复合式归档何以适应城建档案管理实际

　　随着信息技术快速发展，电子文件归档成为档案界的焦点话题。档案作为记录历史、传承文明、支持社会各项事务运行的重要资源，其归档方式的选择直接影响管理的效率、成本以及利用价值。建设工程文件归档方式的单套制与双套制之争，在学界和行业内引发了广泛而深入的讨论。这一争论反映了档案管理在适应信息技术变革过程中的探索与思考。

　　现状及困惑

　　辨析单套制与双套制之争，首先需要弄清楚概念内涵。按照行业标准《电子档案单套管理一般要求》的规定，电子档案单套管理是指仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。对于双套的要求，最早可见于国家标准《电子文件归档与管理规范》提出的“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。该标准已更新为《电子文件归档与电子档案管理规范》，并取消了上述规定。

　　相关的国家标准、行业标准或地方标准中并没有出现双套制的定义，各级档案部门在实际执行中也存在各种不同理解，在城建档案领域尤其如此。

　　城建档案领域文件的形成者与档案的管理者往往分属不同部门。据笔者调查，文件形成者对双套制的一般理解就是“做两遍”。

　　通常做法是随业务工作完成一套纸质或电子文件后，待工程竣工归档时再制作另一套。对文件形成者来说，更多的是工作量的增加。对于档案管理部门而言，双套制管理必然存在相当程度上的重复，也导致管理成本上升。且在双套制管理中，不管是将原生电子文件转化为纸质文件，还是将原生纸质文件转化成电子文件，都存在相当大程度上的信息缺失，在实际管理中以哪一套作为正本使用，是颇为复杂的问题。验证双套文件间的一致性也是一项棘手任务。因此，如何让文件从初始形成到归档移交，能够顺畅地在正常业务流程内运转，在工作开展过程中同步完成归集、整理、组卷等，进而自然地实现从文件到档案的转化，而不必停下来“为了档案而档案”，甚至专门“做档案”，是需要认真思考的问题。

　　在相关主管部门和工作人员的多年努力下，电子档案单套制管理已具备完整的政策法规和标准体系，也形成了丰富的实践案例。但由于传统思维方式的束缚，还存在很多人不了解、不理解、不适应的问题，因此，需要各级主管部门进行更多的宣贯培训。

　　在实际工作中，无论是纸质还是电子形式，其本质都是服务于主业，两者不应该对立，而应考虑文件形成的实际情况，结合两者的优缺点，让它们发挥各自应有的价值，而不是囿于单套、双套之争。

　　优势与适用

　　复合式归档，想要解决的是文件材料归档“做两遍”的问题。其做法是，在当前电子文件与纸质文件交叉共存的条件下，将纸质文件按规定转化为电子文件，使之满足电子档案单套管理要求。与此同时，档案保管单位根据行业主管部门要求以及自身实际需求，灵活确定纸质文件归档方式。这一做法避免了双套制在理解上的分歧，更为准确地反映了档案管理中电子文件和纸质文件的关系，更能凸显根据档案的来源、性质和价值进行有针对性归档的管理原则。

　　以北京市为例，建设、设计、施工、监理等单位在工程建设中形成了大量原生电子文件，如设计图纸、招投标文件、工程预算清单等。但现阶段，尚未实现全流程电子化。如，供货单位提供的质量证明仍以纸质为主，部分检测机构尚未实现检测报告电子化和实时在线传输，预拌混凝土搅拌站、装配式构件厂等也只是刚开始着手进行配比单、合格证的电子化。可见，在当下和未来相当长一段时间内，城建档案管理无法完全脱离纸质这一形式。

　　随着北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》于今年10月正式实施，规定参建单位可以通过电子文件管理系统实现在线整理组卷，在整理、打包、压缩后通过在线或离线的方式向城建档案馆移交，电子文件单套归档的步伐将大为加快。但在实现全面电子化前，仍有一定数量的纸质文件产生，需要有个过渡期。

　　在过渡期内，无论是单套制还是双套制归档，都不是理想的方案。复合式归档能较好地适应电子文件与纸质文件交叉共存的实际情况，具有更好的操作适应性。这样一来，既能适应档案管理的数字化趋势，又兼顾已经形成的纸质文件的价值，文件的形成部门和档案部门也不用再纠结于单套、双套之间。

　　综上，复合式归档是一种能够适应城建档案当前现状和未来相当长时间内实际情况的归档方式。综合考虑了电子文件和纸质文件在档案管理中的角色及影响力，为工程参建单位和城建档案馆的档案管理提供了更为合理、灵活的解决方案。随着信息技术的发展和档案管理理念的不断更新，其有望在当前和未来的城建档案管理工作中发挥更大作用。同时，应不断探索和完善复合式归档的相关技术和管理流程，以更好地适应不断变化的档案管理需求。

　　（作者系北京天辰信科技有限公司、北京中建源建筑工程管理有限公司总经理，北京市地方标准《建设工程电子文件与电子档案管理规程》主要起草人）

　　原载于《中国档案报》2024年10月17日 总第4200期  第四版