企业档案工作信息化转型的破题之法——中国银河证券档案信息化建设探索与实践

　　文/王珮珏

　　中国银河证券股份有限公司（以下简称“中国银河证券”）坚持档案工作的新发展理念，全面遵从《企业数字档案馆（室）建设指南》，形成档案工作新发展格局。中国银河证券秉持经济、安全、高效的企业档案工作原则，全面扎实推进集中式数字化档案管理体系建设，档案信息化建设取得重大进展。本企业的创新做法可以概括为“五个建立”，即建立标准化的档案工作体系，建立特殊著录项制度，建立全员“随手归”的线上归档模式，建立电子文件“办结即归档”的在线归档模式，建立“随手查”线上查询利用模式。提高档案管理水平成为中国银河证券集团公司总部档案人的不懈追求。

　　建立标准化的档案工作体系

　　一是确立全宗体系。集团公司总部、各分支机构及各子公司共500余家单位分别作为独立立档单位纳入统一全宗编号体系进行管理。

　　二是建立分类体系。采用门类下设类目的方式架构分类体系，类目按问题进行编设。中国银河证券档案设文书、科技、照片、录音、录像、实物、会计、业务8个门类，其中文书、科技、照片、录音、录像、实物6个门类为管理类档案门类，各项业务运作过程中产生的照片、录音、录像、实物纳入业务档案门类管理，会计档案的归档范围遵照国家标准规定。通过此架构能够实现对公司全部档案资源的管理。档案分类体系已按分类树的模式固化到“中国银河证券数字档案管理系统”中。

　　三是编制基于分类体系的归档范围和保管期限表。中国银河证券结合本单位实际，将过去以文件存在形式作为归档判断标准转变为以文件内容作为归档判断标准，从而极大地丰富了公司档案资源。集团公司总部共编制3张归档范围和保管期限表，分别是管理类文件材料归档范围和保管期限表、业务类文件材料归档范围和保管期限表、会计档案归档范围和保管期限表，同时明确了每类材料的归档责任部门。

　　四是形成各门类档案著录规则。针对每个门类进行档案著录项的构建工作，并形成著录模板，固化到“中国银河证券数字档案管理系统”中，使得每个门类下的档案资源能够通过特有著录项进行方便的查询，或者通过相同的著录项进行跨门类检索，提高检索的准确性和时效性。

　　五是建设一体化档案管理平台。全系统各单位八大门类档案信息资源全部纳入“中国银河证券数字档案管理系统”进行管理，消除信息孤岛，为综合开发利用创造有利条件。

　　建立特殊著录项制度

　　针对文档类档案资源，如文书类、业务类、科技类，设计了“文件种类”著录项，标注选项有收文、发文、签报、介绍信、会议纪要等。通过此著录项，进一步丰富了档案分类维度，提高了检索的准确性和灵活性。

　　利用特定著录项，化卷为件，实现系统虚拟立卷。纳入“中国银河证券数字档案管理系统”管理的档案信息资源全部实现按件管理。文书、照片、录音、录像等门类通过设计“专题”著录项实现对相同主题档案内容的虚拟立卷。业务档案门类中按客户管理的档案资料，通过唯一标识的“客户号”，配合“客户名称”著录项进行虚拟立卷。业务档案中按项目管理的档案资料和科技档案，通过赋予唯一编码的“项目号”，配合“项目名称”著录项进行虚拟立卷。实体会计档案按卷管理，“中国银河证券数字档案管理系统”管理的会计档案数字信息实现件级管理，即一个凭证号为一件，并以按年统编的“卷号”记录卷信息。

　　建立全员“随手归”的线上归档模式

　　“中国银河证券数字档案管理系统”能够实现全体工作人员在线提交归档材料条目信息的功能。

　　以公司总部部门发起归档为例。部门一般业务人员（即归档材料的形成者）进行归档信息条目著录，根据文件材料归档范围和保管期限表、档案分类规则、著录规则进行系统著录，著录完成后提交部门兼职档案人员“整理归档”，同时将实体档案移交兼职档案人员。兼职档案人员对归档信息进行校核后提交部门负责人审核，部门负责人审核通过后返回兼职档案人员。兼职档案人员提交公司档案人员进行审核归档，若初审通过，系统自动转换“部门兼职档案员”的该条目状态为“待移交实体材料”，兼职档案人员提交实体材料后，公司档案人员在系统上做接收处理。一般业务人员也可直接将实体材料移交兼职档案人员进行著录。系统支持继承著录、批量提交、批量审批等高效处理功能。

