探索行之有效的乡村振兴规划档案管理模式 ——以广州市城市规划勘测设计研究院的相关实践为例

　　乡村振兴是一篇大文章，没有规划引领，不打好“提纲”，难免会在建设中出现偏差、在发展中留下遗憾，甚至出现失误和差错，产生诸如盲目扩种导致“增产不增收”、乱拆乱建导致乡村整体形态支离破碎等问题。

　　近年来，党和国家高度重视乡村振兴规划。2023年中央一号文件明确提出，“加强村庄规划建设”“支持有条件有需求的村庄分区分类编制村庄规划”。2021年6月，广东省委、省政府启动乡村振兴驻镇帮镇扶村工作，深化对全省1127个乡镇、近2万个行政村的对口帮扶、定点帮扶。明确要求，每个乡镇都要制定规划。

　　党的十八大以来，广州市城市规划勘测设计研究院（广州市规划院）将工作重心由以城市为主转变为城乡兼顾，积极服务乡村振兴战略，在农业发展、农村建设、土地综合整治等方面编制了大量规划，形成了大量相关档案。本文基于广州市规划院乡村振兴规划档案管理工作，总结分析实践中需要关注的问题，并提出具有可操作性和针对性的建议。

　　一、打通档案管理与乡村振兴规划业务对接通道

　　近年来，随着广州市规划院乡村振兴规划业务的开展，相关档案资源快速增加。如何做好此类档案的管理工作，更好地发挥其参考、服务价值，成为档案部门积极思考的问题。

　　（一）收：应归尽归、应收尽收

　　收集工作是档案管理的第一步。对于在编制乡村振兴规划过程中形成的文件材料，广州市规划院档案部门以应归尽归、应收尽收为原则，积极做好收集、分类、整理、立卷、归档工作，明确规划勘测设计、科研、声像、合同档案在项目完成后或活动结束后或签署后1个月内归档。在收集范围方面，将规划设计档案分为总体规划、分区规划、控制性规划、市政规划、村镇规划等9个属类，主要内容包括建设用地规划许可证、建设用地通知书、规划设计要点、规划设计说明书及质量记录等。从数量上看，截至2023年11月，以“村”为关键词在管理系统中搜索，显示档案共4978项。

　　在收集工作中，档案部门高度重视前端控制，积极与相关业务部门做好沟通，指导确定归档范围，明确具体要求。通过前端控制，有效提高案卷质量，最大程度避免因前端收集质量不高造成后端问题频出的情况出现。

　　（二）用：畅通利用通道

　　为更好地提供利用服务，档案部门高度重视涉及档案工作的各项规章制度的制修订。2022年，正值单位转企改革。做好制度制修订，提升管理效能，是全院的一件大事。档案部门借此契机，对档案借阅利用等制度进行修订。同时，编制全宗指南，大力加强宣传培训，提高院内各部门的档案利用意识。

　　目前，全院包括乡村振兴规划档案在内的所有档案均实现了申请、审批、预览、下载的线上管理。仅2021年，就完成了6万余件档案借还工作。数据显示，截至2023年11月，乡村规划相关档案借阅896项次，相关电子档案下载1.89万余件次。

　　二、探索行之有效的乡村振兴规划档案管理模式

广州市规划院设计的美丽乡村建设方案图 图片由作者提供

　　实践中，广州市规划院档案部门以数字化转型为抓手进行工作流程再造，不断探索行之有效的管理模式。

　　一份完整的乡村振兴规划制定过程耗时费力，内容涉及发展的方方面面，最终的成果样态颇为丰富，有的项目形成的档案甚至能够塞满一辆车的后备箱。以《湛江市徐闻县角尾乡乡村振兴五年发展规划（2021—2025）》为例，在规划编制前，进行了大量调研，查阅了大量资料，耗时数月编制而成，内容不仅有基础研判、目标策略等，还包括空间发展、产业振兴、设施建设、风貌提升、文化振兴等大量详细的规划设计，长达100多页。

　　纸质档案的管理需要大量空间、人力和物力投入，且容易丢失损坏，不利于检索利用。特别是随着实体档案不断增加，2021年，广州市规划院不得不进行库房扩容搬迁。可见，纸质档案管理面临迫切的数字化转型需求。

