数据档案化背景下档案部门的职能拓展

　　作者：仇壮丽 钟亚帆

　　摘要：大数据时代，数据档案化正逐步成为数据治理的新趋势。然而，档案部门对这一趋势尚未做好充分准备，面对国家政策的要求和数据价值释放的需求，档案部门呈现出实际工作落后于社会实践、工作模式不适应数字环境、数据相关职能部门难协调等问题。针对这些需求和问题，提出档案部门职能拓展的路径和保障，在“收、管、存、用”4个层面对拓展路径分别展开了论述，构建了档案部门充分发挥自身职能的新体系；从“法、能、技、人”4个角度列举了职能拓展的潜在助力，挖掘新职能体系的有力保障。档案部门可以通过拓展职能，为国家数据治理体系和治理能力的构建和优化贡献自身的力量。

　　关键词：数据档案化；档案部门；职能拓展

　　随着数字化转型的深入推进，传统的档案管理方式正在迎来一场深刻的变革。数据档案化作为信息时代档案管理的重要拓展方向之一，为档案部门提供了前所未有的机遇与挑战。在这一背景下，档案部门的职能不再局限于对传统档案的收集、管理、保存和使用，而是面临着“管数据”“控数据”等更为广泛而复杂的任务。在数据档案化背景下进行职能拓展，档案部门在提升数据使用价值的同时，也能对自身在新时代下的角色进行重塑。这意味着档案部门要顺应时代发展，优化数据资源环境，为国家和人民提供更加精准有效的社会服务，从而实现档案工作的高质量、多轨道发展。本文将深入讨论数据档案化背景下档案部门职能拓展的必要性、路径及支撑，分析档案部门为何、如何、以何适应数据时代，更好地发挥自身职能的价值。

　　1  研究回顾

　　回顾数据档案化这一发展背景，并结合档案部门的职能现状，对梳理数据档案化与档案部门职能之间的关系，利用数据档案化的发展趋势优化拓展档案部门工作的理念、方法和模式有着重要的参考价值。

　　1.1  数据档案化研究

　　近些年来，大数据与数据技术对生产生活的影响越来越大，数据在学界、政府、企业中的地位也越发重要。然而，在大数据应用、数据共享、数据开放的过程中，数据污染、数据缺失、数据失信等风险也逐渐显露。在此情形下，研究确保数据可靠、可用、可信、可控的“数据档案化”应运而生。

　　关于“数据档案化”研究，有学者对其概念及模式进行了梳理。章燕华[1]将“数据档案化治理”定义为抽象总结出档案工作的核心理念、需求和方法，将其融入数据治理的过程。除此之外，还对“数据档案化”治理的总体框架进行了探索性研究，通过分析研究浙江省的3个典型案例，引申出对数据档案化实践模式、实践经验和发展趋势3方面的初步思考[2]。金波等[3]从“档案数据化”与“数据档案化”双向维度探索了档案数据理论的内涵，认为数据档案化能够促进数据的有序归档与安全保管；安新宇等[4]以数据采集、数据归档过程作为支撑，构建了语义预置、语义固化、语义攀升3种数据档案化模式。

　　1.2  档案部门职能研究

　　在传统的档案部门职能研究方面，档案部门职能的现状、档案部门职能的完善与强化以及特定情境下档案部门的角色与职能仍是档案部门职能研究的重点问题。在档案部门职能的创新研究方面，徐拥军等[5]通过梳理省级档案部门、数据管理部门以及两者间职能关系的现状，提出了优化两者间管理的政策建议。王运彬等[6]分析了档案部门参与政府信息公开服务中存在的与相关单位博弈、协同机制不完善、协同合作类型有限等问题，提出了以扁平化改革促进公共服务团队化与流程化改造的路径。詹逸珂等[7]梳理探讨了档案管理“前端控制”的背景、内涵及误读表现，提出了档案部门实践“前端原则”和凸显自身角色的合理路径。而在档案部门参与数据治理方面，大数据时代档案管理的新视角和新职能[8]，以及关于战略规划透视下档案部门参与政府数据治理研究[9]等均为档案部门职能的研究开辟了新方向。

