我国档案开放智能审核问题与优化策略研究

　　作者:施浩然 吕元智

　　摘要：利用大数据、人工智能等现代信息技术手段开展档案开放智能审核，是未来档案开放审核工作的重点。目前,国内已有不少档案机构开展了相关研究与实践工作，但档案开放智能审核仍处于起步阶段，存在开放审核目标定位不合理、主体参与协同机制不健全、技术方案缺失权威认证等问题。针对上述问题，拟从档案开放智能审核目标定位、审核主体参与协同机制构建、审核技术方案评价标准设计以及智能审核保障条件优化等4个方面提出相关的优化策略，旨在为我国档案开放智能审核工作的推进提供有价值的参考与指导。

　　关键词：档案开放；开放审核；智能审核；人工智能

　　近年来，随着大数据、人工智能等技术的迅猛发展，社会各领域的信息化程度日益加深，并逐渐向智能化方向转型。在“数字中国”“智慧城市”等建设背景的推动下，我国档案开放工作也正从传统走向依法治理、开放、现代化之路[1]，以满足人民不断增长的档案利用需求。然而，档案开放是一项严肃且耗时费力的工作。它既需要有一套科学合理的审核机制为其保驾护航，又需要积极利用人工智能等现代信息技术手段为其助力，以提升档案开放审核的效率与质量。

　　合理、有序、高效地推动档案开放审核工作的发展，是当前我国档案开放工作有效进行的基础和关键。为此，国内外相关研究者展开了诸多探索。在国外，SLOYAN[2]在研究数字档案鉴定和敏感性审查案例的基础上，构建了处理和审核数字档案的高效工作流程；GOODMAN[3]则总结了BitCurator  NLP工具在档案鉴定中的作用，并提出了进一步发展的建议；COLAVIZZA  et  al[4]分析了档案与人工智能交叉领域的最新进展，阐释了人工智能在档案开放工作中的潜力和面临的挑战；JUEZ-HERNANDEZ et al[5]介绍了AGORA的智能系统，通过识别并匿名化处理人名、地点、时间等敏感信息，有效降低了档案开放的风险并加速了档案开放的进程；JAILLANT  et  al[6]认为，利用机器学习进行敏感性审查，可以提升档案的可访问性，同时强调在此过程中要确保公平性、问责制和透明度的重要性等。在国内，王楠等[7]运用语义层次网络技术，构建了档案开放智能审核系统，旨在提升档案开放审核准确率；陈茜月[8]则通过神经网络技术，辅助档案文本与档案敏感词库的对比，以减少人工判断所导致的档案价值预测的片面性；张梦怡[9]通过对浙江省各级档案馆进行调研，深入分析了当前档案开放审核工作存在的问题及其原因，并从制度、机制、技术和队伍建设4个方面探索馆藏档案开放审核的新路径；聂云霞等[10]利用SWOT分析法，全面评估了AI技术在档案开放审核应用中的优势、劣势、机遇与威胁，并提出了具体对策；卞咸杰[11]则基于智能工作流技术的档案开放审核系统，对档案开放审核工作流程提出了优化建议。尽管上述研究对档案开放审核的智能化转型进行了初步探索，但多数研究主要集中在以技术为主导的档案开放智能审核解决方案上，较少从管理视角深入探讨档案开放审核的智能化转型问题。

　　鉴于此，本文将在深入分析档案开放智能审核内涵的基础上，结合典型案例，系统归纳当前我国档案开放智能审核存在的主要问题，并提出相应的优化建议，以期为我国档案开放智能审核工作的进一步发展提供借鉴和参考。

　　1  档案开放智能审核的内涵与意义

　　依据新修订的《中华人民共和国档案法》及《国家档案馆档案开放办法》中关于“档案开放审核”的相关界定，本文所称的档案开放审核是指由国家档案馆会同档案形成单位或移交单位对形成时间达到一定年限且仍限制利用的馆藏档案，在形式与内容上进行全面审查核实，确定其是否可以面向社会公众开放的过程。在传统审核模式下，档案开放审核工作一般由审核人员依据法规要求和自身经验人工判断到期档案的开放与否。随着技术的发展和纸质档案数字化率的不断提升，档案开放审核工作形式逐渐由线下转为线上，但审核原理并未发生明显变化，档案开放审核的效率与质量仍难以得到突破。档案开放智能审核则是指通过自然语言处理、深度学习等智能技术，结合机器学习相关判断规则和人类经验，辅助开展档案开放审核的一种活动，其目的在于提升档案开放审核的效率与质量，即准确性和稳定性等。

