纸质档案与电子档案并存时期档案管理的问题分析

　　作者：王毅秋，鲁甸县纪检监察宣传教育中心，云南 昭通 657100

　　摘要： 本文探讨了 在纸质档案和电子档案并存的时期， 档案管理面临的若干问题。 首先， 文章指出在数字化时代，纸质档案和电子档案的并存已经成为常态。 然后， 文章列举了纸质档案和电子档案管理中的一些共性问题， 如安全性、 易用性和可持续性等。 接着， 文章分析了电子档案管理中的一些特殊问题， 如数字鉴定、 格式转换和信息安全等。 最后， 文章提出了一些解决方案， 包括制定档案管理政策、 建立电子档案管理系统、 提高人员 培训和技能等级、 加强信息安全措施等。 文章的结论是， 在纸质档案和电子档案并存的时期， 档案管理需要适应数字化时代的需求， 发展先进的档案管理方法， 以确保档案的完整性、 可用性和可持续性。

　　关键词： 纸质档案； 电子档案； 同步管理； 措施

　　0 引言

　　纸质档案与电子档案都为记录、 保存信息的主要载体， 且属于各单位具备的资料信息管理主体。 其中，纸质档案以纸张信息为主， 而电子档案则是数字格式的各种信息记录。 目 前， 在纸质档案与电子档案并存的时期， 档案管理人员需结合纸质档案与电子档案不同的特点全面开展档案管理工作， 由此发挥纸质档案与电子档案各自优势特点， 确保提升档案管理效率，保障档案管理质量。

　　1 纸质档案与电子档案特点概述

　　1 . 1 纸质档案特点

　　（1） 优点

　　首先纸质档案最为明显的特征也是其优势在于，它是文件材料的原貌， 不能修改、 复制， 而这为档案文书信息的安全性提供了保障， 且纸质档案可帮助档案管理人员更好地完成档案整理、 收集、 记录等工作，同时， 也有助于档案管理员识别文件的真伪。 其次，纸质档案存储技术已经日 趋成熟， 可以实现文件数据的长期存储； 我国各地图书馆、 博物馆均有保存了几千年的古书法作品， 从这一点也说明了纸质档案耐久性、 可保管性以及可收藏性的价值， 且纸质档案自身以手写的方式可给人们最为直接的查阅体验。

　　（2） 缺点

　　纸质档案在存储过程中， 会占用大量的空间， 这一点对行政单位空间利用以及档案管理部门的管理效率来说会产生一定的影响， 且纸质档案非常容易出现人为损坏、 丢失以及外力破损等问题， 这种情况也加大了档案管理人员的工作量。

　　1 . 2 电子档案特点

　　（1） 优点

　　电子档案最为明显的优势在于， 其可缩小占据空间面积， 一般档案管理人员主要以计算机内部存储，以 U 盘、 电脑硬盘为存储载体。 比如按照 U 盘的存储容量， 一个 U 盘的存储容量在 1-64 G 之间。 在此一个U 盘能够存储 A4 纸大小的电子文档数据， 从 20480 页到 1310720 页不等， 其占据面积较小， 同时， 档案管理人员也能实现对图像、 影像和声音等多媒体文件材料的管理， 在突出档案管理人员管理效率、 质量时，也改变了电子档案文字数据管理单一性的问题， 由此保障档案管理更为丰富、 立体， 在将档案管理人员存储到一个储存载体上时也不会带给档案管理人员太多的工作量。 其次， 档案管理人员在实际的管理过程中，可依据计算机内部传输功能， 实现跨空间的远距离查阅、 传输效果， 由此达到档案异地管理、 档案共享、实时分享的管理优势， 由此为人们查阅、 借阅提供了便捷， 提高了档案实际使用效率[1] 。

　　（2） 缺点

　　档案管理人员的优势较多， 但缺点也较为明显。一般来说， 档案管理人员在管理过程中， 对于载体（软、硬件） 有一定的要求， 且容易受到外部环境对其产生的直接影响。 若计算机系统崩溃或 U 盘损坏等不稳定现象， 则会直接影响到档案管理人员信息， 严重时会出现档案信息无法被找回、 修复的现象。 且档案管理人员所产生的风险问题对其数据信息威胁较大， 如电子文件管理系统一旦受到病毒或黑客的攻击， 将会引起文件信息的丢失或被篡改或删除， 这一点对档案信息的安全性产生了严重的危害。

　　2 纸质档案与电子档案并存时期对档案管理工作的影响

　　2. 1 纸质档案对档案管理工作的影响

　　在档案管理过程中， 纸质档案对档案管理工作的影响不仅仅包括如上几点， 还体现在：

　　（1） 纸质档案可以客观、 真实地反映出一个单位职工的基本情况、 工作和升迁情况等。 同时， 将纸质文件与本单位的其他部门进行了密切的联系， 为本单位的其他部门提供了方便。 如在行政事业单位管理过程中， 纸质档案对职工的退休审批， 社会保障的缴纳，职称的认定， 工资的审批， 都起着举足轻重的作用。