　　1.3  研究述评

　　通过对档案部门职能的研究现状进行分析发现，我国档案部门职能的研究模式与研究方向仍较为单一，还缺乏对大数据时代档案部门如何完善、转向、拓展自身职能等方面的研究。同时，大多对档案部门职能的研究重点主要集中于某些职能，对档案部门职能整体规划与拓展的研究较少。而通过分析数据档案化这一发展背景发现，数据档案化背景下档案部门的职能整体朝着数据管理发生了重要转向，这种创新性转变为档案部门的职能重点和发展深度提供了新的方法论和研究范式，并为档案部门在数据时代提升其职能影响力提供了重大机遇。因此，在数据档案化背景下，将档案部门的理念和方法融入数据治理的全过程，能在加强政府部门协作关系、完善数据档案管理机制、强化档案部门话语权方面有巨大的帮助。

　　2  数据档案化背景下档案事业的发展困境

　　进入数据化这一信息发展新阶段后，档案部门的工作对象逐步由纸质档案和数字档案向数据档案转型。而由于顶层设计和综合考虑的缺失，档案部门面临档案工作落后于社会实践、数据要素价值未能充分释放、传统工作模式不适应数字环境、政府相关职能部门协同乏力等发展困境，因此档案事业的发展面临新的瓶颈。

　　2.1  档案工作实际落后于社会实践

　　2014年，《电子档案管理基本术语》（DA/T  58—2014）中将“归档”界定为“按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程”[10]。2019年，《关于民事诉讼证据的若干规定》提出，以档案管理方式保管的电子数据，人民法院可以认定其真实性[11]。2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》强调，档案部门在这一时期的主要任务包括“推动档案全面纳入国家大数据战略，在国家相关政策和重大举措中强化电子档案管理要求，实现对国家和社会具有长久保存价值的数据归口各级各类档案馆集中管理”[12]。

　　上述法规皆表明，在大数据时代，国家政策赋予档案部门数据管理相关权限，同时也对档案部门的工作内容和工作成效提出了更高要求。档案部门作为服务国家、社会和人民的公共文化事业机构，理应顺应数据化发展的潮流，在数据管理方面担负更多责任。然而，现阶段的档案工作却落后于社会实践。一是大多档案部门的工作仅围绕归档展开，而大多数地区单套制还在试点中，原生电子档案较少；二是忽视了数字环境下档案专业化管理的能动性和有效性，未将档案管理方式介入数据管理过程；三是仅将归档视为一种存储策略，忽视了保存业务凭证，维护有机关联的专业化要求；四是未将业务数据纳入归档范围，未重视业务流程记录和“证据留存”，难以符合“合规”“合法”的监管要求；五是档案部门工作落后于电子文件管理进程，例如，第一张电子发票于2013年由某电商开具，而档案部门关于电子发票管理的试点于2021年才开展。

　　2.2  数据要素价值未能充分释放

　　数据时代背景下，数据既是推动社会经济发展的重要新型生产要素，又是建设数字中国的基础性、战略性资源[13]。习近平总书记在黑龙江考察期间提到，要“整合科技创新资源，引领发展战略性新兴产业和未来产业，加快形成新质生产力”，而以数字技术、数据要素为基础的数据生产力正是新质生产力的重要组成部分。据统计，我国数据要素市场总规模已超过815亿元[14]，2011年至2019年期间，数据对我国经济增长的贡献率达到34.46%[15]。