　　从本质上讲，档案开放智能审核是将人工智能技术赋能于档案开放“初审、复审、终审”[12]业务流程中，如图1所示。从实际业务操作来看，审核人员借助内嵌了审核模型的审核系统，开展档案开放审核业务，并对档案开放与否作出判断。在此过程中，审核人员一般包括档案馆工作人员、档案形成或移交单位的工作人员以及行业专家等，根据他们的职级、专业经验等因素被合理分配为初审员、复审员、审核委员会，各自承担初审、复审、终审的档案开放审核工作。在这一审核业务工作中，最为关键的是利用人工智能技术开发的档案开放智能审核模型。该模型基于档案数据资源、技术、算法、计算资源等要素训练而成，具备了模拟人类判断档案是否可以开放的能力，是智能审核区别于传统审核的核心所在。审核模型在应用过程中，除了执行档案开放审核外，还会接收“人”审意见，通过学习与“人”审结果的差异，不断优化迭代，从而提升档案开放审核质量。在初审阶段，审核系统会基于审核模型对待审核档案自动审核，并给出判断结果与依据，同时通过文本高亮等方式辅助初审员进行初步判断，形成初审意见；在复审阶段，复审员对初审结果进行更为深入的审核，形成复审意见；在终审阶段，由审核委员会（审核小组）进行终审，对档案开放与否进行最终裁定，把好档案开放审核的最后一关，并完成档案开放审核的具体任务。

图1  档案开放智能审核流程

　　档案开放智能审核既是党和国家的政策要求，也是人民对档案开放利用的需求，具有重要的现实意义。一方面，档案开放智能审核能够提高档案开放审核效率与质量，加快档案开放进程。智能审核系统不仅能够自动快速识别与筛选档案的形式与内容，提升档案开放审核速度，还能够通过数据挖掘和知识发现深入挖掘档案数据中的关联信息和隐藏知识，辅助审核人员作出更加客观、准确且稳定的判断，以适应不断变化的档案内容、社会需求和法律要求。另一方面，档案开放智能审核作为智慧档案馆中的重要应用场景[13]，以点带面，为建设智慧档案馆提供有力支撑。同时，档案开放智能审核系统具有新质生产力的高科技、高效能、高质量特征，成为推动档案行业顺应时代发展，实现转型升级和高质量发展的核心动力。

　　2  当前我国档案开放智能审核存在的主要问题

　　2.1  档案开放智能审核典型案例

　　2.1.1  福建省档案馆档案开放智能审核实践

　　新修订的《中华人民共和国档案法》缩短了档案封闭年限，导致档案馆短期内面临待审核的档案数量急剧增加。这对整个档案行业而言，无疑是一项艰巨的挑战。多年来，福建省档案馆从积极推进馆藏档案数字资源建设[14]，到研发并持续优化“档案鉴定信息系统”[15]，始终顺应时代发展，为档案开放智能审核工作奠定了坚实基础。因此，福建省档案馆能够化挑战为机遇，以按期“消化”新增审核量为目标，成功完成了国家档案局科技项目[16]。在具体实施档案开放审核业务时，福建省档案馆联合档案科技公司和公安部门，分阶段有序推进该项工作，梳理“规范的系统流程”、制定“开放审核档案关键词表”并建立动态敏感词库、训练“人工智能审核算法模型”、开发“基于数字档案的人工智能档案开放审核系统”[15]。由此可见，福建省档案馆长期以来都在有条不紊地完善档案开放审核工作体系，但也存在一些问题需要改进。一方面，在设定开放审核工作目标时，缺乏对用户档案利用需求的考量，使得档案价值难以得到充分发挥；另一方面，参与开放审核工作中的其他相关主体较为单一，仅限于企业和公安部门，不够全面，这可能导致相关主体利益难以平衡，影响档案开放的合理性。尽管如此，福建省档案馆的创新精神和实践勇气值得鼓励，使得成为档案开放审核智能化转型道路上的“先锋队”和“排头兵”。该项目的实施，不仅实现了对档案开放审核工作的有序管理和效率提升，而且还为其他档案馆开展档案开放智能审核工作提供了宝贵经验。

