质检小软件 工作大舞台

　　作者：金玉峰
　　四川省档案馆从2018年开始全面推行档案“双套制”接收工作，如今已有六个年头，与传统档案移交接收模式不同，各立档部门（单位）在移交纸质档案的同时，需同步完成档案数字化副本和电子目录的移交工作，而其中把控档案数据质量，科学有效地做好档案数据进馆前的质检工作是重要的一环,也是档案接收工作中的一大难点。面对困难和挑战，省档案馆始终秉承“优服务提质量增效率”的工作理念，在做好对外服务、严把进馆档案质量关的同时，不回避问题、矛盾，深入思索“良药良方”，在充分论证和调研的基础上，开发了档案接收质检软件（以下简称质检软件），广泛应用于档案“双套制”接收工作，取得了良好的效果。
　　一、档案数据质检面临困难与挑战
　　安全和质量是档案工作的生命线，省档案馆作为全省档案资源高地，一直秉持质量优先的原则，开展档案“双套制”接收工作以来，始终严把进馆档案质量关，取得了一定的成效，但也遇到了前所未有的困难和挑战。一是档案数据质检工作量增大。近年来，省档案馆年均接收十余万件文书档案（上百万页纸质档案数字化副本）、一万余件数码照片和音视频档案。面对如此大量的档案数据，档案交接双方的工作量倍增，同时，如何进一步做好档案数据质检工作，准确高效检测其质量成为摆在档案工作者面前的一道难题。二是档案外包服务企业专业水平和能力参差不齐。当前，各立档部门（单位）普遍采用外包服务的方式借助第三方的力量对拟移交进馆档案进行整理、著录、数字化等工作，因各外包服务企业在企业资质、业务水平、管理能力、从业经验、员工素质等方面良莠不齐，一些部门（单位）移交的档案数字化副本和电子目录存在质量不高、问题较多的情况，导致档案馆投入大量的人力和精力进行质检工作。三是人工质检效率较低。面对大量拟移交进馆的档案数据，人工抽检工作量较大、耗时较多、效率较低且易受人为因素影响，难以满足大规模档案数据检测的需求；同时抽检的随机性较强，抽检样本占数据总量的比例相对较低，无法做到全覆盖检测，易漏检问题，留下隐患。四是验收报告不够全面，指导性不强。人工抽检无法形成全面客观的验收报告，仅能列出检测所发现的问题，所列内容有限，相关部门（单位）对照问题改问题，普遍做不到举一反三，将问题彻底清零，需投入多轮抽检，严重影响工作效率，延误档案接收工作进程，导致档案移交进馆时间延长，工作成本加大。
　　二、质检软件发挥良好效用
　　面对日益增长的档案移交需求和不断增加的质检工作量，省档案馆不回避矛盾，苦思解决问题良方，积极探索解决办法。2022年，省档案馆经过多次研究，反复论证，本着小钱办大事的原则，着手开发质检软件，力求通过技术手段解决档案数据质检难题，该软件严格按照《中共四川省委办公厅四川省人民政府办公厅关于做好档案“双套制”移交与接收工作的通知》《四川省档案馆收集档案范围细则》《四川省档案馆建国后文书档案数据采集规范（试行）》和档案接收进馆标准要求，对案卷和文件目录字段内容的完整性、合规性、逻辑性，数字化副本的名称、存储结构、DPI数值、色彩位数等进行全覆盖的基础性检测。
　　经过三个月研发、测试，2022年10月，小小的质检软件终于问世，走上了它的舞台，服务于省直部门（单位）拟移交档案数据的质检工作。如今质检软件已运行一年多的时间，在日常工作中发挥了良好的作用，档案数据质检难题得到有效解决。
　　（一）质检效率显著提高