　　然而，在数据价值释放的过程中，数据伴生的风险也逐渐显露出来，严重制约了数据价值的释放。2021年，国家信息中心、中国电子技术标准化研究院、全国信标委大数据标准工作组联合发布了《政务数据开发利用研究报告（2021版）》。报告指出，政务数据质量受到数据碎片化、数据重复性、数据完整性、数据一致性、数据冲突、数据时效性等方面的影响，难以保证数据价值的稳定释放[16]。档案部门运用档案学管理理念和管理方式，赋予数据以档案属性，促进数据生成规范化、数据管理标准化、数据流通价值化、数据开放利用安全化，有效解决数据价值释放受到制约的问题，然而档案部门在数据管理进程中的存在感却较低。

　　2.3  传统工作模式不适应数字环境

　　在数据档案化过程中，由于数据生成、管理、存储、使用方式较传统档案有较大差异，因此传统的档案工作模式对数字转型后的环境呈现出明显的不适应性，具体表现为“收不全”“管不好”“存不久”“用不了”，对新时代公共文化事业建设过程中档案部门贡献自身力量造成了极大的阻碍。

　　“收不全”主要体现在两方面：一是对档案数据的认知不足，档案部门囿于传统档案思维，并未将业务活动、运行管理产生的业务数据纳入归档范围；二是档案技术水平有限，不足以对各个源头、各类格式、各种结构的数据档案进行合理归档处置。“管不好”则囿于思维意识落后和管理体系缺失。档案部门的“末端思维”和“局部思维”使得档案数据的质量难以确保，而档案工作的成效往往取决于数据形成部门的数据质量。由于档案数据的管理理论和管理体系仍处于探索阶段，难以为现行的档案工作提供指导和保障，导致档案数据的治理成效难以界定。“存不久”主要受限于技术措施。由于许多长期保存的技术难关仍未解决，档案数据需要通过更换储存介质和存储环境达成存储目标，这样就不可避免地会对档案的内容造成破坏，从而出现档案数据“存不久”这一现实难题。“用不了”则体现在档案数据与开发利用模式的不适配上。目前，我国档案部门对档案资源的参与开发停留在观察和解释层面，传统的“研史”“资政”“民生”的档案资源开发利用模式难以释放档案数据的多重价值，对档案数据进行社会化开发和价值创造的认知还未广泛形成[17]。

　　2.4  政府相关职能部门协同乏力

　　数据作为党和国家各项工作和人民群众生活工作的行为轨迹，是国家信息资源建设的重要组成部分，是国家治理体系和治理能力现代化的重要支撑。而在实际中，生成与管理数据的相关职能部门存在组织结构碎片化[18]、协调机构缺位[18]、部门利益束缚[18]等问题，造成数据协同治理乏力、治理效能低下的局面。

　　一是新公共管理体制带来的过度分权化、市场化导致数据相关职能机构呈现出明显的碎片化状态。相关职能机构过度建立，导致地区部门间竞争激烈，数据治理过程中各部门“重分工、轻合作”。同时，由于科层制下建立的数据管理体系层级过多、分工过细，各层级部门之间缺乏有效的沟通交流，资源流通受限，加剧了数据资源的分散化与碎片化。二是针对数据治理的多部门、多层级特性，尚未出现相应的协调机构。由于缺乏纵向的权威协调机构，导致部门协作过程缺乏轴心，难以形成共识，也难以提高协调效能，易在合作过程中出现责任划分不清晰、合作意愿减弱及意愿减弱导致的合作终止等情况。三是因职能、目标存在差异，导致各部门的利益需求不尽相同。由于缺乏硬性协同贡献机制以及长期形成的狭隘部门利益分歧，因此趋利避害成为各部门的实然选择，各部门会优先考虑自身利益，不会主动让渡现有权力和资源。以上这些因素共同造成政府相关职能部门协同乏力的局面。

　　3  数据档案化背景下档案部门职能拓展的有效路径

　　档案部门的职能路径依赖于“收、管、存、用”，对应这4个阶段，本文提出了4条职能拓展路径。收：联合数据形成部门开展前端合作；管：树立“先行思维”和“全景思维”；存：建设数据档案安全保障体制；用：建立数据档案开放共享利用机制。通过这4条路径（见图1），档案部门能在优化与数据部门的关系、完善数据档案管理机制、强化档案部门话语权的同时，加强国家对数据信息的统筹管理能力，推进各类数据充分发挥自身价值。

