发布时间:2024-11-01 14:39:01被阅览数:73 次信息来源：《山西档案》
作者：杨辉 杨琴茹 龚纯海 沈永昌 才金山 孟劲松 王静宇
摘要：航天档案记录着航天事业成果，是重要的国家资产与知识财富。面对“数字中国”“航天强国”建设要求，航天档案工作数字化转型已成为大势所趋。当前，航天档案服务存在服务深度不足、利用方式较为单一、信息化手段存在差距等问题，在推进数字化转型过程中面临档案业务复杂、系统接口复杂、服务对象广泛、安全和质量要求严格等难点。在此分析基础上，从科研生产一体化视角构建转型思路，从组建团队、精细管理、档案管理平台建设、数字档案资源建设、制度规范建设等方面研究制定转型策略，力求覆盖产品研制全周期，涵盖经营管理全要素，为航天系统各单位档案工作数字化转型提供参考借鉴。
关键词：航天档案；数字化；服务；转型策略
在“数字中国”“航天强国”建设号召下，面对大数据时代信息技术的强势冲击和日益激烈的市场竞争，以及高密度航天任务并行压力大、技术难度高、专业发展难等情况，航天系统各单位正加速向数字化研制、网络化协同、智能化制造转型升级，产生了大量电子文件、数据包、三维模型、软件工具等资源[1]。在此背景下，传统的档案管理手段已无法满足新型数字资源的管理要求和用户的知识化利用需求。档案管理作为航天任务实施不可缺少的一环，必须与科研生产一体化转型相互支撑，共同发展，方能适配科研发展需求。此外，档案资源中蕴含着丰富的技术知识和研制经验，是航天事业长期发展积累的宝贵财富。利用数字化技术，深入挖掘档案价值，精准服务技术创新与管理决策，可以有效助力事业的转型升级与持续发展。
1 航天档案服务利用工作现状
目前，航天档案服务利用工作仍存在诸多问题，以某航天研究所为例，主要表现在以下几个方面。
1.1 内容开发程度不够深入
档案内容的开发主要依托档案编研、档案展览等形式体现，一方面受限于技术工具、手段的应用，另一方面受限于对档案内容（特别是专业性比较强的档案内容）的理解程度，这些开发的方式往往表现为通过人工查找、收集素材，并围绕一定的主题对素材内容进行初级整理、加工，而对于档案内容的深度挖掘、档案内容之间关联关系的清晰构建、档案内容的精细开发与利用都有待加强。
1.2 服务利用方式有待优化
在过去很长时期，档案服务利用的方式主要以档案实体借阅、查阅等为主；在数字转型的当下，通过开展档案信息化建设，越来越多单位开始实现电子档案在线检索、在线查阅等便捷的利用方式。但对于新时代的档案利用者而言，其更多的是希望提供个性化服务和知识获取的一站式服务。适应新时代发展要求，要不断优化档案服务利用模式，把档案资源从传统的被动服务方式逐步转变为智能化推送方式，拓宽从信息共享到信息价值共享发展的路径。
1.3 信息化条件建设还有差距
长期以来，档案管理工作还没有得到管理层的充分重视，在人力、物力和财力方面投入与主线任务相比差距甚远。航天系统各单位管理层一般将型号任务作为本单位主线，所有的工作都围绕主线开展，所有的条件都围绕主线建设，而档案管理则作为二线甚至三线工作，没有作为重点工作；单位内部的协同办公平台还不具备档案管理和利用的相应功能，信息化平台建设情况仍然落后。在档案管理层面，航天系统单位绝大多数仍然采用纸质载体归档；从事该项工作的管理人数较少，管理水平较低。
2 航天档案服务数字化转型难点
数字化转型是指将传统的实体资产、服务或业务通过数字技术手段进行转型，以适应数字化时代的新需求和新模式[2]。基于此，档案服务数字化转型主要指将传统档案资源通过数字技术手段进行转换，建设数字档案管理系统，对档案管理过程实施数字化流程再造，最终实现档案数字化服务。就航天行业而言，档案服务数字化转型面临以下难点。
2.1 档案业务繁多
航天事业历经60余年发展，积累了大量的航天产品研制科技档案及丰富的单位经营管理档案，涉及航天产品、民用产品、文书、财务、科研、质量、基本建设、设备仪器、特殊载体、出版物、纪检监察、审计、法律、医药卫生等。同时，档案工作贯穿于整个航天产品研制任务周期，包含现行文件（含图纸、模型等）形成、调发、预立卷、归档、借阅、编研、鉴定、存储、销毁等全过程管理，涉及的部门与业务环节众多，业务流程复杂，管理分散，对数字化转型提出更高的系统要求及多元化业务需求。
