档案管理关键点管控模式助力企业发展

　　文/宋小晓

　　上海勘测设计研究院有限公司（以下简称“上海院”）在加强档案管理工作中，通过利用档案管理“收、管、用”关键点管控创新模式，保证科技档案“四性”要求，即真实性、完整性、可用性、安全性。通过档案管理创新，在提高档案管理效率等方面发挥了重要作用。

　　2020年，上海院档案中心形成的创新案例《创新设计档案“收、管、用”关键点管控，助力公司业务实现跨越式发展》被国家档案局评为经济科技档案工作创新有一定推广价值案例。2021年，上海院档案中心形成的档案利用案例《融合知识管理模式，助力优化设计企业档案信息资源开发利用》被国家档案局评为经济科技档案资源开发利用一类案例。上海院创新性档案管理模式在行业范围内形成了档案资源利用与开发的示范效应。

　　建设背景

　　1.设计企业发展的内在要求

　　上海院所做工程多是关系到民生的基础设施建设项目，项目难度大，时间跨度长，项目周期紧，设计人员需参考的历史项目档案众多，且设计人员在设计过程中对查考利用相关项目档案要求较高。且由于在工程运行过程中，经常要进行除险加固、改建扩建等，而且国家执行工程质量终身责任制，因此上海院非常重视工程档案的真实性、有效性、完整性、可用性。

　　2.档案管理创新的必然选择

　　上海院经过六十多年的实践，从加强档案管理工作的顶层设计、优化档案管理流程、创新档案管理利用方式出发，形成档案管理关键点管控创新模式并不断进行完善升级；并通过档案管理系统和知识管理系统的集成，实现上海院内部知识的集中展现，使档案信息资源从以馆藏为中心的“供给”导向服务模式转变为以用户为中心的“需求”导向服务模式。

　　主要做法

　　1.前端控制

　　上海院明确各部门及各级人员职责，将管理流程固化到各系统之中。设计人员通过设计系统进行设计、校核、审查后，产生电子文件，发出电子盖章申请传至档案部门。对不合格的设计文件，档案人员不予盖章，从盖章环节对设计文件的有效性进行了把关，从源头上保证了设计文件电子版本的真实性、有效性。设计部门、印制部门、质量管理部门和档案管理部门在设计文件出版过程中拥有统一的工作平台支持，进行了合理化分工与协作，最终实现了设计文件有效出版，提高了工作效率。

　　档案管理系统作为企业管理流程中的一个重要组成部分，需要通过不同的数据接口与重点业务系统进行数据交互。档案部门理清各业务系统电子文件归档清单，参与业务系统文件归档范围、组卷方式、归档周期以及部分元数据项的梳理，提升自动化程度，解决成果归档不及时、数据不完整的问题。系统对接还能基本实现各类型档案（含三维模型）的在线浏览，提升工作效率，实现各类文件及时归档，提高图纸、文件的利用价值。

　　2.归档考核

　　档案人员要求各部门（单位）的档案在公司内盖章时同步归档。归档是档案管理工作的关键环节，若没有及时归档，原始档案就很有可能遗失，而且遗失的档案补起来相当困难。相比而言，科技档案对归档的及时性要求更为突出，这是因为工程建设时间长、各专业设计人员常有变化，若因不及时归档而造成档案遗失，将影响档案工作的有序开展。上海院于2015年制定了档案归档考核制度，该办法自同年开始实施。档案管理部门认真执行，每月对各部门（单位）、项目组设计文件的归档情况进行全面统计，逐条核对项目管理系统中盖章申请单内的记录与档案管理系统中已归档的实物，并对未归档的实物档案进行催归，并在上海院局域网发布归档情况季报，严格执行归档考核管理办法；依据统计分析结果，对未按规定时间要求完成实物归档的归档责任人扣除专项保证金。