　　（2） 在查阅纸质档案时， 从纸面上看到这些物质是什么时候形成的， 甚至能从纸面上判断出它们的年代， 而这属于最直观和最安全的资料来源[2] 。

　　2. 2 电子档案对档案管理工作的影响

　　结合上述分析的电子档案实际优势， 明确电子档案对档案管理工作所产生的积极影响， 主要包括： 近几年， 为了响应国家倡导的信息化建设的整体发展规划路线， 诸多单位以信息化建设为载体为档案管理工作开辟出了一条新路， 且国家已经制定了相应的法律法规， 对电子档案的管理起到了支撑作用。 比如，《中华人民共和国档案法》 明确规定， 在我国的信息发展计划中， 要考虑到档案信息化的问题。 对电子文件、传统文件的数字化， 以及其他一些重要的信息资源，需进行保护与利用。 其中要求电子档案应有可靠的来源和标准程序， 且电子档案自身具有与纸质档案同等的效力， 并可将电子形式作为凭证进行利用。 在此过程中， 我国《电子签名法》 对此作了明确的规定， 并对其进行了分析。 其中新修改的《刑事诉讼法》《民事诉讼法》 都明确规定， 电子档案是一种重要的数字资料， 属于电子类数据信息具有法律效用， 且在诉讼程序中， 电子档案又具有证据的价值。 从这一点可以看出， 电子档案已经成为今后档案管理发展的一个新方向[3] 。

　　2. 3 以信息技术为载体的电子档案管理优势

　　（1） 提升完整性

　　信息化建设是各个单位发展的必然趋势， 在信息化档案建设中不仅可以及时筛查掉不完整的档案信息，还能够满足及时归档， 及时调动的基本要求。 可以说，信息技术对电子档案的管理与利用产生了很大的影响，同时信息技术也可帮助有关单位将纸质档案转为电子档案， 或进行同步管理， 由此保障和提高档案信息完整性， 突出档案利用价值。

　　（2） 确保安全性

　　在各单位实现信息化、 数字化的发展过程中， 可运用信息技术发挥数字化存储、 分析、 收集等功能，由此有效地防止外部环境对档案信息所造成的负面影响。 此外， 还可以合理的运用区块链技术， 提高档案安全管理水平， 防止不法分子对档案进行盗用、 篡改。在信息技术的运用下， 对于档案管理人员管理来说，可提升档案管理人员管理安全力度， 并逐步完善有关的档案信息化建设管理体系， 最终保证档案存放符合安全性规定， 从而压实信息安全责任， 完善档案网络、保密保护制度[4] 。

　　3 纸质档案与电子档案并存时期档案管理措施

　　3. 1 建立科学合理的档案管理标准

　　在纸质档案与电子档案融合共促发展中， 各单位需建立出完善、 科学、 合理的并存档案管理标准。 首先， 需依靠所制定的档案管理标准， 确保电子档案与纸质档案的融合发展可达到文件数据信息的标准化，由此保障档案管理达到标准化建设， 保障标准化水平。一方面， 应制定档案工作的规范标准； 另一方面， 要制定出一套数据库系统的相关标准， 由此推动电子档案信息格式和载体之间的高效转换， 确保信息软件与计算机设备可发挥实际作用优势。

　　其次， 在纸质档案与电子档案融合共促的过程中，档案管理人员需考虑使用新型的档案管理工作保障制度， 并基于电子档案自身特点， 以删除无痕、 文件可复制的特性， 完成对电子档案的保护管理工作， 并将保护管理贯穿于整体档案管理全过程之中。 最后， 需建立出两种档案的全程保护制度和传递记录制度， 其目 的是保证电子档案能够被及时地采集， 并在纸质档案分散的情况下， 避免出现文件信息损失等现象， 由此依据所建立的档案管理标准， 做好档案管理工作，保障档案文件始终处于原始性和完整性[5] 。

　　3. 2 做好同步归档、 整理、 利用工作

　　（1） 同步归档工作

　　在同步管理纸质档案与电子档案时， 档案管理人员需完成信息收集归档工作。 首先， 对于纸质档案管理来说， 档案管理人员需将资料信息完整无误地记录下来， 并完成对信息资料的整理、 存储， 在利用信息技术完成档案文件数据的收集整合工作时， 档案管理人员还需考虑到信息资料的真实性、 完整性， 并做好纸质档案审核工作， 在审核完成后档案管理人员需及时进行归档处理。 其次， 对于电子档案管理来说， 档案管理人员需考虑到管理流程， 在确保电子档案信息无误后， 再进行归档。 这两种档案的管理办法都需注意档案自身的真实性、 完整性， 由此达到档案管理所需。

　　（2） 同步整理工作

　　在整理纸质档案与电子档案时， 档案管理人员需考虑到同步整理的必要性， 在整理过程中应选择折中的办法进行， 且需考虑到两种档案整理的完整性， 在明确纸质档案与电子档案的共同特征后， 如档案号一致、 信息一致时， 也需保障录入一致性。 由此以两者一致性完成合二为一的档案整理工作。