图1  档案部门职能拓展路径

　　3.1  收：联合数据形成部门开展前端合作

　　在数据档案化的过程中，“数据”是“档案”的前身，数据形成部门和档案部门分别为这个过程的“上游”和“下游”。在数据档案化的“上游”开展合作，能够在提升数据质量的同时，有效保障数据的档案化转变。然而就现状而言，“上游”“下游”协作效果不尽如人意，极大地影响了档案部门和数据形成部门的工作效率和工作成果的展现，亟须通过沟通交流建立两部门的前端协同合作机制，明确管理对象、管理定位和业务范围，引导数据生成、管理、归档规范化，从而推动国家数据资源统筹管理高效化。合作过程具体开展可参考《中央和国家机关部门职责分工协调办法》，按照协商和协调相结合的原则，建立和完善议事协调机构，明确部门工作范围和职能分工，提升管理效能[5]。

　　在数据生成阶段引入符合档案标准且适用于数据管理的前端控制机制，并将档案标准融入数据初始阶段，能够有效保障归档数据的质量。第一，通过调研了解情况，档案部门应抽调部门人员进入数据形成部门，了解数据归档范围、归档时机、数据结构化程度、数据粒度等业务情况，提升对数据形成部门业务需求的了解。第二，制定更具针对性、可行性的数据归档规范和流程，包括数据归档时机判断、数据识别标准、数据验证标准、元数据管理标准、分级分类措施、数据质量规范等。将数据质量标准通过前端控制嵌入数据生成阶段，能够有效减小数据归档后续处理难度，提高数据归档成效。第三，搭建档案部门与数据形成部门之间的数据沟通平台，约定使用相同且规范的数据格式和传输标准，此举能提高沟通效率、减少数据传输过程中失真现象的发生，同时在一定程度上提升数据的安全性和保密性。

　　3.2  管：树立“先行思维”和“全景思维”

　　思维决定行为，行为决定成果。身处数据档案化的潮流中，档案部门要想快速适应并获得潮流红利，首先要做的就是改变思维。传统档案思维中的“末端思维”和“局部思维”使得档案部门总是 “慢人一步”，导致档案工作的成效难以由自身掌控。而当下的工作环境、工作对象、技术方法和社会需求都朝着数据化方向迭代转变，原有的档案思维已成为影响档案部门前进的障碍，亟须树立“先行思维”和“全景思维”，抢占先机，放眼全局，在主动作为和高效作为中赢得社会各界的认同与重视，提高档案部门的战略地位。

　　一是要树立“先行思维”。杨冬权[19]提出，档案工作者要树立“先行思维”，先行介入、先行服务、当先行者。在数据档案化的背景下，树立“先行思维”要求档案部门主动提供服务，不只局限于挖掘档案价值，为数据部门提供档案服务，还需做好为其他有需要的部门提供服务的准备。档案部门要做好前端控制，保障归档数据的质量；推进管理流程数据化，确保数据管理兼容性；落实数据容灾备份，提高风险抵抗能力；践行需求预测，主动联系有潜在需求的单位并提供服务。同时，要鼓励部门工作人员开拓新思维新方法，学习新知识新技术，主动适应数据化的时代潮流。

