数据要素流通中的档案分级分类管理:理论内涵、实践困境与优化路径

　　作者：付虓

　　摘 要：数据要素流通正深刻改变着档案管理环境，推动着档案分级分类管理加速变革创新。数据要素流通是数字经济时代的显著特征，对档案分级分类管理提出全新的要求。纵观档案分级分类管理的理论研究和实践现状，传统分类方法的静态封闭属性与数据环境的开放动态特征之间存在矛盾，现有标准规范体系建设滞后于档案管理发展需求，档案分级分类智能化改造的力度、广度、深度不足等，都是制约其创新发展的突出问题。数字时代背景下，破解档案分级分类管理困境，需要坚持问题导向、目标导向，树立与时俱进的管理理念，加快法治化、标准化建设进程，强化人工智能、大数据等现代技术赋能，切实提升档案管理人员的数字素养，着力构建内容导向、需求导向的分类理论体系，优化资源共享开放机制，为档案资源的规范化、精细化、智能化管理和高效配置提供坚实支撑。

　　关键词：数据要素；档案分级分类；理论内涵；实践困境

　　数据要素化是大数据时代的核心特征。党的十九届四中全会首次提出将数据作为生产要素参与分配，数据成为继土地、劳动力、资本、技术之后的第五大生产要素，以数据流引领技术流、管理流、资金流，形成新的生产力、治理力、创新力，为国家治理赋能赋值[1]。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，要“深入推进档案利用体系建设，充分实现档案对国家和社会的价值”。档案分级分类是组织、揭示档案信息，发挥档案价值的基础性工作。《机关档案管理规定》指出：“不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。”科学合理的分类是各项档案管理和利用工作得以顺利开展的前提。在数据要素加速流通的时代背景下，档案作为重要的信息资源载体，如何突破传统的管理桎梏，充分彰显其在数据资源配置中的基础性、先导性作用，成为摆在档案学界和业界面前的一道新课题。立足新发展阶段，贯彻新发展理念，推进档案分级分类管理创新发展，需从理论和实践两个维度系统审视。一方面，要从宏观层面把握数据要素流通的趋势性、必然性影响，挖掘档案分级分类变革的理论内涵与价值旨归，这是认清形势、更新观念的基础。另一方面，要紧扣实践痛点，剖析制约档案分级分类发展的深层次障碍，明晰路径、靶向施策，多管齐下、系统推进，形成可复制、可推广的档案管理新模式。本文聚焦“数据要素流通中的档案分级分类管理”这一主题，从理论溯源、实践困境、应对之策3个层面进行系统阐述，以期为新时期档案分级分类管理变革提供决策参考。

　　1  数据要素流通中档案分级分类管理的理论内涵

　　1.1   适应数字经济时代发展的必然要求

　　数据要素的价值属性、资源属性、权属属性日益凸显，数据采集、流通、应用的广度深度不断拓展[2]。这对传统的档案管理模式提出了全新挑战。档案作为特殊的信息资源，承载着丰富的数据要素，是数据流通中不可或缺的重要环节。积极融入数据要素流通体系，创新档案管理理念，优化资源配置方式，是顺应数字经济发展大势、挖掘档案资源价值的必然要求。通过推进档案数据的共享开放、关联利用，充分彰显档案的基础性、资源性、先验性价值，让“沉睡”的档案资源活起来、用起来，能够有效促进数据要素在全社会的优化配置，推动经济提质增效和动力变革。

　　1.2   提升档案管理科学化精细化水平的有效途径

　　数据要素流通对档案管理的系统性、精细化、智能化提出了更高要求。传统的档案分类方法多以档案的物理形态、载体特征为主要依据，对档案内容揭示不够，难以适应数据环境下海量异构信息资源的分类组织需要[3]。数字时代档案分级分类管理应立足数据视角，以内容为核心，以需求为导向，有利于打破档案的条块分割，实现多元异构档案信息的关联组织，挖掘档案背后的内在语义联系，使档案分类更加准确、细致、全面，促进档案管理向精细化、智能化迈进。数据流通还倒逼档案管理的流程再造和方式创新。传统的人工管理模式效率低下，已不能适应数据应用的时效性要求。档案分级分类管理以数据流通为牵引，优化简化管理流程，创新管理方式，能够实现从被动服务向主动服务、从事后提供向事前预判的转变，不断强化管理的前瞻性、针对性、有效性。