　　质检软件一经问世，就被迅速应用到省档案馆档案数据验收工作中，截至2023年底，质检软件已完成对四十余家部门（单位）数十万件档案数据的验收工作，经测算，这些工作如果用人工来完成需要一个人连续工作四百余天，而质检软件仅需几台计算机并行工作几天时间就能高效的完成全部质检任务，由此可见，质检软件的运行极大地提高了省档案馆档案接收工作效率，用软件代替人工质检，将质检人员从繁琐的档案数据基础性检测工作中解放出来，可以投入更多的精力专注于档案实体和著录内容的检查，从而有助于进一步提高进馆档案质量。
　　（二）接收档案质量显著提升
　　质检软件除严格按照《四川省档案馆建国后文书档案数据采集规范（试行）》设定功能外，还专门针对省档案馆近年来验收档案数据所发现的一些问题增加相应的检测项目，从而进一步丰富了质检功能。截至2023年底，质检软件对省档案馆2022至2023年已进馆档案数据进行了全覆盖的基础性检测，累计检出2万余条错误，并全部被相关部门（单位）整改，已接收档案数据的一次挂接率更是达到100%，接收档案数据质量显著提升。
　　（三）对外服务质量显著增强
　　围绕全省中心大局，省档案馆不断强化服务意识，提升服务质量，主动将质检软件免费部署到三十余家部门（单位），通过前移质检关口，各机关档案室大幅度减轻了工作压力，减少了质检工作量，提高了工作效率，极大地提升了档案数据质量。质检软件如同一条纽带将档案移交双方紧密联系在一起，让各部门（单位）真切感受到省档案馆的优质服务，进一步增加了相互之间的理解、信任，让档案移交接收工作开展得更顺畅。
　　（四）全力服务于两类档案的归集工作
　　按照关于进一步做好脱贫攻坚档案和疫情防控档案的有关规定，省档案馆扎实做好两类档案的归集工作，在档案归集的过程中，质检软件全力服务于两类档案数据的检测工作，发挥了巨大的作用。在质检软件的助力下，在极短的时间内就完成了全部档案的归集任务，质检软件的广泛应用极大地提升了工作效率，大幅度缩短了档案数据的交接时间，服务档案工作的能力得到进一步体现。
　　三、质检软件的下一步走向
　　下一步，我们将在档案数据质检工作中不断总结经验，坚持问题导向和需求目标相结合的总原则，针对质检软件存在的不足，优化系统架构和核心算法，丰富和完善重要功能，以满足档案接收工作不断发展的需要：一是解决软件和部分国产平台之间的适配问题，加快提升其在不同操作系统和数据库平台上的兼容性，进一步扩展其使用范围，增加其应用环境和场景；二是充分利用信息安全、密码学等专业技术手段，开发档案数据篡改检测功能，通过将当前数据与原始数据进行校验比对，可及时发现档案数据在流转过程中被执行修改、删除、增添、替换等操作情况，实现从源头筑牢防护关，确保移交数据真实、齐全、完整；三是增添安全检测模块，可动态检测计算机防病毒软件安装、启动、病毒库更新等情况，提升档案数据运行环境的安全等级，降低因数据传输而导致的病毒传播风险，确保移交数据的安全性；四是增加多门类档案检测模块，实现照片、录音、录像、实物、电子档案数据检测功能，内嵌音视频文件模拟播放功能，用于检测音视频数据的完整性和可用性；五是优化算法和数据结构，提高代码执行效率，提升档案数据检测速度，减少程序运行时间，助力档案馆（室）全面提升质检工作效率。
　　凝聚档案人心血和智慧的小软件，服务于档案接收前沿的大舞台，发挥了极其重要的作用，所体现的价值绝不仅仅在于提供一套方便高效、安全可靠的解决方案，更展现了档案工作者紧紧围绕党委政府中心工作，服务大局，履行“为党管档、为国守史、为民服务”职责，认真落实“四个好”“两个服务”目标任务，强化服务意识，提升服务能力，提高服务质量，践行责任担当，狠下绣花功夫，对档案业务工作求真务实、一丝不苟、精益求精的工作态度。
　　■作者单位：四川省档案馆