《高等学校档案管理办法》的实践质疑及修订思考

　　作者：王静 曹勤民

　　摘要：《高等学校档案管理办法》（27号令）自2008年实施至今已有15年的时间，对明确档案工作的重要性、规范高校档案工作的各环节、促进高校档案管理水平的提升发挥了重要作用。然而随着时代的发展，《高等学校档案管理办法》在具体实施中，依然存在与现实需要以及新修订相关法律、法规、制度的不相适应性，指导性、解释力度不强等问题。新形势下档案工作面对新机遇、新挑战，应坚持以辩证思维下的“三原则”为指导，及时修订《高等学校档案管理办法》，以完善档案管理制度，为档案事业的高质量发展提供源动力和基本保障。

　　关键词：《高等学校档案管理办法》；档案制度建设；高校档案工作

　　采用文献研究法，将“高等学校档案管理办法”作为主题词在CNKI数据库进行检索，共得到有效文献165篇。从文献发表时间和内容分析来看，《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）自2008年颁布至2014年期间的发文量较高，研究内容主要为《办法》实施之后的内涵解读、学习思考和促进作用等方面。从2015年至今，研究内容则主要集中在《办法》与当前实践工作需求的不相适应性上，对《办法》中“学生类”的增设、依据性文件的废止、措辞的严谨性等观点质疑。从核心文章来看，廖颖[1]对增设“学生类”档案提出了疑问，张晓[2]对《办法》中的归档范围、利用公布、语言表达提出质疑，王静等[3]对“学生类”档案作为“一级类目”管理存疑，虞香群等[]从不同的维度提出了《办法》在实践工作中存在的不足和思考。笔者结合相关学者的研究成果，结合时代发展新形势、国家规划新要求和新法颁布新标准，对当前《办法》中的现实问题进行全面系统的梳理，发现《办法》中存在诸多巫待商、修订的地方，本文拟就这一方向进行具体探析。

　　1  《办法》在实践中存在与现实需求不相适应的现象

　　1.1  体制机制不健全，相关依据性文件已废止

　　《办法》中指出，高校档案工作由校长领导，与现行法律法规中所提出的坚持党对档案工作的领导不一致。高校重大活动档案呈现出周期长、环节多、项目重大的特点，未将“三纳入、四参加、四同步”纳入《办法》，使档案部门在资料归档中处于被动地位，可能会导致档案工作不及时、不全面。《办法》中引用的部分依据性文件已经废止，例如科研类档案资料、基本建设类档案资料、财会类档案资料的参考执行文件等，且关于电子文件的归档整理，也出台了新的管理规范，这些新出台的文件都已替代《办法》中现有的依据性文件。依据性文件的更新会导致该《办法》与新修订的《中华人民共和国档案法》或其他相关法规不一致。

　　1.2  归档范围有待进一步优化

　　高校在实际管理中，档案材料的形成内容远超出现有的归档范围，档案资料在整理中存在材料归档界定不清、无明确保管时限、不能满足现实归档工作需求的问题。《办法》中将“学生类”档案作为一项特殊的档案资源，与其他类目的档案存在着较大差异，因此与其他类目档案并列作为“一级类目”归档管理存在一定的不合理性。就这一问题在核心期刊发表的研究文献有20余篇，相关专家学者从不同的视角提出了自已的观点，认为“学生类”档案与其他类目档案在材料的形成、整理、利用方面不同，“学生类”档案能否作为“一级类目”和其他类目档案并列管理仍有待商椎。

　　1.3  “学生档案”“千部人事档案”管理归属问题不明确

　　“学生档案”“干部人事档案”作为高校档案资源的重要组成部分，对高校档案资源形成、服务利用、开发研究具有重要作用。通过对高校学生档案工作调研发现，学生档案有的是由档案部门直接管理，有的是由学生处、招就处管理[5]。对干部人事档案的管理归属也不明确，《办法》中对“学生档案”仅作为一个类目进行分类管理，而对“干部人事档案”的管理却只字未提。“学生档案”“干部人事档案”由于部门管理不统一，导致在形成、审核过程中存在隐患漏洞，究其主要原因仍是《办法》中未明确其管理归属问题。

