发布时间:2024-11-16 18:06:24被阅览数:70 次信息来源：《山西档案》
作者：张群群 郭若涵
摘要：档案数字化质量管理，既是档案资源体系建设的重要方面，又是档案安全体系构建不可或缺的一部分。在梳理美国档案数字化质量管理政策现状的基础上，运用文本分析方法对《数字化质量管理指南》进行深入分析，阐述了其整体框架，并归纳其内容特点。基于此，提出了我国可借鉴美国的成功经验，强化档案数字化质量管理的专门性政策要求，采用综合性的档案数字化质量管理手段，实施分级分类的档案数字化质量管理策略，进一步完善全链条式的档案数字化质量管理制度体系，以期推动档案数字化工作的健康发展。
关键词：档案数字化；质量管理；美国国家档案与文件署
数字化是实体档案对象进入数字空间的第一道工序[1]。在此转换过程中，档案资源从模拟态向数字态或数据态的转换质量决定了其后续是否能够长期“可用”。根据《质量管理体系 基础和术语》（GB/T19000—2016），质量管理体系包括组织确定其目标以及为获得期望的结果确定其过程和所需资源的活动。档案数字化质量管理，正是“质量管理”理念与方法在档案数字化过程中的有效应用，旨在确保数字化成果符合相关标准与规范要求、满足开发利用的需求，为档案事业高质量发展奠定坚实的资源基础。
根据笔者调研，国外在档案数字化质量管理方面已开展了一系列理论研究与实践探索。例如，有学者通过分析人眼在档案数字化质量管理过程中的关键作用，提出权衡成本与收益的最优工作方案[2]；国际标准化组织（International Organization for Standardization，ISO）也相继出台了相关标准，以明确档案数字化质量管理的具体要求；此外，美、英、法、澳等国家的多个项目（如美国杰斐逊数字档案馆项目等[3]）均对此有所涉猎。相比之下，国内学者则倾向于关注档案数字化质量管理与安全保密的关联关系，屠跃明等[4]率先提出建设档案数字化质量控制体系，常建法[5]则探讨了档案数字化过程中的质量控制策略。总体而言，现有研究对于档案数字化质量管理政策关注尚显不足，这为本文提供了充分的探讨空间。
美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，NARA）的档案数字化工作始于20世纪80年代，在多年的发展过程中，形成了大量关于档案数字化的政策与规范，其中不乏对于档案数字化质量的规定。2023年10月，NARA发布《数字化质量管理指南》（Digitization Quality Management Guide）[6]，旨在引导各相关主体明悉并规范档案数字化质量管理的具体要求，以此保障数字化成果的长期可用。这一文件的出台意味着美国档案数字化质量管理政策进入新的发展阶段，标志着NARA在推动档案数字化进程中质量控制工作的系统化和标准化，为数字时代的档案管理提供了有效借鉴。
就我国而言，《中华人民共和国档案法实施条例》[7]首次明确提出“保证档案数字化成果的质量和安全”，但该法条的落地实施有待相应配套制度的支撑。此外，《“十四五”全国档案事业发展规划》实施情况中期综述也指出，全面实现馆藏档案数字化目标仍有一定难度[8]。因此，在加快档案数字化进程的同时，亟须更具针对性的规范性文件，以指导档案数字化质量管理。为此，本文深入分析了美国档案数字化质量管理政策的现状，重点剖析《数字化质量管理指南》的具体内容，旨在总结有益经验，以期为我国相关政策的制定与实践提供借鉴与启示。
1 概览：美国档案数字化质量管理政策的现状梳理
在档案数字化转型的宏观背景下，档案数字化质量管理政策应运而生。自2004年NARA设立数字化计划办公室以来，该机构便致力于推进档案数字化相关工作，并通过制定一系列法规政策、标准规范来提供明确的指导。为了全面了解NARA在档案数字化质量管理方面的现行政策，通过浏览并检索了NARA官方网站上“文件管理法规、政策与指南”板块，选出与档案数字化质量管理紧密相关的最新政策法规文件（特别关注并选取了年度计划型政策的最新版本）。此外，还利用必应等搜索引擎，以“NARA＋quality management”为关键词进行了补充检索，以确保政策文件的全面性和时效性。最终，整理出了11份关于美国档案数字化质量管理的重要政策文件（见表1）。
表1 美国档案数字化质量管理政策概览
