高校实验室安全工作档案管理探索

　　作者：高宇

　　摘要：高校实验室安全工作档案管理是实验室安全管理的重要组成部分。通过调研分析，指出当前高校实验室安全档案管理存在职能归属差异明显、管理认识和重视程度不足、面临数字化时代新挑战等问题。从实验教学质量提升、科研成果转化、实验室规范化建设、安全责任落实等方面，阐述了实验室安全工作档案管理的重要意义。针对存在的问题，提出了加强组织领导、健全管理制度、强化队伍培训、推进信息化建设等对策建议，以期推动新时期高校实验室安全工作档案管理水平的整体提升。

　　关键词：高校；实验室安全工作；档案管理

　　高校实验室是培养大学生实践与创新能力的重要基地，也是提升高校科研水平的关键平台。随着高等教育改革的不断深化，各高校实验室建设得到长足发展，仪器设备不断更新换代，管理队伍日益壮大。为进一步加强高校实验室安全管理水平，教育部每年发布《高等学校实验室安全检查项目表》，并组织开展大规模的实验室安全专项检查，推动高校实验室安全管理水平的整体提升。

　　在实验室安全管理体系中，安全工作档案管理占据着十分重要的位置。《高等学校实验室安全检查项目表（2024）》明确要求实验室需建立安全工作档案，涵盖责任体系、队伍建设、安全规章、奖惩、培训、检查、隐患处理、事故调查、专业安全以及常规或阶段性工作的档案资料，并确保档案分类科学、便于检索。同时，要求各高校实验室采用科学的档案分类方法，方便档案的查阅和使用。

　　这一要求反映了教育主管部门对实验室安全工作档案管理的高度重视。安全工作档案是实验室安全管理的重要依据，是安全责任落实、安全制度执行、安全隐患治理、安全绩效考核的重要载体。基于此，本文拟对高校实验室安全工作档案管理开展系统研究。

　　1  高校实验室安全工作档案管理的现状及问题分析

　　1.1 实验室安全工作档案管理职能归属差异明显

　　通过对山西省内外高校的调研发现，实验室安全档案管理在组织架构和职责分工上存在明显差异。现有一部分高校已成立了实验室管理处、实验教学中心等服务于档案室安全管理的专门机构。这部分高校的实验室安全工作档案管理通常较为规范，且能够与实验室的日常管理形成协同与衔接。但是，仍有一部分高校将实验室安全工作的管理职责划分至多个部门，由教务处、资产处、保卫处等共同协商管理。

　　由于缺乏统一归口管理的职能归属，降低了实验室安全管理的效率与质量。相关部门各自为政，在实验室安全隐患排查、档案收集整理等方面缺乏有效沟通，通常难以形成合力。一些基层教学单位反映，学校相关政策和要求在传达过程中存在偏差，针对性指导不足，导致各院系在实验室安全工作档案管理方面的积极性和规范性参差不齐。这种分散管理的弊端已引起有关高校的重视，不少学校开始着手整合实验室安全管理职能，成立专门机构，加强对实验室安全档案管理的统筹协调和规范指导。

　　1.2 实验室安全工作档案管理认识和重视程度不足

　　目前，我国高校在实验室安全工作档案管理方面普遍存在认识和重视程度不足的问题。许多高校尚未设立专职档案员，导致档案管理职责不明确。实验人员通常专注于实验操作和技术支持，对档案工作重视程度不够。此外，高校在招聘实验人员时，更注重其专业背景，忽视了档案管理能力。学校档案馆的人才队伍建设也存在问题，档案专业人员和实验技术人员之间鲜有互通[1]。这导致实验人员很少接触专业的档案管理培训，实验室安全工作档案的完整性难以保证。实验室对档案工作的重视程度不高，归根结底是学校管理层对实验室档案管理的重要性认识不足。部分管理者认为实验室档案管理只是一项基础性工作，与实验教学和科学研究相比地位偏低。这种认知偏差导致了在人力、物力、财力等方面对实验室档案管理工作的投入不足，也影响了相关工作的科学性和规范性。

