服务航天事业的档案管理现代化探索与实践

　　作者：杨琴茹 杨辉 时光 韩璐

　　摘要：航天档案是记录航天事业发展史、航天成果创造史、航天精神传承史的重要载体，是航天事业发展必不可少的基础性工作。当前面对“数字中国”“航天强国”建设要求，航天企业大力推进高质量发展、数字化转型，为档案工作带来新的发展机遇。航天事业的战略性、系统性、创新性特点，要求航天档案现代化必须坚持党的领导、走高质量发展道路、加速数字化转型。基于《“十四五”全国档案事业发展规划》，搭建航天档案现代化管理框架和业务框架，并以某研究所为例介绍实践经验，探索一条具有航天事业特色的档案现代化发展路径，为我国从航天大国向航天强国稳步迈进贡献档案力量。

　　关键词：航天企业;航天档案;档案现代化

　　航天作为科技创新的主力军，作为建设世界一流军队的重要支撑力量，在我国现代化建设进程中发挥着重要作用[1]。《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要着力推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化，重点提出要加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化，并制定了“到2035年，档案资源建设质量、档案利用服务水平、档案治理效能和管理现代化程度进入世界前列”的发展目标。档案工作与国家现代化发展同频共振，现代化成为“十四五”期间档案工作的主旋律。航天档案工作现代化建设既是航天企业的发展需要，也是档案行业的发展要求。

　　1  航天档案的现代化特征

　　1.1 必须坚持党的领导，凸显航天事业的战略性特征

　　1.1.1 坚持为党管档

　　航天是国家意志和战略利益的重要体现，是大国博弈和利益争夺的战略高地。全球航天大国均制定了航天长远发展规划，实施重大计划，加快发展步伐，航天领域竞争不断加剧。习近平总书记高度重视航天事业的发展，在2016年首个“中国航天日”的批示中指出：“探索浩瀚宇宙，发展航天事业，建设航天强国，是我们不懈追求的航天梦。”党的十九大提出，加强应用基础研究，拓展实施国家重大科技项目，建设航天强国。党的二十大报告明确指出：“中国式现代化，是中国共产党领导的社会主义现代化。”航天事业的战略性决定了航天档案现代化应该始终坚持党的领导。为党管档，是航天档案人的光荣使命与职责担当。必须牢记档案工作的政治属性，提高政治站位，增强政治自觉，把党的领导贯穿于档案工作全过程，确保档案工作方向正确[2]。

　　1.1.2 坚持为国守史

　　自1970年“东方红一号”成功发射至今，我国航天事业历经六十余年发展，经过几代航天人的接续奋斗，从无到有，从弱到强，取得了一系列重大成就，载人航天、北斗导航、深空探测、高分工程等国家重大专项工程任务相继实施，成功走出了一条“集中力量办大事”的中国式创新发展之路。先后孕育出 “两弹一星”精神、航天传统精神、载人航天精神、探月精神、新时代北斗精神，以国为重是航天精神的核心价值所在。航天档案是记录航天事业发展史、航天成果创造史、航天精神传承史的重要载体，必须记录好、留存好、保管好、利用好，为国守护航天事业每一步的发展印迹。

　　1.2 必须走高质量发展道路，凸显航天事业的系统性特征

　　1.2.1 严格依法治档

　　党的二十大指出，高质量发展是全面建设社会主义现代化国家的首要任务。就航天事业而言，质量更是永恒的主题，是影响任务成败的关键，是决定航天企业发展的核心。“载人航天，人命关天”是对质量要求的最高表达，“严慎细实”是航天人工作作风的集中体现，“不带任何隐患上天”是航天人的执着追求。档案管理部门作为航天企业运行的基础性保障部门，必须同样高标准、严要求，将“严慎细实”的工作作风贯穿到档案业务的每个环节。同时，档案作为贯穿型号研制活动始终的信息载体、数据载体，在设计、验收、评审、把关等环节对质量管理具有重要的支撑作用，必须认真遵循新修订的《中华人民共和国档案法》要求，在航天企业内部严格执法，强化普法，依法治档。同时，根据研制任务特点设计科学、规范的档案分类与管理体系，制定覆盖科研生产全流程、信息流转全过程的档案管理制度、业务规范，确保“做事有依据，做事按依据”[3]。