2.2 系统接口复杂
航天产品研制是一项复杂的系统工程，历经预先研究、立项论证、型号设计、生产制造、专项试验、总装测试、型号出厂、发射及在轨等阶段，包含大量的单机产品和软件。航天系统各单位需要综合利用PDM、CAD、CAPP、PROE、UG、ERP、OA、HR、财务管理等系统工具，协同开展研制任务，期间会产生大量的电子文件和电子数据，如何从各类业务系统中高效、可靠地采集数据需要复杂的技术支撑，做到既不影响业务系统的正常运行，又能保证数据安全、完整地传输，系统对接难度大。
2.3 服务对象广泛
航天产品研制工作从任务来源、任务实施到产品应用，涉及上级用户、合作厂商、单位自身等，以及领导决策层、综合管理层、科研人员、服务保障人员等不同类型用户。航天档案作为航天系统各单位各项活动的重要记录和保存载体，承担着在不同单位及用户之间传递信息、共享知识的重要使命，具有用户类型多、流转范围广的特点，这就要求在数字化转型过程中需要深入分析各类用户特点，横向上拓展服务范围，纵向上丰富服务内容。
2.4 安全要求严格
航天系统各单位活动与国家安全息息相关。航天档案涉及众多国家秘密，是重要的涉密载体，一旦被泄露，会造成重大损失，严重的甚至可能危及国家安全和利益。数字化转型在给档案工作带来巨大变革的同时，也对航天档案的安全保密工作提出了极大挑战，如系统操作失误、设备及网络故障、计算机病毒、网络黑客攻击等因素对航天档案安全造成的威胁，在大数据环境下被相应放大，因此，确保在大数据、多类型、多接口、高共享状态下的数据安全保密，是开展航天档案工作数字化转型的重要前提[3]。
2.5 质量要求严格
质量管理是单位运行的基础保障，尤其是对于航天系统各单位来说，航天产品研制是当今世界最具风险和挑战的高科技领域之一，具有技术含量高、质量与可靠性要求高、风险高等特点，严格的质量管理是航天系统各单位优质、高效完成任务的重要保障。档案管理部门作为航天系统各单位运行的基础性服务保障部门，也必须同样高标准、严要求，将“严慎细实”的工作作风贯穿到数字化转型的每个环节，做到过程控制精细化、功能设计精准化、测试数据精确化、项目实施高效化。
3 航天档案服务数字化转型思路
航天档案服务数字化转型是与航天产品研制任务、单位综合管理模式、业务信息系统等高度融合的复杂项目，需要立足单位全局，借助先进技术手段，从科研生产一体化视角制定转型策略，覆盖产品研制全周期，涵盖经营管理全要素，推动航天档案工作从以实体管理、馆藏管理为主向全流程数字化管理、知识化利用转变。图1为航天档案工作数字化转型思路。
图1 航天档案工作数字化转型思路
管理转型：建立体系化管理制度与标准规范，支撑业务转型、服务转型，以及转型实施过程。
业务转型与服务转型：重构业务体系，建设一体化档案管理平台，与业务系统互通互联，实现档案资源的数字化、集成化、协同化管理，为用户提供知识化产品与服务。
资源转型：建设结构化数字档案资源库，体现档案之间复杂的关联关系，真实、完整地保存航天档案全貌，为服务转型提供资源支持。
4 航天档案服务数字化转型策略资源转型·资源电子化资源数字化
4.1 建设全面化项目管理团队
成立档案工作数字化转型专项团队，分为领导小组与实施小组。其中，领导小组主要由单位领导层、上级档案管理部门领导、航天产品总师等多方人员组成，负责把握转型方向，审核转型方案，决策人、财、物等重大问题。
根据业务需要，下设档案、信息化、业务、保密4个专项小组，采用矩阵管理模式，对转型实施全方位管理。档案小组由档案主管部门负责人、档案部门负责人、档案管理专家等组成，是数字化转型的业务责任机构；信息化小组由信息化主管部门领导、信息化专家等组成，是数字化转型的技术责任机构；业务小组由业务部门负责人、业务主管等组成，负责参与转型方案制订、平台测试与应用、改进建议提出等；保密小组由保密主管领导、专职保密人员等组成，是数字化转型的保密监管机构。
4.2 实行精细化项目管理机制
4.2.1 计划管理根