具体而言，美国档案数字化质量管理政策体系由法律、法规、指导性文件、标准规范等4个层面构成，各层面之间层层递进、环环相扣。首先，以《国家档案与文件署法》（44 U.S.C. Chapter 21) 等联邦法律为基础，明确了NARA在档案数字化方面的相关职责，为相关政策法规的制定提供了基本遵循。其次，《联邦法规 - 电子文件管理》（36 CFR part 1236）中增加了子部分D: 数字化临时性文件（非永久保存）和子部分E: 数字化永久性文件，为不同类型档案的数字化质量管理实践提供了参考依据。再次，通过一系列指导性文件的相关规定，联邦机构获得了具体的实施规范和最佳实践建议。《数字保存战略2022—2026》为档案数字化质量管理提供了基础目标与发展方向；而《向电子文件转型的更新》（M-23-07备忘录）则要求NARA在2024年6月30日前出台明确的政策规范用以指导各机构档案数字化工作；此外，《联邦记录管理手册》《数字档案资源长期保存策略》《电子记录管理》等文件从综合性视角出发，对档案数字化质量管理提出了全面要求，而《通用文件保管期限表4.5：数字化文件》则聚焦具体环节，对已数字化的源文件、与数字化项目和流程相关文档的保管期限及处置方式作出规定。此外，标准规范如《扫描技术与生产标准》《元数据交换格式：基于资源描述框架（RDF）的元数据记录》等，详细规定了图像质量、文件格式、元数据生成、存储介质和长期保存等技术细节，确保了档案数字化成果的高质量和长期可用性。在此基础上，《数字化质量管理指南》进一步明确了档案数字化的质量标准和管理要求，有效推动了相关政策的落地实施。
综上所述，美国档案数字化质量管理政策已经形成了一个相对完整的政策体系，从宏观到微观，各项政策相互补充，互为支撑，共同提升了政策的可操作性和实施效果。这种自上而下、系统化的管理政策为美国档案数字化工作的高效有序推进提供了坚实的保障。
2 聚焦：《数字化质量管理指南》的内容分析
尽管上述政策文件均涉及质量管理的相关内容，但《数字化质量管理指南》作为唯一专门针对质量管理的政策文件，其重要性不言而喻。为此，本部分将深入剖析《数字化质量管理指南》的具体内容，识别档案数字化质量管理的核心要素，并进一步探索如何通过系统化、标准化的措施来提升档案数字化成果的完整性、准确性和可访问性。
2.1 内容框架
2.1.1 质量管理计划
档案数字化是一项复杂而系统的工程，它包括档案整理、鉴定、扫描、图像处理、目录建库、数据挂接等多个环节，这些环节共同决定了档案数字化质量管理的全程性与复杂性。为进一步提升质量管理效率，NARA高度重视质量管理计划的制定工作，以此保证后续工作操作的规范性和进展的有序性。质量管理计划涉及档案数字化项目政策、职能、要求和目标等内容。此外，NARA还特别强调，各机构在对档案进行数字化时，必须建立质量管理文档，并将其与档案数字化成果一起保存，以便后续的质量追溯与持续改进。
2.1.2 质量保证
质量保证是一种积极主动的质量管理活动，其包括档案数字化项目必须满足的强制性要求、规范及标准，如图像质量标准，用于确保图像清晰度、色彩准确性和细节保留；元数据质量标准，旨在保障档案描述的准确性和完整性；文件管理质量标准，确保档案的组织、存储和保护符合最佳实践等。质量保证侧重于规范档案数字化项目的工作流程，通过设定明确的工作标准和质量检验点，来确保档案数字化成果符合既定的标准和规范。此外，质量保证还涉及对相关技术、工具和方法的持续评估与优化，以满足日益增长的档案管理需求。
2.1.3 质量控制
质量控制指通过检验或测试等手段对档案数字化成果进行全面检查，确保其能够系统地、持续地满足用户对档案数字化成果质量的要求。《数字化质量管理指南》将质量控制划分为三个环节：第一环节是测试与分析。“早测试、勤测试”被视为基本的质量控制策略。NARA为此建立了图像质量分析流程，使用专业软件验证档案数字化设备和应用程序的性能。同时，NARA倡导在生产过程中进行测试和分析。第二环节是检查。NARA明确提出要对数字化项目创建的图像文件和元数据进行全面检查。检查过程采用客观测量检验和主观视觉评估相结合的方式，以确保其结果的准确性和可靠性。需要注意的是，主观因素的评估效果很大程度上取决于检查人员的技能和经验。第三环节是验证。验证是一个由人工进行的高层次审查过程，此过程结束后即可正式宣布相关档案数字化成果完整、准确、合规，并可用于与档案原件相同的业务目的。而验证不同于质量管理，后者贯穿整个数字化过程，包括对每张图像的各种属性，如文件格式、分辨率和元数据进行检查等，而验证则是对机构的档案数字化过程进行更高层次的审查。验证工作通常在档案数字化完成后进行。