　　1.2.2 加强过程管控

　　当前，航天企业进入发展快车道，面对高强度、高密度、高精度的任务要求，更要加强质量管理，狠抓关键环节，强化过程管控。档案工作贯穿整个航天产品研制任务周期，包含现行文件管理、档案预立卷、归档整理、档案借阅利用、档案编研、档案鉴定、档案长期保存、档案销毁等全过程管理，业务环节众多，对质量控制提出了更高的挑战。同时，上游输出的数据是下游活动的依据，这就要求必须将档案管理活动前置，融入科研生产流程、经营管理流程，使档案工作与业务活动同时开展，同步流转，互为支撑。

　　1.2.3 全面对标一流

　　2022年2月28日，习近平总书记主持召开中央全面深化改革委员会第二十四次会议，审议通过《关于加快建设世界一流企业的指导意见》，提出要加快建设一批产品卓越、品牌卓著、创新领先、治理现代的世界一流企业。国务院国资委组织开展了对标世界一流管理提升行动。航天企业肩负富国强军重要使命，坚定落实党中央战略部署，全面对标世界一流，抢占世界航天与军事科技的战略制高点，有效支撑世界一流军队建设，推进国家安全体系与能力现代化，推动我国全面建设世界航天强国。为此，航天企业积极采用先进技术手段落实各项管理要求，从技术、产品、能力、人才等多方向同时发力，高质量确保任务成功。档案工作作为航天企业管理的基础组成部分，必须同步对标世界一流，一体推进档案要求与数字化手段的融合，通过精益管理、精准服务，发挥档案内在价值，智慧赋能企业现代化发展。

　　1.3 必须加速数字化转型，凸显航天事业的创新性特征

　　1.3.1 创新引领发展

　　习近平总书记在2022年5月2日给中国航天科技集团空间站建造青年团队的回信中指出，“从天宫、北斗、嫦娥到天和、天问、羲和，中国航天不断创造新的历史”。自立自强、自主创新是航天事业蓬勃发展的不竭动力。航天作为高科技行业，在重大工程任务实施、关键技术和基础与前沿技术攻关、应用卫星系统建设等方面始终坚持创新引领发展。为了确保型号成功、促进技术突破、增强核心竞争力，航天企业以数据为关键要素，以“流程—模型—数据”驱动航天科研生产及经营管理全过程活动，加快数字化、网络化、智能化发展，实施基于模型的航天器体系论证、设计、生产、测试等全流程数字化研制模式，开展以科研、人力、财金、资产、大数据为代表的新一代集中统建系统应用，产生了大量以模型、数据、电子文件等为代表的新型数字资源，传统档案管理思路与管理方法面临“管不了、管不好、用不好”的工作困境。航天事业的创新性，决定了航天档案工作不能生搬硬套、亦步亦趋，必须突出行业特点、贴合业务要求、适配用户需求，坚持创新引领，自主规划与设计，研究具有航天特色的档案数字化转型策略[4]。

　　1.3.2 协同推进转型

　　航天产品研制是一项复杂的系统工程，包含大量产品和软件，历经预先研究、立项论证、型号设计、生产制造、专项试验、总装测试、型号出厂、发射及在轨等阶段。从任务来源、任务实施到产品应用，涉及航天产品用户、合作厂商、企业自身等单位，因此档案来源广泛、类型多样、关系复杂。档案数字化转型不是档案管理部门的自我优化，必须通盘考虑，与型号研制流程、综合管理模式、业务信息系统等深度融合，聚焦航天器总体、分系统、单机的各层级研制任务，覆盖各领域航天器从方案论证、初样设计、正样研制到在轨运行的全周期管理环节，涵盖科研生产、质量管理、经营财务、人力资源、设备物资等职能部门全业务管理要素，推动航天企业档案管理从传统的“以档案实体为主、以馆藏保管为主”向“档案资源数字化采集与管理、档案知识产品提供、资源协同共享服务”转变。