　　2.1.2  上海市静安区档案馆档案开放智能审核探索

　　2023年8月，上海市静安区档案馆以提升档案开放审核工作效率为目标，联手上海涵妍档案信息技术有限责任公司（以下简称“涵妍档案”），共同启动了“AI+ 档案开放审核关键技术研究及实践应用”的课题研究[17]。双方合作采取由静安区档案馆提供资源、“涵妍档案”提供系统与资金支持的模式。“涵妍档案”研发的档案开放智能审核系统不仅可以自定义和自动执行档案审核方案，而且还拥有识别“密件标识”、比对“敏感词库”、判断“审核规则模型”和判断“历史审核样本模型”等4种审核方式。然而，面对这一完全“陌生”系统的可靠性，静安区档案馆在项目实行初期持谨慎态度，对其充满了“不信任”感，为此，档案馆决定采用人工审核和AI审核并行的策略，以探索系统的运行逻辑与算法本质，同时测算两种审核结果的“一致性”，进而不断优化人工智能算法。2024年，由于研究的深入和技术的突破，以及对审核系统的全面了解，静安区档案馆对AI审核的“信任度”不断提升。利用人工智能技术预先筛选的功能，已将约40%的不宜开放档案提前识别，大幅减少了人工审核成本。此外，智能技术参与度的提升也有效缓解了对馆内唯一审核专家个人经验的过度依赖①。静安区档案馆在档案开放智能审核方面虽进行了有益探索，但也暴露出了一些不足。一是仍然延续人工审核将影响对效率提升的目标追求；二是协同工作开展不全面；三是由企业全资的方式虽有创新，但未必可持续；四是审核专业人才队伍建设有待加强。目前，该项目尚未结项，但基于现有研究与探索成果，双方在审核方案、审核技术以及合作模式方面的创新为档案开放智能审核的未来发展提供了新思路。

　　2.2 档案开放智能审核存在的问题

　　上述典型案例反映了我国档案开放智能审核工作的探索与发展，是档案事业适应人工智能时代的必然产物。然而，在深入分析这些案例及相关文献后，不难发现，尽管我国档案开放智能审核工作已初见成效，不少档案馆将自然语言处理、深度学习等智能技术融入开放审核流程，有效提升了审核效率，但该领域工作仍处于起步探索阶段，存在诸多亟待解决的问题。

　　2.2.1 档案开放智能审核目标定位不清晰

　　档案开放智能审核的目的是促进档案的开放利用，从用户利用需求的视角开展档案开放智能审核是其应有之义。即档案开放智能审核的目标既要体现开放审核效率与质量的提升，又要考虑满足用户实际需求。从当前我国档案开放智能审核工作实施状况来看，智能审核的主要目标仍聚焦于提升档案开放审核效率，且往往以人工档案开放审核为参照。这种审核方式更多地延续了传统档案开放审核思维模式，侧重于档案管理层面，而忽视了用户对档案开放利用的需求。例如，在上述案例中，档案开放智能审核工作方案大多依赖于“密件标识”“敏感词”等作为开放审核的标准，这些标准多是基于档案文件本身的特性，而非档案开放规定或用户利用需求。此外，目前我国的档案开放智能审核只是一种馆内实验性档案业务活动，是应对大量档案亟须开放而采取的业务尝试。事实上，档案管理机构并未形成明确的档案开放审核目标，多是基于自身经验的一种模糊假设。这种情况下，档案机构开放的档案与用户利用需要脱节的现象自然无法避免。造成当前档案开放智能审核目标定位偏差的主要原因有以下几点：一是传统档案开放审核思维仍然存在，亟待树立以利用为中心的档案开放审核理念。同时，与传统审核相似，智能审核也受限于工作人员对风险的过度担忧[12]，导致智能审核在某种程度上被视为人工审核的延续；二是档案开放审核是一项复杂的工作，智能审核作为AI技术在该领域的一次尝试性探索，当前的重点更多在于验证技术的可行性，而较少考虑复杂多变的用户利用需求影响因素等。