　　1.4  缺少“信息化建设”“监督保障”具体实施内容

　　中央档案馆馆长、国家档案局局长王绍忠在“全国档案工作暨表彰先进会议工作报告”中指出，依法加强档案工作监督指导，深入实施档案信息化强基工程，推动档案工作转型升级。而《办法》中关于档案工作日常开展所需经费投入，以及开展信息化建设的专项经费投入方面，仅要求各高校在经费上予以保障，未给出具体的投入要求。关于信息化建设的内容也存在明显不足，《办法》对重要档案和急需抢救、修复的档案进行数字化加工仅简单提及，却未提出开展档案信息化建设的具体要求[6]。同时，缺乏有效的监督机制和评估标准，无法对档案工作的开展情况进行及时跟踪和评估，档案工作易陷入被动状态，难以实现持续的改进和提升。

　　1.5  未明确档案育人功能的任务要求

　　高校档案本身发挥着存史、资政、育人的功能，尤其是在落实“三全育人”的理念下，档案部门作为教学辅助部门发挥了积极的作用[7]。2019年9月《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》（DA/T34—2019）的实施，体现了国家对爱国主义教育基地建设的重视，在政策上给予充分支持和保障，为高校档案馆爱国主义教育基地建设提供指引和方向[8]。而《办法》中关于育人功能的任务要求仅是提及，且放在档案管理机构职责最后，可见对档案育人功能开发还不够重视，也暴露出高校档案部门在档案资源的开发和服务利用工作方面的不足。高校档案部门在服务利用上虽然有一定的育人功能意识，但未能提供多样化、个性化的具体服务。

　　2  《办法》修订的“三原则”

　　2.1  坚持科学与实用并举原则

　　档案工作是理论与实际结合、互动较紧密的应用型学科，因而对用于指导实践工作的《办法》的修订既要遵循档案学发展的科学性，又要注重具体工作的针对性和实用性，实现理论进展和实践需求的调适。在《办法》修订前，应面向全国高校进行广泛且细致的调研，有针对性地解决工作中的困境和堵点，使修订后的《办法》能够适应高校档案工作外部新形势和内部新变化，充分发挥《办法》科学指引、规范指导的作用。

　　2.2  坚持保护与开放并举原则

　　保密和保护是守护档案工作政治性、规范性、权威性的红线。开放是新形势下档案合理使用、信息公开、数据共享、超过保密期档案公开的必然要求，是档案工作保密性原则下的另一面。《办法》的修订应打破传统管理观念的束缚，建立档案的开放审核机制，确保档案应保尽保、应开尽开，既能把好关又能发挥好作用。

　　2.3  坚持继承与创新并举原则

　　在高等教育高质量、内涵式发展以及信息技术深入各个角落的当下，高校档案工作创新发展的需要日益紧迫。因此，《办法》在修订中既要尊重历史、保存历史，又要加强新技术、新理念的应用，坚持继承与创新并举，聚焦档案“四个体系”建设，鼓励加强档案信息化平台发展，推进数字档案馆建设，明确开展监督检查，以解决与现实工作不衔接、不适应的问题。

　　3  《办法》修订的思考和建议

　　3.1  健全体制机制，提升管理职能，明确档案工作方向

　　持续贯彻落实习近平总书记重要批示精神，将其转化为制度的落实。《办法》在修订时，建议明确“坚持和加强中国共产党对档案工作的领导”，将档案工作纳入学校考核体系且形成科学规范的绩效考核模式，明确管理职责，强化档案工作的责任落实。将“三纳入、四参加、四同步”这一举措写入《办法》中，督促和推进档案部门积极主动参与学校重大活动，做到总体规划、前端介入、全程把控。这一举措的实施，使档案人员能够主动参与项目，履行档案职责，提升档案的行政管理职能。针对《办法》中部分参考依据文件废止问题，建议对《办法》中相关依据性文件进行更新，以确保档案工作的正确方向，落实档案制度规范建设工程。

　　3.2  拓宽归档范围，夯实资源体系，档案分类科学稳定

　　在修订《办法》时，应围绕办学特色和工作重点，着眼教学、科研和管理需要，拓宽档案收集范围。建议增加“声像类”“实物类”“名人类”档案的收集，丰富档案种类，增加档案的历史厚度。进一步修订出更符合高校档案工作实际的归档范围，明确保管时间，使其更具指导性和操作性。例如，增加“名人类”档案，建校时间在50年以上且具有一定历史背景的高校设立专门的征集机构，做好史料的专项征集；增加“实物类”档案，涵盖奖杯（牌）、字画、印模及实验设备、标本等实物资料，能反映学校的发展历程、学科建设、科研成果和文化传承；“学生类”档案作为一种特殊档案资源，可将其归入学校档案馆（室），但不作为一级类目设类管理，可参照“干部人事档案”的管理模式分库管理，确保档案分类科学稳定。