据项目实施进度及工作节点要求制订实施计划，主要包括档案管理平台的需求设计、合同签订、定制开发、测试部署、保密测评、试运行、正式上线，制度规范体系的框架构建、体系表编制、标准编制，数字档案资源的收集、传统载体档案数字化、专题数据库建设等计划。同时，明确各参与单位的责任，制订科学合理的总体流程、单项计划、整体计划、年度计划、周计划等，根据需要建立日报、周报、月报机制，实行事前审核、事中监督、事后总结与考核、计划调整等全过程管理，确保数字化转型工作高效率、高质量实施。
4.2.2 质量管理
秉持航天精细化质量管理理念，从数字化转型项目的实施源头抓起，明确平台实施过程中的关键质量控制节点，如实施方案、详细设计报告、测试大纲、测试报告、试运行报告、研制总结报告等，实施全过程精细化质量控制。针对项目实施各环节开展风险识别，采取技术评审、专家函审等形式对关键节点进行质量把关。通过培训、交流等手段，使团队成员牢固树立“一次成功”的质量意识，力求第一次就把项目实施工作做对、做好。
4.2.3 安全管理
安全保密是贯穿航天档案工作数字化转型项目实施全过程的重要工作，必须予以高度重视。在项目立项、规划阶段，需要遵照航天系统各单位保密相关要求制订安全保密工作方案，建立安全保密管理制度规范；在项目实施阶段，选用符合保密资质的系统开发商，运用技术手段和管理手段，定期开展安全保密检查，严格项目组人员动态管理；在项目验收阶段，实行安全保密评价验收，开展保密测评，确保转型后档案管理安全可靠。
4.3 建设一体化档案管理平台
档案管理平台是航天档案工作数字化转型的核心工具，需要同时满足电子资源从产生、流转、归档、利用到长期保存、鉴定、销毁等全周期管控要求，以及航天产品研制全流程对各类电子资源的利用需求。从功能设计角度可将系统划分为电子文件管理、电子档案管理、数字资源利用三个系统。其中，电子文件管理系统根据电子资源标准化管理要求，通过与业务系统建立数据接口，自动采集航天产品研发、设计、制造、总装、测试、大型试验、发射、在轨等全流程形成的具有参考利用价值的电子资源及其元数据，并且具有将其他类型电子资源进行在线移交、电子审批等功能；电子档案管理系统根据档案业务运行模式，设立相应的子模块，通过建立符合航天产品研制任务工作流程和特点的电子资源体系“树”，提供在线归档、自动组卷、智能排序、长期保存、档案鉴定、电子销毁等功能；数字资源利用系统提供全部电子资源的在线检索、借阅、在线咨询、推送、数据分析、在线编研等服务。
档案管理平台实施工作主要包括：实施方案制订、基础数据准备、系统部署、系统测试、系统保密测评、系统配置、系统预验收、历史数据迁移、系统试运行、系统正式验收等环节，具体实施过程如图2所示。
图2 档案管理平台实施工作流程
（1）实施方案应当明确建设依据、建设目标、技术途径、功能设计、系统测试、保密测评、实施计划与进度安排、组织保障、风险管理、质量管理、交付物、售后服务等内容。（2）基础数据准备包括界面设置、数据库结构设置、档案分类设置、代码设置、赋权方案确定、用户设置、流程设置等内容。（3）系统部署包括应用服务器、工具服务器、数据库服务器等硬件的部署原则与部署内容，以及数字库、相关软件的安装等内容。（4）系统测试主要是依据系统技术要求、建设方案、实施方案等，开展功能测试、性能测试等工作，并形成测试用例、测试过程、测试结果等记录文件。（5）系统保密测评是根据国家涉密信息系统测评要求，开展涉密应用系统保密测评，审查通过后方可投入使用。（6）系统配置包括应用服务、存储服务、对接服务、消息端口服务等的基础配置，以及各类自定义项的配置。（7）依据系统技术要求、建设方案、实施方案等，组织专家对系统进行预验收。（8）遵循利用率优先原则，分阶段开展历史文件、档案数据迁移工作。（9）开展系统试运行工作，针对各类用户开展培训，收集、解决试运行阶段的管理和技术问题，若有问题，需要在问题解决后开展回归测试。（10）组织专家对系统进行正式验收，并对管理模式和系统技术状态进行固化。通过正式验收后，系统进入运行状态。
4.4 建设结构化数字档案资源
4.4.1 传统载体档案数字化