　　2.2.2 档案开放智能审核协同机制缺失

　　档案开放审核是一项需要多主体协同合作的工作，它需要档案形成者、管理者、监管者以及利用者等广泛参与其中。档案开放智能审核理应要求在具体工作中广泛听取不同利用主体（档案形成者、管理者、监管者以及利用者等）的诉求，以寻求各方利益的平衡，确保档案开放的合法性和合理性。然而，目前档案开放智能审核多局限于档案管理机构内部业务活动范畴，参与的主体以档案管理者为主，尚未形成多利益主体共同参与的协作机制。在实践操作中，档案开放智能审核实践主要有两种模式：一是档案管理机构（通常是档案馆）通过课题立项，与档案科技公司合作开展研究与实践；二是档案管理机构直接购买档案科技公司的智能审核产品，并共同进行实践优化。这两种模式都体现了档案管理者与社会技术支持者之间的协同和互动，但是较少考虑其他利益相关者的诉求。在档案开放智能审核系统开发过程中，虽然会参考档案形成单位或移交单位的意见，但真正实现多方协同审核的案例却很少[18]。缺乏档案形成单位或移交单位的审核知识、规则以及用户利用诉求等均会影响档案开放智能审核模型的训练与优化效果，进而会降低其审核结果的质量和效率。尽管在法规层面上，《国家档案馆档案开放办法》和《中华人民共和国档案法实施条例》中均规定了档案主管部门应当协调建立开放审核协同机制，但在实际实施过程中仍存在诸多困难，导致该机制仍不健全[19]，协同工作开展并不顺利。目前档案开放智能审核还处于起步阶段，如何让相关利益主体参与其中并建立完善的协同机制，如邀请用户参与智能审核规则的制定并增加“社会公共利益”[20]等考量因素，是推动档案开放智能审核工作发展要注意的核心问题。

　　2.2.3 档案开放智能审核方案缺乏权威认证

　　从上述典型案例可以看出，当前档案开放智能审核技术的实现方案并不唯一。不同档案科技公司根据自己的优势开发出档案开放智能审核系统，并按照自己的标准或优势进行宣传，导致档案机构在选择这些技术方案时无所适从，同时也影响了档案科技公司间的公平竞争。事实上，通过比较不同审核方案的产品（如档案开放审核系统等），不难发现，尽管它们基本能实现快速筛选涉密档案、高亮敏感词显示等功能，但审核质量仍然无法得到有效保障。不少科技公司宣传其审核准确率很高，这主要因为他们是基于既定样本训练而开发的人工智能审核模型，而在实际应用中，由于不同时期、不同单位所形成的档案存在较大的差异，其档案开放审核准确率并未达到预期水平。目前，市场上档案开放智能审核方案缺乏权威认证。虽然这一局面有利于档案开放智能审核方案的不断创新，但也容易造成技术市场供给的混乱，给档案机构选择技术方案带来了困扰，并不利于营造健康有序的技术创新生态环境。造成这一现象的原因是，档案开放智能审核是一个新事物，仍处于实践探索阶段，尚未形成统一的认识和标准。档案开放智能审核本身就是一个持续动态优化的过程，从人工智能三大核心要素“数据、算法、算力”的角度来看，当档案开放审核标准发生变化或出现新的审核要求时，数据的质量和多样性、算法的灵活性和适应性、算力是否强大与可持续性等，都会影响审核结果的准确性和稳定性。此外，档案开放审核本身就是一个带有主观成分的社会实践活动，易受多种因素影响，因此难以在短时间内形成统一、公认且可对比的标准。