　　1.3   充分发挥档案资源价值的现实需要

　　数据要素流通的本质是要实现数据资源的共享开放、关联利用、增值转化，最大限度地发挥了数据的社会价值。档案是数据的重要来源，也是数据流通应用的归宿。档案资源的开发利用水平，很大程度上取决于档案分级分类的科学性、合理性。建立与数据环境相适应的档案分级分类体系，能有效盘活档案数据资源，使其在数据流通中充分彰显价值。传统的档案分类侧重对档案的形式特征描述，很难深度挖掘档案承载的丰富知识内涵。树立开放共享理念，创新基于内容、语义的多维分类方法，动态关联档案的显性信息和隐性知识，能够提升档案利用水平。

　　2  档案分级分类管理面临的实践困境

　　2.1   传统分类方法的静态性与数据环境的动态性之间的矛盾

　　传统档案分类方法具有明显的静态特征，其理论基础主要源于实体档案时代强调对档案物理属性和载体特征的刻画，对档案内容本质的揭示不够。这种静态化的分类范式，本质上是一种结果导向的分类，重“术”而轻“道”，难以适应数据要素流通所带来的新变化、新需求。一方面，数据大规模汇聚和流通使档案在内容、形态上呈现出前所未有的异构性与动态性特点。各类结构化、非结构化数据不断融合，电子档案、数字档案大量涌现，而传统的分类方法却难以实现对多元异构档案的有机整合。另一方面，数据流通加速了档案的动态积累与实时更新，档案内容的拓展、档案价值的衍生远超以往。但既有分类方案缺乏面向动态变化的柔性设计，无法对新增档案实现及时、准确的分类归并，也难以适应档案语义关联的实时调整。传统分类方法的封闭静态属性与数据环境的开放动态特征之间的矛盾日益凸显，成为制约档案分级分类管理的深层次障碍。

　　2.2   现有分类标准规范与数据时代档案管理需求的错位

　　科学合理的分类标准规范是规范档案分级分类工作、确保分类质量的基石。纵观国内外档案分类标准的制修订历程，呈现出由单一向综合、由封闭向开放、由静态向动态演进的总体趋势。但面对数据要素流通带来的新情势、新问题，档案界尚未形成成熟、系统的应对方案。一方面，既有标准规范对数字档案、数据档案的分类指引严重滞后，尤其是对音频、视频、图像等非结构化档案缺乏可操作的类目设置，难以满足多元异构数据归类的需要。另一方面，各部门、各行业在分类实践中“各自为政”“条块分割”的现象较为突出，缺乏权威统一的分类标准作为归口依据，影响了分类标引的一致性。此外，受档案专业与业务融合不够等因素制约，一些分类编码体系设置过于繁琐冗长，实用性不强，运行维护成本高，弹性不足，已不再适应数据流通环境下精细化、动态化管理的客观需要。

　　2.3   档案分级分类的智能化改造滞后于数据技术的发展

　　数据作为新时代的关键生产要素，正在深刻改变档案管理的技术路径与方法手段。作为数据管理的基础性工作，档案分级分类面临智能化变革的迫切需要，但当前智能技术在分级分类中的应用尚处于起步探索阶段，改造创新的力度与速度滞后于数据技术的快速迭代。首先，机器学习、知识图谱、自然语言处理等人工智能技术方兴未艾，但档案分级分类尚未充分嵌入算法模型，难以实现从手工到自动、从经验到智能的跨越式发展。其次，大数据分析、语义挖掘、关联映射等技术大幅提升了非结构化数据处理能力，但档案语义层面的关联组织与深度揭示不足，多维分类与主题聚类的效果有待优化，难以满足用户深度检索、关联利用的需求。最后，档案大数据平台、知识服务门户等新型管理服务系统建设相对滞后，缺乏将分级分类与采集、整理、检索、利用等业务流程深度融合的顶层设计，削弱了分类工作的引领带动作用。

　　3  档案分级分类管理的优化路径

　　3.1   树立开放、融合、安全的管理理念

　　坚持开放理念是顺应数据开放共享的大势所趋。传统的条块分割、部门壁垒严重阻碍了档案数据的共享开放和流通应用。打破这一藩篱，推动档案数据的有序开放，是新时期档案管理工作的应有之义。坚持融合理念是提升档案管理系统性、精细化水平的必然要求。大数据时代，单一的结构化管理模式已难以适应海量异构数据汇聚的客观需要，必须发挥档案在数据资源整合中的枢纽功能，统筹推进结构化与非结构化数据、数字档案与传统载体档案的一体化融合管理。坚持安全理念是档案管理工作的底线要求。在推动数据开放的过程中，必须始终坚持国家安全和公民个人隐私不可侵扰的原则，完善安全风险防控机制，筑牢档案数据安全屏障。唯有树立与时俱进的管理理念，将开放性、融合性、安全性有机统一，才能适应时代发展大势，推动档案分级分类管理实现革新优化。

