北京奥运档案管理体系构建的经验与启示

　　作者：董帅

　　摘要：近年来，奥运档案管理日益受到学术界和馆藏机构的高度重视。科学管理和充分利用北京奥运档案，有助于促进奥林匹克运动与城市、国家发展的良性互动。在分析国际奥委会相关规定、国家档案管理政策以及北京奥运档案形成背景的基础上，系统梳理了北京奥运档案管理体系的多重背景，并提炼出了北京奥运档案管理在纳入遗产规划、构建协同格局、创新利用方式、健全制度体系等方面形成的宝贵经验，进而分析了这些经验对于转变档案管理理念、创新工作机制、明晰法律关系、强化全生命周期管理等方面的重要启示，力图以北京奥运档案管理实践为鉴，为提升重大活动档案管理水平、促进奥林匹克事业发展提供有益参考。关键词：北京奥运会；奥运档案；档案管理；奥运遗产

　　奥运会作为世界范围内规模最大、影响最广的体育盛会，不仅为主办国家和城市留下众多体育基础设施与场馆等有形遗产，更在体育、文化、经济、社会、环境等诸多方面产生了广泛而深远的积极影响。作为第一个既举办过夏季奥运会，又举办过冬季奥运会的“双奥之城”， 北京在申办、筹备、举办奥运活动中形成了具有保存价值的文字、音像、实物等珍贵档案资源。因此，科学管理和充分利用北京奥运档案资源，有助于促进奥林匹克运动与城市、国家发展的良性互动。近年来，奥运会相关的档案管理受到了学术界和馆藏机构的高度重视。国际奥委会推出的“奥运会知识服务”计划，将档案管理纳入奥运遗产框架，并在《主办城市合同》中对举办城市的档案管理提出明确要求。我国国家档案局也出台了《重大活动和突发事件档案管理办法》等政策法规，强调对重大活动档案实行专题化、法治化管理。学术界对奥运档案管理的研究也取得了一些进展，主要集中在奥运档案的收集整理、数字化转化、开发利用等方面。然而，首先，既有研究多关注奥运档案某一环节的管理做法，缺乏全流程的系统考察。其次，既有研究多侧重个案分析，缺乏对奥运档案管理一般规律的理论概括。尤其是当前有关北京奥运档案管理的研究十分有限，难以充分总结北京奥运档案管理的成功经验。再次，针对北京奥运档案管理在档案收集、整理、保管、利用等各环节都采取了哪些具体措施需要进行科学的梳理，这些措施背后形成了怎样的工作体系，有哪些对其他重大活动档案管理和未来奥运档案管理具有借鉴意义的成功经验值得深思。针对这些问题的回答，不仅有利于提炼档案管理对于奥运遗产转化、奥运效益放大的促进机制，也有利于推动奥运档案管理实践与理论研究的深入发展。鉴于此，本文拟在把握国际奥委会相关规定和我国档案管理政策的基础上，深入剖析北京奥运档案管理体系构建的主要内容和基本经验，并就其对其他重大活动档案管理和未来奥运档案管理的启示作用展开研究，以期为理论发展和实践完善提供参考。

　　1  北京奥运档案管理体系构建的多重背景

　　1.1  国际奥委会的相关要求

　　奥运档案管理首先要遵循国际奥委会的相关规定。1999年，国际奥委会启动“奥运会知识转让”（The Olympic  Games  Transfer  of  Knowledge,TOK）项目，要求奥组委将申办、筹办、举办奥运会的全部文件档案向国际奥委会移交，供下一届奥运会组委会学习借鉴[1]。2018年，国际奥委会发布《遗产战略方针》，将档案纳入奥运遗产框架，并在《主办城市合同》中进一步明确了奥组委在档案管理方面的义务。这意味着奥运档案管理既是筹办奥运会的应有之义，也是奥组委应尽的法律责任。

　　1.2  国家留存“双奥”记忆的需要

　　北京奥运档案对于全面、系统、真实地留存“双奥”盛会的历史记忆，具有不可替代的作用。2008年北京奥运会是中国改革开放30年的里程碑事件，塑造了东方大国正在崛起的崭新形象。2022年北京冬奥会则站在“两个一百年”奋斗目标的历史交汇点，以“简约、安全、精彩”为宗旨成功举办了冬奥会，铸就了百年奥运史上又一座丰碑。对这两届奥运盛会进行完整、忠实的档案记录，既是对中华民族伟大复兴历史进程的生动见证，也是推动“双奥之城”建设、助力国家发展的宝贵财富。

　　1.3  专业档案管理的制度规范

　　重大活动档案管理既要遵循档案学的一般理论和方法，更要符合国家相关法律法规的具体要求。2020年，国家档案局发布《重大活动和突发事件档案管理办法》，明确要求对奥运会等对党和国家具有重大意义的赛事档案实行专题化管理。2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，强调推进重大活动档案的法治化管理。在此政策背景下，北京奥运档案管理必须坚持依法治档，确保奥运档案合法合规、安全有序、科学高效，发挥应有作用[2]。