2.2 内容特点
2.2.1 参与主体：权责明确，突出科学化监管
面对海量的档案数字化任务，《数字保存战略2022—2026》明确要求与相关合作伙伴建立紧密的数字化合作关系，以加快档案数字化的进程。在这种合作背景下，公私合作模式对质量管理规范的需求更为迫切。为此，《数字化质量管理指南》在主体参与方面作出了更为细致的规定。一是在质量控制的检查环节，NARA要求检查人员必须具备专业的技能和丰富的经验，以有效参与主观视觉评估环节。二是在质量控制的验证环节，采用人工验证的方式对机构的档案数字化过程进行审查，并且这一审查工作必须由未参与项目质量控制检查的工作人员来执行。通过对以上职责权限的明确界定，可有效提高档案数字化质量管理的工作效率和监管水平。
同时，上述制度充分体现了《数字化质量管理指南》对全面质量管理思想的深入贯彻。费根堡姆（Armand V Feigenbaum）[20]指出，80％的质量问题是在制造过程之外产生的。因此，全面质量管理应突出“以人为本”，关注人在质量管理中的核心作用与价值；同时，也要突出管理方法和手段的综合性，强调人员、技术、机器和信息的有机融合[21]。NARA在这方面做得尤为出色，不仅充分发挥了自身的技术特长，开发了专业的质量验证软件，而且高度重视工作人员的权责划分与职能履行，这进一步彰显了监管的科学性。
2.2.2 管理对象：分级分类，突出精细化管理
《数字化质量管理指南》依据《联邦法规 - 电子文件管理》（36 CFR part 1236）的相关规定，通过档案分类实现差异化质量管理。例如，图像质量是对档案数字化成果准确性的客观呈现，NARA对图像质量属性进行了分级分类处理，并据此制定了数字图像性能分类法，该分类法采用了FADGI（Federal Agencies Digital Guidelines Initiative）的三星级性能标准，包括色彩准确度、亮度均匀性、采样频率、空间频率响应 (SFR)、色调响应和白平衡误差等多个关键参数，这为分类生产、分类评估档案数字化成果提供了科学的依据，使得档案数字化质量管理的开展更为精准有效。
NARA强调档案数字化工作应分级分类进行，也在一定程度上说明，在档案数字化工作中，鉴定是极为重要的环节，它不仅直接关系到整个工作的进度，也对档案数字化成果质量产生重要影响。为此，做好事前鉴定工作，充分合理利用有限人力、物力、财力资源，是提升档案管理精细化水平的关键所在。
2.2.3 流程设计：环环相扣，强调全过程管理
数字化转型不仅是技术的应用，还需要重新审视整个档案管理流程，并借助数字化手段来提高效率和准确性[22]。《数字化质量管理指南》强调，在合理设定质量目标的基础上，应立足实际制定覆盖全流程的质量管理计划[23]。该计划要求在数字化项目前期，依据规范和标准对设备进行选择与监控，以此实现质量保证；中后期则对数字化项目创建的图像文件和元数据进行检查，以进一步实现质量控制；最后通过人工验证的方式，从更高层次对档案数字化工作进行全流程审查。这样，档案数字化过程中发现的任何错误都有可能被及时识别并纠正，这种对质量的持续关注有助于避免更大范围的问题发生，从而降低整体成本并提高工作效率。
此外，质量管理计划、质量保证与质量控制三者之间环环相扣，存在着密切的联系。具体而言，质量管理计划确保档案数字化项目符合质量保证目标和质量控制检查程序。而质量保证则依靠质量控制测试和分析来确定产品是否符合既定规范，三者之间的配套进一步体现了NARA档案数字化质量管理政策制定的科学性、合理性和可操作性。在实践中，这样的政策可以确保档案数字化的图像处理过程达到较为理想的质量标准，从而更有效地支持科学研究和公共服务工作的开展。
3 启示：强化我国档案数字化质量管理政策建设
3.1 明确档案数字化质量管理的专门性政策要求
法律政策与标准体系是确保档案数字化质量管理合法性和规范性的基石[24]。NARA建立了较为完整的档案数字化质量管理政策体系，这一体系既有宏观层面的法律保障，也有微观层面的指导性文件与标准规范，它们共同为档案数字化质量管理工作提供了必要的指导和支持。
