公路建设项目电子文件单套制归档实践

　　作者：崔志桐 李冠群
　　1   引言
　　在档案信息化战略转型的时代背景下，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档成为全国档案事业发展规划的主要任务之一。自2018年起，国家档案局先后组织了三批共69家建设项目电子文件归档和电子档案管理试点，呼北国家高速公路山西离石至隰县段工程作为第三批建设项目试点之一，根据试点任务开展了各项工作，形成了合法合规的电子文件并以电子形式实施单套制归档，试点成效显著。本文通过总结该项目经验做法，提出公路建设项目电子文件单套制归档各阶段的主要工作内容和措施。
　　2   项目前期全局规划
　　公路建设项目电子文件单套制归档是一项综合性工作，涉及单位和部门众多。在项目一开始应明确项目目标、参建单位和部门以及职责划分，在工程建设初期应将电子文件单套制归档工作纳入建设项目整体规划，并统筹安排。
　　2.1  工作措施
　　2.1.1   引入专业团队指导
　　宜在公路建设项目电子文件单套制归档工作初期引入专业团队或邀请专家，尽早对该项工作进行总体部署、指明方向，避免走弯路，同时为后续系统建设与改造、电子文件形成与归档留出充足时间。
　　2.1.2   与成功单位结对帮扶
　　公路建设项目电子文件单套制归档工作实施过程中会遇到各种不确定性问题，影响人们的信心和积极性，建议将具备成功经验的单位与新单位进行结对，为其解决困惑、分享成功经验、指导实施。通过一对一帮扶形式，使成功经验与成果得到深度推广利用。
　　2.2  工作内容
　　2.2.1   完善组织架构与工作机制
　　项目启动阶段成立专项工作领导小组，负责电子文件单套制归档工作的统筹规划和组织协调。建设单位应将电子文件单套制归档工作纳入档案归口管理部门、信息中心、工程技术或质量监督等相关部门岗位职责，并明确施工、监理以及系统研发等参建单位相关职责。引入专业咨询团队的，还应明确咨询单位相关工作职责。各单位、各部门指定主要负责人和对接人，搭建无障碍信息沟通渠道，形成联动工作机制。
　　2.2.2   现状整体评估
　　对公路建设项目电子文件单套制归档工作涉及的组织架构、制度体系、软硬件基础设施建设、系统功能建设、工程建设、文件材料产生与归档等情况进行全面评估，形成详细的评估报告。
　　2.2.3   界定工作范围
　　选择部分或整个工程实施电子文件单套制归档，界定电子文件的工程范围；划定工程中仅以电子形式归档的文件材料范围，界定电子文件的归档范围；界定软硬件基础设施建设范围，包括网络、服务器、存储设备、基础软件等；明确业务系统、档案系统的功能建设总体需求，界定系统功能建设范围。
　　2.2.4   制定实施计划
　　以实现公路建设项目电子文件单套制归档为最终导向，综合考虑本项目情况，明确工作目标。分析现状，评估结果与工作目标的差距，细化实施内容，制定详细的实施进度计划、组织计划、保障措施等并进行内部评审。
　　3   研究探索与实践
　　在深度调研、广泛收集文献案例和比较分析的基础上，结合实际，研究并制定本公路建设项目电子文件单套制归档的各项管理制度和技术方案。根据理论指导实践原则，各项管理制度和技术方案宜经过一定范围的评审、论证后指导实施。
　　3.1  研究探索
　　3.1.1   健全管理制度
　　制定公路建设项目电子档案基本制度、电子文件整理与归档制度、“三合一”制度以及电子档案鉴定、利用、统计、移交、安全(保密)管理等支撑电子文件全生命周期活动的管理制度，经内部评审后执行。
　　3.1.2    健全工作和技术规范
　　研究并制定系统建设方案、电子文件数据规范、元数据方案、封装规范、检测策略、接口方案、存储与备份策略、转换与迁移策略、电子档案数据恢复方案等支撑电子文件全生命周期活动的工作和技术规范，宜邀请外部专家评审、论证后指导项目实践。
　　3.2  实践应用
　　3.2.1   系统功能建设
　　将评审、论证通过的工作和技术规范向系统研发单位进行技术交底，应用于业务系统、档案系统功能建设。系统电子文件流转、元数据捕获、归档、系统对接、检测、电子档案备份等功能应满足技术规范要求。