　　2  北京奥运档案管理体系的主要内容

　　2.1  多方协同的治理体系

　　北京奥运档案管理始终坚持各方通力合作、上下联动的工作机制。一方面，档案部门提前介入奥运档案工作，组建由市档案局、国家体育总局等多部门构成的领导小组，加强对档案业务的指导与监督。另一方面，奥组委、冬奥组委建立健全以部门为单位、以首长负责制为核心的档案工作责任制，明确档案的归档范围和保管期限，严把归档、移交关口。从整体上看，北京市档案部门与奥组委形成了上下贯通的工作体系，并通过奥组委各部门的密切配合，齐抓共管，形成从顶层设计到具体操作多方协同的奥运档案治理格局。

　　2.2 全面系统的资源体系

　　北京奥运档案资源的建设始终坚持全面收集、突出特色的原则。首先，2008年北京奥运会，北京市档案馆共接收奥运档案34.43万卷，内容涵盖申办、筹办、举办奥运会的全过程各个方面，实现了奥运档案最完整、最齐全、最系统的收集。其次，2022年北京冬奥会在全面继承夏季奥运会档案收集做法的基础上，更加注重档案的典型性、专指性，重点征集冬奥会核心形象设计、特许商品、火炬传递、太空奥运展示等具有标志性的实物档案，形成了特色鲜明的知识产权。与此同时，北京奥运档案管理更加重视数字档案的收集与整理，采购了专门的档案管理系统，实现了电子文件的规范归档与集中管理[3]。

　　2.3 立体多元的利用体系

　　奥运档案的开发与利用立足于北京奥运会，同时面向社会各界，形成了纵横交错、多维并举的格局。在纵向维度上，收集的2008年奥运档案为2022年冬奥会的筹办提供了重要参考，两届奥运会的档案资源管理体现了互补、贯通、传承的管理理念。在横向维度上，通过编研、展览、数据库、创意产品等多种方式，奥运档案服务奥林匹克研究、城市发展、全民健身、爱国主义教育等各领域各层面，创造了丰富的社会效益、文化效益。特别是通过“北京奥运档案全文数据库”等信息化平台建设，奥运档案的管理由封闭走向开放、由静态走向动态、由单一走向多元，释放出了巨大的档案魅力[4]。

　　2.4 完善严密的安全体系

　　北京奥运档案的安全管理制度相对完善，管理措施得当，各部门的执行力较强。例如，在硬件设施方面，标准化库房、档案专用设备、异地备份等为档案安全存储提供了坚实保障。在软件制度上，竞赛和非竞赛场馆的档案工作情况日报、周报制度、疫情防控闭环管理制度等，针对不同时期面临的安全隐患，人防、物防、技防多管齐下，构筑起严密的安全防护网络。此外，北京档案管理部门还专门制定数字档案室系统运行安全预案，配备专业的安全管理人员，以制度化、常态化、精细化的安全管理措施，确保奥运档案真实、完整、可用、安全。

　　3  北京奥运档案管理的实践经验

　　3.1 奥运档案纳入遗产规划

　　将档案管理纳入奥运遗产整体规划，是北京奥运档案管理的一大创新。国际奥委会在《遗产战略方针》中明确提出要重视奥运档案的管理和利用。北京冬奥组委也在《北京2022年冬奥会和冬残奥会遗产战略计划》中将“档案管理”列为工作的重点任务。在此背景下，北京市档案局会同北京冬奥组委制定档案工作方案，明确奥运档案管理的目标、内容、措施、进度等，使其与冬奥遗产的整体规划相契合。这充分体现了北京冬奥组委对档案工作的高度重视，也为奥运档案事业发展提供了根本遵循。

　　3.2 全方位协同大档案格局

　　北京奥运档案管理充分发挥各方力量，形成了“纵向到边、横向到侧”的大档案工作格局。从自上而下的角度出发，国家档案局与北京市档案局联动，及时出台系列规范性文件，为奥运档案规范化管理提供制度支撑。在横向角度上，北京市档案局与北京奥组委、北京冬奥组委密切配合，成立联合工作组，统筹协调奥运档案的收集、整理、移交等各项工作。此外，河北省、张家口市档案部门积极参与，各竞赛场馆、相关企业、社会团体、志愿者等也主动留档，确保奥运档案的全面系统收集，形成了“不留死角、不留遗憾”的档案征集理念。