　　建立电子文件“办结即归档”的在线归档模式

　　“中国银河证券数字档案管理系统”可实现信息系统产生的电子文件在线归档。文件生成系统与档案管理系统对接可采用两种方式，一种是WebService方式，另一种是中间库方式。以OA系统电子文件归档为例（采用中间库方式），归档流程文件办结后，OA系统对其做归档标识并于当日夜间推送至中间库，档案管理系统于每日夜间启动定时任务进行接收，按照元数据接口规则在档案管理系统建立条目并依据所包括的电子文件类型排序规则进行组件。档案管理系统将对“拟稿人”（即一般业务人员）产生一个归档待办指令，对于符合归档范围的进行条目信息核定后履行归档流程，对于不需归档的归入部门资料库。档案管理系统支持OA系统单点登录及由OA系统提供待办提示。“是否归档”“保管期限”“开放情况”等档案鉴定三要素已前置于OA系统电子文件拟稿流程。

　　建立“随手查”线上查询利用模式

　　“中国银河证券数字档案管理系统”能够提供本企业网全体域用户在线查询档案资源，对于开放的内容直接在线浏览，对于限制的内容进行线上审批。系统根据“开放情况”和特殊授权向全员提供档案信息在线查阅。系统既可进行综合检索，也可进行分类检索。综合检索提供跨门类检索，能够进行目录级检索和电子文件全文的索引库检索。分类检索提供某一门类内的目录检索，可以对该门类下具体分类进行快速且有针对性的检索，以及该分类下的全目录浏览。“中国银河证券数字档案管理系统”满足了多样的档案资源利用需求。

　　通过以上创新实践，开辟了中国银河证券档案信息化建设新的局面。正是由于有了这样一个良好的工作基础，中国银河证券参加了2021年国家档案局等四部委联合组织的增值税电子发票电子化报销、入账、归档第三批试点，并顺利通过验收评审。在2023年主管单位开展的档案工作检查中获得了优秀评级。主要经验包括：

　　一是必须以先进理念引领发展——突出顶层设计。在开展建设之初和建设过程中，中国银河证券以档案法律法规和政策规范为依据，从企业实际出发，对各类档案进行集中式数字化管理，建设中国银河证券数字档案室。集团公司坚持把档案信息化工作纳入信息化建设总体规划，坚持技术与管理并重、与公司业务发展协调和同步的原则。档案工作分管领导为IT治理委员会成员，统筹规划档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化、电子文件归档和电子档案规范管理。集团各信息系统的开发与实施充分考虑档案管理的要求，电子文件归档要求及功能嵌入文件生成系统，档案部门参与信息系统建设的立项和验收环节，系统建设完成后，档案部门即对其归档功能进行验收。

　　二是必须以创新思维破解困境——突出系统化建设。中国银河证券集中式数字化档案管理体系建设面临不少困境，如制度体系重新架构问题、存量档案重新鉴定问题、分散档案归档问题、系统流程设计问题、角色分工问题、权限设计问题、库房问题等。实践证明，以“提高认识、经费保障、配备力量、强化考核”为措施的提高档案工作地位的思想保障，以“首要推进电子档案管理系统建设、同步推进档案制度体系建设、配套推进档案库房建设、打造专业化档案队伍”为具体工作方法的体系建设思路，具有较强的可操作性。

　　三是必须以实践导向彰显成效——突出落地见效。“中国银河证券数字档案管理系统”支持即时归档，各部门可根据自身情况安排归档工作，每个工作人员可以利用档案管理系统及时整理归档材料。归档流程的设计思路，为“各部门将文件材料形成、积累、整理和归档工作纳入各自工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入各部门职责范围和人员岗位职责，纳入考核体系”的落地提供了方便。

2023年中投公司赴银河证券档案及保密检查交流会

　　历经两年时间，集团总部档案室室藏总量已达到120余万件。随着整个体系的持续深入推进，中国银河证券档案信息化建设将不断取得新的成绩。

　　作者单位：中国银河证券股份有限公司

　　责任编辑：巩慧