数智时代不动产档案管理体系研究

　　作者：王一波

　　摘要：随着数字化、网络化、智能化技术的快速发展，不动产档案管理面临新的机遇和挑战。在分析数智环境下不动产档案管理需求与问题的基础上，以智慧档案理念为指引，探索优化不动产档案管理模式、完善不动产档案管理体系的思路和对策;在梳理不动产档案管理的内涵、特点及现状，剖析数智时代不动产档案管理面临的体制机制障碍、人才技能不足等问题的基础上，探讨集约化管理模式在优化资源配置、创新管理机制等方面的作用路径，提出树立“大档案”理念、加强档案数据治理、创新档案开发利用模式等管理转型策略，以期为提升新形势下不动产档案管理效能、推动档案事业高质量发展提供参考。

　　关键词：数智时代；不动产档案；档案管理；智慧档案

　　2015年，《不动产登记暂行条例》（以下简称《条例》）的实施是不动产登记事业发展历史的见证。《条例》颁布的学术意义和实践意义在当下数字化时代尤为重大，其中的档案信息管理工作又是《条例》得以实施的基础与重点，直接关系到我国不动产登记制度实施与运行的状况。2023年，国家档案局起草了《电子档案管理办法（征求意见稿）》并予以公示，凸显出我国的档案管理工作在迈向数字化的进程中正在愈发具备规范性和科学性等现代化特征。作为国家重要的数据资源，不动产档案是记录不动产登记、交易、使用等全生命周期活动的原始凭证和权威记录，在确保交易安全、规范市场秩序、保障产权人利益等方面发挥着重要作用。然而，在数智环境下，不动产档案管理面临着档案数据急剧增长与有限收存管理能力的失衡、跨部门跨层级的管理壁垒破除困难、管理人员数智技术应用能力不足等多重挑战。如何适应数智时代的管理需求，优化不动产档案管理模式、创新不动产档案管理体系，成为当前亟待解决的重要课题。国内外已有学者对数智环境下档案管理的影响及档案管理措施展开了广泛探讨，指出数字技术催生了档案管理内容、流程等深刻变革，需要建立健全数字档案管理体制机制[1]。然而，在不动产档案管理方面，当前研究虽然已经注意到了数智环境对不动产档案管理的重要影响，并提出了集约化管理、智慧化转型等应对思路，但对于如何系统构建适应新形势需求的管理模式和管理体系，尚缺乏深入系统的理论探索。基于此，本文拟在梳理不动产档案管理现状的基础上，重点探究数智时代不动产档案的管理内涵、管理模式与管理策略，以期为创新管理思维、优化管理实践提供参考。

　　1  不动产档案管理体系现状分析

　　1.1 不动产档案管理的内涵及其重要价值

　　依据《中华人民共和国民法典》和《中华人民共和国物权法》，不动产登记机构按照国家授权统一制作的不动产登记簿进行公示证明。我国的不动产登记档案主要是指不动产登记部门在开展权属调查、登记、变更等工作中形成的对不动产状况进行真实详尽记录的原始凭证，形式主要包括文字、图表等，内容涵盖权属来源、登记申请、内部审核、登记簿、测绘资料等。作为记录不动产全生命周期信息的重要载体，不动产档案具有法律查验、信息服务、历史留存等多重价值。规范有序的不动产档案管理对于保障不动产交易安全、维护产权人合法权益、服务国家宏观调控等具有现实意义。特别是在数字经济时代，不动产档案作为权威、准确的原始记录，为相关部门提供了有力的信息支撑，在防范交易风险、优化营商环境、促进市场稳定发展等方面的基础性作用日益凸显。

　　1.2 不动产档案管理信息化建设的现状及存在的问题

　　信息技术的高速迭代为提升不动产档案管理水平提供了有利契机。近年来，各地积极推动不动产登记信息化建设，在实现登记信息数字化采集、档案电子化管理、数据共享服务等方面取得了积极进展。然而，由于不动产登记机构数字化转型起步较晚、基础较薄弱，与数智时代发展要求相比，仍存在较大差距。这主要体现在：各地建设发展水平不平衡，档案数字化程度不高，数字档案中心和数据共享机制尚不健全；缺乏统一的管理标准规范，不同类型和区域档案的整合难度大，历史数据质量参差不齐，信息碎片化、孤岛化问题突出；机构人员的安全保密意识不强，保障机制不够完善，面临技术更新、自然灾害、人为侵害等多重威胁。上述诸多问题制约了不动产档案信息资源的高效开发利用，亟须系统性的体制机制创新和技术手段变革。