　　二是要树立“全景思维”。任何数据都不是无用的，它都是大数据的一部分[19]。首先，要将从“部分管理”的旧理念转变为“全部管理”的新管理理念。档案部门要将数据视为档案的管理分支和重要来源，将档案理念和档案工作方法嵌入数据生命周期全过程，实现对数据应归尽归、应管尽管、应用尽用，构建数据档案化管理全流程。其次，档案部门要在积极履行数据集中保管职责的同时，强化对通信网络、数据接收平台、数据分类平台、数据处理平台等硬件基础设施的建设，优化算力算法、智能识别等技术手段，创建档案数据中心、数据处理中心等实体机构，创新档案数据管理运行新模式，从而实现对整个数据生命周期的数据化管理。最后，档案部门应扩大数据采集归档范围，强化对不同来源社交媒体（如微信、微博等）数据的接收储存能力，并将政务活动、社交媒体、智能终端、网站网页、地理空间等各类数据资源纳入档案归档范畴[3]，保障数据价值的长期开发利用。

　　3.3  存：建设数据档案安全保障体制

　　大数据时代，数据的风险较之传统的信息风险产生了新的变化，呈现出隐蔽关联性、泛在模糊性、交叉复杂性、集群扩散性和虚拟现实性等特点[20]。黑客攻击、网络病毒等威胁引发数据污染、数据泄露、数据损毁等安全问题，严重制约了数据的存储和利用，更不利于数据的永久保存。而经过长期的经验积累，档案工作形成了一套健全严密的档案保管体系，在信息保密、价值鉴定、主权认定、数据备份等方面形成了一套成熟的管理制度，将档案保管体系延伸到数据工作中，能够为数据的安全保障和永久保存提供有效支撑。

　　第一，在数据存储的初始阶段，档案部门可对等待存储的数据使用现有档案价值鉴定体系或者采用人工智能协助开展价值的初步鉴定。根据数据生成的背景、技术和业务环境、利益相关者的需求以及数据管理机构对该数据的评定等情况，档案部门给出了综合评估，谨慎研判数据的现有价值和潜在价值，从而筛选出真正值得保存的数据并进行价值分级，以便后续根据数据价值进行分区保存或永久保存。数据分级存储后，还需定期对已有数据进行后续价值鉴定，防止潜在可用数据转“冷”。

　　第二，为建设有效的数据安全保障机制，档案部门可从内部和外部同时发力，为数据的安全设置两道“防火墙”。在部门内部，档案部门可设立专职面向数据档案资源的信息安全小组，为数据资源档案化转变提供安全保障，发挥好数据档案资源建设和保障的协同作用。在系统外部，档案部门可加强与数据管理机构和信息技术企业的沟通合作，协同制定数据档案安全技术流程标准，运用信息技术专业知识和专业化软件，共同保障数据档案系统的安全运维。

　　第三，数据安全保障的最高目标是实现数据的永久可用，而数据的永久保存则是其中重要的一环。永久保存对存储技术的要求较高，若存储过程存在技术缺陷，易导致数据冗余分散，影响其重复利用或造成数据结构不完整等质量问题[21]。首先，档案部门要与数据部门共同制定统一、兼容性强、可复用的数据保存体系，使数据在各类环境中能够实现元数据格式的统一，增强数据的可迁移性。其次，要注意保护数据语义之间的连续性，确保数据档案在永久保存过程中质量稳定。最后，要做好数据档案的容灾备份工作，采取异地备份、云端备份、隔离存储等多种途径，确保数据的安全性和永久可用[21]。

　　3.4  用：建立数据档案开放共享利用机制

　　相较于传统数据，数据档案具备完整性、可靠性、可用性等优势，如何充分发挥数据档案的现有价值并挖掘其潜在价值，是档案部门参与数据治理需重点关注的问题。档案部门在数字资源占有率、规范性方面优势较大，而在数据资源开发的技术水平方面存在一定劣势。在此情形下，档案部门需发挥筹划和业务指导的作用，主导建立一个可用、适用、易用的数据档案共享利用机制，引导数据部门、其他业务部门与社会企业共同参与、共同建设、共同利用优质数据要素。

　　一是提升档案开放效能。随着《中华人民共和国档案法实施条例》的出台，档案部门需尽快修订本地区配套法规政策，保障档案合法合规、尽快开放。同时，要保障开放数据档案资源的质量，提升互联网数据档案的开放力度、准确性和易查性，满足用户对数据档案的基本要求[22]。

