基于矩阵型多项目管理的工程监理文档管理实践

　　文/张克晖

　　中核工程咨询有限公司（以下简称“中核咨询”）自2019年起开展了基于矩阵型多项目管理的工程监理文档管理实践，通过优化管理组织、建立资源协同共享管理模式和搭建文档一体化管理系统（以下简称“IDRS”）三大主要途径，实现了多机构的信息资源共享和文档管理水平的有效提升，取得了显著的管理成效。

　　实践背景

　　1.推动档案工作高质量发展

　　档案作为重要信息资源和独特的历史文化遗产，其价值日益凸显。新时代档案工作迫切需要创新理念、方法，加快推进数字化转型和智能化升级。中核咨询作为中核集团工程项目咨询平台，承担着集团核电项目建设的工程监理工作，担任着监管的重要责任，积累了很多经验和丰富的信息资源。这就更加要求监理单位人员不断提升档案工作能力，科学管理和高效利用档案信息资源，切实推动档案管理工作高质量发展。

　　2.提高企业数字资源管理水平

　　新修订档案法的实施，对档案信息化建设提出了更高的要求。如何实现文档的元数据维护、文档信息安全、海量文档检索利用，如何实现文档生成一体化、管理一体化、利用一体化，更是现阶段电子文档管理工作面临的一项重要课题。

　　存在问题

　　1.内部未完全统一管理

　　中核咨询内设项目机构的管理相对独立。在文档管理标准、信息化建设等方面，各监理项目机构并不完全统一，这对管理效率造成一定的影响。

　　2.受控文件管理量大

　　对工程监理文件需及时准确地做好受控分发和版本控制。但因文件数量多、关联性强，人工管理电子文件工作量大且繁杂，会影响工作效率，出现数据准确性不足的现象。此外，监理交工档案具有同时向业主和公司移交归档的特点，增加了二次补录数据工作，导致监理档案在内部移交时出现一定程度的归档积压问题。

　　3.信息资源共享受限

　　因受到内部机构管理独立影响，出现“信息壁垒”现象。例如各工程监理项目的电子文件线上管理基本使用总承包单位或者建设单位的项目管理系统，监理方仅可以查阅涉及监理业务的文件。不同工程项目系统独立运行，相互之间无法实现数据共享，使得中核咨询各工程项目之间经验借鉴受限。

　　4.系统不适应文档一体化管理

　　目前有些企业使用的档案管理系统是以档案全生命周期为主线，弱化了文件前端控制管理。此外，对于监理业务，系统管理有明确的内外部需求，内部不仅要实现公司内各业务系统数据集成，外部也需要与建设单位、施工单位等业务系统数据衔接。因此，有的档案管理系统已不适应文档一体化管理。

　　管理实践

　　1.确定实践方案

　　中核咨询基于矩阵型多项目管理的工程监理文档管理是以“区域独立，总体统筹”为原则，按照“内部统一，外部特性”的需求开展。通过优化管理组织、建立资源协同共享管理模式和搭建文档一体化管理系统平台，突破传统低效的管理模式，打破资源利用壁垒，逐步形成“即存即用”的文档信息资源管理模式，满足中核咨询在内部管理和工程监理活动中对文档完整性、准确性、规范性的要求。

　　2.建设矩阵型多项目的文档管理组织

　　中核咨询由于组织架构层级多，要实现内部文档管理标准化和数据共享，就需要在多个项目、多个区域机构创新档案管理模式。因此，中核咨询对于工程监理文档实行集中管理与项目独立管理相结合的管理模式，实现了矩阵型多项目的文档管理。

　　在矩阵型多项目的文档管理组织中，纵向管理是公司本部统一领导管理，各分公司及其项目机构在统一领导下分级独立管理。横向管理是各分公司及其项目机构档案管理是独立且并行实施的。

　　3.建立资源协同共享管理模式

　　中核咨询成立档案管理委员会，在办公室下设监理档案工作联络组。联络组作为档案工作开展的办事机构，目的是提高专业领域的档案管理水平。

中核咨询监理档案专业联络组交流会

　　中核咨询将档案归档程序前置化，摆脱了只有档案管理人员才能做档案整理工作的固有思想。业务人员收集归档文件完毕后，可在档案管理人员的指导下按照整理规范提前做好归档文件的组卷、整理、编目等工作，完成基本整理后再向档案部门移交，档案部门经过审核、二次整理无误后再入库。因文件形成部门对归档文件内容更了解，整理档案也会更符合逻辑规律。所以，归档工作程序前置不仅能保证档案的内容完整性，也有利于增强员工对档案的利用效果。

田湾核电站现场

　　4.搭建文档一体化管理系统

　　依托信息技术，中核咨询建立了文档一体化管理系统。系统的设计思路是基于矩阵型多项目管理，遵循“统一领导、分级管理、以点带面、资源共享”的原则，从实际需求出发，构建一个适用于公司内设各机构的文档一体化全过程管理系统平台。该系统不仅能对档案工作进行前端控制，还能在文件形成和管理阶段进行有效的监督，最终实现信息共享的目的。系统的建立为实现档案工作目标提供了有力保障，也为企业知识管理工作奠定了数据基础。

　　该系统采用B/S体系结构，能满足多项目文档管理需求。IDRS支持多项目的文件管理、文件控制，包括在线预览、查询、统计等基本功能，可实现多项目模式下档案的流程化管理，为管理大量的工程监理项目文档提供了极大便利。系统的核心功能包括全库检索模块、文件管理模块和档案管理模块。

　　全库检索模块可以通过筛选条件检索出不同类型的档案信息，即将符合搜索条件的条目信息一次性全部检索出来。

　　文件管理模块包含文件共享管理与文件控制管理两个子模块。文件共享管理以中核咨询内部各机构为依托，可建立适用于本单位的文件类型体系，便于内部员工按照工作需求与使用习惯进行内部文件管理和数据共享，有效避免了“文档多处存、文档到处找”的现象。文件控制管理包括文件版本的控制、存储、检索等功能，相关电子文件均存储在本单位的共享文件夹中，实现数据共享。

　　档案管理模块体现了“以件为主、简化立卷”的原则，以数据管理平台为基础，将各渠道所接收的档案进行统一存储和集中规范管理。此模块使员工都可参与档案整理工作，增强了员工的档案意识。

　　实践效果

　　矩阵型多项目工程监理文档管理实践，不仅顺应了企业数字化转型大趋势，也有效提升了中核咨询的文档管理水平。通过三大途径，取得了良好的管理成效，在一定程度上达到了提高劳动生产率、降本增效的目的。在内部管理方面，管理职责逐步清晰，实现了内部统一；在工程监理文档管理方面，不仅提高了工作效率，更积极推动了中核咨询的档案管理数字化发展进程，切实提升了监理的服务质量，得到了业主的极大认可；在信息资源共享方面，依托IDRS实现了多机构的信息共享，有效提升了档案资源的利用效率。

　　作者单位：中核工程咨询有限公司

　　责任编辑：巩慧