　　1.3 数智环境对不动产档案管理的深刻影响

　　数智时代的核心特征呈现出数据驱动、智能引领，催生出知识生产和社会治理等方面的新业态、新模式和新机制。在不动产档案管理领域，数据成为越来越重要的基础资源和关键生产要素，人工智能、区块链等新兴技术为管理模式的重塑提供了新的可能。一方面，基于物联网、移动终端等海量异构数据不断汇聚，为丰富档案内容、拓展档案管理边界提供了空间；但同时档案的大规模、高速流通与当前档案管理能力的矛盾也愈发突出，实现档案数据高质量采集、高效能治理面临着前所未有的挑战。另一方面，大数据分析、智能辅助等新技术为提升管理效率、优化服务供给注入了新动能，然而，当前档案管理人员的专业素质与时代要求不匹配，亟待拓展不动产档案创新管理灵活应用的广度、深度。

　　2  数智时代不动产档案集约化管理模式探索

　　早在21世纪初期就有学者提出针对不动产档案资源进行集约化管理，其理念源自企业管理领域，其核心要义在于整合人力、物力、财力等要素，以节俭、高效为导向进行统一配置，以降本增效、提质增效为目标形成规模经济优势[2]。将集约化管理引入不动产档案领域，意味着要在统筹兼顾的前提下，对业务流程、管理职能、基础设施等进行系统梳理、资源整合，实现精简、高效。与传统分散管理相比，集约化管理强调了宏观把控与微观融合并举，有助于破除部门壁垒，消除数据孤岛，实现资源的优化配置与综合效能的释放，为适应数智环境下不动产档案管理的新形势、新要求提供了思路和方法。

　　2.1 聚焦流程优化，推进业务协同

　　数智时代下的流程再造是实现不动产档案管理集约化的重要抓手。通过对登记业务各环节进行系统梳理，识别其中的关键节点和优化空间，引入流程银行、服务外包等方式，将重复低效的环节予以删除、简化或外包，打造协同高效的登记自动归档流水线，从而强化业务协同机制，提升档案流程的管理时效。同时，借助数据工程的方法与手段，以宗地为单元构建三级目录体系，优化整合各层级档案，实现对海量异构档案的规范化、精细化管理，为后续的数据深加工和开发利用奠定基础。此外，引入大数据分析、人工智能等数智化手段，通过算法训练不断提升流程内生智能，形成多维数据的“自动归集、自动比对、自动管理”的新时代数字化办公模式，实现从被动服务向主动服务的跃升。

　　2.2 聚焦资源整合，创新管理机制

　　不动产档案管理涉及多个部门、多个层级，如何理顺职责边界、健全联动机制是推进集约化管理的关键所在。从纵向来看，统筹谋划中央、省、市、县四级管理重心，分级设置管理权限，形成“统一领导、分层管理”的运行机制，强化上下层级联动，实现信息互通新模式；从横向来看，打破自然资源、住建、税务等部门间的数据壁垒，建立健全跨层级、跨区域、跨部门的协作配合机制，从而促进信息共享共用，推动“多规合一、多审合一”的创新型制度的建立。此外，引入市场化机制，吸引社会资本和技术力量参与，创新B2B等模式，为集约化建设注入持久动力。通过体制机制创新，激活档案管理内外部要素，形成统分结合、双向联动的不动产档案治理新格局。

　　2.3 注重设施配置，夯实管理基础

　　数智时代要求充分发挥集中效应，统筹资金、设备、场地等资源，优化基础设施配置。首先，要加强数字档案馆、异地异质备份中心等档案数字基础设施的建设，形成分级分布、互联互通的数字化管理网络。由各级政府牵头，科学规划建设集中统一的档案资源库，减少基础设施重复建设，提高存储空间使用效率。统筹档案数字加工设备采购与维护，实现软硬件设施的集约化管理，减少重复投入。其次，要系统梳理管理岗位需求，科学设置岗位职责，优化人力资源配置。在细分场景下，档案部门要加强人员轮岗交流，建立健全绩效考核机制，提升人力资本效能。