　　2.2.4 档案开放智能审核准备工作不充分

　　档案开放智能审核是一项复杂且需要较大投入的系统工程。然而，目前我国档案开放智能审核工作准备并不充分。具体表现为：一是高质量的档案数据体系尚未形成。由于我国档案工作正处于从数字化向数据化转型的关键时期，因此高质量的档案数据体系仍未健全，大部分档案资源仍以数字化的形式存在，而非真正的数据化形态。这种现状导致人工智能技术难以发挥出应有的作用，同时也增加了智能审核的成本。二是档案开放智能审核研究投入不足。目前，国内相关技术研究主要依托档案科技项目，且项目研究不具有连续性。从国家档案局项目立项的情况来看，一般采用国家档案局立项、档案馆（需求方）出资、技术公司参与的合作模式开展相关研究和实践。然而，这种研究投入不足且项目不连续的现象，导致大部分技术公司更倾向于采用已有的技术来实现档案开放智能审核，这不仅限制了技术的适应性和创新性，也阻碍了档案开放智能审核的可持续改进与优化。三是档案开放审核专业人才匮乏。目前，国内档案开放审核领域的工作人员严重不足，特别是公共档案馆，往往只有1～2名工作人员专门从事该项工作。这些人员长期习惯于传统的人工开放审核模式，一时难以适应人工智能环境下智能审核要求，这在一定程度上制约了档案开放智能审核的发展。

　　3  档案开放智能审核优化建议

　　3.1确立以用户需求为导向的档案开放智能审核目标

　　档案开放智能审核的根本目的在于向社会尽快开放所有可以开放的档案资源，为用户提供更好的档案服务。基于此，档案开放智能审核必须以用户需求为导向，根据用户的利用需求开展具体工作，否则就失去了其应有之义。为此，在档案开放智能审核工作快速发展的今天，档案服务部门首要任务是依据用户需求设定档案开放智能审核目标。首先要明确用户需求在档案开放智能审核中的地位。即根据用户利用需求开展和评判档案开放智能审核工作，将是否满足用户利用需求作为衡量该项工作的重要依据。其次是要深入了解用户对档案开放的需求。通过建立反馈机制、开展调研等手段，全面且深入地了解用户需求，明确用户最需要开放的档案内容、形式及具体要求等，为档案开放智能审核工作提供第一手资料，确保档案开放智能审核工作的针对性。同时，运用智能技术开展用户利用数据的采集与分析，如开发“用户行为分析系统”[21]。通过智能技术采集和分析用户利用的数据，以更加精准地掌握用户利用档案的需求，进而减轻档案服务部门的工作压力，为档案开放智能审核工作提供更贴近用户真实需求的数据支持。最后要及时掌握用户利用需求的动态。随着用户需求的不断变化，及时调整和优化档案开放智能审核的思路和方案，确保档案开放智能审核目标始终与用户需求相一致。

　　3.2  构建多主体参与的档案开放智能审核协同机制

　　档案开放审核是一项复杂的工作，无论传统审核还是智能审核，都需要不同主体的协同参与以确保开放审核工作的质量[22]。因此，当前需要尽快构建档案开放审核协同机制，让主要的利用主体参与到档案开放智能审核工作中来。首先要明确不同参与主体之间的权利与责任。这方面可以借鉴北京市档案馆的一些成功经验，如明确档案形成单位或移交单位在初审阶段应承担的主要责任[23]等，确保各参与主体知晓自己的权利和责任，从而在参与审核时“不越界”。其次是积极听取不同利益主体的意见。在档案开放智能审核工作开始前，如技术方案制定、审核程序设计等环节，应尽早邀请档案形成单位或移交单位、主管机构、用户等利益主体参与开放审核系统开发意见征询工作，广泛听取意见，同时向档案形成单位或移交单位展示审核系统的便利之处，以减少其顾虑。再次是制定协同参与制度。在实践过程中，档案服务部门结合本地区实际，充分考虑各参与主体的具体需求，拟定开放审核参与规范，并提供参与渠道，如福建省档案馆为档案形成或移交单位提供线上会审接口[16]，为其他利益主体参与审核工作提供制度保障和操作指南。最后是定期组织专业举办这些活动。通过举办这些活动宣传档案开放智能审核的重要意义，提升相关人员的参与意识，同时积极听取并采纳其建议，不断优化和完善具体业务流程，助力档案开放审核智能化转型。