　　2  航天档案现代化发展框架

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》从档案治理体系建设、档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设、档案信息化建设、档案科技创新、档案人才培养、档案对外交流合作8个方面提出了26项主要任务和7项重点工程，对档案工作作出全面规划和总体部署，由此可以推出档案工作体系全貌。通过深入分析每个发展方向的具体要求，结合航天企业特点，从管理和业务维度提炼出航天档案现代化关键要素及其属性，示例如表1所示。

表1  航天档案现代化关键要素及其属性

　　2.1 管理框架

　　从管理维度来看，航天档案现代化关键要素涉及8个一级类目、13个二级类目、17个三级类目，说明在推进档案现代化发展进程中管理发挥着非常重要的作用。一直以来，航天企业档案工作实行自上而下、集中统一的管理体制，基于此对17项要素进行分类整理，构建航天档案现代化管理框架（见图1）。

图1  航天档案现代化管理框架

　　以某飞行器研究所为例，作为集团公司下属三级单位，主要负责航天器型号的技术抓总及相关分系统与产品研制任务。通过主动对标国际宇航领域档案管理先进做法、先进系统工具，调研国内同行、其他军工企业的档案管理优秀案例，识别出文档信息流不够畅通、档案管理范围不够全面、电子档案管理系统有待升级、制度规范体系有待健全、安全保密手段有待提升、档案服务手段有待拓展等诸多薄弱点，与国家档案现代化要求存在较大差距。在航天档案现代化管理框架的牵引下，该所重点从制度规范、技术支持、保障条件3个方面抓管理、定举措，从思想上、管理模式上向现代化转变。

　　制度规范方面，充分遵循并借鉴国际、国家、行业等上级标准规范，同时基于自身任务特点与信息需求，设计形成科学、实用的档案分类体系，从管理、业务、技术3个维度制定了切实可行、要求清晰、可操作性强的制度规范，覆盖型号档案、文书档案、经营档案、知识产权档案、部门管理文件、网页资料等共计19个大类、45个子类文档的管理要求，并分别明确了与之相适应的归档范围及保管期限，有效促进“三合一”要求落地实施。

　　技术支持方面，在将档案管理工作列入型号研制计划、产保体系的基础上，进一步在信息化发展规划中增加档案相关内容，在业务系统规划设计时收集、纳入档案管理要求，组织档案部门与信息化部门联合开展知识管理、数据挖掘等新技术的应用研究[5]。

　　保障条件方面，由档案部门牵头，对内与信息化部门、数据管理部门联合申报国家档案局科技项目等研究性课题，对外与高校档案专业院系、软件公司等联合开展数字档案馆建设、科研数据管理咨询等合作，各方优势互补，发挥联合效应，有力推动了该所的档案现代化、数字化发展进程，通过了首批“企业数字档案馆（室）建设试点”验收，并在数据管理、服务模式转型等方面持续发力。

　　2.2 业务框架

　　从业务维度来看，航天档案现代化关键要素涉及5个一级类目、11个二级类目、16项具体内容，除涉及传统档案管理中收、管、存、用四个环节外，需重点关注科学数据管理、档案业务在线监督指导、电子文件单套制归档、三维电子文件及数据文件归档、电子档案管理信息系统建设等现代化新要求。以此为基础，构建航天档案现代化业务框架（见图2）。

