数字化时代高校档案管理的教育功能拓展与服务创新研究

　　作者：崔清

　　摘要：数字化时代，高校档案管理面临新的机遇和挑战。围绕数字化环境下高校档案教育功能的拓展和服务创新展开系统探讨。分析了高校档案管理数字化转型的新特征，探索了高校档案拓展教育服务功能的主要路径，提出了高校档案服务创新的策略。高校档案教育服务要坚持开放融合发展理念，加快档案管理数字化转型与思政、教学、科研、管理各领域的深度融合，创新工作模式和服务方法，夯实高校立德树人的基础性支撑作用。

　　关键词：高校档案；档案功能拓展；档案服务；教育功能

　　数字化时代高校档案管理面临诸多机遇与挑战[1]。一方面，新兴技术为档案信息化建设与资源开发利用带来新的可能，高校档案的获取、整理、保管、利用方式正发生深刻变革；另一方面，在立德树人根本任务的背景下，高校档案在人才培养、思想政治教育等方面的独特价值日益凸显。高校档案部门如何顺应时代发展，推动档案资源与各项教育教学工作深度融合，创新服务方式，成为亟待研究的重要课题。

　　2017年，中共中央、国务院印发《关于加强和改进新形势下高校思想政治工作的意见》，强调要利用好学校历史文化资源，发挥档案思政育人功能。教育部等八部门印发的《关于加快构建高校思想政治工作体系的意见》进一步提出，要推动思政工作传统优势与信息技术深度融合。这为高校档案数字化管理、创新服务指明了方向。2021年，国家发布《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出要加强档案数字化建设，创新服务手段，夯实高校档案数字化转型的政策基础。教育部印发的《新时代高校思想政治理论课教学工作基本要求》，要求建设思想政治课优质数字教育资源，档案可以作为重要的素材来源予以支撑。

　　近年来，一些学者围绕数字化时代高校档案管理的转型发展开展了一系列探索[2]。研究主要聚焦于以下几个方面：一是分析高校档案管理数字化、网络化的新特征；二是梳理高校档案参与人才培养的实践做法；三是探讨提升档案教育服务质量的对策；四是研究数字技术赋能档案育人功能发挥的新路径。总体来看，现有成果从不同视角对数字化时代高校档案的管理创新发展进行了有益探索，但仍存在一些不足：一是缺乏对高校档案育人功能的整体性梳理；二是高校档案融入人才培养的广度、深度有待加强；三是在线上线下、校内校外资源整合共享等方面有待进一步拓展。

　　在数字时代背景下系统研究高校档案管理的教育功能拓展与服务创新，对于深化档案工作服务高等教育内涵发展、促进高素质创新人才培养具有重要价值[3]。在理论层面，一是丰富高校档案事业与高等教育研究的理论成果，为二者的融合发展提供学理支撑；二是推动高校档案管理从资源保管型向教育服务型转变，实现育人价值最大化；三是引导树立大档案、大教育理念，为新时代高校人才培养提供新思路。在实践层面，一是推动高校档案部门更好地服务学校中心工作，促进档案资源有效融入教学科研、学生管理、对外交流等各个环节；二是创新高校档案管理手段和服务方式，提升为师生服务的能力与水平，助力立德树人根本任务的完成；三是为高校档案事业转型发展提供实践指导，探索“档案 + 教育”融合发展的新模式。

　　1  数字化时代高校档案管理的特征

　　1.1 高校档案资源的数字化

　　数字化时代，高校档案资源形态发生重大变革。一方面，档案载体从纸质向数字化、电子化转变，高校行政办公、教学科研、师生活动等各个环节产生的电子文件、数据资料不断增多，成为档案收集整理的重要对象。“十四五”时期，高校纷纷加快数字化校园建设步伐，校内各类信息系统高度融合，形成了涵盖教务管理、科研管理、人事管理、财务管理等各类业务的海量数据，为档案信息资源积累提供了丰富来源。另一方面，高校档案部门加大存量档案的数字化力度，采用扫描、光学字符识别、语音识别、图像处理等技术，将纸质档案转化为数字化档案，纳入信息化管理平台，实现了档案资源的无介质化存储与便捷获取。此外，高校还不断丰富馆藏档案的门类，除传统的文书、科技、实物档案外，照片、录音、录像等多媒体档案的比重持续提升，数字档案库日益膨胀。