持续开展历史档案、外来文件、特殊资料等的数字化转换，对提高档案资源可利用性、长期安全保存意义重大。长期以来，档案形成生态从“模拟态”到“数字态”，档案载体形式从单一载体到大数据。传统档案经过数字化处理原则上是对数据的粗加工。数字化成果只有图片的，需要利用OCR识别、全文检索等技术手段，推动档案数据化管理。随着当今时代信息手段和功能的不断拓展，传统纸质载体通过数字化扫描，不仅可以将模拟载体资源转化为数字载体资源，还可以经过OCR识别等一系列技术处理，使档案资源转变为计算机能够自动识别、加工分析的有效数据。通过成立数字化工作小组，制订整体规划，明确目录数据著录、扫描、图像处理等工作要求及进度安排；建立质量控制和监督检查机制，做好数字化过程中的安全保密管理。对档案文本开展内容识别、分类、标引工作，实施档案内容的提取，从“数字化”向“数据化”升级转变，为档案大数据统计、分析工作提供资源支持。在此基础上，利用全文检索技术，确保数字文本任意内容实现快速检索，同时通过计算机算法对大数据进行挖掘和智能分析，利用过程实现质的飞跃。例如，某互联网社交平台对大量信息资源进行数据化，不仅能满足用户检索使用的基本需求，还能根据用户偏好、使用情况及时进行知识挖掘和数据分析，不断智能推送个性化数据。亚马逊图书馆也可以根据用户的查询记录和使用笔记进行知识发现和整理，为用户智能推送个性化图书信息[4]。
4.4.2 电子文件与数据归档建设
基于电子档案管理系统，与航天产品研制相关的PDM、CAD、CAPP、PROE、UG、ERP、OA、HR、财务管理系统等建立数据接口，全面采集科技、研发、文书、经营、财务、质量、设备仪器、科研、技术改造等信息，形成集目录数据、全文数据、模型数据等于一体的电子资源库。
4.4.3 专题数据库建设
围绕科研生产、市场竞争、经营管理、单位文化等重大事件、关键节点，广泛收集资料，重组档案资源，挖掘档案知识，基于一体化档案管理平台为领导决策、任务竞争、党政管理等提供信息支撑，促进成果共享、知识交流。
4.4.4 档案编研工作模式优化优化
工作模式主要目的是实现数字载体资源多维度利用。档案编研是数字载体资源开发利用的重要方式，传统的档案编研成品一般为咨询报告、文本出版物。数字载体资源的积累使档案编研工作更高效，通过建立在线协同整理编研模式，在线查找、筛选、加工信息，开发出电子整理编研产品，向广大用户在线开放、提供利用。同时，充分引入融媒体技术，将声音、动画、图片与文字有机融合，使整理编研成果内容更立体、生动、可读，提升档案资源的利用效果。
4.5 强化档案利用深度
在建设结构化数字档案资源的基础上，进一步着眼于智慧利用，是档案数字化转型的关键目标。航天系统各单位的组织架构、工作模式、组织文化方面不尽相同，按照钱学森提出的系统科学理论，至少要在子系统、分系统、系统3个维度进一步加强档案管理的协同，打破管理壁垒，形成有机、高效的档案利用模式。
4.5.1 优化档案利用的工作模式
管理模式方面，在子系统、分系统、系统层面，整合现有的档案管理力量和各类资源，建立统一的管理和技术人才队伍，实现管理技术标准化。
硬件建设方面，建设统一的档案数据存储、处理、交换和共享中心，从3个维度链接航天系统各单位的档案数据，有助于数据的进一步整合和处理。
软件基本功能方面，建设档案利用的智慧服务软件平台，将链接到的各类档案数据分层次整合，按照智慧服务核心理念，吸取近年来人工智能领域大数据、云计算、物联网的先进技术成果，通过计算机算法对数字档案资源进行知识挖掘、加工整理、分析整合，改变大部分资源分散和无序的状态，将资源以数据库的形式呈现、分类分组智慧推送，实现档案数据的关联聚类、记忆分析、主动推送和反馈修正，进而实现档案的智慧服务。例如，以某单位生产和经营管理的某专项需求（如某产品历次设计方案、科研项目立项等）为索引关键，按照主题将相关联的信息资源进行收集、分析、处理，使种类丰富、数量巨大的档案信息通过计算生成一个系统的有机体，充分满足用户对某一专题信息资源的需求，有效提高用户获取所需资源的效率和质量[5]。
4.5.2 拓展档案利用的智慧效果
（1）开展知识挖掘与服务，深度挖掘数字载体资源的内在价值，推动档案信息资源共享，使科研工作者获得思路上的启发。通过机器学习、自然语言处理等关键技术，将海量、分散的显性知识加以采集和组织，挖掘提炼隐性知识，建立面向各领域、专业的系统性强、参考价值高的技术、产品、经验教训等专题档案知识库，形成具有针对性参考意义和研究价值的知识密集型数字产品，满足科研人员及时、准确获取知识的迫切需求，促进重大技术方案解决和科研创新。