　　1.3 数字化时代实验室安全工作档案管理面临新挑战

　　在数字化时代，利用数字技术管理实验室档案资源已成为趋势。随着数字化进程加快，数据安全和准确性问题日益凸显。学校项目管理、环境检测、仪器配置及实验开展和产出情况的记录都需要详尽的档案资料。对学科建设而言，实验室档案资源是对学科建设基本情况的真实详细记录，数据的准确性不仅为学科建设提供依据，也是学校综合实力的体现。教学仪器设备的使用情况、升级换代以及实验室安全工作同样需要档案资源作为支撑材料。信息化时代的到来为实验室档案管理工作带来了机遇和挑战。一方面，数字化档案管理系统有助于提升管理效率，促进资源共享，为科学决策提供数据支撑。另一方面，电子档案的真实性、安全性、可追溯性等问题也不容忽视。部分高校在实验室档案数字化过程中重硬件建设而轻软件管理，对实验室档案资源缺乏长远规划和统筹安排，造成数字档案整理不规范、格式不统一、缺乏必要的安全保护措施等问题仍然普遍存在。

　　2  高校实验室安全工作档案管理的重要意义

　　2.1 实验档案是实验教学质量提升的重要保障

　　首先，实验档案真实记录了学生在实验过程中的表现和学习效果，教师可据此优化实验教学内容和方法，提高教学成绩。其次，完整规范的实验档案是实验教学评估和督导的基本依据，可全面诊断实验教学中存在的问题，为教学改革提供参考。再次，实验档案是开展教学研究的素材，可总结教学经验，为教学模式改革、教材编写等提供数据支持。最后，科学完备的实验档案管理制度可促进实验教学管理的规范化与精细化，为实验教学良性运行奠定基础。因此，高校要充分发挥实验档案在教学诊断、评估、研究、管理等方面的支撑作用，不断健全实验档案管理工作体系，推动实验教学质量的持续提升。

　　2.2 实验档案是科学研究与成果转化的数据基础

　　实验研究需要建立在真实、完整的实验记录基础之上。科研实验档案详细记录了实验设计、样品信息、操作步骤、参数设置、结果数据等各环节信息，是实验可重复、结果可追溯的关键保证。规范的实验记录不仅能够为科研成果提供数据支撑，也是科研诚信和学术规范的基本要求。此外，科研项目实施和成果转化的全过程管理也离不开完善的实验档案资料。项目立项、实验方案设计、经费预算、仪器设备采购、实验用品领用发放等环节，都需要通过实验档案予以固化。这些档案材料在项目验收、成果鉴定、知识产权保护等方面发挥着重要作用。科研档案也是高校学科优势和特色的重要体现。通过梳理分析重大科研项目立项、实施、成果等环节的档案，可以凝练学科方向，优化资源配置，为学科建设规划提供重要参考。科研档案也是吸引社会资源、争取政策支持的有力说明。通过向相关部门提供规范完整的科研档案，有利于提升高校的公信力和美誉度，更好地树立负责任、讲诚信的社会形象。

　　2.3 实验档案是实验室规范化管理和建设的重要抓手

　　实验档案记录了实验室建设发展的基本面貌，是评估实验教学与科研水平的客观依据。实验室档案管理的规范性、完整性、准确性是各类评估、评审和督察环节的重点考察方向，实验档案能够充分体现实验室管理的科学化、精细化水平。此外，实验档案中涵盖的丰富资料能够为实验室后续的建设与发展提供重要参考。通过对实验档案数据的分析与挖掘，可以客观评价实验室建设的效果，为合理配置实验教学资源、优化学科专业布局提供有力支持，促进实验室的可持续发展。

　　2.4 实验档案是落实安全责任、防范安全风险的有力抓手

　　首先，完善的实验档案可以明确实验过程中的危险源，进而评估可能出现的安全风险，并据此制定有针对性的安全防范措施。其次，建立实验人员培训、考核、持证上岗等档案，可以确保实验人员具备必要的安全意识和操作技能，从而降低因人为因素导致安全事故发生的概率。此外，实验室安全检查、隐患整改、应急演练等日常安全管理活动形成的档案，能够真实反映安全管理制度的执行情况，倒逼各级部门有效落实安全责任制度。一旦发生安全事故，相关实验档案就是开展事故调查和责任认定的重要依据，不仅可以帮助还原事故经过，查明事故原因，明确相关责任，还能够据此完善事故防范措施与解决方案。