对我国而言，在法律层面，《中华人民共和国档案法》明确规定，档案数字化外包服务的发包方和承包方应就档案数字化质量和技术标准等内容达成一致。在行政法规层面，《中华人民共和国档案法实施条例》首次提出“保证档案数字化成果的质量和安全”。此外，该法规鼓励“有条件的单位开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用”。该项工作的开展必然要以档案数字化成果的高标准和高质量为现实基础。在战略规划层面，《“十四五”全国档案事业发展规划》强调了要在整体上加强档案资源质量管控的重要性。在规范性文件方面，《企业数字档案馆 ( 室 ) 建设指南》《数字档案馆系统测试办法》等对档案数字化的技术指标提出了相应要求，但当前仅有《国家重点档案文件级目录数据验收办法 ( 试行 )》对档案目录数据的质量验收进行了规范。在标准层面，我国多项标准规范都涉及档案数字化成果的质量管理，并对其重要性有所强调，如《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）在总则中明确指出，应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。其他标准中也在技术参数、图像质量检查等章节对档案数字化质量管理的核心要素进行了明确 ( 见表2)。
表2 我国档案数字化质量管理政策概览
通过上述政策分析可知，在宏观层面，档案数字化质量管理已经逐步进入法律法规视野，但在微观层面，国家尚未出台指导性的专项文件对档案数字化的质量管理予以细化明确。在实践过程中，我国档案数字化质量管理的依据主要来源于上述一系列标准，其在档案数字化工作方案、管理制度、工作流程控制、成果验收等多个章节均涉及“质量管理”相关内容。但以上标准文件除了在成果验收部分列明质量管理的相关内容条款外，绝大部分章节都是笼统提及“质量”一词，缺乏具体统一的规划和标准要求，难以与档案数字化流程一一对应，其可操作性有待进一步强化。上述问题或可导致各档案馆数字化成果质量的参差不齐，这样既延缓了档案数字化的进程，又对其通用性、扩展性造成了负面影响[4]。
因此，未来可探索进一步强化档案数字化质量管理的专门性政策要求，单独出台或继续完善档案数字化质量管理相关的标准体系，为提升档案数字化成果的质量提供清晰的优化路径。具体而言，一是把握《文献档案资料数字化工作导则》（20233751-T-469）正在修订的时机，补充完善数字化质量管理的相关内容。二是出台专项的档案数字化质量控制文件，明确档案主管部门对档案数字化质量的监督管控职责，细化档案数字化质量管控标准，确保档案数字化质量控制能够有效保障数据质量、数据安全，以此切实转变部分档案部门“重数量，轻质量”的管理思想[27]。
3.2 运用综合性的档案数字化质量管理手段
质量管理并非一种单一的方法，而是强调将质量相关的技术、方法、人员等要素加以综合运用，从而形成一套完整的管理体系，其管理方法具有多样化、复合化、综合性的特点。NARA利用客观测试和自动化优化质量控制的作用外，还突出了不同参与主体在质量管理中的监管职能，在更高层次上发挥了质量管理效能。
就我国而言，《中华人民共和国档案法》第二十四条首次明确了档案数字化服务的采购方、供应商的责任与义务[36]，《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2—2020）也对双方的职责进一步细化。但在档案数字化过程管理方面，上述标准仅提出“发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程、全方位的管控”，缺乏对人工验证环节的明确规定，导致其可操作性有待进一步加强。在档案数字化成果管理方面，上述标准规定了对档案数字化成果一般采用计算机自动检验的方式进行100%检验，只有对于无法使用计算机自动检验的项目，才使用人工抽检。对此，可借鉴NARA的做法，将客观测试与主观评估相结合，充分发挥档案管理专业人才的重要作用，进一步提升档案数字化质量管理的科学性与有效性。