图2  航天档案现代化业务框架

　　以上述研究所为例，参照航天档案现代化业务框架，对传统档案管理业务开展了以数字化为核心的流程再造，从而支撑多单位、多任务、多项目协同开展研制工作。

　　2.2.1 档案收集数字化转型

　　档案收集的核心是“应收尽收，应归尽归”。通过在电子档案管理系统与PDM、OA、ERP等各类业务系统之间建立数据接口，并在接口中嵌入航天产品属性和业务属性，利用中间库方式开展不同系统间的数据协同与交互，采用SFTP双重加密方式增强安全性能，有效拓展了电子文件收集范围，丰富了档案元数据内容。其中，航天产品属性主要指型号研制任务形成的电子文件及数据涉及的专业信息，包括产品名称、所属阶段、所属分系统、文件类型、文件版本等[6]。业务属性主要指人力资源、财务、经营、设备等单位经营管理形成的电子文件及数据涉及的专业信息，包括合同金额、会计凭证单号、设备编号等。通过将以上属性信息完善到档案元数据中，有效丰富了档案利用时检索、查询的便利性，在项目审计、纪检巡查、检查验收等活动中能够为用户一次性、高效率地在线提供完善、可靠的数据信息，有效支撑了活动前的资料准备、活动中的实时调阅、活动后的整改参考及全套资料归档工作。

　　建立文件“随办随归”机制，档案管理团队由文件审查人员、文件秘书、归档人员、声像制作人员、兼职档案员组成，服务内容覆盖型号研制全流程，实施精准的过程管控，主要包括：在型号任务初期，对技术文件的格式、内容要素、签署等进行标准化审查；在型号研制过程中，对技术文件的评审、会签、函审等方面进行把关，形成并归档评审意见类文档及测试、试验等数据；在发射及在轨阶段，形成各大分系统总结类文件、汇报材料（文件、视频、动画、PPT等）、在轨运行数据等。最终，型号实施过程中形成的各类会议纪要、传真、宣传报道、图片、视频等各类资源形成项目管理档案，技术文件和数据形成科研档案，及项目相关文书档案、会计档案、基本建设档案、设备与仪器档案等，做到“应归尽归”。

　　2.2.2 档案管理数字化转型

　　此处的档案管理是指文件接收后的归档整理。以航天产品研制为主的企业活动，形成的各类电子文件和数据具有很强的系统性、关联性，同时业务部门对档案数据的获取具有全局性、协调性特点，即单次档案利用需求往往涉及多个门类的多份电子文件，且不同电子文件之间具有强关联性。为此，在电子档案管理系统中创建了以研制流程、质量管控、经营控制为核心的元数据关联规则，通过档案映射，从项目、产品、任务等维度建立档案之间的隶属关系、逻辑关系、耦合关系，将分散的电子文件组合成为相互关联、有机协调的档案体系，满足了各类用户对档案完整性、齐套性审查需求和数字化利用需求。

　　图3以我国首次火星探测任务天问一号为例，展示了航天档案关联关系。天问一号分为M、C、Z三个阶段，每个阶段自上而下，由总体、不同分系统、若干单机组成，具有隶属关系。分系统、单机研制过程中会形成研制要求、方案设计、测试大纲、测试细则、测试报告、研制总结、产品证明书等一系列文件，文件内部具有逻辑关系，如设计的依据是研制要求、测试报告的依据是测试大纲等。同时，研制过程中会与多家单位开展合作，形成合同、报销单等一系列经营档案、财务档案；会同步开展质量管理活动，对重要文件合规性、合作方行为等进行审查，形成评审意见、验收单等质量档案。质量档案与经营档案、经营档案与财务档案之间具有耦合关系。以“天问一号”为主题，可以在电子档案管理系统中基于元数据项和档案映射功能，自动生成结构化文件体系。用户想了解“辐射器”相关信息时，可一次性获取全套研制过程文件、所属分系统、相关合作方、重要评审活动等信息全貌。同时以档案关联为基础，成功实践了航天产品档案、文书档案等内容的电子化单轨制运行、单套制管理，电子归档效率、归档质量显著提升。

图3  航天档案关联关系示例

　　2.2.3 档案保存数字化转型

　　航天档案的涉密属性和原始性，决定了在数字化转型过程中除了确保档案实体及库房安全外，更应关注档案数字资源的安全、可用，构筑贯穿全过程的安全保密策略，内置于系统功能中，最大限度实现自动化安全控制，减少人为管理风险。

