括通过加强培训； 二是通过各种渠道(如大学生招聘和社会招聘) 积极吸引高级专业人员到档案部门工作， 不断充实专业力量[8] 。

　　6. 2 加强服务意识

　　文件管理是一项非常面向服务的工作， 服务既是前提条件， 也是目 的。 如果没有良好的服务， 归档管理的重要性将大大降低。 因此， 档案人才的获取、 效率、 质量和绩效是档案工作质量的主要决定因素。 档案主任要关心党和政府的整体工作， 善于对形势作出政治判断， 善于积极开展档案工作， 考虑到党委和政府的核心工作， 积极开展职业道德培训， 完善服务程序， 提高服务质量； 我们不仅要坚持原则、 按规章办事， 还要有改革创新的精神， 积极、 热情、 及时、 准确、 全面、 深思熟虑地为文件用户提供帮助， 以提高工作效率， 树立良好的服务形象[9] 。

　　7 推进数字化进程, 构建管理系统

　　资源建设是学校档案通知建设的主要内容， 必须围绕资源建设开展各种办学活动。 在信息时代， 学校档案管理人员应重视档案资源的共享和档案数字化。

　　（1） 学校必须投入人力和财力来支持档案数字化。同时， 必须严格遵循相关原则， 科学合理地制定数字制造工作计划。 加强监督管理， 切实保证数字化档案的顺利、 正确发展。 同时， 还必须根据用户的最大需求创建完整的归档数字目 录， 以便所有驱动器都能协同工作[10] 。

　　（2） 学校档案管理部门还必须实行电子文件和纸质文件的双重证据制度， 同时在规定范围内实行图形文件和文字的并行共存制度， 为了通过这些措施实现全面的档案搜索。 最后， 学校档案部门应根据政府发布的最新标准， 建立科学统一的档案信息系统， 并与办公室的申请系统相结合， 切实开展网上档案收集、整理和信息的全过程[11] 。

　　8 建设合理科学的管理体系

　　随着科技的进步， 档案管理应顺应时代潮流， 进行相应的改革。 档案管理应具有更权威的标准， 员工应严格遵守这些规章制度。 同时， 应建立科学的收集和分类方法， 并应针对不同的档案制定不同的监测系统。 相关单位还应改进网络文件搜索系统， 并提高服务质量和水平。 采用适当的管理系统， 可确保档案管理顺利进行[12] 。

　　9 总结与讨论

　　综上所述， 提升档案管理人员素质， 全面的推进档案管理科学化主要就是管理人员的综合素质培养。要求我们的档案管理人员不仅要有岗位责任心， 更重要的是要有持续学习的精神， 将所学专业技能结合到工作实际当中来[13] 。

　　参考文献

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　　[9] 唐功树. 完善企业流动人员档案提高人才公共服务质量[J]. 办公室业务, 2020(13) : 91-91.

　　[10] 曹珍珍, 张玉. 加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J] . 智能城市, 2020(5) .

　　[11] 马洁莎. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J] . 现代企业文化, 2021(21) : 126.

　　[12] 徐娜. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J] .魅力中国, 2020(12) : 382-383.

　　[13] 刘冠涛. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J] . 文渊(中学版) , 2020(3) : 295.