　　二是实现数据档案在业务部门内共享。首先，要构建数据档案共享标准体系，明确各主体的责任范围及对应的数据档案使用权限、数据档案的格式规范及对应的使用接口。其次，要由档案部门牵头并提供数据档案资源，数据部门提供技术支持，打造数据档案共享平台，保障数据档案共建共享的基础。再次，鼓励各业务部门充分发挥异质性、互补性优势，促进平台内容和管理制度的完善。最后，建立健全有效的利益协调机制，通过利益共享、保障和补偿，提高共建共享环节中各业务部门参与的积极性，实现“资源共建共享”“利益按劳分配”等多方受益的目标[23]。

　　三是数据档案脱敏后进入市场。档案部门通过对敏感字段采取屏蔽、泛化、抑制、匿名等措施，从而对数据档案中的敏感信息进行脱敏、隐蔽处理，同时按照不同的使用需求，变化数据档案中的内容，最后将数据档案输入市场。在确保数据档案安全性的基础上，促进数据档案的有效流动，最大程度地释放数据档案的要素价值[24]。

　　四是要对数据档案的资产化管理。资产化管理能够解决数据档案潜在的产权问题，能进一步明确数据档案的归属权、使用权、责任权及收益权，引导市场对数据档案进行开发、交易和使用。对数据档案资产化管理有助于明确政府对数据档案保值增值的责任，政府部门委派企业参与数据档案的开发与利用，可破除政企合作的障碍，让企业在提高参与开发数据档案积极性的同时，探索出一套长期可持续的发展模式，从而发挥好数据档案作为数据要素的倍乘作用[25]。

　　4  数据档案化背景下档案部门职能拓展的保障

　　本文从法律与规划制定、科层赋能获取、技术建设与强化、人才引进和培养4个方向发掘了档案部门可获得的支撑助力，以期通过此4项保障使档案部门能顺利进行职能拓展。

　　4.1  完善顶层设计，助力档案部门介入数据治理

　　顶层设计能够统筹、规划、整合档案部门及数据形成部门的数据资源，确保数据资源的有效利用和最大化效益，是助力档案部门合法合规、有效介入数据治理过程的必要保障。当前，有关档案部门参与数据治理的政策法规以及战略规划依旧不够完善，缺乏国家、地区、行业层面的政策规范引领，难以为档案数据治理体系的建设提供法理保障及规范指导，亟须从以下3方面完善顶层设计。

　　一是要推进档案数据相关法规及标准体系的完善。在国家法律层面上，现有档案法和数据法尚未对档案数据作出明确定义，更多是暗含于“电子档案”“数字”“政务数据”“公共数据”等相关管理规定中；在数据标准规范层面，现有规范如《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75—2019），对档案数据的管理规范有待细化[17]。另外，现有规范内容主要涉及档案数据存储标准，但在档案数据的开放共享、质量管控、安全保障、权属保护等方面仍有所欠缺，缺乏全面设计和统筹规划，无法对档案数据治理全流程进行约束和控制[26]。国家法律法规部门应加紧制定并出台关于档案部门参与数据治理的法律法规，明确档案数据的定义以及部门的权责范围，使档案部门参与数据治理有法可依、有章可循。

　　二要完善数据档案化管理地区制度建设及战略规划。遵照国家有关法律法规，在统一基本标准的前提下，档案部门应结合各地区实际工作情况，形成指导本地区档案部门参与数据治理的规划办法，明确档案部门数据治理职责范围及重点领域，将工作落到实处。同时，基于数据生命周期的全流程，充分考虑不同类型数据的特点，聚焦数据质量、安全、应用等方面来制定监管细则，实现对数据生命周期的全过程管控。此外，根据各地区实际情况，建立数据档案化管理效果评估体系、安全监管制度，打通地区档案数据监管链条，量化数据档案化管理工作效能[27]。