　　3.3  制定科学合理的档案开放智能审核方案评价标准

　　虽然技术只是手段，但是利用不同技术开发的审核系统却是档案开放智能审核体系的核心。针对目前技术实现方案较杂且缺少权威认证的现状，档案主管机构宜尽早制定评价标准或规范，以便对相关智能审核方案进行评价和认证，为档案服务部门在选择时提供参考。在制定具体评价标准时，要考虑以下几个方面：第一，评价标准需具备可量化的参考框架，能够客观反映审核系统在实际应用中的表现，揭示其优势和不足，为档案开放智能审核系统的开发与优化提供指导，确保智能技术更好地服务于档案开放审核工作。第二，评价标准应全面覆盖智能审核工作流程、硬件设施、软件功能等方面，能够综合评价系统设备的安全性、机器审核的准确性、对工作效率的提升程度以及应对不同类型档案和需求变化的适应性等因素。第三，评价标准的构建需具备权威性和科学性。这要求档案主管机构牵头，集合行业专家以及档案开放审核各相关主体的智慧，共同制定出一套科学实用的评价标准，只有这样才能确保在应用该评价标准对不同审核系统进行测评时，得出能够让测评者信服和认可的结果。通过制定科学合理的评价或认证标准，可有效引导档案开放智能审核模型构建及应用等工作不断走向规范和成熟。

　　3.4  逐步完善档案开放智能审核保障环境

　　档案开放智能审核工作的有序开展离不开全方位的保障。具体而言，档案服务部门需要做好以下几方面的保障工作：一是档案数据资源保障。数据是人工智能的“粮食”。档案服务部门要加强档案数据治理工作，为档案开放智能审核提供充足且高质量的档案数据，以降低智能审核的误差，从而提升档案开放智能审核质量和效率。在训练与优化审核模型之前，宜选择最具代表性、能够充分体现审核依据的数据资源，并对数据做好深度清洗、规范化与标注等工作。二是资金投入保障。档案开放智能审核是一项资金投入较大的工程，尤其在初期阶段投资较大。档案服务部门除了积极申请财政专项资金支持外，还需要联合社会力量筹措资金，加大研发投入。如案例中档案馆利用课题的形式加大研究投入，确保档案开放智能审核系统不断优化和升级。此外，各地还可以通过建立算力共享中心来减少档案开放智能审核的投入，缓解档案机构的资金压力。三是人力资源保障。档案开放智能审核相较于传统审核方式，对人员素质提出了更高的要求。档案服务部门需要安排具备审核能力的专业人员负责此项工作，并注重培养兼具计算机基础、用户需求分析能力和数据分析能力的复合型人才。为此，当前档案服务部门可以对审核人员定期开展相关培训，以提升其技能。同时，可通过建立专家知识共享库与审核结果共享库等方式，整合区域内的档案开放智能审核经验，以此辅助优化智能审核模型，从而提高档案开放智能审核质量。四是安全保障。鉴于档案开放智能审核高度依赖现代信息技术，档案服务部门在保障“八防”的基础上，还需要确保审核系统所涉及的软件、硬件和网络等完全处于自主可控的状态，并对可能存在的风险做好预案，以确保档案开放智能审核的安全性。

　　4  结语

　　档案开放智能审核是数智时代档案开放审核工作发展的必然，在解决档案开放审核效率与质量方面具有十分重要的现实意义，因为档案开放智能审核不仅能够助力建设智慧档案馆，更是新质生产力发展要求的具体实践。然而，档案开放智能审核是一项复杂的系统工程，它需要档案服务部门厘清发展思路，明确工作定位，积极吸纳各利益主体参与其中，集思广益，设计高标准的智能审核系统，并做好数据、资金、人员、安全等方面的保障工作等。

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　　注释：

　　①数据由笔者于2024年3月8日在上海市静安区档案馆调查所得。

　　【基金项目】国家社会科学基金青年项目“面向记忆工程的数字人文协同创新评价体系研究”(项目编号: 22CTQ041)。

　　【作者简介】 施浩然（2000—），男，汉族，上海人，上海师范大学人文学院信息管理系硕士在读，研究方向：档案信息化；吕元智（1975—），男，汉族，湖北黄冈人，上海师范大学人文学院教授、博士生导师，博士，研究方向：档案信息组织、数字档案馆、数字人文。