以服务之心推动档案利用提质增效

　　作者：马晓玥
　　按照《四川省档案馆机关青年干部培养锻炼方案》要求，我于2024年3月起在档案利用处进行为期一月的轮岗锻炼。在我轮岗锻炼的第一站，各位领导和同事都悉心指导、慷慨以授，帮助我认真学习、拓展眼界、积累经验，更为深刻体会到档案利用面向不同群体的服务特性，聚焦如何推动档案利用工作提质增效的问题，可从档案利用工作的规范导向、初心使命和未来进路方面来思考。
　　一、深刻认识档案利用工作的规范导向
　　档案利用是指从事社会实践活动的主体根据需求，通过对档案信息资源的检索查询，获取相关档案信息进行应用和反馈的动态过程，展示了档案馆和具有利用需求的实践主体围绕档案信息开展的互动关系。了解档案利用的规范导向有利于提升工作合规性。
　　档案利用以厘清权责规范为前提
　　《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及其《实施条例》中的“总则”与“第四章”是档案利用和公布的主要法律基础，条款规定的内容有效促进了档案利用服务主客体的权责规范与平衡，保障在利用过程中各主体所拥有的权利能回应其对档案资源的需求。同时，档案利用需以档案开放作为工作前提，《国家档案馆档案开放办法》在“总则”中指出档案开放工作致力于促进档案利用，充分发挥档案在党和国家各项事业发展中的作用。《中华人民共和国保守国家秘密法》亦是对档案馆履行开放义务的督促，明确馆藏档案归属管理权限，促进涉密档案依法依规开放。
　　档案利用以服务社会需求为导向
　　习近平总书记在对档案工作重要批示中提出，档案要更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众，这对档案利用工作有重要指导意义。面对人民日益增长的档案信息与档案文化的需求，扩大档案利用、提供优质高效服务的要求更为迫切。《“十四五”全国档案事业发展规划》与各地《档案事业发展“十四五”规划》都明确指向档案利用“要秉持以人民为中心的核心思想”，档案馆应当着力建设方便人民群众的档案利用体系，以人民群众的满意度作为档案利用工作的评价标准。
　　档案利用以管理、人文和技术并存为取向
　　档案利用相关理论自1958年提出“以利用为纲”的档案工作方针起，随着改革开放传入“普遍利用”概念和档案价值理论，再到十八大以来档案与社会互动的深化推动，凝聚形成了档案利用理论集群。这反映出档案资源本身、档案利用主体与档案机构等都是重要的研究对象，不仅需要研究如何运用现代化的技术和理论推动高效便捷的档案利用，也需要研究如何满足利用主体的需求，激发社会群体的参与，体现出利用过程中愈加明显的管理主义、人文主义和技术主义协同趋势。
　　二、认真践行档案利用工作的初心使命
　　档案利用是连接档案资源与利用主体的具体实践，应以服务好人民群众作为工作目标和基本要求。档案利用处负责馆藏档案资料和已公开现行文件的在馆利用与异地查档服务，要有效践行档案利用工作的初心使命，应当做好以下三点工作。
　　以制度为基础，规范查档利用工作
　　四川省档案馆的档案利用服务以《四川省档案馆查档指南》《四川省档案馆利用档案须知》为制度基础，服务内容为咨询、来馆查档、查档预约、代查、档案资料复制等，通常可满足档案利用者学术研究、工作需要、编史修志、工龄学历、职务职称等查档需求。查档方式分为在馆查档和异地查档，检索工具主要为平台系统和全宗名册，查档流程包含“来馆接待—询问需求—提供目录/开放授权—调取档案—复印资料—档案还卷—追溯效果”等基本步骤，在此过程中，档案利用强调全程树立保密意识，严防泄密。
　　以利民为己任，做好群众接待工作
　　利用大厅处于档案馆服务的最前端，是档案馆直接呈现给利用主体的形象。接到群众来馆或线上联系表达档案利用需求后，档案利用处的工作不仅是查找并提供利用档案，更要秉持服务之心接待每一位档案利用者，帮助人民群众解决问题。站在利用者角度，档案不再是一件件装入档案盒中的实体馆藏，而是与利用者息息相关的重要信息载体，记录着跨越时空的信息与知识，承载着机关单位或人民群众的工作印记、生活轨迹与时代记忆。因此，档案工作者需要探明群众查档需求，通过有效沟通快速查询、准确定位档案信息，关切档案利用效果和群众情绪，延伸档案利用服务脉络。