　　3.3 创新方式服务开发利用

　　奥运档案的充分利用是档案工作的最终目的。北京市档案部门积极创新利用方式，最大化地发挥奥运档案的社会功效。例如，面向冬奥组委各部门开设档案利用“绿色通道”，为冬奥筹办提供档案支持。同时与奥运城市发展促进会、奥运博物馆合作，实施“奥运记忆工程”，用奥运档案资源传承奥运记忆、凝聚社会共识。通过整合各方资源，构建出了北京奥运档案专题数据库，为社会各界提供档案查询网上“一站式”服务全流程。通过线上线下相结合、开放共享的利用模式，奥运档案在服务冬奥筹办、促进奥林匹克研究、弘扬奥林匹克精神等方面发挥了重要作用[5]。

　　3.4 强化顶层设计健全制度

　　从整体上来看，北京奥运档案工作极其注重并且强化了制度的顶层设计，不断健全相关档案工作管理体系。首先，在2008年奥运会前后，北京市档案局会同北京奥组委制定了一系列档案管理制度，涵盖了档案收集、整理、移交、利用等方方面面，为奥运档案规范管理提供了依据。其次，2022年冬奥会筹办期间，在总结夏季奥运会档案工作经验的基础上，制定了更加科学严密、切合实际的“1+1+16”档案管理制度体系，实现了制度、队伍、基础条件、监督指导、责任落实“五位一体”，为奥运档案管理提供了全要素、全方位、全周期的制度保障。

　　4  北京奥运档案管理的启示借鉴

　　4.1  树立“遗产为本”的管理理念

　　通过系统梳理北京奥运档案管理的成功实践，启示档案部门在面临重大活动时要树立“遗产为本”的管理理念。展开来讲，奥运档案不仅要为筹办奥运会提供支撑，更要着眼于奥运遗产的传承发展，这要求档案部门在档案的收集、整理、保管、利用等各个环节，都要本着创造、积累、传承奥运遗产的目标导向，使档案工作与遗产规划相配套、与遗产目标相契合、与遗产效益相统一。唯有将档案管理置于奥运遗产的宏观视野中统筹谋划，才能更好地挖掘档案的潜力，放大档案的社会效益，促进奥林匹克运动的持续发展。

　　4.2 健全档案全流程管理机制

　　北京奥运档案管理实践表明，档案工作要坚持全流程管理，建立健全事前介入、事中控制、事后利用的长效机制。在重大活动开展之前，档案部门要参与重大活动的筹备规划，制定档案工作方案，明确档案收集范围、整理方法、移交时限等。在重大活动进行中时，各参与单位要严格按照规定做好文件材料的形成和收集，做到应归尽归、应交尽交。在重大活动进行之后，要加强档案的科学保管和开发利用，确保档案的资政、服务、凭证等功能有效发挥。尤其要创新利用模式，用活用好档案资源，使之转化为推动档案事业发展的生动实践与鲜活教材。

　　4.3 明晰档案法律关系完善制度

　　北京冬奥组委与国际奥委会签订了《北京2022年冬奥会和冬残奥会档案资产协议》，以契约形式明确了双方在档案管理方面的权利与义务。这一做法为厘清重大国际活动档案的法律关系提供了范例。今后，在举办类似活动时，都应以契约形式明确各方的档案管理职责，这样既有利于依法科学管理档案，也有利于充分发挥档案的社会功效。同时，还要以党内法规和国家法律为准绳，不断完善档案管理制度体系，提升档案治理的系统性、规范性、有效性。

　　4.4 强化奥运档案生命周期管理

　　随着信息技术的发展，电子文件日益增多，对新时代下档案管理模式提出了更高的要求。北京奥运档案管理的经验表明，要高度重视并全面强化电子档案的生命周期管理。首先，要建立健全电子文件归档标准和移交规范，完善电子档案的接收、著录、存储、检索、利用等业务流程，建立数字档案馆，用现代技术手段提升档案管理和服务水平。其次，档案管理要与城市发展相适应、与信息化建设相协调，加强跨界合作，实现数字档案资源的共建共享、关联利用，不断拓展奥运档案的功能边界、放大奥运档案的社会效能，为推动城市发展、弘扬奥林匹克精神注入新的动力、活力。

　　参考文献

　　[1] 徐拥军 , 张丹 . 北京奥运档案管理的“中国模式”[J]. 图书情报知识 ,2022(3):32-40.

　　[2] 李雨欣 . 重大活动档案管理的关键要点 : 以北京奥运档案为例 [J]. 山西档案 ,2024(2):97-99.

　　[3] 李俊哲 , 徐拥军 , 张丹 . 社会记忆视角下北京冬奥档案征集工作研究 [J]. 档案学研究 ,2024(1):77-84.

　　[4] 张臻 , 郭若涵 , 徐拥军 , 等 . 北京奥运档案管理与开发制度体系构建 [J]. 档案学通讯 ,2023(6):24-31.

　　[5] 武晓璇 , 朱天梅 , 周丽霞 . 面向奥运遗产开发的档案知识服务研究 [J]. 山西档案 ,2022(6):50-57.

　　【作者简介】董帅（1984—），男，汉族，山西太原人，山西能源学院强基学院讲师，硕士，研究方向：体育文化遗产保护。