　　1.2 高校档案管理的智能化

　　数字化背景下，人工智能、大数据、区块链、云计算等新一代信息技术与高校档案管理加速融合，推动管理理念、管理模式、管理手段发生革新，形成智能化的档案管理新生态。在档案收集环节，物联网、人工智能技术助力构建“主动感知、自动归档”的智能档案收集网络，通过在办公系统、业务系统中嵌入智能合约代码，按照内容、保管期限等重要属性自动采集、分类整理档案数据，形成标准化的电子档案和元数据。在整理环节，知识图谱、本体技术等用于提取档案语义信息、构建档案实体关系库，数据挖掘、聚类等算法用于档案内容的自动标引、主题归类，形成具有内在关联的分类编目体系。在储存环节，分布式存储、云存储等技术用于应对档案数据量激增带来的设备、空间压力，区块链技术用于建立档案全生命周期的溯源机制，确保电子档案的真实性、安全性、可追溯性。在利用环节，智能搜索、知识推荐等技术改变了档案查阅利用方式，使用户可以根据个性化需求实时检索、定制档案知识产品。

　　1.3 高校档案服务的个性化

　　在数智互联时代，师生获取信息的渠道日益多元，对高校档案的服务内容与方式提出更高要求。为满足师生日益增长、不断分化的个性化需求，高校档案部门着力构建集中统一的综合服务门户，通过大数据分析、用户画像等技术，精准对接不同群体的档案利用需求。一是提供个性化的检索服务。基于师生的专业领域、研究方向、兴趣爱好等用户属性数据，对档案馆藏资源进行按需推送。二是开展主题化的编研服务。围绕重大历史事件、学校发展脉络等，集成校内外档案，开展系列主题展览、编纂校史档案、制作档案文创产品，用喜闻乐见的形式呈现档案内容。三是探索沉浸式的体验服务。引入虚拟现实、增强现实等技术，创设身临其境的档案体验空间，开发基于档案内容的VR游戏、全景展示，营造沉浸式档案文化氛围。此外，高校档案部门还通过与图书馆、博物馆、校史馆等校内文化机构的跨界合作，以及与地方档案、企业档案的协同共享，整合多源异构资源，拓展服务内涵，为师生提供一站式的综合档案知识服务。

　　2  数字化时代高校档案教育功能拓展路径

　　2.1 融入思想政治教育

　　大学生思想政治教育是高校立德树人的关键环节，高校档案蕴含着丰富的思想政治教育资源，具有鲜明的政治属性、历史属性和育人功能。新时期，高校档案部门要主动适应思想政治教育数字化转型需求，创新方法、拓展路径，促进档案资源与思政课程的有机融合。一是加强与思政课教师的合作，精选能够体现学校办学历程、重大事件、师生风采的档案素材，配合思政课教学内容进行情景再现，增强思政课的吸引力和感染力。二是举办主题鲜明的档案文化活动，如专题展、微党课，用真实的档案资料引导师生坚定理想信念、厚植爱国情怀。三是将档案元素融入校园文化景观设计，在主题雕塑、宣传橱窗、楼宇命名中体现学校的光荣传统和红色基因，营造学史明理、知史爱校的浓厚氛围。四是创新思政实践教学形式，依托重要档案和档案部门业务流程，设计档案修复、数字化加工、口述历史等体验项目，在潜移默化中加强师生价值引领。

　　2.2 服务教学科研活动

　　高校是人才培养和学术研究的重要基地，档案工作要立足为教学科研服务的视角，拓展服务领域、创新服务内容，更好地服务学校中心工作。一是加强与院系教学管理部门的协同，根据不同专业人才的培养特点和课程设置需求，有针对性地开发利用档案资源，助力教学内容的丰富完善。例如，面向历史学专业师生提供学校重要会议记录、领导讲话等档案资料，用于校史校情教育；面向艺术设计专业师生提供老照片、古地图等，用于创意设计项目。二是开展形式多样的档案素养教育，提高师生的档案意识和信息利用技能。以新生入学教育、毕业生离校教育等为契机，开展档案利用指导讲座，教授档案知识检索、引用方法；举办档案征文、摄影大赛等，引导师生在参与中感悟档案的价值功用。三是主动对接学科建设和科研需求，深度挖掘学校各学科的代表性科研成果和重要科技档案，为相关学科申报、科研立项提供原始材料和历史数据支撑。跟踪在项目研究中形成的文献资料，做好科研过程中档案的收集与保管，确保科研档案链条的完整性和系统性。