　　以高效为目标，熟悉馆藏基本情况
　　档案利用工作人员不仅要熟悉查档与利用的业务流程，更要熟悉馆藏情况和管理要求，提升查档效率。一方面，了解馆藏情况有助于解决“我们可以提供利用哪些档案”的问题，如馆藏900余个全宗的档案所属年代不同，以致档案馆所能提供利用的部分和查档方式各不相同。另一方面，了解管理要求有助于解决“我们如何提供利用档案”与“我们为什么不能提供部分档案”的问题，档案利用与档案接收、鉴定、数字化、保管和保护等业务环节的要求紧密相关，如已完成数字化的已开放档案可直接在利用大厅的平台系统上直接浏览查阅，并按规定提供复制服务，有效提升利用效率。
　　三、体悟思考档案利用工作的未来进路
　　档案利用处承担着面向社会提供开放档案和政府公开信息查阅利用的职责，是档案馆对外服务的重要窗口。面对如何推动档案利用提质增效的要求，可从以下三个衔接问题思考。
　　一是档案利用与相关法律的衔接问题
　　档案开放并不是指档案馆必须无条件地满足查阅任何档案的需求，或是单一设定档案开放比例以提升档案利用数量。新修订的《档案法》在第二十八条中增加了“利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵循有关法律、行政法规的规定”这一款项，体现出档案利用与多种相关法律的衔接问题已被重视，推动档案利用在涉及个人隐私、著作发表等相关法律中的利益保护，但《实施条例》未体现针对这一条款的细化，推进法律衔接的落地落实还需要进一步思考。具体而言，如何实现档案利用工作中对国家秘密、公共利益与个人隐私的合理保护，强化档案馆与档案利用主体在维护档案安全与保守信息安全等方面的义务与责任，厘清与相关法律衔接的风险，明确与相关法律衔接的要求等，都可纳入完善档案利用制度的关键问题中。
　　二是档案利用与相关业务的衔接问题
　　档案馆向社会公众或群体提供档案利用，与档案资源建设、档案开放鉴定、档案数字化、档案保护与保管等多个业务环节紧密相关。立足于馆藏资源，档案馆在利用工作方面提质增效需要保障与相关业务处室的衔接工作更为畅达。一方面，同步更新准确清晰的档案检索目录，如接收处、保管处与利用处可定期统一更新全宗名册台账，方便各业务处室同步了解到同一全宗在不同时期、不同名称的馆藏情况，也可查询到馆藏分布方便调还卷工作。另一方面，需要维护功能完善的档案利用平台，时刻关注并优化档案管理平台运行状况，将便于利用的功能开发或更新逐步纳入系统更新工作中。
　　三是档案利用与相关技术的衔接问题
　　随着数字技术的应用与逐步普及，档案用户更需要网络化的利用渠道、数字化的利用内容、多元化的利用目的、体系化的利用平台，更注重利用流程与利用工具的便捷性。档案馆需要思考如何借助技术提供高效准确的档案信息服务。但在数字环境中，档案信息安全也面临着更为多元的风险和挑战。因此，如何搭建契合群众需求与客观条件的档案利用平台，如何管控在数字环境中的档案信息操作风险，如何实现档案利用平台中潜在档案用户的显在化，如何破解档案利用信息茧房等，都是在数字技术浪潮中档案利用工作的难点。
　　在起草“十四五”规划的过程中，习近平总书记提出“高质量发展不能只是一句口号”。档案利用工作服务于党和国家事业发展，也要聚焦高质量发展，在服务大局、服务人民群众方面迈出重要步伐，在推动档案利用提质增效方面有新的突破。作为档案新兵，我将在自己的岗位上持续认真学习贯彻习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，将学习的成果转化为前行的动力，坚守“为党管档、为国守史、为民服务”的初心使命，向成为档案巧匠而不懈奋斗。
　　参考文献
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　　作者单位：四川省档案馆