在小微处求突破 于实效中见真章——山东省青岛市市北区档案馆全面深化改革侧记

　　近年来，山东省青岛市市北区档案馆深入贯彻落实党的二十届三中全会精神和习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，深入推进“四个体系”建设，聚焦实际工作中的重点难点问题，在小微处求突破，于实效中见真章，不断深化档案领域改革创新，为全区经济社会高质量发展注入档案力量。

　　突出“重点关注”，“三重”档案管理探索新路径

　　重要工作部署、重大活动和重大突发事件档案（以下简称“三重档案”）是党委政府中心工作的真实记录。为加强“三重档案”管理，区档案馆推行“三步走”工作举措。一是宏观把控大步走。成立由馆长挂帅、副馆长主管、多个业务科室通力协作的领导小组，建立岗位责任制。制定相关业务规范，对收集、整理、归档、利用、移交等作出明确规定。加大档案整理、数字化、教育培训等方面经费投入，强化工作人员业务培训，建立常态化管理服务机制。二是靠前服务快步走。活动前期认真调研、细致筹划，做到专人收集、专人整理、专人著录。提前介入，制定文件材料归档范围并及时公布靠前服务的内容和方式。同时，加强“三重档案”全生命周期管理，确保档案资料的真实性、完整性、可用性。三是链式管理稳步走。通过接收、征集、采集等方式做好档案收集工作。编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，为“三重档案”开发利用创造条件。加强专题数据库建设，推动其共建共享共用，全力推进资源数量与数据质量同步提升。以“区域全面经济伙伴关系协定”（RCEP）领导人会议档案为例，区档案馆收集整理了RCEP文书、照片、实物、视频等档案1000余件，真实全面记录了会议的全过程。

　　实施“一家一册”，档案业务指导探索新手段

　　在业务指导方面，创新实施“一家一册”档案接收管理模式。在进馆前指导阶段，要求进馆单位填写基本情况表和进馆前档案基本情况调查表，制定进馆前业务指导情况记录表，组织进馆单位填写数据初审核查情况反馈表。在接收核查阶段，制定接收核查情况登记表和全宗指南核查情况反馈表，规范填写进馆档案门类、保管期限、档案盒情况、整理情况等信息，并明确档案移交进馆所需辅助材料。在进馆整理阶段，制定整理情况汇总表，明确进馆整理步骤及流程，梳理移交清单、电子档案移交与接收登记表及全宗指南。通过该模式，建立了“一家一册”工作台账，推动各部门档案工作有序衔接，实现了移交管理程序化、安全管理规范化、交接全程可视化。

　　深化“为民服务”，档案查阅利用探索新机制

　　依托全国档案查询利用服务平台和山东省档案目录中心，区档案馆优化窗口查档服务，以推进“现场通办”“异地通办”事项为重要抓手，不断探索完善档案利用“五个零”服务机制。即，推出档案“秒查”模式，让群众查档“零等待”；坚持异地通办不断档，让档案利用“零距离”；倾心打造“满意”窗口，让群众查档“零不满”；更加注重服务细节，让群众办事“零障碍”；竭力追求服务效果，让群众感受“零缺位”。

　　此外，区档案馆将档案工作积极融入区域经济社会发展大局，充分发挥档案资源优势，以服务民生为宗旨，最大限度增强人民群众的获得感和幸福感。据统计，近年来，区档案馆年均接待群众现场查阅利用超1万人次、受理电话咨询3500余次，办理省市异地通办、登门服务、延时服务、函电代查等300余次，收到锦旗、感谢信、表扬信数十件。

　　赋能“思政教育”，档案育人工作探索新领域

　　为更好发挥档案价值，区档案馆坚持立德树人，推出以家校社协同育人为目标的“档案学苑”教育实践项目。“档案学苑”由区档案馆和区教体局联合打造，着力加强档案教育及家风建设，发挥家庭档案在促进和谐家庭、和谐社会建设方面的重要作用，曾获评市少先队校外实践教育基地、市“蒲公英”科普教育基地、市爱国主义教育精品活动等称号。

　　“档案学苑”聚焦“档案文化+科普育人”品牌，将家史、家风和家教变为可见、可触、可传承的资料，进一步加深学生对家庭的理解，强化身份认同。同时，结合馆内展厅和馆藏资源，自主设计了《和谐市北 深研档案》《清廉市北 感受家风》《红色市北 寻根五四》《文化市北 探秘珍迹》等研学课程，每项课程约40分钟，部分课程还被编入区校本教材。区档案馆通过开展多样化的学习活动，力求寓教于乐，找到一种生动有效的档案育人形式，后续还将围绕精神文明建设、法治建设等领域设计课程。

　　夯实“安全保障”，智慧档案管理探索新策略

　　对电子档案的收集整理、销毁或永久保存实现全流程监控管理，通过精细化电子档案权限体系和重要数据加密传输，保障电子档案数据安全。利用软件转换技术，确保档案格式规范统一，便于长久保存。利用虚拟3D技术，实现可视化远程控制智能档案库房，实时生成库房的温湿度、空气质量等环境数据。通过无缝集成扫描设备，扫描档案及库房地址标签，实现档案实体和电子档案同步上架、下架，并对存放位置完成标注。通过RFID射频技术对档案位置实现全流程监控，有效保障安全。运用自主研发的智慧档案管理平台，实现对档案收、管、存、用全业务流程管理，以及对实体与数字资源的集中建设与管理，进一步提高档案服务利用效率。

　　响应“绿色理念”，档案馆库建设探索新实践

　　市北区档案馆响应绿色建筑理念，按照国家绿建三星级（最高级）标准进行设计规划，通过采用高性能门窗及无热桥设计、高性能外围护结构保温、高标准气密性设计、高效新风热回收净化系统等，在节约能耗、智慧馆库建设方面发挥重要作用。积极落实“碳达峰、碳中和”及“十四五”规划和二〇三五年远景目标要求，被确定为国家档案局《绿色档案馆评价标准》绿色评价试点项目。2023年底，历时两年，参与的国家级项目课题《超低能耗建筑技术在档案馆的应用研究》顺利结题，为今后近零能耗档案馆建筑的建设和节能改造工作奠定基础。据测算，区档案馆建筑节能率约为70%（设计值），运行多年来，年均可节约能耗62万千瓦时，折合人民币约40万元。国家档案局科学技术研究所、中国档案学会、省档案馆、市档案馆单位有关人员先后赴区档案馆调研绿色建筑运行情况，并给予高度肯定。

　　原载于《中国档案报》2024年11月11日 总第4211期  第一版