　　3  智慧档案视角下不动产档案管理转型策略

　　3.1 树立“大档案”理念，明确转型方向

　　智慧档案建设提出了档案管理要从实体到数字、从载体到内容、从分散到集成、从被动到主动的转型命题，对传统的“小档案”理念提出了空前挑战[3]。因此，不动产档案部门要主动顺应这一变革趋势，树立“大档案”理念，统筹兼顾档案管理、信息管理、数据治理、知识服务等内容，推动档案边界从实体延伸到数字，从单一的文件管理拓展到全方位的数据资源经营，重构本领域智慧档案的内涵、外延。另外，在把握数字化、网络化发展机遇的同时，不动产档案部门也要立足特定的政治、经济、文化语境，坚持与时俱进、因地制宜，在传统优势与现代需求间找到平衡点，明确转型的价值取向、目标导向和问题导向，探索智慧时代不动产档案高质量发展的方向。

　　3.2 加强档案数据治理，夯实转型基础

　　当前，不动产档案数据存在信息碎片化、标准不统一、质量参差不齐等问题，数智化应用基础相对薄弱。《“十四五”全国档案事业发展规划》强调要建立档案数字治理新模式，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平。因此，不动产档案管理的现代化必须强化数据治理，推动档案管理从数字化采集向数据化应用、从被动管理向主动治理转变。展开来讲，首先要强化顶层设计，制定统一的技术标准规范，优化完善分类编码体系、数据元标准、数据质量控制机制，为数据高效汇聚奠定基础[4]。其次，要创新数据采集方式，综合运用人工采集、智能感知、移动终端等技术手段，实现多源异构数据的自动化采集与实时更新。最后，要加强数据共享开放，建立健全跨层级、跨部门的数据共享交换机制，实现档案数据与不动产登记、交易、使用等业务数据的动态关联，释放数据红利。

　　3.3 发挥人才支撑作用，赋能转型发展

　　智慧档案建设是一项复杂的系统工程，对档案管理人员的知识、能力、素养提出了新的更高要求。当前，不动产档案相关人员的专业水平不高，缺乏复合型人才已成为制约当前档案管理创新发展的瓶颈。因此，首先档案部门要立足岗位需求，优化人才培养制度，将数字技能、创新意识、服务情怀等融入相关人才教育培训全过程，提升人才的数智素养。其次，档案部门要注重“产学研用”协同机制，加强与高校、科研院所的人才交流合作，完善人才引进、使用、激励、培养等关键措施[5]。最后，档案部门要大力弘扬劳模精神、劳动精神、工匠精神，加强职业道德和信息安全教育，提升人才队伍的责任意识和使命担当，为智慧档案建设提供坚实的人才保障。

　　3.4 创新档案开发利用模式，彰显智慧价值

　　数智时代是信息资源高度开放共享的时代。当前，受数字化水平、技术应用能力等因素的制约，不动产档案的社会化开发利用程度不高，服务供给严重不足。不动产智慧档案建设要坚持需求导向，创新服务理念，提升开发利用的广度和深度。因此，首先档案部门要综合运用大数据分析、人工智能、虚拟现实等新技术，建立集检索、查阅、分析、展示等功能于一体的数字档案应用平台，为不动产管理、房地产市场监管、城市更新改造等提供精准的数据服务。其次，档案部门要调研公众需求，丰富档案文化产品形式，开发不动产档案大数据专题库、知识图谱、可视化系统，讲好城市发展故事。例如，档案部门要积极开展网上展览、实境体验、互动交流等创新型服务模式，拉近档案与社会公众的距离，彰显不动产档案的智慧价值。

　　参考文献

　　[1] 张颖 . 数智环境下企业档案管理模式创新研究 [J]. 山西档案 ,2023(4):164-167,131.

　　[2] 赖俊峰 . 不动产登记档案集约化管理 [J]. 中国档案 ,2014(2):50-51.

　　[3] 杨鹏 , 金波 . 数智时代智慧档案建设的逻辑理路与运行线路 [J]. 档案学通讯 ,2023(2):48-56.

　　[4] 马仁杰 , 许茹 , 薛冰 . 论数智技术浪潮下我国档案利用工作的优化路径 [J]. 档案学研究 ,2023(1):124-131.

　　[5] 许晓彤 , 张婧妍 , 张伟霞 , 等 . 数智时代档案学专业人才培养的需求、困境与进路 : 基于教师视角的调查 [J].档案学通讯 ,2024(3):104-112.

　　【作者简介】王一波（1984—），男，汉族，河北邯郸人，太原市不动产登记中心权籍测绘管理科科长、馆员，硕士，研究方向：农业推广、农村区域发展。