　　（3） 同步利用

　　各单位在纸质档案与电子档案并存管理过程中，可在档案查阅阶段， 利用相同内容的资料， 分别检索出纸本与电子文本档案两类不同类别的同一份文件。在提供使用时， 主要是使用电子档案。 当需要使用纸质档案时， 可以将纸质档案与文件编号相同， 从而提高档案实际的利用率。 在这样的同步利用管理中， 不仅减少了档案管理人员工作量， 也避免出现档案磨损、破坏、 丢失的现象问题， 其利于纸质档案进行长期的保存与管理， 并从本质上进行分析， 档案管理人员需明确电子档案与纸质档案整合管理办法， 一般来说各单位档案管理人员可以在传统档案管理生命周期理论的指导下， 完成对档案分阶段的管理以及电子化档案建设[6] 。

　　3. 3 建设信息化档案管理模式

　　（1） 档案实现目标

　　随着各单位对档案利用的需求不断增强， 对于档案管理工作的专业化要求也在不断提升。 与此同时，在实际工作中一些亟待解决的问题， 逐渐成为影响文书档案工作进展的瓶颈： 其一档案归档不及时、 材料不全， 影响了档案工作效率， 甚至带来档案流失的风险； 其二卷宗封面、 目 录填写不规范， 影响了档案的归档和再利用效率； 其三实体档案装订不规范， 装订顺序不符合要求等， 不利于档案入库和定位； 其四数字化程度不高， 信息资源无法得到更大化开发和利用。

　　针对此， 在分析文书档案管理中的问题和难点，其档案信息化建设过程中需实现如下目 标： 其一是管理电子化， 通过信息化技术， 集成管理纸质、 实体及电子档案的全生命流程； 其二是流程规范化， 建立规范的管理流程体系， 以满足文书档案管理过程中归档、利用等需求； 其三是， 分类专业化， 根据当地档案卷宗属性及实际情况， 进行档案属性的配置和分类； 其四是， 借还标准化， 应构建文书档案借还管理体系，实现档案信息资源的共享[7] 。

　　（2） 综合档案管理系统

　　首先， 统一门户， 电子化管理档案全生命周期。通过构建的文书档案管理统一认证平台， 可实现模块认证、 用户认证和功能认证的统一管理门户框架， 为日后的档案管理信息化建设与拓展， 提供基础平台以及互联接口。 同时， 在一个平台上， 即可电子化实现档案从扫描录入、 整理、 归档入库、 利用、 统计、 编研、 鉴定等全生命周期的无纸化管理， 以便对档案进行全程把控。

　　其次， 同步管理， 满足多全宗、 多形式管理需求。其多全宗是指， 通过多全宗的档案管理分类架构， 系统支持同时对多个档案全宗进行管理， 并保持原来的档案全宗下的档案内容不变， 满足对特定文书档案管理需求。 多形式是指， 在系统中， 可对纸质档案、 实物档案与数字化档案实施同步管理。 并且， 系统支持显示对应实体档案的存放位置， 方便了管理与利用。此外， 在数字化档案集中统一管理的同时， 当地可根据实际需要， 对实体纸质档案实施分布式存储， 对存放于不同地点的档案库房实施管理。

　　最后， 应结合当地文书档案卷宗属性的要求， 以信息综合管理平台， 建设出支持匹配年度、 编号、 来源、 收案日 期、 结案日期、 案卷信息等案卷属性， 并可对应自动生成各类档案的封面、 目 录、 备考表等档案表格， 方便对档案实体进行信息化归档[8] 。

　　4 结束语

　　综上， 在纸质档案与电子档案并存管理过程中可解决传统档案管理所出现的收集、 整理、 利用难等问题， 并通过标准化档案管理制度与同步管理手段， 有效实现了档案管理的规范性、 常态化， 并提升了档案的利用率， 保障了档案管理质量， 规范了后续归档与审批工作。 同时， 在运用信息技术， 对文书档案信息进行电子化存储和归档时， 也实现了“纸本+电子本”的整合， 从而为各单位档案管理的完整、 准确、 安全提供了有效的保障机制。

　　参考文献

　　[1] 吴英. 事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略[J] . 中小企业管理与科技, 2021(27) : 4-6.

　　[2] 张杰. 纸质档案与电子档案融合管理创新的思考[J] . 城建档案, 2021(6) : 92-94.

　　[3] 武韶佳. 纸质档案和电子档案并存的必要性探究[J] . 城建档案, 2021(12) : 161-162.

　　[4] 谭惠尹. 分析信息时代电子档案与纸质档案融合发展[J] . 区域治理, 2021(35) : 291-292.

　　[5] 郝岩岩. 纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J] . 卷宗, 2021, 11(13) : 81.

　　[6] 刘于. 探究事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略[J]. 文渊(高中版) , 2021(6) : 522.

　　[7] 杨秋. 试论如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理[J] . 精品, 2021(4) : 62.

　　[8] 王昕. 大数据时代医院人事档案电子信息化管理探析[J] . 办公室业务, 2021(6) : 85-86.