“五指联弹”打造“指尖上的档案馆”——河南省濮阳市数字档案馆建设综述

　　轻点鼠标就能一键检索、动动手指即可在线阅览。如今，在河南省濮阳市档案馆档案利用服务大厅，像这样从现场到“云端”、从“纸间”到“指尖”的便捷查档已成为现实。
　　2023年11月，经河南省档案局组织专家测试，市档案馆获批“省级示范数字档案馆”。这是对全馆上下破难题、聚合力、创精品、强管理、促提升，“五指连弹”成功打造“指尖上的档案馆”的充分肯定。
　　破难题，高位推动实现开新局
　　近年来，市档案馆认真贯彻落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，将数字档案馆建设项目作为“一号工程”。市委、市政府高度重视数字档案馆建设，2022年3月，市委、市政府主要领导分别作出批示，这是建市40年来首次市委书记、市长对档案工作作出的“双批示”。
　　为破解建设资金瓶颈，市档案馆持续加强政策研究，抢抓机遇、统筹谋划、靠前发力，主动对接市发改、财政等部门，逐步明确项目需求，提高项目成熟度。邀请专业机构编制项目建议书、可行性研究报告，及时通过市发改委审批立项，成功立项龙文化传承数字中心项目，确定发行地方政府专项债3300万元，其中1598万元用于数字档案馆建设。
　　聚合力，基础建设打造硬实力
　　按照经济合理、安全高效、适度超前的原则，市档案馆对信息化场所与设施设备进行全面升级改造，全力满足数字档案馆各项功能需求。
　　按照电子信息系统机房设计规范要求，对中心机房进行改造升级。采取双路供电，配备不间断电源，可满足6小时应急满负荷用电。安装门禁系统，布设6个视频监控点位。配备七氟丙烷气体自动灭火系统和2台恒温恒湿精密空调，可自动监测各模块运行情况并具备故障处置报警能力，工作人员可在机房控制室进行联动控制。
　　此外，布设局域网、政务外网、因特网。局域网与因特网物理隔离、政务外网与因特网逻辑隔离，网络设备全部专柜专用。局域网主干线路使用光纤链路，提供双链路高速接入线路。机房使用核心交换机和光纤通道存储交换机，实现双机热备。建成包含19个子系统的应用系统，并将其融合成3个平台，提供3个统一入口地址，满足利用者对各类数字档案资源的利用需求。
　　在软硬件设备方面，配备麒麟服务器版操作系统、达梦数据库、超融合系统软件、备份恢复系统、东方通中间件、全文检索软件、OCR识别系统、光典档案长期保存格式转换（封装、审计）软件等支撑软件。为局域网平台配备2台超融合一体机、4台数据库服务器、3台分布式存储服务器、1台长期保存服务器、光盘库离线备份系统，并在政务云平台申请7台云服务器。
　　创精品，数字资源跃上新台阶
　　市档案馆以资源建设为核心，推进“存量数字化、增量电子化”，优化馆藏资源结构，加强数据组织管理，建立资源总库，构建量质并举的数字档案资源库。
　　在存量数字化方面，馆藏473个文书档案全宗，除法院档案、寄存档案等外，应数字化纸质档案96万件（含卷内件），实际完成数字化92万件（含卷内件），数字化比例按件统计为96.2%，照片档案、音视频档案数字化率100%。
　　为推进数字档案移交接收，在政务云先期布设数字档案室系统并试运行，同时在市直大OA政务通系统布设接口。全市26家单位通过在线或离线的方式进行档案移交，内容包括档案机读目录、原生电子文件、数字化副本、照片、音视频等5万余件。所有数据在移交和接收环节全部进行四性检测，确保进馆档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。
　　在数字资源管理方面，在数字档案长期保存系统中设置数据、任务、资源、预警、统计等管理功能，涵盖数字档案所有类型，全力保障档案长期保存和绝对安全。依托局域网馆藏档案综合管理系统，设置数据组织、数字档案编目、目录数据与数字档案关联、数据编辑和发布、辅助鉴定、辅助编研、智能库房和按要素统计等功能，可自定义业务流程，具有较强的实用性和可扩展性。依托多个子系统，在局域网建设电子阅览室系统，提供利用服务。
　　为实现数据的长期保存，利用数字档案长期保存系统对核心库的数据进行管理。在数据备份方面，采用分布式存储磁盘阵列对数据进行实时备份，并通过备份软件对业务系统和数据库等进行增量备份和定期全量备份。同时，使用移动硬盘对数字化成果进行备份，使用光盘库对重要数据进行备份，形成多介质多套备份。此外，与许昌市档案馆签订协议，开展异地备份。
　　强管理，档案信息筑牢防火墙
　　档案安全始终是档案工作的底线。市档案馆不断完善人防、物防、技防“三位一体”的档案安全体系，提升数字档案安全管理、风险防范与应急处置能力。
　　为加强数字化加工场所管理，专门研究制定人员、数据、设备、交接等管理制度。加强涉密人员教育管理，与外包公司工作人员签订保密协议。工作场地加装24小时高清摄像头，有效杜绝实体档案被涂改等安全隐患发生。严格执行出入库登记管理制度。定期组织涉密人员开展安全保密培训。
　　实施多层安全防护策略，配备天融信终端安全管理、漏洞扫描、日志审计、网络审计、数据库审计、防火墙设备等，安装网络版防病毒软件。各子系统均提供用户身份认证、用户设置和权限分配等功能，建立和实施了包括系统管理员、软硬件管理员、数据管理员、安全管理员、审计员在内的人员管理制度，切实筑牢数字化应用设备安全防线。
　　促提升，查档服务跑出加速度
　　全力打造“五零”服务标准，践行零距离接待、零推脱查档、零积压受理、零投诉服务、零差错工作，真正做到让“数据多跑路，群众少跑腿”。
　　市档案馆进一步优化档案利用服务，利用数字档案馆系统进行档案全流程管理，开展收集、编研、利用、出入库等工作。利用濮阳档案信息网提供数据检索、史料编研与出版介绍、数字档案阅览等服务，举办专题展览7次。
　　利用电子阅览室系统，为查档群众办理登记，操作时间可缩短至1分钟内办结，系统目录信息检索响应时间低于3秒、全文信息检索响应时间低于5秒。该馆数字档案使用比例逐年提高，数字档案馆系统成为查阅利用的主要手段，推动利用服务效能切实提升。
　　为提高查档群众满意度，市档案馆不断优化完善系统。查档群众利用系统访问全市资源共享系统1000余次，访问濮阳档案信息网7000余次。通过问卷调查和系统反馈，局域网、政务网、因特网3个平台用户对数字档案馆操作便利度评价和服务满意率均达到95%以上。
　　下一步，市档案馆将认真贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神，依托“数字赋能”，为档案工作插上信息化的翅膀，让“指尖上的档案馆”成为一张发展品质更好、服务品质更优、民生品质更实的“数字龙都”名片，让馆藏档案“活”起来、“火”起来。
　　原载于《中国档案报》2024年10月24日 总第4203期  第一版