　　通过归档考核制度的严格执行，上海院设计档案的及时归档率、归档完整率明显提高，及时归档率由制度实施前的月均75%左右，提高至月均95%以上，且在实施半年后，基本维持在及时归档率月均97%及以上，催归后达到100%归档，取得了很好的效果。上海院通过设计档案归档率统计和考核工作，有效地从源头上杜绝了设计档案的归档不完整或不及时的问题。上海院归档考核办法的实施，改变了过去“归档部门归档什么、档案部门就收什么”的被动局面。档案部门也摒弃了传统的被动模式，对未及时归档的部门、项目组可以进行主动催归，对各部门归档情况进行考核，从而形成双向制约机制，确保归档资料完整归档。

　　3.知识管理模式

　　2014年开始上海院确立了大力推进知识管理的工作策略，将档案管理系统与知识管理系统对接。设计系统中电子文件成果可批量导入到档案管理系统中，档案管理系统内经筛选的电子文件以及数字化成果亦可以批量导入知识管理系统，实现知识的分享与利用。通过档案管理系统与知识管理系统的对接，上海院将初级的档案资源进行筛选、总结、提炼，进而升华为高级的知识资产。知识管理模式在提高设计人员业务水平、协助各部门（单位）顺利完成设计任务的过程中发挥了积极作用。利用知识管理的方式，档案管理部门可以使档案资源从以馆藏为中心的“供给”导向服务模式转变为以用户为中心的“需求”导向服务模式。

　　上海院通过知识管理系统，根据用户需求分类以及语义网络和知识图谱等技术实现档案信息资源精细化的数据挖掘。上海院档案人员主动挖掘档案信息资源的价值，将档案数据转化为进一步能与用户查询意图匹配的知识资产：一是要求档案人员不仅要做好档案工作，还应主动结合企业主流业务工作，探索分析企业的发展需求与方向，思考如何将档案管理与业务工作紧密结合。档案人员以用户需求为导向，对档案信息资源的利用范围、利用频率、用户类型等内容进行深入分析，在此基础上提供个性化服务。二是上海院拟通过知识管理系统，结合人工智能技术，将档案信息资源进行分析、筛选、分类、整合。把相关类别档案以及档案的相关章节、字段、字符，智能化集中、有序、系统地集合在相关档案知识专题数据库中，进而利用大数据分析等技术，提供有序、关联的档案知识。

　　上海院目前逐步将大数据技术、AI技术等应用与制度创新、业务创新相结合，将先进的技术深度融入设计院科技档案管理中。同时通过档案工作与业务工作的深度融合，结合各类智能技术，逐步构建档案信息资源专题库；形成流程指引地图、档案数字化决策分析统计数据等，以提升档案信息资源管理效率，增强档案信息资源可用性，挖掘档案信息资源利用深度。

　　取得成效

　　1.管理成效

　　上海院将档案信息资源转化为知识资产，可有效提高档案资源利用率，带动上海院其他类型信息资源融入知识管理平台，助力公司将知识管理平台建设为更全面的知识库，使员工实现对各类知识的浏览获取。

　　上海院利用档案管理创新模式，为相关内外部审查、质量检查、员工职称评定等工作提供了真实、有效、完整的资料，夯实了档案基础工作，降低了档案管理成本，提高了管理效率。

　　2.经济效益

　　上海院项目档案的真实、有效、完整，保证了设计人员可快速、准确地利用完整的设计成果及正确的版本，减少了在众多版本中筛选、辨识有效版本的时间，避免了失效版本的误用，提升了上海院经营管理水平。目前上海院设计项目投标均需借用相关合同、资质、设计文件等档案资料。完整准确的档案为重要项目提供参考。以2021年为例，档案信息资源（合同、资质、设计文件等）助力上海院300多个项目中标。上海院通过创新档案管理模式，使设计档案走进项目前线，特别是在助力项目的中标、推动项目实施、促进项目的顺利结算过程中起到了重要的作用。档案管理关键点管控模式还减少了档案管理人员反复催归、手工整理、人工提供查询借阅等一系列的工作量，降低了档案管理成本，协助项目设计优化，提升了设计档案质量。

　　作者单位：上海勘测设计研究院有限公司

　　责任编辑：巩慧