　　2.3 助力创新创业教育

　　创新创业教育是提升大学生实践能力、培养创新精神的重要途径，高校档案可从多个维度予以赋能和支持。一是利用学校的发展档案和校史档案，讲好学校的奋斗历程和改革故事，引导师生知校史、培养师生爱校情，坚定建功立业的志向和勇气。二是举办基于档案的创新创业类赛事活动，搭建产学研用结合的实践育人平台。例如，举办档案创客马拉松活动，集中在一定时间内以档案为灵感开发文创产品；开展校友创业档案展，盘活杰出校友的创业历程资料，激发在校生创业热情；组织风险投资模拟大赛，利用投融资文献档案设置竞赛题目，锻炼学生的商业分析和决策能力。三是系统梳理、数字化展示校友群体档案，提炼优秀校友的成长轨迹和创业经历，遴选并邀请其担任创新创业导师，为在校生答疑解惑、分享心得，建立往届校友与在校生的常态化交流机制。

　　3  数字化时代高校档案服务创新策略

　　3.1 构建开放共享服务模式

　　数字化时代，高校档案服务要突破封闭管理的藩篱，构建内外联通、多方协同的开放共享模式。一是在校内实现档案资源的整合共享。打破校内各院系、部门间的数据壁垒，将分散在教务、科研、人事、财务等业务部门的档案数据汇聚成学校统一的档案资源库，消除数据孤岛，提高资源利用效率。通过成立由分管校领导牵头，档案、宣传、信息化等部门参与的档案工作领导小组，制定校内档案管理的统一政策制度和技术标准规范，协调落实各项任务。二是推进跨校档案的协同共享，加强与兄弟院校的档案交流合作，建立资源共享机制，定期开展优秀档案展览、学术研讨等活动。积极对接地方党史、文化宣传部门，参与当地重大历史事件档案的征集、整理和开发，用高校智力资源服务地方文化建设。

　　3.2 丰富线上线下服务渠道

　　随着数字技术的迭代更新和师生需求的不断升级，高校档案服务供给侧结构性改革势在必行，要从渠道、方式、内容等方面进行系统创新，构建线上线下相结合的立体化服务体系。线上建设集档案展示、知识检索、在线利用等功能于一体的数字档案馆，探索沉浸式的VR档案体验，开发基于人工智能的智能问答、语音交互等人性化功能，满足师生移动端获取和交互式利用的需求。同时借助学校网站、官方微博微信等新媒体平台，设置档案宣传专栏，定期推送优质档案资源和个性化服务信息。线下要改变档案服务的被动局面，主动创设参与式、体验式的服务项目。例如，邀请师生参与档案修复和数字化工作，在实践中加深对档案的认知；举办分享交流活动，搭建档案利用者交流的平台；以特色档案为蓝本策划校园游戏，引导师生在寻根问底中感悟档案的独特魅力。

　　3.3 提升档案服务队伍素质

　　高校要加强档案人才队伍建设，优化人员结构、提升业务能力、完善激励机制，为开创智慧化服务新局面提供坚实保障。一是加大高层次、复合型档案人才的引进力度。通过“人才特区”“柔性引智”等方式，吸纳档案学、历史学、计算机科学等相关学科背景的高端人才，撬动档案事业创新发展。二是强化档案队伍的继续教育和在职培训。聘请相关领域专家开展档案编研、数字化管理、大数据分析等前沿技术培训，帮助档案人员及时更新知识、拓展视野、增强服务意识；鼓励档案馆馆员在职攻读研究生，参与学校教学科研工作，提高理论素养和实践能力。三是建立“档案馆馆员 + 教师”的协同服务机制。选派优秀档案馆馆员进课堂，与任课教师合作开发档案素材，用亲力亲为的方式讲述档案背后的故事。推动档案馆馆员和思政课教师、专业课教师的交叉挂职，形成优势互补、相互促进的双向嵌入，在潜移默化中提升育人实效。

　　参考文献

　　[1] 袁蕾涵 , 任越 . 新质生产力赋能档案公共服务高质量发展的价值意蕴与实践构想 [J]. 山西档案 ,2024(3):19-24,32.

　　[2] 陈香,刘晋伟.数字转型背景下的文件分类探讨:基于高校档案工作视角[J].档案学研究,2020(2):107-111.

　　[3] 裴佳越 . 论“三全育人”视域下高校校史档案功能的拓展与实现 [J]. 山西档案 ,2021(4):64-71.

　　【作者简介】崔清（1975—），女，汉族，河南开封人，开封文化艺术职业学院讲师，学士，研究方向：高职学前教育。