　　系统安全：建立系统运行管理规范、安全保密规范，实施三员分立、身份认证、安全审计，定期开展保密测评。

　　数据安全：在档案移交过程中实行数据加密传输，针对档案数字资源载体形态定期提醒并开展可用性检测；设置密级标识，与涉密人员等级进行匹配性检测，防止高密低传；设置备份提醒功能，按天进行增量备份，按年进行完整备份；对重要档案数据开展异地异质备份。

　　利用安全：建立档案利用审批机制，严格控制档案数据的协同处理权限、共享利用范围、数据访问权限，为档案添加数据水印等。

　　网络与基础设施安全：在航天企业内部网络中部署软件、硬件等基础设施，配备安全防护工具，采用安全中转方式与外部进行数据交互。

　　2.2.4 档案利用数字化转型

　　利用是档案价值的重要体现。在符合安全保管管理要求的前提下，最大限度地为用户提供高质量、深层次的档案利用服务，是航天企业档案管理部门的首要任务。通过引入先进搜索引擎、内容识别技术，上述研究所为不同单位的领导层、管理层、业务主管部门、设计师等用户，分类、分层设计20余类利用流程，从密级、所属领域、归口管理职责等方面规范审查、检索、阅览、下载等环节的操作要求，实现电子档案管理系统自动化流程匹配和审批流转[7]。

　　搭建档案数字资源、知识共享平台，支持用户按需设定主题，联合一线设计师、管理人员、领域专家等组建专题知识小组，根据管理要求配置权限，在线检索、浏览具有主题相关性的档案资源目录和全文数据，实现“一人审批，多人共用”，比传统的文档借阅能更安全、更高效地满足产品设计参考、历史数据比对等需求，助力竞标任务胜出。支持多人在线协同开展数据分析，服务关键技术分析报告协同编制，重组档案资源，挖掘档案知识，形成种类丰富的专题知识产品。面向型号竞标等重大活动，对原始记录进行整合、分析，建立覆盖组织过程、成果经验等科研类专题知识库服务型号设计，建设文化类专题知识库传承航天精神，建设事件类专题知识库守护集体记忆。

　　参考文献

　　[1] 徐拥军 , 熊文景 . 档案治理现代化 : 理论内涵、价值追求和实践路径 [J]. 档案与建设，2019(6):12-18.

　　[2] 陆国强 . 全面贯彻落实党的二十大精神 奋力书写档案事业现代化和高质量发展新篇章 : 在全国档案局长馆长会议上的报告 [J]. 中国档案，2023(2):14-20.

　　[3] 耿为民 , 李洪泉 . 现代化视角下人事档案管理的问题及其提升策略 [J]. 山西档案 ,2022(5):183-185.

　　[4] 丁越 , 陈建 . 共建与共享 : 档案众包完善社会记忆的方式与路径 [J]. 山西档案 ,2023(1):14-19.

　　[5] 冯占江，黄霞 , 薛峰 . 航天企业档案现代化治理能力建设研究 [J]. 办公室业务，2021（19）:68-70.

　　[6] 谌志黔 . 以档案信息化建设推进档案工作现代化 [J]. 档案记忆 ,2023(5):48-49.

　　[7] 延竞文 .“十四五”时期科技档案现代化管理的思路 [J]. 办公室业务 ,2022(20):183-185.

　　【作者简介】杨琴茹（1987—），女，汉族，山西临汾人，北京空间飞行器总体设计部副研究馆员，硕士，研究方向：科技档案管理、档案信息化等; 杨辉（1985—），男，汉族，山西朔州人，中国航天员科研训练中心高级工程师，硕士，研究方向：文书档案管理、档案信息化等; 时光（1984—），女，汉族，河南洛阳人，北京空间飞行器总体设计部高级工程师，硕士，研究方向：企业档案信息化等; 韩璐（1987—），女，汉族，山西忻州人，北京空间飞行器总体设计部高级工程师，硕士，主要研究方向：档案知识服务等。