（2）开展档案数据分析，提供定制服务。结合科研生产、经营管理等业务对数据分析工作的需求，围绕某个主题，利用神经网络、关联规则、聚类分析等技术，对档案数据内容进行整合、统计、比对、分析，总结出某项业务的内在规律和发展趋势，面向需求用户群体提供精准的定向服务，为领导决策层提供信息参考、为技术研发人员提供信息支撑。同时，利用用户检索、查找档案的习惯和行为数据，预测用户的新需求，通过信息、知识推送服务，激发用户的潜在需求，扩大档案的利用层次，提升档案的价值，实现档案由数字化到数据化再到知识化的利用新模式。
4.6 建设体系化管理制度规范
制度规范是支撑和控制航天档案工作数字化转型科学规划、顺利实施的“神经”中枢。从内容上看，标准规范建设需要参照执行与档案工作数字化转型密切相关的国际标准、国家标准、行业标准、单位内部标准等，同时需要结合本单位工作实际进行完善，以增强标准体系的适用性和可操作性，并确保新增标准与已有标准的衔接性和协调性。从结构上看，航天档案工作数字化转型项目因涉及档案管理平台建设、基础设施建设、安全保密建设、项目管理等方面，需要服务于航天产品研制、试验和生产全过程，最终从管理、技术和业务三个维度构建制度规范体系框架，其中，管理制度规范是开展档案工作数字化转型的基础保障，技术标准规范是提升电子资源智能化管理水平的重要支撑，业务制度规范是确保电子资源完整、准确、系统、规范的操作性依据。航天档案工作数字化转型制度规范体系框架如表1所示。
表1 航天档案工作数字化转型制度规范体系框架
5 结语
精准服务科研生产是航天档案工作数字化转型的主要目的，是航天档案核心价值的重要体现。本文从企业全局和用户服务角度出发探索航天档案服务数字化转型策略，核心是通过将档案工作融入科研生产体系，将当前分散在设计人员手中的型号关键节点产生的过程性资料纳入电子档案管理系统管控范围，提供在线利用、在线移交、协同审查等服务，牵引科研生产模式变革，为航天企业质量管理、技术创新等提供有力保障。通过对各类航天档案资源进行集中式、规范化管理，在确保符合保密要求和档案安全的前提下，提供快速、精准、优质的电子化信息利用服务，使用户能够“足不出户，一键获取”所需信息，在众多参研单位之间实现档案数据共享与知识交流，助力航天产品研制的数字化转型。通过开展约定条件的数据分析，实现从领域、型号、分系统、单机等维度对电子档案资源进行综合复杂检索，形成基于不同维度的数据分析结果与预判，能够为科研生产、市场竞争提供客观、准确、科学的数据参考。
参考文献
[1]浙江省档案局．浙江：学习党的二十大精神奋力书写档案事业现代化先行高分答卷[J]．中国档案，2022（10)：14.
[2]杨春蕾，张照余．澳大利亚档案工作数字化转型政策研究[J]．山西档案，2023(2）：75-81.
[3]王昱：基于数据资产管理的企业档案数字化转型[J]山西档案，2022（4)：119-126.
[4]梁绍红，夏振华。浙江档案工作数字化转型的探索与实践[J].浙江档案，2022（8）：45-48.
[5]李珏，国有单位档案管理数字化转型策略研究[J]．陕西档案，2021（6)：44-45.
【作者简介】杨辉（1985一），男，汉族，山西朔州人，中国航天员科研训练中心高级工程师，硕士，研究方向：文书档案管理、档案信息化；杨琴茹（1987一），女，汉族，山西临汾人，北京空间飞行器总体设计部副研究馆员，硕士，研究方向：航天科技档案管理、档案信息化等；龚纯海（1977一），男，汉族，辽宁营口人，中国航天员科研训练中心高级工程师，学士，研究方向：档案信息化、质量管理等；沈永昌（1980一），男，汉族，山东聊城人，中国航天员科研训练中心讲师，硕士，研究方向：档案信息化、专用档案管理等；才金山（1997一），男，汉族，辽宁凌海人，中国航天员科研训练中心助理工程师，学士，研究方向：文书档案管理等；孟劲松（1972一），女，汉族，山东鱼台人，中国航天员科研训练中心副研究员，硕士，研究方向：航天档案管理、档案数据分析等；王静宇（1985一），女，汉族，辽宁鞍山人，中国航天员科研训练中心助理研究员，硕士，研究方向：专用档案管理等。