　　三要制定并颁布档案数据行业政策。金融、教育、交通、医疗卫生等行业每天都会产生大量档案数据，亟须根据不同行业的数据特性及其对应管理需求，制定相应的数据管理政策，在对行业中的档案数据进行规则调适的同时，保障行业数据生态健康有序运行[17]。

　　4.2  寻求科层赋能，扭转与业务部门的协同困境

　　在数据档案化背景下，档案部门要实现职能的拓展与深化，离不开强化与业务部门的合作和交流。然而，由于“数据”与“档案”概念界定不清、业务部门管理对象交叉、协商协调机制亟待建立等问题，且档案部门与业务部门难以确立主导权、主次权责关系划分模糊，导致档案部门与业务部门在数据档案化治理的合作中存在协同困境，短时间内难以依靠自身力量进行突破。通过获取科层赋能可有效解决这一问题。科层赋能是指领导小组向特定的下级部门授予政治强制力，使得该部门能在与其他部门间的业务合作中建立权威和主导权。获取科层赋能可迅速构建政治强制性机制，形成对数据部门的政治压力传导与注意力转化[28]，使得档案部门在增强权威性、获取合作主导权的同时，能更有效地与业务部门开展交流合作。此外，档案部门作为政府组成部门或党委管理的职能部门，与科层有着天然的联系优势，寻求科层赋能无疑是增强档案部门话语权、支撑档案部门职能拓展的有效路径。

　　在获取科层赋能后，档案部门一是要明确业务部门归档的责任，将数据归档工作纳入业务工作中。目前，数据档案化管理最大的障碍之一即各业务部门未将业务数据归档视为业务工作的组成部分，而明确业务部门数据归档的责任则能有效打破这一障碍，实现数据档案化合作中业务工作的闭环。二是要建立综合协调机构，负责协调档案部门与业务部门的业务合作。通过明确数据档案化治理过程中各部门的职责范围以及合作方式，实现各业务部门从过去“条块化、碎片化”的业务管理模式转变为“系统化、综合化”的业务合作模式[29]，避免权责划分不清产生的推诿问题，提升其业务工作能力和效率。三是要建立监督指导体系，充分发挥档案部门的监督指导作用。档案部门应指导业务部门开展数据归档工作，并监督业务部门的数据归档成效，通过强化数据归档成效的收益激励，吸引业务部门积极参与数据档案化治理的各项进程。

　　在合作过程中，档案部门还需满足各业务部门对数据档案共享的合理诉求，提升其自主参与数据档案化治理的动力，建立起部门间自主合作的伙伴关系[30]，避免上级注意力跃迁时原协同困境出现反弹。

　　4.3  强化技术建设，筑牢档案数据安全保障壁垒

　　为筑牢数据安全的保障壁垒，档案部门亟须与技术的更新速度保持同步，主动拥抱技术的革新与升级。为此，档案部门需充分利用各种新兴技术、工具、方法和媒介，及时淘汰那些过时、陈旧、高风险以及对外依赖程度较高的技术，确保档案数据安全防护技术的与时俱进与独立自主[31]。 档案数据的安全壁垒既需要传统安全技术，又需要新一代信息技术。在传统安全技术中，档案部门采用访问控制技术、加密技术、防火墙技术等安全技术保障数据安全，技术体系、操作规范已普遍成熟。而随着数据技术的深入发展，数据冗余技术、数据隐藏和加密技术、数据有效性认证等已被证明为有效可靠的数据处理技术，应逐步应用于档案数据的安全保障过程中。其中，数据冗余技术主要基于Erasure  code的云存储技术，通过将档案数据进行全网络分布式存储，解决档案数据量大、分散、传输速度慢、反馈延时高等问题。数据隐藏和加密技术通过对数据对称加密或非对称加密，并隐藏于特定媒介中，构成档案数据前端与后端动静态结合的安全保障。数据有效性技术通过应用各种日志技术，动态详尽记录档案数据的执行信息、权限修改等背景信息，保障数据的有效性[32]。此外，大数据、人工智能、区块链等新一代信息技术也可逐渐应用于档案数据保护的进程中。利用大数据挖掘、数据认证、数据分析等技术，档案部门能够将传统的事中检测和事后响应防御体系转变为事前评估预防、事中检测应对和事后响应恢复的全面安全防护体系；借助区块链技术的去中心化、分布式存储、时间戳，档案部门能够有效防止档案数据被篡改和伪造，降低数据泄露、数据盗取、数据丢失等风险；人工智能技术则促进档案数据安全的“智慧化”管理，推动数据管控、安全防范、流程监管的智能化与可视化，促进档案数据安全智慧治理。