　　3.2.2   电子文件形成与归档
　　系统建设、部署完成后，需对相关用户进行操作培训。电子文件形成单位应及时通过系统填报、审批电子文件，保持电子文件与工程建设进度一致。同时组织电子文件形成单位在线完成电子文件的整理、检测、归档等工作。该过程中出现的技术、操作、电子文件形成规范性问题需进行持续跟踪、指导。
　　4   成果汇总与推广
　　目前，公路建设项目电子文件单套制归档仍处在探索和初步推广阶段，项目在实施过程中应做好各环节管理制度、技术方案、问题与解决办法等成果的留存，并在项目验收前持续完善，为后续成果推广提供参考文件。通过案例分享、软件产品推广、标准发布、结对帮扶等形式将技术成果和成功经验应用于其他公路建设项目电子文件单套制归档工作过程中，为推进建设项目档案信息化发展架桥铺路。
　　5   问题及解决思路
　　以下为呼北国家高速公路山西离石至隰县段工程电子文件归档和电子档案管理试点实施过程中遇到一些问题及经多位专家论证给出的解决思路，其他公路建设项目电子文件单套制归档工作中如遇相同情况可斟酌使用。
　　5.1  同一份文件里的部分组件为纸质形式
　　同一份文件包含多个组件，部分组件通过系统审批以电子形式产生，部分组件无系统审批、通过线下审批以纸质形式产生，如何将这两部分组成同一份电子文件成为问题。该情况可通过“上传—审核—复核”三级审批流程将纸质组件上传到业务系统中，视作电子文件使用。
　　5.2  同一份案卷里的部分卷内文件为纸质形式
　　一份案卷中部分文件为电子文件、部分文件为纸质文件的情况，影响组卷。该情况可实施混合卷，在不打破组卷规则的情况下将电子文件和纸质文件组成一卷。通过系统组卷时，纸质文件部分需在系统中进行著录，保持卷内目录的完整性；并将纸质文件扫描成数字化副本挂接到系统中，保持案卷的成套性；同时通过“生成方式”元数据对电子文件和纸质文件数字化副本进行标记区分。
　　5.3  同一份文件里的部分组件无法捕获元数据
　　公路建设项目一份文件可能包含多个组件，不同组件可能由不同的系统完成审批工作，存在系统建设困难、部分组件无法获取元数据的情况。该问题可从技术与管理两方面解决：技术层面增加系统间“提交—接收—审核”三级审批流程，捕获其元数据作为该部分组件的来源追溯，管理层面明确规定该组件的第一责任人。
　　5.4  电子签章数据块无法捕获形成元数据。
　　由于电子签章集成方式、权限等原因，系统在调用电子签章审批文件时无法捕获签章数据块信息并形成元数据。可采用生成《电子存证报告》的方式记录电子签章数据块信息，同一份文件审批完成同时生成一份《电子存证报告》替代电子签章元数据进行归档。
　　5.5  不合规电子文件的处理方式
　　确有系统建设维护、操作不熟悉等实际原因，造成的文件审批不及时等电子文件不合规的情况，在不影响文件真实性、完整性、可用性和安全性的前提下仍可实施电子文件归档，同时相关单位应出具电子文件真实性说明，阐明情况并加盖公章。
　　5.6  多个试验共用一份试验报告
　　施工、监理相关试验文件存在多个试验最终合出一份试验报告的情况。在不影响工序检验审批及时性以及不违反相关标准规范的情况下可合出一份试验报告；影响及时性的或不符合标准规范的情况下，应将试验报告拆分，出具独立的试验报告。
　　5.7  网络、信号对系统的影响
　　系统为web端登录，需要施工现场填写原始数据时但系统终端无网络。若施工现场有信号，可利用热点登录，将原始数据填写到系统中；若施工现场无信号，可现场填写纸质原始记录，后期誊写系统中，并将纸质记录上传作为电子文件的附件，由上传人对该份文件的真实性负责。
　　6   结论
　　本文以呼北国家高速公路山西离石至隰县段工程电子文件归档和电子档案管理试点为依托，全面阐述了公路建设项目电子文件单套制归档各阶段的经验做法，目前该试点已取得良好的实践成果，希望为其他公路建设项目电子文件单套制归档工作提供借鉴思路。
　　作者单位：崔志桐.北京当代档案事务咨询中心 ；李冠群.紫光软件系统有限公司