　　3.2   建立健全相关法律法规和标准规范

　　科学完善的法律法规和标准规范是规范档案分级分类管理运行、提升管理效能的重要制度保障。法治化、标准化是档案分级分类管理走向规范化、精细化的必由之路。首先，应加快相关法律立法进程。在现有《中华人民共和国档案法》的基础上制定专门的数据档案管理法规，明确界定档案分级分类和数据开放的法律界限，厘清管理职责边界，规范数据采集、整理、共享、利用等环节，夯实依法治档的法律根基。其次，应加快构建科学规范的标准体系。制修订档案分类、档案编目、元数据、开放共享接口等的国家和行业标准，统一规范分类术语、编目规则、著录格式、数据交换协议等，强化标准的权威性和可操作性，为档案分级分类管理提供统一遵循。最后，还应建立配套的工作规程、实施细则和绩效评估办法，进一步细化流程、量化标准、强化考核，确保制度落地执行、取得实效。

　　3.3   提升档案管理的智能化水平

　　面对数据量呈爆炸式增长的档案，传统的人工管理模式已捉襟见肘，亟须发挥新一代信息技术的引领作用，加快档案管理流程再造和管理方式变革。智能化档案分级分类管理应以机器学习、知识图谱、自然语言处理等人工智能技术为支撑，构建覆盖结构化、半结构化、非结构化等多元异构档案数据的自动分类框架，突破传统的基于物理载体属性分类的桎梏，实现从形式分类向内容分类、从静态分类向动态分类的智能化飞跃。同时，借力R PA等流程自动化技术，加速档案数字化采集、加工、编目、检索等业务环节的智能化改造，从源头提升数字档案的规范化水平，显著提高管理效率[4]。此外，按照“单业务系统向一体化平台、单向服务向智能化服务、被动利用向主动推送”的技术路线，构建集分类、编目、整理、鉴定、统计、利用等功能于一体的档案大数据管理平台，内嵌智能化服务引擎，创新服务供给，实现从档案信息到知识服务、从被动响应到精准推送的跨越。

　　3.4   提高档案管理人员的业务素养

　　档案分级分类管理是一项专业性很强的系统工程，要依靠高素质的档案管理人员来落实。传统的档案人才培养模式已经无法契合数据要素化与数字经济环境的需要，亟须打造以数字经济为核心的跨学科人才培养模式。为此，必须把队伍建设摆在更加突出的位置，切实加强档案人才的教育培训，着力提升队伍的整体业务素质和创新能力。档案管理人员要树立终身学习理念，把学习作为适应新形势新要求、全面提升综合素养的第一要务，营造浓厚的学习氛围。档案相关部门要完善档案人才培养体系，制定切实可行的能力提升规划，分类分层开展档案专业化、信息化人才的继续教育和在职培训，加大跨学科复合型高端人才引进力度，优化档案人才队伍的知识结构和能力结构。专业技术人才要树立创新意识，积极运用大数据分析、知识图谱等现代信息技术来武装头脑，并指导实践，加快从经验型向智能型、从粗放型向精细型的转变。

　　参考文献

　　[1] 金波 , 杨鹏 , 刘娟娟 . 档案数据要素价值内涵要义与生成机理 [J/OL]. 档案学通讯 :1-17[2024-06-19].https://doi.org/10.16113/J.cnki.daxtx.20240530.001.

　　[2] 孙建军 , 李阳 . 信息资源管理学科视角下的数据要素研究 [J]. 图书情报知识 ,2024(2):6-12.

　　[3] 韩贵林 . 机关档案分类编号方法研究与应用 [J]. 兰台世界 ,2021(10):6-8.

　　[4] 张斌 , 虞香群 . 陈国琛先生档案分类思想研究 [J]. 档案学研究 ,2020(3):4-10.

　　【作者简介】付虓（1974—），女，汉族，河南新乡人，北京石油化工学院档案馆馆员，硕士，研究方向：档案管理。