　　4.4  优化人才结构，提高档案人员数据专业素质

　　数据档案化时代需要更多具备数据专业知识的人才，而档案部门人才储备现状不容乐观，大部分档案工作人员信息素养有待提升，对档案数据和档案信息资源的收集、挖掘和综合分析能力较弱[33]，无法满足将档案管理和理念方式融入数据管理过程的技能需求。因此，档案部门亟须采取措施调整人才结构，形成以熟悉档案业务并掌握数据技术的“复合型”人才为主、以专职档案人才为辅的人才体系。

　　其一，要将数据技能培养融入高校课程体系。档案学专业高等教育要注重培养具备数据获取、数据管理、数据存储、数据开发等方面能力的人才，培育和提升档案学学生的数据技能和信息素养。近年来诞生的计算档案学与传统档案学相比，更加重视对数据本身的使用，将数据技术应用于档案管理并保证档案的真实性和长期保存是其重点研究方向[34]。高校档案学培养体系通过开设数据技术课程，能提升学生的数据治理能力，克服现有体系的局限与不足，提高档案后备人才对档案研究的真实认知水平和科学解释能力。

　　其二，要对档案部门在职人员进行数据技能培养。定期开展数据技能培训和考察，将学习成绩纳入业绩评估和晋升标准。同时，鼓励在职人员提升数据技术学历，提高其技术素养、知识素养，有效提升在职人员的数据技能水准，确保现有人员能够胜任数据管理工作。此外，档案部门可通过与数据技术企业签订合约，借用企业智库，发挥技术企业“外脑”作用，使得人员在现有的技术素养下，完成档案数据治理工作。

　　其三，要通过社会招考加大数据专业人才的引进力度。在公务员招聘和事业单位考试等社会公开考试过程中，通过设置专业限制等方式，对数据专业人才择优录取，能迅速解决档案部门数据技术人员的短缺问题，缓解数据档案化背景下档案部门人才结构不平衡的矛盾。招录之后，需对招考进入的数据人才进行档案管理理念与方法的定向培养，使这部分人员快速熟悉档案管理业务，适应档案部门的日常工作运转，逐步提升档案部门的档案数据治理能力。

　　5  结语

　　虽然数据档案化背景为档案部门的职能拓展提供了新机遇，但学者对数据档案化的概念和实践研究大多处于未成熟阶段，对于数据档案化的应用主体、应用方式、应用前景也尚未达成学术共识。因此，各地档案部门在数据档案化背景下进行职能拓展研究要避免“唯数据论”，应充分结合各地实际情况稳步开展，抓住数据时代这一机遇，充分拓展优化自身职能作用，为机构部门的高效运转、满足公众的信息需求贡献自己的一份力量。

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　　【作者简介】仇壮丽（1975—），男，汉族，湖南安化人，湘潭大学公共管理学院教授、博士生导师，博士，研究方向：档案学基础理论、档案信息化、档案保护技术等；通讯作者：钟亚帆（1998—），男，汉族，湖南宜章人，湘潭大学公共管理学院硕士在读，研究方向：数据档案化。