　　3  加强高校实验室安全工作档案管理的对策建议

　　3.1 提高认识，加强组织领导

　　高校要充分认识实验室安全工作档案管理的重要意义，将其作为事关学校教学、科研、管理、安全的重要基础性工作，纳入学校的整体工作布局。学校党委和行政管理层要高度重视，将实验室档案管理工作纳入议事日程，定期研究部署，加强统筹协调。要成立由分管校领导牵头，实验室管理、档案管理、信息化建设等多部门参与的工作领导小组，建立健全联席会议、定期通报等制度，形成责任明确、分工合理、协同高效的工作机制。二级学院作为实验室安全管理工作的具体实施主体，也要切实提高认识，成立相应的档案管理机构，配备专职管理人员，将实验室档案纳入学院档案管理总体规划。学校还要加强实验室安全工作档案管理的考核评价。将实验室安全工作档案管理纳入学校内部控制和安全管理体系，制定科学合理的考核指标和评价标准，定期开展考核评估，将考核结果作为实验室资源分配、经费投入、绩效考核的重要依据。

　　3.2 健全制度，规范档案管理

　　规章制度是实验室安全工作档案管理的重要保障。学校要根据上级法规政策和学校实际情况，制定符合实验室特点的档案管理制度体系，明确档案收集、整理、保管、利用等环节的工作规范和质量标准[2]。重点建立实验室基础信息、设备档案、实验档案、安全档案等方面的分类管理制度，规范档案的形成、积累和传递过程，确保档案的系统性、完整性、准确性。建立档案信息安全管理制度，完善电子档案的备份、存储、访问和保密措施。制定档案统计、分析、利用制度，充分发挥档案的资政育人功能。建立档案管理工作的监督、考核和奖惩机制，将档案管理纳入实验室绩效考核和教师业绩评价指标体系。学校还要加强实验室档案管理标准化建设。根据上级档案主管部门的要求，积极参与实验室档案管理的标准制定，推动本校实验室档案管理与国家、行业标准的有效衔接。

　　3.3 强化培训，提升队伍素质

　　专业化的档案管理队伍是做好实验室安全工作档案管理的关键所在。一方面，学校要加强对实验教师和管理人员的档案意识教育，普及档案管理的基本知识和要求，提高实验人员自觉接受档案管理的意识。定期开展业务培训，邀请档案管理专家进行理论指导和实务操作指导，促进实验人员档案管理能力的提升。另一方面，要加强专职档案管理队伍建设，完善人才引进和管理机制，畅通职业发展通道，提高档案管理人员的职业认同感和工作积极性。建立与实验技术队伍的定期交流机制，搭建双向锻炼平台，促进跨专业知识融合和工作协同。同时，学校要积极拓宽人员培养渠道，通过与档案学专业院系合作，定向培养实验室档案管理人才。

　　3.4 创新方法，推进信息化建设

　　实验室安全工作档案管理工作的特点决定了其必须与信息化手段相结合。学校要站在战略和全局的高度上，统筹规划实验室档案管理信息化建设。要以提高实验室管理水平和效率为目标，以服务师生和管理为导向，构建集约化、标准化、智能化的实验室档案信息化管理平台[3]。以实验室设备管理、教学管理、科研管理和安全管理为重点，梳理档案管理业务需求，优化管理流程。引入大数据、人工智能、区块链等新兴技术，推动一体化管理，实现实验档案全生命周期的动态监管[4]。注重数据整合和业务协同，打破档案管理信息孤岛，促进实验档案与教学、科研、资产等业务系统的互联互通，更好地服务于学校的战略决策。

　　参考文献

　　[1] 李辰辰 , 宁燕子 . 数字转型背景下高校传统档案数字化策略研究 [J]. 兰台世界 ,2024(3):48-51.

　　[2] 姜丹 , 刘洋 , 邵妍 , 等 . 高校实验室档案的建设与管理实践 [J]. 兰台世界 ,2017(5):28-31.

　　[3] 杨云贤 . 智慧校园建设对高校档案管理信息化的影响与实施路径 [J]. 山西档案 ,2021(6):127-133.

　　[4] 李天月 . 高校图书馆数字学术空间服务核心要素与创新路径研究 : 以香港中文大学图书馆数字学术实验室为例 [J]. 图书馆工作与研究 ,2021(4):52-56.

　　【基金项目】山西省科技厅2023年科技战略研究专项“山西省新时代科技成果转化中试基地建设机制及对策研究”（项目编号：202304031401086）。

　　【作者简介】高宇（1975—），女，汉族，山西吕梁人，太原师范学院实验实训中心副主任、高级实验师，硕士，研究方向：实验室建设。