　　近年来，该院不断推进档案数字化工作。2018年，数字档案馆一期正式投入运行，实现既有档案系统整合、线上归档借档、线上浏览与统计等，提高了工作效率，方便了档案利用。2021年，数字档案馆系统二期建设完成，实现与大项目管理系统、知识管理系统、科研项目管理模块、测绘智能管理平台的对接集成，开发了移动应用系统等，再次有力提高了档案管理与利用的信息化水平。2022年，再次完成数字档案馆系统升级，与大项目管理系统进一步深入对接，通过流程再造，完善功能、优化界面、提升效率。

　　与此同时，该院积极推进存量档案数字化工作。2021年，历时6个月对自1984年建院以来的659卷8000件10万页存量文书档案、1.2万件建筑图纸、400件声像档案进行检查、整理和数字化，并挂接系统。目前，正继续推进包括乡村振兴规划档案在内的存量档案数字化工作，远期目标是实现全部档案电子化。2022年，档案部门立足全院信息化顶层建设，基于档案管理系统需求、系统现有功能以及院内业务工作实际，对现有系统进行全方位评估，编制档案系统优化方案，内容包括系统总体架构、业务流程设计、系统功能、安全建设、软硬件技术要求、管理与质量保障等。

　　同时，借助馆藏乡村振兴规划档案，创作了大量形式多样、内容丰富的档案文化精品，让乡村振兴规划走进大众视野。如，在院内举办的社区设计师作品展中，展出《广州市市级美丽乡村公安村（增城区）建设方案》等多个乡村振兴规划设计作品。

　　三、关于乡村振兴规划档案管理的建议

　　目前，乡村振兴规划档案管理无论在实践还是理论上尚未引起足够的重视，从顶层制度设计到流程管理的组织、控制、运行等，均亟待破题。

　　（一）进一步向“智慧化”转变

　　据全院多个编制实施乡村振兴规划项目的部门反映，数字档案馆系统大大便利了各部门的归档和借阅，节约了人力成本，但仍有很多提升空间，应进一步向“智慧化”转变。

　　转变过程中，需解决好以下几个问题。一是使检索、下载等更加便利，能够更快速精准地找到所需档案。这要求档案分类更加细化、关键词设置更加科学、增加查询预览功能等。二是使文件材料归档更加便捷。以城市规划项目技术资料归档为例，目前的主要流程是：项目负责人（或项目负责助理）在数字档案馆系统填写归档清单，上传项目成果电子文件，发起归档流程，并呈部门领导审核，再经专业总工审定，再由档案员验收，同时将签章齐全的纸质文件送交档案资料部，并将项目电子成果、纸质成果和大项目管理系统推送的质量过程记录统一整理归档。可进一步简化流程，优化文件上传功能，设置提醒督促部门领导及时审核、专业总工及时审定、档案员及时验收。三是提供智慧增值服务，使查询利用更方便。如，可结合档案内容进行评分，对借阅量高的、得过奖的项目档案资料，赋分高一些，便于借阅者更有针对性地进行参考利用。再如，可利用数字档案馆的各种数据，定期推出分析总结报告，供各部门参考。

　　（二）提高开放程度

　　乡村振兴规划对很多地方来说尚属新鲜事物，尤其从乡镇一级看，广东省的乡镇在2020年前大多没有制定过专门的乡镇发展规划。其实，乡村振兴规划档案对推动各村发展有着重要参考价值，不仅可以指导当地党委政府、驻镇帮镇扶村工作队有的放矢地开展建设，而且能为有志回乡发展的乡贤或当地农民发展产业提供指引，在其他乡镇制定规划时也具有一定的参考价值。

　　目前，乡村振兴规划档案资源的开放力度与群众需求之间还存在不小差距。可通过加强与政府信息公开的衔接力度，完善配套开放工作制度，畅通群众查档途径。

　　（三）加大开发力度

　　具体到乡村振兴规划档案来说，由于其内容相对广泛，且具有较高的专业性，给群众查阅利用带来了一定的门槛，也对加大资源开发力度提出了要求。可统筹馆藏资源，积极吸引社会各方力量参与开发；加大档案人才培养力度，积极开展相关科研项目；利用各类宣传平台，推出丰富多样的文化精品等。

　　（胡灵娟系广州市城市规划勘测设计研究院档案资料部副部长，曾文清、王洁琳为该院档案资料部档案管理专员）

　　原载于《中国档案报》2024年1月18日 总第4087期 第四版