我国部分档案机构已在档案数字化项目中引入了监理机制。在这一机制下，监理方负责对承包方数字化质量进行全流程监控，同时协助发包方对招标方案进行整体把握与实现。监理方还需依据发包方的项目目标，对承包方成果进行实时与阶段性抽检[37]。而发包方则对项目进行整体把控，并对监理方监督管理的有效性进行全面、实时的监督，以此来管控服务风险，提升服务质量。此外，在档案数字化工作中，确保数据的安全和隐私保护是一项重要的技术挑战[38]。要充分考虑档案的安全保密要求对质量管理手段的影响，可尝试通过访问控制、数据加密以及人员培训等多方面的措施，来规避承包方、监理方面临的安全保密风险，确保档案数据的安全性和隐私性得到有效保护。
3.3 实行分级分类的档案数字化质量管理
“存量数字化”或“代替原件提供利用”的价值关注点在于 “存”与“用”。档案数字化并不是简单的指标性任务，而是在科学分析馆藏情况的基础上，按照一定的优先原则有序推进的工程[39]。同时，分级分类的档案数字化质量管理在资源分配与风险管理方面也具有重要意义。为此，在下一步的档案数字化质量管理实践中，应根据档案的不同类型、重要性和使用频率来制定不同级别的质量管理标准，以实现效率和效果的最优化。具体而言，首先要进行数字化对象的分类和分级，如对于历史价值高、使用频率低的档案，应实施更高级别的数字化质量标准；对于日常业务使用的档案，则可以采用级别相对较低的数字化标准。其次是制定差异化的质量标准，即根据档案的分类和分级，制定相应的质量管理标准。这些标准应该涵盖数字化的分辨率、颜色准确性、文件格式、元数据的详尽程度等方面。如对于具有重要历史价值的档案，应采用高分辨率、无损格式，并确保元数据的详尽与准确；而对于一般文档，则可以采用标准分辨率和有损格式。最后是在实施分级分类的档案数字化质量管理过程中，对各类档案的处理效果进行持续监控和评估，确保档案数字化质量符合既定标准，同时根据实际需求适时调整分类标准和管理策略。
3.4 完善全链条式的档案数字化质量管理制度
一个高效的数字化操作系统应该贯彻积极主动的全链条、全过程管理理念，而非仅仅依赖于事后的质量控制检查。这意味着在整个数字化过程中，从计划、执行到监控的各个环节，都应该秉持高标准的质量意识[4]。NARA的《数字化质量管理指南》基于质量管理计划、质量保证、质量控制的综合框架，为档案数字化实践中落实全流程质量管理提供了制度范本。
以纸质档案的数字化为例，我国可借鉴NARA的成熟经验，以《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）中明确的纸质档案数字化工作流程为基础，在开展质量需求分析、资源规划的前提下，制定全面的质量管理计划，并明确其制度规定，如规定该计划应涵盖质量目标、标准、角色和职责以及具体的质量管理措施等内容。在质量保证方面，以健全完善的政策法规与标准体系为抓手，设定明确的工作标准和质量检验点，以确保档案数字化成果符合规范要求。同时，应规定对档案数字化过程中使用的技术、工具和方法进行持续评估与优化，以适应技术进步的要求。在质量控制方面，结合《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T68.2—2020）中关于档案数字化服务外包工作中发包方、承包方的工作规范，实施充分的质量检验与测试，以形成覆盖全过程的纸质档案数字化质量管理制度，为相关工作开展提供有力支持，从而为下一步档案资源的大规模协同开发共建奠定坚实基础。
档案数字化是推进档案工作现代化建设的关键要素，而档案数字化质量管理则是确保其高效有序推进的重要保障。NARA 作为国际文件档案领域的先行者，在档案数字化质量控制方面积累了丰富的经验，值得我国结合实际情况，进一步借鉴学习。未来，档案部门应放眼档案数字化的全生命周期过程，全面考虑其质量问题，不断完善档案数字化质量管理的各类法规政策与标准体系，制定具体可行的制度规范，以有效维护档案数字化成果的质量水平，从而更好地适应档案工作现代化建设的需求。
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【基金项目】中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）项目“面向自主知识体系建构的学术代表作评价研究”（项目编号：23XNL018）。
【作者简介】张群群（1998—），女，汉族，山东滨州人，中国人民大学信息资源管理学院硕士在读，研究方向：档案法规政策、档案学基础理论； 郭若涵（1998—），女，汉族，山西晋城人，中国人民大学信息资源管理学院博士在读，研究方向：档案学基础理论、档案法规政策、档案馆公共文化服务。