　　3.3  构建大档案格局，明确“学生档案”和“干部人事档案”的管理归属

　　结合“学生档案”和“干部人事档案”资源的特殊性，明确将其归属于档案部门管理，可以进一步提升档案部门的知名度，通过服务利用，提升师生对档案工作的满意度，从而获得其他部门对档案工作的支持，促进高校档案资源的整合开发利用，构建全校大档案工作格局。“学生档案”和“干部人事档案”这两类档案具有查阅利用高、受众群体广的特点，学生和教职员工可通过在线查询系统或预约方式进行档案查询，确保他们能够及时获取所需信息。同时，加强对“学生档案”和“干部人事档案”的保密管理，对于涉密信息，采取严格的权限控制和加密措施，确保个人信息不被外泄，确保档案信息的安全、可用。

　　3.4  完善整体架构，增加“监督检查”和“信息化建设”专章

　　《办法》中缺乏实质性的监督检查和指导考核，建议增加“监督检查”专门章节，明确开展检查的范围和评估标准，对档案工作的规范性、准确性、及时性等进行评估。这一举措看似是对档案工作的监督检查，实则是实现对档案工作的前端控制、中期指导、期末验收，变“监督”为“督促”，变“检查”为“指导”。各高校OA系统、教务系统、学生系统的上线使用以及电子档案的逐步增多，使档案信息化建设所面临的问题也日趋严峻。随着新修订的《中华人民共和国档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》等文件的出台，《办法》在修订中应增设“信息化建设”专门章节，给予当前档案工作足够的领导支持、政策倾斜、资金保障，以符合当前档案管理工作的实际需求。

　　3.5  开发档案资源，挖掘档案资源的教育功能，发挥档案的育人作用

　　教育部发布的《高校思想政治工作质量提升工程实施纲要》，规划了“十大育人”体系的实施路径和方法，而高校馆藏资源作为见证学校发展的重要宝贵资源，对落实深化服务育人具有十分重要的意义。建议单独设立爱国主义教育基地，各高校依据建校时间的长短成立不同规模的爱国主义教育基地，并将其建设纳入学校档案工作的计划和考核中，以实现教育基地的落地；建议增加档案文化宣传内容，鼓励开发基于档案资源的课程与活动，借助新媒体开展档案宣传活动，通过文创产品进一步增强档案的吸引力，做好档案事业科普，提高师生对档案事业的认识。

　　综上，《办法》在实践中呈现出与时代发展需求不相适应等待解决的问题，建议将《办法》的修订提上日程，从而完善档案体制机制，创新管理模式，推进档案现代化建设，进一步加快高校档案工作的科学发展。

　　参考文献

　　[1]廖颖．对增设“学生类”档案的质疑[J].档案学通讯，2015(2)：89-93.

　　[2]张晓对《高等学校档案管理办法》的质疑[J]．档案学通讯，2009(2）：15-18.

　　[3]王静，荆秀琴。“学生类”档案作为“一级类目”管理存疑[J].档案管理，2015(2)：51-52.

　　[4]虞香群，郑慧．殷钟麒学校档案管理思想研究[J]．档案管理，2020（3）：18-21.

　　[5]王静，张宝爱，曹勤民．高校学生档案行业标准制定研究[J]山西档案，2021（6）：134-143，106.

　　[6]徐拥军．《档案法》修订草案的特点[N]．中国档案报，2019-11-21(003).

　　[7]王静，荆秀琴．高校档案工作育人之途径[J]．长治学院学报，2019（4)：100-102.

　　[8]王贞，刘立《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》解读[J].中国档案，2019（8)：34-35.

　　【基金项目】中国高等教育学会档案工作分会基金项目“高校学生档案规范管理研究”（项目编号：ZGD-YB-2020-05）。

　　【作者简介】王静（1988一）女，汉族，山西长治人，山西工商学院档案馆副馆长、副研究馆员，硕士，研究方向：档案管理研究；曹勤民（1964一）女，汉族，山西祁县人，山西大学档案馆研究馆员，硕士，研究方向：档案学、校史研究。